知っておくべきExcelの１２の機能、関数、ショートカットキー

Excelのワークシートで、終わる気配のない作業を夢中になってやった経験はありませんか？列を複製するために、長々とした数式を紙の切れ端に手書きで書きなぐりながら「もっと簡単なやり方があるはずなのに」と思ったことはありませんか？

そうです。おそらくまだ知らないだけで、もっと簡単な方法はあるはずです。Excelはそこが厄介なところで、レポート作成やマーケティングデータの分析に便利な、非常にパワフルなツールではあるのですが、使い方をきちんと習わなければ、思うようにいかずイライラすることもあります。

この記事ではExcelを効率的に使えるよう（そして時間を大幅に節約できるよう）、関数やキーボードショートカット、およびその他の細かな操作方法について、知っておくべき重要な機能を選んでご紹介します。

時間を大幅に短縮するExcelの関数、ショートカットキー、その他のトリック１２選

１）行、列、またはシート全体を素早く選択する

誰もが時間に追われて日々を過ごしています。

ですから、マウスを一度クリックするだけでシート全体が選択できることを覚えておきましょう。シートの左上端にあるタブをクリックすると、全体が一度に強調表示されます。

特定の列または行の全体を選択する場合にも簡単な方法が使えます。以下のショートカットキーを使用してください。

Macの場合

• 列の選択 = Command + Shift + 上／下 
• 行の選択 = Command + Shift + 右／左 

PCの場合

• 列の選択 = Control + Shift + 上／下 
• 行の選択 = Control + Shift + 右／左 

規模の大きいデータを操作していて、特定の列または行だけを選択する必要がある場合に、このショートカットキーが非常に便利です。

２）列または行にデータを自動的に入力する

大量のセルに同じパターンのデータを手で入力するのは面倒です。Excelの自動入力機能を使えば、入力した値を簡単に繰り返し入力できるため、手間がかかりません。

それにはセルの右下端をクリックし、繰り返して入力したい方向へドラッグします。マウスを離すと、最初に選択したセルの値が隣り合ったセルに入力されます。

３）ワークブックを素早く開く、閉じる、または作成する

これらの操作を一瞬で行えるショートカットキーがあります。

Macの場合

• 開く = Command + O
• 閉じる = Command + W
• 新規作成 = Command + N

PCの場合

• 開く = Control + O
• 閉じる = Control + F4
• 新規作成 = Control + N

４）タブの色を変更する

ワークシートに多数のシートが含まれる場合、タブの色を変えることでシート間の移動が簡単になります。たとえば、先月の報告書のシートを赤に、今月の報告書をオレンジにするとします。

それには、タブを右クリックしてシート見出しの色を選択します。ポップアップが表示されますので、そこに表示された色の中から選ぶか、その他の色を選んで色をカスタマイズしてください。

５）数値の表示形式を通貨に変更する

数値データを、通貨の形式で表示したいと思ったことはありませんか？給与の支給額でも、マーケティング予算額でも、イベントのチケット売上高でも、簡単に表示形式を変更できます。

表示形式を変更したいセルを選択し、Control + Shift + $のキーを押します。

数値が自動的にドルの金額に変わり、「$」と3桁区切りの記号、そして小数点が付きます。（地域設定が日本になっている場合は、円記号と３桁区切りが付きます。小数点以下は四捨五入されます。）

６）セルにコメントを追加する

ワークシート内のいずれかのセルにメモやコメントを付けたい場合は、セルを右クリックしてコメントの挿入を選択します。テキストボックスにコメントを入力し、コメントボックスの外側をクリックして保存してください。

コメントの追加されたセルには、小さな赤い三角形が右上端に表示されます。その上にマウスのカーソルを置くとコメントが表示されます。

７）現在の日付と時刻をセルに挿入する

ワークシートでソーシャルメディアへの投稿のログを記録したり、TODOリストに含まれる項目に完了したというマークを付けたりする場合などに、日付や時刻を入力することがあります（関連記事はこちら：マーケター必須のソーシャルメディアコンテンツカレンダーとは？）。これを簡単に行うには、最初にタイムスタンプを挿入するセルを選択します。

次に、以下のいずれかのショートカットキーを押します。

• 現在の日受けを挿入 = Control + ; （セミコロン）
• 現在の時刻を挿入 = Control + Shift + ; （セミコロン）
• 現在の日付と時刻を挿入 = Control + ; （セミコロン）、スペースキー、Control + Shift + ;（セミコロン）

８）書式をコピーして貼り付ける

長々と時間をかけて、シートの書式設定をしたことはありますか？あまり楽しいとは言えない、かなり面倒で退屈な作業だと思いませんでしたか。

そう思った方へ、そして次もまたこの同じ作業を繰り返すのは嫌だという方には、Excelのペイントブラシを使って、ある領域の書式設定を別の領域へ簡単にコピーする方法をお勧めします。

コピーしたい領域を選択してから書式のコピー/貼り付け（ペイントブラシのアイコン）をクリックします。

マウスのカーソルがペイントブラシの形に変わりますので、書式を貼り付けたいセル、テキスト、あるいはワークシート全体を選択してください。

９）セルから指定した数の文字を抽出する

列に入力されたコードをいくつかの部分に分割する必要がある場合、その部分を新しい列に手で入力するよりも、文字列操作の関数を利用して、必要な文字を抽出する方が簡単です。

LEFT:

• 目的：セル内の値で、先頭から指定された数の数字または文字を抽出します。
• 構文：=LEFT(文字列, 文字数)
• パラメータ：
  
  • 文字列には、抽出する値が入ったセルを指定します。
  • 文字数には、左端から数えて何文字まで抽出するかを指定します。

この例のように、セルB2に=LEFT(A2,4)と入力し、それをセルB3からB6までコピーすると、コードの先頭から4文字を抽出することができます。

MID:

• 目的：指定された位置から指定された数の文字または数字を抽出します。
• 構文：=MID(文字列, 開始位置, 文字数)
• パラメータ：
  
  • 文字列には抽出する値が入ったセルを指定します。
  • 開始位置には抽出を開始する位置を指定します。たとえば、文字列の先頭から開始する場合は１と入力します。
  • 文字数には抽出する文字数を指定します。

この例のように、セルB2に=MID(A2,5,2)と入力し、それをセルB3からB6までコピーすると、コードの先頭から5文字以降にある2つの数字を抽出することができます。

RIGHT:

• 目的：セル内の値で、末尾から指定された数の数字または文字を抽出します。
• 構文：=RIGHT(文字列, 文字数)
• パラメータ：
  
  • 文字列には、抽出する値が入ったセルを指定します。
  • 文字数には、右端から数えて何文字まで抽出するかを指定します。

この例のように、セルB2に=RIGHT(A2,2)と入力し、それをセルB3からB6までコピーすると、コードの末尾から2文字を抽出することができます。

１０）重複する値を識別する

ワークシートの列内で重複する値を操作することはよくあります。たとえば重複を識別して解決しなければならない場合や、単に重複がわかるようにしておく必要がある場合などです。

どのような目的であれ、条件付き書式オプションをクリックし、セルの強調表示ルール、重複する値の順に選択することで、ワークシート内で重複する値を識別することができます。

ポップアップが表示されるので、重複する値をどのように表示するかを指定してください。

この例のように指定すると、選択した範囲に含まれる重複したセルが、指定した黄色で表示されます。

１１）特定の条件を満たすセルの合計を計算する

たとえば、顧客の購入金額を入力したリストから、特定のエリアコードを持つ顧客だけで購入金額の合計を出したい場合、あるいは、従業員の給与額のリストから、特定の値を超える給与額の合計を出したい場合などに便利な関数をご紹介します。

SUMIF関数を使うと、このような合計値を簡単に計算できます。

SUMIFS:

• 目的：特定の条件に一致する数値の合計を計算します。
• 構文：=SUMIFS(合計対象範囲, 条件範囲1, 条件1, [条件範囲2, 条件2], ...)
• パラメータ：
  
  • 合計対象範囲には、合計を計算するセルの範囲を指定します。
  • 条件範囲1には、条件1の評価の対象となる範囲を指定します。
  • 条件1には、合計に追加するための条件を指定します。

この関数の使い方を理解するために、以下の例を見てみましょう。

SUMIFを使用して、給与の額が$70,000を超える値の合計を計算しています。セルC3からC12を対象として、$70,000より大きいセルの合計金額を出すために、=SUMIF(C3:C12,">70,000")という計算式が入力されています。

１２）不要なスペースを削除する

不要なスペースがいくつか残っているワークシートを同僚から受け取ったことはありませんか？不要なスペースがあると、データを検索しにくくなるだけでなく、列の数値を合計する際にも正しい結果が得られなくなります。

不要なスペースを削除する作業は手間がかかるので、TRIM関数を使って簡単に操作する方法をお勧めします。

TRIM:

• 目的：データから不要なスペースを削除します（単語間のスペースは１つずつ残します）。
• 構文：=TRIM("文字列")
• パラメータ：
  
  • 文字列には、不要なスペースを削除したい文字列を入力します。

以下の例ではTRIM関数を使用して、リストに含まれる名前の後にある不要なスペースを削除しています。

そのために、数式バーに=TRIM("Steve Peterson")と入力しています。

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