営業担当のなかには、「この新製品には素晴らしい機能が…」などと似たようなEメールをくる日もくる日もロボットのように顧客に送り続けて、「私は人造人間ではないよね...」と必死に自分に言い聞かせている人も、残念ながら多いのかもしれません。

もちろん、営業活動にEメールを使うのはよくないと言っているのではありません。企業が作成した営業用コンテンツをEメールで送ることは、当然必要だと思います。しかし、生身の人間とやり取りするのですから、できるだけ人間らしい方法を理解する必要があると思います。

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それには本音で語り、自分自身が読みたいと思うようなメールを送らなくてはなりません。この記事では、人々がEメールを読む際の感情の変化について考え、人造人間のような営業担当にならないために、私自身が日々心がけていることをご紹介したいと思います。

1)特別な瞬間を思い出させる

私が以前参加したセミナーの会場は、気温がやたらに高く、参加者は皆汗を拭きながら講演を聞いていました。その会場で隣に座った同年代のマーケティング担当者に後日、「先日のセミナーで一緒に汗を流した○○です」という件名でメールを送ったことがあります。

これは、そのマーケティング担当者に自分を思い出してもらい、また自分を印象付けるて、一気に距離を近づけるためにしたことです。これとまったく同じ手は使えないでしょうが、何か共通のエピソードを含めて件名を作成すれば、メールを受け取ったことを相手に喜んでもらえると思います。

メッセージの本文でも、このような二人だけの特別な瞬間について言及し、受信者に単なる営業メールではないと感じてもらいましょう。相手と長期的な関係を築くつもりでメールを書いてください。楽しい小話を交えてから、心を込めて説明を行えば、相手はメールを個人的に受け取ったように感じると思います。

2)まずは相手に焦点を当てる

営業メールの本来の目的は、収益の目標を達成するために製品やサービスを売り込むことだと思います。ですが、そのためには自分が相手に興味を持っていることを、まず理解してもらう必要があります。方法としては、メールの文章の中に「私は」という言葉を2回以上使わないと決めて書くようにすると効果的です。

少なくともメール本文の冒頭から2文あるいは3文までは、送信相手のことについてだけ書くようにしてください。たとえば「御社の○○は本当に素晴らしいと思います。今後は○○についても検討されていますか」とか、最近見込み客に転換した人であれば、「○○に関する問い合わせフォームへのご入力、誠にありがとうございます」などと書くとよいと思います。

3)人間味を見せる

大勢の人を相手に製品やサービスについて話をしたり、相手のビジネスについて質問したりしていると、自分自身について詳しく話すことはほとんどないと思います。

ですが、自分の個人的な話しをして人間味を出すことも重要です。楽しくて、かつ意味のある内容で、自分のプライベートを紹介しましょう。

週末に友人や家族と出かけたことや、自分の趣味についてなど、ユーモアを交えて楽しく説明してください。

そして、相手に親近感を与えてから、提案書の中身についてだとか、来週の会議の段取りだとかの説明に入れば、相手も打ち解けて意見や質問が出しやすくなると思います。

4)相手について調べる(ただし、気味が悪いと思われないように)

メールを送る相手について、時間をかけてあらかじめよく調べたことがわかるような文を入れましょう。ただし、やり過ぎは禁物です。不気味だと思われないぎりぎりのラインまで、インターネットなどで詳しく相手について調べてください。

不気味というのは、たとえば私が彼と初めてデートしたとき、インスタグラムで家族写真を一緒に見ながら、彼の姪の実名を呼んでしまい、気まずい雰囲気になったことがあります。

つまり、詳し過ぎるプライベートな情報は避けて、下の例のように、見込み客のビジネス上の優位点や、最近の功績について称える文を含めてください。

5)ビジネスを少しのあいだ忘れる

営業メールだからと言って、ビジネスの話し以外はしないという決まりはありません。相手に楽しんでもらえるような内容のメッセージを含めましょう。たとえば、メールの相手が夢中になっているpodcastや、お気に入りの本や作家といった個人的な情報が少しでもわかっていれば、それを利用してみてください。

たとえば、お蕎麦が大好きで、評判の良い蕎麦屋の噂を聞くと、遠方でも週末に車で出かけて行くという話しを顧客から聞いたことがあります。そこで私は、下のような文を含めてメールを送りました。仕事の話しとはまったく関係ありませんが、相手との関係は深まったと思います。

6)不在通知メールを有効活用する

営業は出張が多い仕事です。メールに応答できないときは、おそらく不在通知メールの設定をしてから出かけると思います。そのメッセージは必ずしも「ご連絡いただきありがとうございます。恐れ入りますが、15日まで不在にしております。戻り次第お返事差し上げます」のように、味気ない文にする必要はありません。

メッセージに加えて、社内のソートリーダーが作成した評判の良いコンテンツへのリンクを含めてはいかがでしょうか。そうすれば親しみのこもった不在通知になると思います。私が作成した下の例をご覧ください。

7)Eメールを忘れる

Eメールだけがコミュニケーションに使えるツールではありません。いつも同じ方法に頼るのではなく、新しく何かを試してみましょう。特に年末などは、連絡の途絶えてしまった見込み客に、ちょっとしたプレゼント(靴下など)を贈り、「足元から暖かくしてください。ご連絡をお待ちしています」のようにメッセージを送るのもステキだと思います。

あるいは、ツイッターのダイレクトメールでメッセージを送ったり、あるいはスターバックスのギフトカードを送って、オンラインでコーヒーミーティングもお洒落ですよね。また、インターネットを使わず、葉書にメッセージを書いて送るのも、逆に新しいと思います。

奇抜さだけで勝負するなら、相手のオフィスまでドローンを飛ばして、メッセージと一緒にクッキーの贈り物はいかがでしょうか。

すべてが自動化された現在のビジネス環境であっても、人と人とのつながりは非常に大切です。時間や手間がかかったり、創造力を働かせることが必要だったりしますが、それだけの価値はあります。自分自身が読みたいと思うようなEメールを送ることが、商談を獲得するうえで重要な鍵を握るはずです。

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元記事発行日: 2018年4月22日、最終更新日: 2018年4月23日