PowerPointのスライド作成とプレゼンの効果を高める14のワザ(と無料テンプレート)

    著者: Ryan Bonnici

    Date

    2015年08月02日

    HubSpotのおすすめするプレゼン用パワポ資料の作り方PowerPointのプレゼンテーションには、本人のマーケティングスキルが如実に表れます。スライドをパッと見ただけでも、その人のデザイン力、技術力、センスの有無が何となくわかってしまうものです。

    スライドの整形が雑だったり、リンクが切れていたり、文字が読みにくかったりすると、印象はすぐにガタ落ちです。いくら滑舌のよいプレゼンでも、いくら練習どおりに説明できても、スライドの出来が悪ければ効果はありません。どうせ提案の中身も適当なんだろうと思われてしまいます。

    プレゼンでよい印象を与えるためには、PowerPointでスライドを作成する時点で3つの重要なポイントを心に留めておく必要があります。スライドのスタイルの統一に気を配ること、スライドの作成時にPowerPointの機能を活用すること、本番で生じるトラブルの芽を事前に摘み取っておくことです。プレゼンのジャンルやテーマが何であれ、この3つは変わりません。この記事では、そのためのヒントを14項目に分けてご紹介します。記事の最後には無料でダウンロードできるファイルもありますので、そちらもお見逃しなく。

    プレゼンテーションに役立つPowerPointの無料テンプレートを3つご用意しました。こちらからダウンロードできます。

    スライドスタイルを統一するためのヒント

    1)デフォルトで適用される設定をそのままにしない

    PowerPointには、自動的に適用される設定がたくさんあります。でも、そのままではイマイチなことも少なくありません。次のような点を考えてみてください。

    • デフォルトで適用されるテーマが用途に合っているかどうか、作業を進める前によく考える必要があります。
    • デフォルトで適用されるフォントはやめて、別のものに変えた方が無難です。そのままでは安っぽく見えてしまうかもしれません。
    • アクションに連動する効果音は入れないようにしましょう。個人的趣味に走るよりプレゼンを見る人の立場になって考えてみてください。
    • スライドには箇条書きが自動で適用されますが、伝えたいことを表現するのにふさわしいか、改めて考えてみてください。
    • 最近のPowerPointでは、すべての図形にデフォルトで影が付くようになりました。本当に必要なとき以外は影をなくしてください。それから、図形の色をデフォルトの青色のままにするのもやめましょう。

    2)スライドのサイズを調整する

    スライドのサイズは、デフォルトのままでもたいていは何とかなります。でも、特殊なサイズの画面で大がかりなプレゼンを行うときには、スライドのサイズもそれに合わせておく方がよいかもしれません。次の方法で設定できます。 

    1. 左上隅の「ファイル」をクリック。
    2. 「ページ設定」をクリック。
    3. 目的の幅と高さを入力して、「OK」をクリック。
    4. 確認のメッセージが表示されたら、再度「OK」をクリック。
    5. スライドのサイズが変わります。 

    ところで、スライドのサイズ変更は、図形などを何も追加していない段階で行ってください。図形などがある状態でスライドのサイズを変えると、図形の縦横比が変わってしまいます。

    パワーポイントのスライドサイズ調整の仕方

    3)最初にスライドマスターで統一を図る

    スライドで共通するデザインは、1枚ずつ個別に設定するより最初に統一した方が圧倒的に楽です。次の方法でどうぞ。

    1. リボンの「テーマ」をクリック。
    2. 右端の「マスターの編集」をクリックし、「スライドマスター」をクリック。
    3. 共通で適用するデザインに合わせてスライドマスターを修正し、「マスターを閉じる」をクリックします。同じファイル内のすべてのスライドにその内容が反映され、今後追加するスライドにも適用されます。

    パワーポイントのスライドマスターの調整の仕方

    4)オブジェクトの位置をきちんと調整する

    オブジェクトの位置をきちんと揃えておかないと、アマチュアっぽい雑な印象のスライドになってしまいます。でも、画像や図形の位置を手作業ですべて調整するのは大変ですよね。オブジェクトをスライドの真ん中に配置したいのに、どこにドラッグしてもなんだかしっくり来ない、ということになりがちです。勘に頼らずPowerPointの機能を使いましょう。

    複数のオブジェクト同士の位置を揃えるには:

    1. Shiftキーを押しながら、目的のオブジェクトを1つ1つクリックして、すべてを選択した状態にします。
    2. リボンの「配置」をクリックし、「配置/整列」をクリック。
    3. 揃え方を選択します。

    パワーポイントでオブジェクトを調整する方法

    スライドを基準にして複数のオブジェクトの位置を揃えるには: 

    1. Shiftキーを押しながら、目的のオブジェクトを1つ1つクリックして、すべてを選択した状態にします。
    2. 上部の「配置」をクリックし、「配置/整列」をクリックします。
    3. 「スライドに合わせて配置」をクリックします。
    4. 上部の「配置」を再度クリックし、「配置/整列」をクリックします。
    5. 揃え方を選択します。 

    パワーポイントでオブジェクトの位置を変更する方法

    スライドの作成時にPowerPointの機能を活用するためのヒント

    5)多彩な効果を加えられる「書式設定」

    「書式設定」の項目では、オブジェクトに驚くほど細かな調整を加えることができます。オブジェクトを右クリックして、「書式設定」をクリックしてみてください。下の図のようなダイアログが表示されて、サイズを微調整したり、反射などの効果を加えたりできます。

    パワーポイントでオブジェクトのフォントを書式を変更する方法

    主な書式設定の項目はリボンにもありますが、上の図にあるウィンドウなら、すべての設定項目を網羅しています。たとえば、次のような調整を加えることができます。 

    • 図形の中に記した文字の調整
    • 自然な雰囲気の影をオブジェクトに適用
    • 手動操作や自動処理で写真の色を調整

    6)図形を使いこなす

    PowerPointの図形は使い勝手が悪い、というイメージがあるかもしれませんが、実は機能が少しずつ進化しているのをご存知ですか。バージョンアップのときに加わった新しい書式設定もあります。形状も、長方形や楕円、角が丸い四角形など、昔ながらの図形だけではありません。オプションや設定項目を組み合わせて、Adobe Creative SuiteやQuarkも顔負けの本格的な図を作成できます。

    SmartArtを使えば、高度な図やフローチャートをクリック1つで挿入でき、スライドがぐっと好印象になります。文章や箇条書きばかりのスライドは退屈です。図形を生かして視覚的に表現した方が、メッセージが鮮明に伝わります。 

    7)図形を作成する

    独自の形状の図形を作成することもできます。その方法は2つ。1つは、図形の上で右クリックして、「頂点の編集」をクリックします。頂点を操作し、目的に合わせて形を変えられるようになります。たとえば、矢印の先端を好みの形と大きさに変えることができます

    パワーポイントで図形を作成する方法

    もう1つは、2つの図形を合成するという方法です。2つの図形を選択して右クリックしてください。「グループ化」メニューの中にある4つの項目で図形を合成できます。

    • 「結合」: 2つの図形を1つにしたうえで、重なり合う部分を繰り抜いた図形になります。
    • 「和集合(小)」: 2つの図形を1つにします。繰り抜きや切り取りはありません。
    • 「交差」: 2つの図形が重なり合う部分だけを残した図形になります。
    • 「単純型抜き」: 一方の図形から、もう一方と重なり合う部分を切り取った図形になります。 

    1つ目の方法で頂点の位置を細かく調整するより、2つ目の方法で図形を合成した方が、目的の形状の図形を簡単かつ正確に作れそうです。

    8)画像を切り抜く 

    画像を特定の形に切り抜くこともできます。方法はとても簡単です。

    1. 画像をクリックして、リボンにある「図の書式設定」をクリック。
    2. 「トリミング」のドロップダウンから、「図形に合わせてトリミング」をクリック。画像がその形に変わります。

    パワーポイントで図形を切り抜く方法

    9)スライドにWebページを埋め込む

    プレゼンテーションの中で紹介したいWebサイトがあるときには、スライドにリンクを埋め込んでおいて、そこからブラウザを開くのがよいとされてきました。でも、Windowsでは、もっとスマートな方法が使えます。 

    HTMLのインラインフレームを使って、スライドの中にWebページを直接埋め込むというものです。サードパーティー製のツールをPowerPointのリボンに組み込むことで簡単に実現できます。特に便利なのがLiveWebです。 

    LiveWebを使えば、スライドからWebブラウザに切り替えなくて済むので、プレゼンの流れを損なう心配がありません。Webページ全体を埋め込む以外に、YouTubeの動画を埋め込むといった使い方もできます。利用価値の高いツールです。

    Macでは、残念ながらこのようなツールは使えませんが、Webページのスクリーンショットを貼り付けたり、ブラウザ経由のリンクにしたりという方法があります。YouTube動画などのメディアであれば、パソコンにダウンロードしたファイルを埋め込むのも手です。 

    本番で生じるトラブルの芽を事前に摘み取っておくためのヒント

    10)フォントを埋め込む

    PowerPointでよくある問題の1つに、スライドを作ったのとは別のパソコンでプレゼンしようとしたら、フォントの設定が変わってしまった、というものがあります。厳密に言うと、スライドのフォントの設定が変わったのではなく、プレゼン用のパソコンにフォントをインストールしていなかった、というのが真相です。スライドの作成にもプレゼンにもWindowsを使うのであれば、この問題は簡単に解決できます。(Macが絡む場合はちょっとトリッキーになりますので、次の11番の項目で説明します)。

    ポイントは、WindowsのPowerPointでファイルを保存するときに、「名前を付けて保存」ダイアログで「保存オプション」をクリックし、「TrueTypeフォントを埋め込む」チェックボックスをオンにしておくことです。こうすれば、PPTファイルの中にフォントが一緒に保存されるので、別のWindowsパソコンでプレゼンするときにも、フォントが変わる心配はありません。

    11)スライドをJPEGファイルとして保存する

    PowerPoint for Mac 2011には、PPTファイルにフォントを埋め込むためのオプションがありません。凝ったフォントを使っていると、別のパソコンではそのとおりに表示されない可能性が大いにあります。

    それを防ぐために一番確実なのは、作成したスライドをJPEG形式で保存し、そのJPEGをスライドに貼り付けるという方法です。JPEGをPowerPointにドラッグ&ドロップすれば簡単に貼り付けられますし、画像の読み込みもスピーディーです。アニメーションなどの特殊効果を使わないプレゼンなら、この方法でバッチリです。

    けれどもアニメーション効果をどうしても使いたいときは、力技で何とかしましょう。アニメーションの1コマ1コマをJPEGファイルとして保存し、プレゼンの中でそれを順番に表示してアニメーションに見せるというのはいかがでしょうか。元々は1枚だったスライドが何枚にも分かれてしまいますが、普通に見ているぶんにはわからないはずです。 

    ただし、JPEG画像を大量に使うとサイズが大きくなりますのでご注意ください。

    12)マルチメディアはPPTファイルに埋め込む

    スライドの中でビデオやサウンドのメディアクリップを利用するとき、外部のメディアファイルへのリンクをスライドに挿入するという方法と、メディアファイル自体をPPTファイルの中に埋め込むという方法の2つがあります。できれば、メディアファイル自体をPPTファイルの中に埋め込んでください。理由は2つあります。(ただしMacの場合は少し面倒な話が絡みますので、この後の説明をお読みください)。

    1. スライドに埋め込んだメディアをプレゼンの中で直接再生できます。途中で別のウィンドウに切り替わるよりずっとスマートです。
    2. PPTファイルの中にメディアファイルが確実に入るので、リンク切れなどのトラブルがなく、スムーズに再生できます。

    以上2つはWindowsでの話です。MacのPowerPointでメディアファイルを扱うときには、落とし穴にはまらないよう、くれぐれもご注意いただきたい点があります。 

    MacのPowerPointを使う場合は、必ずPPTファイルと同じフォルダにビデオやサウンドのファイルを入れておいてください。スライドにビデオファイルやサウンドファイルを挿入するのは、PPTファイルとそのフォルダを、持ち運び用の記憶媒体の特定のフォルダに保存してからの方が無難です。それと、Macで作成したPPTファイルを使ってWindowsでプレゼンする場合、マルチメディアファイルはWMV形式にしてください。OSをまたいだプレゼンには、このように数々の落とし穴がありますので、Macで作ったPPTファイルはできるだけMacでプレゼンした方がよいでしょう。

    13)プレゼンには自前のパソコンを使う

    同じPowerPointといえども、やはりMacとWindowsにまたがると、統一が取れていない部分があります。それに、たとえOSが同じでも、PowerPointのバージョンが違うだけで動作が変わることもあります。このような問題を防ぐために、PPTファイルを作成したときとまったく同じ環境でプレゼンするのが無難です。ぜひ、自分のノートパソコンを持ち込んでプレゼンしてください。

    14)「発表者ビュー」を活用する

    プレゼンを行うとき、発表者が見るノートパソコンの画面と参加者が見るプロジェクターの画面は、普通は別々に分かれているはずです。PowerPointには、この2つの画面をうまく活用するための機能があります。リボンの「スライドショー」タブにある「発表者ビュー」です。このモードを使うと、発表者の画面には、スライドの内容に加えてノートの内容やタイマーも表示されるようになります。参加者が見る画面はスライドのみの表示です。

    パワーポイントで発表者プレビューを設定する方法 

    この機能を使えば、スライドの見た目と話の内容が噛み合った、説得力のある自然なプレゼンを展開しやすくなります。スライドに書いた文章を読み上げていくだけのプレゼンとは大違いです。ぜひ発表者ビューをうまく活用してみてください。 

    プレゼンの最初に「Ctrl + H」を押して、カーソルを非表示にしておくとよいでしょう。もう一度表示したいと思ったら、慌てずに「A」キーを押してください。

    まとめ

    スタイルの統一、PowerPointの機能活用、トラブルの事前回避という3つを意識することで、スライドの印象はグッとよくなります。客先でのプレゼンだけでなく、さまざまな場面で、PowerPointの活用の幅を広げてみてください。 

    こちらもどうぞ:

    プレゼンだけでなくブログを充実させるためにも、今回のPowerPointの操作が役立ちます。こちらのEブックをぜひ参考にどうぞ。

    この投稿はJamie Cartrightによって執筆された記事を翻訳、加筆、再執筆された記事です。元の記事をご覧になられたい場合はこちらからどうぞ。

    著者情報  Ryan Bonnici

    Ryan Bonnici is the marketing director at HubSpot Asia Pacific & Japan. He’s an experienced digital marketing leader having held roles previously at Salesforce, ExactTarget, Microsoft and Qantas Airways. For more frequent updates, follow him on Twitter (@ryanbonnici).

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