業務改善・効率化ツール36選|導入メリットや選定ポイントも解説

近年、経営計画達成のために業務改善ツールを活用する企業が増えています。ただ、いざ導入するとなると数あるツールの中からどれを選定すれば良いのか悩まれることもあるでしょう。

本記事では、自社の業務改善・効率化に役立てていただける36の業務改善ツールを9つのカテゴリに分けてご紹介いたします。

業務改善ツールが注目される理由や導入のメリット、選定ポイントについても解説しているので、併せて参考にしてみてください。

人事や時間管理、業務内容など日々の業務には課題がつきものです。これらの課題解決のために業務改善ツールを導入する企業が増えています。業務改善ツールが注目されている主な要因を3つご紹介します。
 

1.労働人口の減少

日本経済における 大きなトレンドとして、少子高齢化にともなう労働人口の減少があります。しかし、業務量は変わらないため、一人当たりの業務負担量が増加しているのが実情です。

現時点で多くの業務を抱えている人にとっては、これ以上の業務量増加は実質的に難しいもの。だからこそ、生産性を向上させるための業務改善ツールが求められています。
 

2.DXトレンドの高まり

昨今のDX機運の高まりも要因の一つになっています。経済産業省が2018年9月に発表した「DXレポート」によると、DX推進がなされなかった場合、「2025年以降、最大で年間12兆円の経済損失が生じる可能性がある」との警告が発せられました。いわゆる「2025年の崖」問題です。

このような背景から個別企業におけるDX意欲も高まり、業務改善ツールへの注目度も高まっています。
 

3.ニューノーマル対応の必要性

さらに、ニューノーマルの時代が到来し、テレワークなど従来とは異なる対応が求められるようになっています。 これまでの働き方と比較して、より自由な就業形態が可能になった一方で、用いるツールが物理的なオフィスに準拠したものだと、根本的なニューノーマル対応ができているとは言えません。

クラウド化も含めて遠隔でも問題なく業務を行えるような環境整備の課題も相まって、業務改善ツールへの期待が高まっています。
 

業務改善ツール導入による主なメリットは様々ありますが、代表的なのは次の5つでしょう。
 

1.コスト削減

業務改善ツールを導入すると、さまざまなコストが削減されます。たとえば契約書業務を考えた場合、従来では紙で印刷・押印して郵送するといった煩雑な作業を電子化すれば、紙という物理的なものに依存しない業務オペレーションが可能になります。これに伴い、印刷代や郵送代、および人的コストが削減されます。
 

2.生産性向上

業務改善ツールは、会社の生産性向上にも寄与します。ツールによって業務が自動化されたり可視化されたりすると、その分不要な業務やミスを誘発しやすい業務が改善されます。これにより、業務パフォーマンスや職場全体の生産性の向上が期待されます。
 

3.労働環境の改善

ツール導入によって業務改善がなされると、労働環境の改善にも寄与します。具体的には、長時間労働及び、残業時間の低減が見込まれます。長時間労働の要因としては、純粋に業務量が多いケースと、業務効率が低いケースがあります。いずれの場合も、業務改善ツール導入により生産性が向上し、業務にかける時間も軽減されるため、結果として労働環境の改善にもつながります。
 

4.品質向上

業務が進めやすくなると、プロジェクト管理に割いていた工数が浮くので、その分を品質向上のための時間に充当できるようになります。
 

5.顧客へのサービス提供の向上

業務改善ツールの導入により人的な余裕が出てくると、顧客対応や商品開発に力を入れられます。その結果、より良い顧客サービスの提供が見込め、関係性の構築にも繋がります。
 

ここからは、実際に業務改善に役立つツールを以下9つのカテゴリにわけてご紹介していきます。

• コミュニケーション
• プロジェクト管理
• ファイル共有
• メモ共有
• MA
• CRM
• SFA
• 名刺管理
• RPA

サービス概要や導入企業例も記載していますので、自社の業務改善・業務効率化にお役立てください。
 

1.コミュニケーションツール

企業活動において従業員同士のコミュニケーションは大前提となります。コミュニケーションをスムーズにするようなツールを総称して「コミュニケーションツール」と呼びます。

たとえば、2020年にユーザーが急増したビデオ会議ツールの「Zoom」は、遠隔地であっても簡単に相手の顔を見ながらミーティングができるツールとして、企業・個人問わずに活用されています。

ここでは、コミュニケーション面での向けの業務改善ツールを4つご紹介します。
 

1.Slack

米国発のビジネスチャット「Slack」は、国内外で75万社以上が活用する社内コミュニケーションツールです。

目的に応じてワークスペースやチャンネルを設定でき、コメントに対するリアクションスタンプなどを通じてチームメンバー同士で気軽にやり取りができる点が特徴となっています。

導入企業例：リクルート、Cygames、クックパッドなど 

2.Chatwork

中小企業での導入ケースが多い「Chatwork」は、直感操作が可能なビジネスチャットです。チャットやビデオ通話機能はもとより、タスク管理など他機能も充実しており、業務に関わるさまざまなコミュニケーションを円滑にします。

導入企業例：GMOインターネット、富士薬局グループ、関西学院大学など 

3.Microsoft Teams

マイクロソフトが提供する「Microsoft Teams」は、Office365など同社製品とのシームレスな連携が可能なビジネスチャットツールです。ビデオ通話ツールとしての利用も可能です。Office365を契約している場合、プランによってはMicrosoft Teamsが含まれますので、導入前に契約プランを確認しておきましょう。

導入企業例：エムティーアイ、アクセンチュア、ソニーなど 

4.Talknote

「Talknote」とは、社内のコミュニケーションを活性化し、理念の浸透や文化醸成を促進することで、企業と従業員とのエンゲージメントを高めるコミュニケーションツールです。シンプルで親しみやすいデザイン仕様となっています。

導入企業例：朝日広告、成徳学園中学・高等学校、プライムタイムなど 

2.プロジェクト管理ツール

企業活動ではさまざまなプロジェクトが進行します。一人で複数のプロジェクトを担うことも一般的なことから、各自のタスクを適切に管理するプロジェクト管理ツールへのニーズも高まっています。
 

5.Asana

プロジェクトやタスクなどを、誰でもストレスなく管理できるツールが「Asana」です。操作性と親しみやすさに特徴があり、非エンジニアでもストレスなく操作できます。

導入企業例：サイバーエージェント、CAMPFIRE、キャンサースキャン 

6.Backlog

国内での利用者数が増えている「Backlog」は、チームのタスク管理と情報共有に特化した機能を揃えるプロジェクト管理ツールです。UIがわかりやすくガントチャートのようなエンジニア的管理ツールの操作も容易に行えます。

導入企業例：ソフトバンクロボティクス、NTTドコモ、日本経済新聞社など 

7.monday.com

イスラエル発のビジネス管理ツール「monday.com」は、直観的にチームを管理することで、業務効率化を図れる業務管理ツールです。あらゆるタスクを1つのワークスペースで管理でき、目的に応じてカスタマイズ可能なテンプレートが数百も用意されています。

導入企業例：ザ コカ・コーラ カンパニー、アドビ、Huluなど
 

8.Redmine

「Redmine」は、主にエンジニア向けのプロジェクト・課題管理ツールで、無料で使えます。オープンソースで提供されておりプラグインも豊富なので、自分仕様にカスタマイズして利用できます。

導入企業例：JALインフォテック、ガンホー・オンライン・エンターテイメント、セントラル硝子など 

3.ファイル共有ツール

テレワークなど物理的に離れた場所で業務を行う環境においては、ファイル共有ツールの導入で業務の効率化が見込めます。
 

9.Googleドライブ

「Googleドライブ」は、パソコンやタブレット、スマートフォンなど、さまざまなデバイスから複数人が同時にファイルやデータを参照し、編集できるツールです。チームでの作業を促進するクラウドネイティブな性格を持っています。

導入企業例：帝国ホテル、セールスフォース・ドットコム、Cardinal Groupなど 

10.Dropbox

「Dropbox」は、オンライン上でファイルの保管や共有ができる、オンラインストレージサービスです。インターネット環境があればどこからでもファイルにアクセスでき、Zoomなどさまざまなツールと連携して業務を進められます。

導入企業例：SCSK、関西大学、電通など

11.One Drive

マイクロソフトが提供する「One Drive」もGoogleドライブと同様にオンライン上に保存されている同一ファイルを複数メンバーで編集できるツールです。議事録作成など、共同編集が活きる業務に適しています。

導入企業例：リコー、ちの技研、アクセンチュアなど
 

12.Box

米国発「Box」も、オンライン上でファイルやデータを共有・管理できるツールです。ログ管理を含めたセキュリティ強度が高く、閲覧や編集に関する権限を細かく設定できる点が特徴です。

導入企業例：アストラゼネカ、オリンパス、イーライリリーなど 

4.メモ共有ツール

わざわざメールやチャットで共有するまでもない業務メモは、発生量も多くなりがちで検索も煩雑です。メモ共有ツールを用いれば社内での業務メモの共有が容易になります。
 

13.Evernote

マルチデバイス対応の「Evernote」は、あらゆる場面でアプリを開き、簡単にメモを残せるように設計されています。Webクリップ機能も搭載されており、アプリ内の検索機能に長けたサービスです。

導入企業例：シーエー・モバイル、au 損害保険、山形県飯豊町観光協会など 

14.Googleドキュメント

Google提供のツール「Googleドキュメント」は、複数のユーザーで同時にドキュメントの内容を編集でき、共有ができる文書処理ツールです。Microsoft Wordのような機能を持っていることから利便性が高く、ユーザー数も多いサービスです。

導入企業例：TBSテレビ、エバ、大洞印刷など
 

15.Qiita Team

プログラマーのための技術情報共有サービス「Qiita」を運営するIncrementsが提供する情報共有ツールが「Qiita Team」です。Markdown記法、テンプレートに対応しており、簡単に読みやすく分かりやすい記事を書き共有できます。

導入企業例：NTTコミュニケーションズ、朝日新聞社、カカクコムなど 

16.Stock

「Stock」ではノート作成が簡単にでき、そのノートに紐づける形でタスクを設定できます。タスク管理ができるドキュメント管理サービスとして使い勝手が良いツールです。

導入企業例：栃木サッカークラブ、イグニス、國學院大学など 

5.MAツール

顧客開拓を進める上で、多岐にわたるマーケティング活動を自動化する技術がMA（Marketing Automation）となります。
 

17.SHANON MARKETING PLATFORM

「SHANON MARKETING PLATFORM」は、さまざまなマーケティング業務を自動化し、オンラインとオフラインのリード情報を統合的に管理できるMAツールです。

導入企業例：野村総合研究所、時事通信社、ワークスアプリケーションズなど 

18.Marketo Engage

全世界で5,000社以上の企業が導入している「Marketo Engage」は、アドビが提供するMAツールです。マーケター視点で設計されたプラットフォームとして、各種パートナーソリューションとの連携が充実しており、サポート体制も充実しています。

導入企業例：RIZAPグループ、富士フイルム、コクヨなど 

19.SATORI

純国産の「SATORI」は、見込み客数の改善や情報管理、広告配信やコミュニケーションなど見込み客に対するアプローチ機能を搭載したMAツールです。メールアドレスが不明などの匿名の見込み客に対しても、広告やプッシュ通知、ポップアップなどの機能を用いて見込み客管理ができる点が特徴です。

導入企業例：アデランス、ユニ・チャーム、エムエム総研など

https://satori.marketing/usecase/
 

20.b→dash

「b→dash」には、データ統合テクノロジーであるData Palette機能が搭載されており、One to Oneマーケティングを進める上でさまざまな機能が搭載されています。テンプレート数も多くノンコードツールとしてプログラミングが苦手な人でも扱いやすい仕様となっています。

導入企業例：岡三オンライン証券、エン婚活エージェント、楽天野球団など 

6.CRMツール

マーケティングや営業領域では、顧客とのやりとりの情報を集約して管理するツールとして「CRM」が非常に重要視されています。
 

21.HubSpot CRM

「HubSpot CRM」は、見込み客や顧客を管理できるCRMツールとして、無料でありながら多様な機能を提供しています。顧客情報の収集から管理、社内での情報共有化までをワンストップで実現できます。

導入企業例：Sansan、イベントレジスト、SUBARUなど 

22.Salesforce

世界最大級のビジネスプラットフォームを誇る「Salesforce」は、クラウド上で顧客管理や営業管理ができるツールです。CRMを基軸としつつも、後述のSFA（営業支援）ツールとしても活用できます。

導入企業例：ヤッホーブルーイング、新生銀行、シオノギヘルスケアなど 

23.Kintone

サイボウズが提供する「Kintone」は、コーディング知識がなくても自社に適したシステムを開発できるノンコードプラットフォームです。独自性が高い業務がある場合は、カスタマイズの自由がきくCRMツールとして活用できます。

導入企業例：資生堂、メルカリ、日産自動車など 

24.Zoho CRM

メールや電話などさまざまなチャネルでの顧客とのやり取りを統合管理できる「Zoho CRM」は、直感的な操作仕様になっており、特にデータのアウトプット機能が充実しています。システム連携を前提に考える場合に導入したいツールです。

導入企業例：星野リゾート、日本電通、レアジョブなど 

7.SFAツール

営業チームは長年に渡り、「勘と経験とセンス」で成績が左右されると考えられてきました。それらを定量化しシステム化したツールが「SFA」です。
 

25.Oracle Sales Cloud

世界で1,000社以上が導入する「Oracle Sales Cloud」は、CRMとしての顧客管理に加えて、テリトリー分析や売上予測など、営業組織を強化できる各種機能を盛り込んだSFAツールです。

導入企業例：CitiWalk、Globetechなど
 

26.JUST.SFA

純国産のSFAツール「JUST.SFA」は見やすいUIで、営業活動に必要なさまざまな機能を実装しています。特にデータをグラフとして表示するBI的な機能は、年齢層を問わず直感的な理解をサポートします。

導入企業例：ドリームベッド、住友林業レジデンシャル、ユニマット スタッフカンパニーなど 

27.UPWARD

営業の中でも現場の改善を重視した「UPWARD」は、地図を使った位置情報と顧客情報を組み合わせて、最適な訪問スケジュール作成に適しています。訪問前後の顧客データの可視化にも対応するなど機能性に優れています。

導入企業例：ダイハツ工業、ラッキーコーヒーマシン、江崎グリコなど 

28.アクションコックピット

「アクションコックピット」は、営業担当者にとっての高機能な営業ノートとして機能するSFAツールで、利用環境を考慮した設計で、直感的な操作でデータを管理できます。時間や場所を問わず、商談履歴などのコミュニケーション情報を確認できるので、営業活動をよりスムーズに進められます。

導入企業例：非公開（社名非公開で導入事例のみ公開） 

8.名刺管理ツール

ビジネスの現場で必須となる名刺は管理方法が課題です。この物理的な紙情報をデータ化してオンライン上の資産として活用するのが名刺管理ツールです。
 

29.Sansan

法人向けの名刺管理ツールとして市場を切り開いてきたのが「Sansan」です。名刺情報の一元化はもちろん、さまざまな顧客情報と連携させてCRMツールとして活用できます。

導入企業例：JTBコミュニケーションデザイン、うるる、三菱UFJリースなど 

30.Wantedly People

基本的な名刺管理機能を備えた「Wantedly People」は、基本機能を無料で利用できます。名刺複数枚を瞬間同時スキャンで取り込めるため情報のデータ化にも長けています。

導入企業例：非公開
 

31.SmartVisca

Salesforce導入支援実績を持つサンブリッジが開発する「SmartVisca」は、Salesforceと一体型のデータ入力ツールです。名刺データ管理だけでなく、人物管理やリスト化などの機能も併せもっています。

導入企業例：アデコ、ウィルゲート、東芝デバイス&ストレージなど 

32.ホットプロファイル

「ホットプロファイル」では、スマホなどで名刺を読み込むと、専任の担当オペレーターが手入力でデータ化し顧客データベースとして用いるほか、これらのデータを営業活動に連携できるSFAツールです。

導入企業例：大分県庁、早稲田大学、東京国際空港ターミナルなど

9.RPAツール

営業計画や事業計画の推進に伴い発生する単純な入力業務を自動化できる技術がRPA（Robotic Process Automation）です。
 

33.BizRobo!

「BizRobo!」は、ホワイトカラーをルーティンワークから解放することを目指して開発されたソフトウェアロボットです。

導入企業例：広島市、ロフト、テレビ朝日サービスなど 

34.Autoブラウザ名人

「Autoブラウザ名人」は、ブラウザ上で行う定型的なルーティンワークを自動化できるRPAツールです。Webサイトへのアクセスや特定ページへのログオン・ログオフ、ページ内のクリックなどの定型作業が行えるほか、自動化対象タグの認識やスケジュール管理など有用な機能が備わっています。

導入企業例：スワロー工業、モランボン、LIFULLなど 

35.WinActor

NTTグループでの研究から開発された「WinActor」は、Windows向けのアプリケーションソフトや個別業務に対する業務を独自のシナリオとして学習し、操作を自動化します。連携システムやソフトは多く、PC1台からサーバーにも対応しているため、さまざまな環境で活躍します。

導入企業例：横浜市、京葉銀行、中電シーティーアイなど 

36.UiPath

世界中にユーザーをもつ「UiPath」は、AIを用いたアプローチにより業務改善計画を遂行します。ブラウザを使う業務に加えWindowsのソフトウェアやMicrosoft Officeを使った操作など、幅広いパソコン業務の自動化に対応しています。

導入企業例：ファミリーマート、KDDI、キヤノンマーケティングジャパンなど 

最後に、これら業務改善ツールの選定ポイントをお伝えします。
 

1.費用感は妥当か

ツール導入の費用感が妥当かは、基本的ですが重要なポイントです。費用対効果を算定し、ROIの高いツールを導入するようにしましょう。
 

2.自社にフィットした機能か

多彩な 機能が用意されているとしても、自社業務に則したものでないと実用性がありません。提供されている機能群が、自社のツール導入の目的に沿ったものであるかどうかを、事前にチェックしましょう。
 

3.社内システムとの連携が可能か

業務改善ツールは、それ一つで機能が完結する場合もありますが、多くはデータ連携など他システムとの共用が求められます。自社で運用している既存システムとの連携に対応しているかどうかは導入前に確認しましょう。
 

4.サポート体制は十分か

日本語対応されているか、電話やメールによるサポートセンターはあるのかマニュアルなどの資料の有無を導入前に検討してください。
 

業務改善ツールの導入にあたっては、自社においてどのような業務において必要とされているのか、導入すればどのように課題が改善し、効率化できるのかを見極めることが大切です。

これらのツールをうまく活用し、業務が効率に行えると良質な顧客サービスの提供にもつながります。

本記事を参考に、自社の課題に合った業務改善ツールの導入を検討してください。