Excel（エクセル）の使い方｜基本操作から業務効率化のコツ14選

ビジネスパーソンであればなにかとExcel（エクセル）を使う機会は多いもの。学生時代はほぼ触っていないのに、社会に出ていきなり使いこなさなければいけないという方は少なくないと思います。

今回は、エクセル初心者の方向けに、基本操作から業務効率化のコツをご紹介します。「ピポットテーブル」や「関数」の使い方など、業務で活用する機会が多いけれどやや難易度が高い機能も網羅しています。これからエクセルの学習を考えている方はぜひ参考にしてみてください。

エクセルの使い方を学ぶ前に、まずはエクセルの画面構成を理解しておきましょう。

1.ワークシート
データを入力するシートです。ここでデータ入力や表の作成、グラフ作成などを行います。

2.セル
データを入力するマスのことです。A1、B1のように、列番号（アルファベット）と行番号（数字）の組み合わせによりセルの番地（位置）を指定します。緑の枠で囲われているのが現在選択されているセルです。

3.シート
エクセルでは同一ファイル内でシートを分けて複数のデータを作成できます。ワークシートの左下にシートのタブがあり、「+」ボタンを押してワークシートを追加します。シートの削除やコピー、名前の変更なども可能です。

4.タブ
「ファイル」や「挿入」などの項目が並んでいる場所です。【エクセルオプション】の【リボンのユーザー設定】より項目の変更も可能です。

5.リボン
フォント設定や罫線の挿入、ページレイアウトの変更など、操作を実行するためのアイテムが並んでいる部分です。タブをクリックすることで表示される機能が切り替わります。

6.名前ボックス
リボンの下にあり、選択されているセルの位置を表示します。セルを複数に渡りドラッグして範囲選択するとどこの行、列が範囲選択されているのか判断できます。

7.関数の挿入ボタン
計算などで使う関数を楽に入力できる機能です。様々な関数をすぐに呼び出せます。

8.数式バー
名前ボックスの右にあるバーです。選択しているセルに数式や関数を入力できます。セルに入っている内容はここに表示されます。

9.ズームスライダー
ワークシートの表示を拡大・縮小できる機能です。Ctrl＋マウスのホイールでも同じ動作ができます。

10.クイックアクセスツールバー
「上書き保存」「元に戻す」「やり直し」とエクセルの作業で使うことが多い機能が表示されます。【エクセルオプション】の【クイックアクセスツールバー】より項目の変更も可能です。
 

エクセル初心者の方は、はじめに基本操作を順番に覚えていきましょう。基本操作を十分に身に付けることで、データ入力や応用の理解がスムーズになります。

ここからは、下記の6つの項目に分けてエクセルの基本操作をご紹介します。

• 新規作成の方法
• セルの選択
• コピー＆貼り付け
• 表の作成
• 保存
• 印刷
   

新規作成の方法

まず基本となる新規作成の方法ですが、エクセルはアプリケーションを開くとデフォルトで新規のエクセルブックが開かれます。もし新たに作り直したい場合は、【ファイル】タブから【新規】を選択すればOKです。

セルの選択

セルを選択することで実際にデータ入力が開始できます。単独でセルを選択する方法と、複数のセルを選択する方法は以下の通りです。

• 単独でセルを選択する方法
  単独でセルを選択する場合はクリックして選択するか、キーボードの矢印キーで選択します。

• 複数のセルを選択する方法
  複数のセルを選択する場合は任意のセルをクリックした後、他のセルまでドラッグします。

コピー＆ペースト（貼り付け）

エクセルでコピー＆ペーストを活用できると、データ入力作業もスムーズになり業務の効率化を図れます。たとえば、同じフォーマットで別のデータを入力したい際などに便利です。

1.コピーしたい範囲のデータをドラッグして範囲選択する

2.【Ctrl＋C】でコピーし、任意の場所に【Ctrl＋V】で貼り付けを行う

表の作成

会社の業務ではデータ集計、請求書の作成など様々な用途で表を作成するため、作り方をマスターしておきましょう。必要な項目名とデータを入力し、罫線を引けば簡単にできます。

表は工夫次第で見栄えを良くできます。具体的には下記のページで詳しく紹介しているので参考にしてください。
初心者でもすぐわかる、エクセルで表を作る方法を解説
 

保存

エクセルでの作業を一通り終えた後は、必ず保存を忘れないようにしましょう。こまめに保存しておくことで、データの消失を防げます。保存方法は以下の通りです。

• 新規保存を行う場合

1.【ファイル】のタブをクリックする

2.【名前を付けて保存する】をクリックし、【参照】をクリックして任意の場所に保存する

• 上書き保存を行う場合

1. 【ファイル】のタブをクリックする
2. 【上書き保存する】をクリックして保存完了

また、Ctrl＋Sのショートカットキーを使えば簡単に保存できます。
 

印刷

エクセルで作った資料を印刷する際は下記の流れで設定します。

1.【ファイル】のタブをクリックする

2.【印刷】をクリックし、左上にある【印刷】ボタンをクリックして印刷完了

データ入力の方法は、下記の流れで覚えていくと効率的です。

• 数字と文字の入力方法
• 日付の入力
• 入力規則の使用方法

実際のエクセルの画面を交えながら具体的に解説します。
 

数字と文字の入力方法

基本となる数字と文字の入力方法です。数字と文字の2パターンに分けて解説します。

• 数字の入力方法

1.数字を入力したい任意のセルをダブルクリックする

2.キーボードもしくはテンキーで数字を入力

3.入力が完了した後はエンターキーを打ち、別のセルに移る

• 文字の入力方法

1.文字を入力する任意のセルをダブルクリックする

2.ひらがな入力になっているか確認する

実際に文字を入力する
ここでは例として「明日」という文字を入力

3.入力し終えた後はエンターキーで完了

日付の入力

エクセルでは、数字の入力の仕方によって、その数値が日付であると自動で判別されます。以下のように入力しましょう。

1.任意のセルをダブルクリックする

2.日付を入力

3.エンターキーで改行すると自動で「7月1日」と表記される

「/」（スラッシュ）ではなく、「-」ハイフンでも同様に日付と認識されます。

〇月〇日ではなく〇/〇と表示したい場合や、西暦まで含めたい場合などは、表示形式を変更できます。右クリックの【セルの書式設定】の【表示形式】タブより、任意の種類を選択しましょう。

なお、日付ではなく単純に「8-1」と数字を打ちたい場合は、冒頭に「’」（アポストロフィ）を付ければOKです。「’」は、セルの中の数字を文字列扱いにする役割があります。

「8-1」が、日付ではなく「8-1」という文字列と認識されました。「’」は日付に限らず数字すべてに適用できます。
 

入力規則の使用方法

業務上でエクセルを使う際には、入力規則の使用方法を覚えておくと便利です。入力制限を設定しておくと入力ミスを防ぐ際に役立ちます。入力規則の具体的な使用方法は下記の通りです。

1.入力規則を設定する セルをドラッグで範囲選択する

2.【データ】タブをクリックして、【データの入力規則】をクリックする

3.具体例として【設定】の【入力値の種類】から【整数】を選択。整数の0～1000の範囲に入力制限する際には【次の値の間】、【0】、【1000】と入力した後に 【OK】をクリックする

4.0～1000の間で入力制限されるので、試しに範囲外の2000で入力し、制限が掛かれば設定完了

ここまではエクセルの基本的な操作方法をご紹介しました。ここからは、さらに応用的な使い方を14個の項目に分けて具体的に解説します。いずれも業務効率をアップできるテクニックなので、ぜひ参考にしてください。
 

1）複数行または複数列を挿入する

まず、エクセルでは以下の方法で行や列を挿入できます。

1.挿入したい行を1行選択（左側の数字をクリックすると行ごと選択される）

2.右クリックから【挿入】を選択

列の場合も同様に、列を一列選択して【挿入】すればOKです。

ただし、複数行（複数列）を追加したい場合、この方法ですと時間が掛かってしまいます。まとめて行や列を挿入したい場合は、以下の方法で行いましょう。

1.挿入したい数の行を範囲選択（今回は2行分）

2.右クリックで【挿入】を選択

3.選択した部分に行が挿入されたら完了

もちろん、5行でも10行でも同じようにまとめて挿入ができます。また、列も同様に、複数列を選択して【挿入】すればOKです。
 

2）フィルター

エクセルで表を作成した際は、フィルターを付けることで、情報の並び替えやデータの表示／非表示などが簡単にできるようになります。フィルターを付ける際には下記の流れで行います。

1.表の項目名をドラッグで範囲選択する

2.タブの【データ】から【フィルター】をクリックする

フィルタで「▼」をクリックすると、昇順／降順や並べ替えなどの項目が表示され、自由に調整ができます。たとえば、売上の高い順になっていたが、数量の多い順に並べ替えたい、といった場合も、フィルタ機能があれば簡単に変更可能です。

3）重複を削除する

エクセルでデータを入力していると、ミスで重複が発生する場合もあります。その際は、エクセルの重複を削除する機能が便利です。

1.重複がありそうなセルをドラッグで範囲選択する（今回の例では、6月と8月で同じデータが入力されているため、これを削除したい）

2.【データ】の【重複の削除】をクリックし、表示されたダイアログで【OK】を押す

3.重複していた6月と8月の行が削除されていることを確認できたら完了

4）行列を入れ替える

エクセルで表を完成させた後に「行と列を入れ替えたい」と感じる場合があるでしょう。そこで、エクセルには表を完成させた後に行列を入れ替えする機能があります。

1.行列の入れ替えを実行する表をドラッグで選択した後に、【ホーム】タブの【コピー】をクリックする

2.貼り付けようと考えているセルをクリックする

3.【ホーム】 タブの 【貼り付け】の 【▼ 】をクリックし、【行/列を入れ替え】選択して【OK】を押して実行する

4.行列が入れ替わった表が貼り付けられたら設定完了

5）1つのセルのデータを複数のセルに分割する

1つのセルに入った、スペースや「,」（カンマ）で区切られたデータを、セルごと切り分けたいケースもあるかもしれません。データを複数のセルに分割する際は、下記の流れで行います。（以下の例ではスペースで区切られていた場合を想定しています）

1.分割したいセルをクリックし、【データ】タブにある【区切り位置】を選ぶ

2.【コンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ】にチェックを入れた後【次へ】をクリックする

3.【スペース】にチェックを入れて【次へ】をクリックし、次の画面に移ったら【完了】を押す

4.セルが分割されたら完成

「:」セミコロンや「,」カンマなどの場合も同様に分割が可能です。また、「その他」より任意の文字を指定することもできます。
 

ここまで多くの応用的なテクニックをご紹介しましたが、ここからはエクセルでよく使用する数式と関数に絞ってご紹介します。
 

6）簡単な計算

エクセルで計算を行う場合には、まず四則計算の記号を覚えておきましょう。

エクセルでは四則計算の操作方法は同じなので、こちらの記号を覚えておけば応用可能です。掛け算の例を見て実際の計算方法を確認していきましょう。

1.計算をするセルをクリックして半角の「=」を入力する

2.単価の「C2」のセルをクリックした後に「*」を入力し、数量の「D2」のセルをクリックする

3.エンターキーを押して、計算ができていれば設定完了

7）VLOOKUP関数

VLOOKUP関数は、範囲指定した表の先頭列の項目名を検索し、条件に合ったデータを抽出してくれる関数です。VLOOKUP関数を使えば、直入力していたデータもスムーズに入力できます。VLOOKUP関数の使用方法は下記の通りです。

1.取り出した値を表示したいセルを選択し、数式バーに「=VLOOKUP」と入力

2.数式バーに半角の「(」を入力し、検索するセルを選択

3.数式バーに「,」を入力した後、検索する範囲をドラッグして範囲選択。その後、数式バーに範囲が記入される

4.再度、数式バーに「,」を入力し、左から2列目にある商品名の値を取り出すために「2」を入力する

5.完全に一致したデータのみを検索する際は「FALSE」、一番近いデータを検索する際は「TRUE」を入力。今回は完全一致が必要なので「FALSE」を選ぶ

6.半角で「)」を入力した後、エンターキーを押せば関数の入力は完了

7.実際に「A2」のセルに商品コードを入れて商品名「B2」のセルに表示されれば成功

VLOOK関数は様々な応用ができ、エクセルの関数の中でもよく使われます。以下の記事にてさらに詳しく紹介しているので、合わせて参考にしてみてください。
VLOOKUP関数の使い方- 操作手順を徹底解説
 

8）INDEX＋MATCH関数

INDEX＋MATCH関数を組み合わせると、特定のセルの数値が抽出可能です。やり方は以下の通りです。

1.数式を入力したいセルを選択し、数式バーに「=INDEX（」と入力する

2.検索する範囲をドラッグして範囲選択

3.参照先がずれないための対策として「F4」キーを押して絶対参照にした後、数式バーに「,」を入力

4.さらに「MATCH（」を入力して検索値である「B2」セルを選択し、数式バーに「,」を入力

5.商品名のある「F4～F8」のセルをドラッグして範囲選択する

6.「F4」キーを押して絶対参照にした後、「,」を入力

7.検索値と完全一致した値を取り出すために、「0),」を入力

8.商品コードが1列目にあるため「1)」と入力

9.エンターキーを押して、「りんご」の商品コードが表示されたら成功

9）COUNTIF関数

COUNTIF関数を使うことで、指定した範囲の中で検索条件に一致するセルの個数を求めることができます。

1.商品名で「りんご」が何個あるか探すため、「B2」のセルに以下の関数を入力する

「=COUNTIF(F4:F8,"りんご")」

2.エンターキーを押して「B2」セルに「1」と表示されれば完了

10）IF関数

IF関数とは、「～～の値が〇〇の場合は××を表示する」のように、設定した条件で値を変化させる関数を指します。条件を設定することで楽に入力を完了できるので便利です。エクセルの関数でもとくに使用頻度が高いものなので、使い方を覚えておきましょう。

1.年齢が35歳より上なら2,000円、そうでない（35歳以下）なら1,000円と考え、「D3」のセルに以下を入力する

「=IF(C3>35,$G$2,$G$3)」or「=IF(C3>35,2000,1000)」
※IF関数で使う公式は「=IF（論理式,真の場合,偽の場合）」

• 「C3>35」は「社員の年齢が35歳より上の場合」という条件を指す
• 「$G$2」は、G2のセルに入力された「2,000円」の値を選択することを意味する
• 「$G$3」は、G3のセルに入力された「1,000円」の値を選択することを意味する

2.エンターキーを押して、金額が表示される。下までドラッグし、オートフィル機能で「D7」まで貼り付けたら完了

＜補足＞
【オートフィル機能について】
オートフィル機能は、セルに入力された数式や値をもとに、下や横に連続で規則性のある値をコピーできる機能です。たとえば今回の場合、IF関数内にある「C3」が、下へドラッグすると自動で「C4」・「C5」と行が変わり、各人の年齢が参照できるようになります。

反対に、自動で変化させたくない場合に使うのが絶対参照です。絶対参照については、次の項目の「13) $マーク（参照元を固定）」で詳しく紹介します。
 

ここからは、エクセルを使う上でさらに便利な機能に焦点を当てて説明します。「ピポットテーブル」「$マーク」などいずれも実戦的な知識となるので、ぜひ参考にしてください。
 

11）ピボットテーブル

エクセルではピポットテーブルを活用することで、よりデータの分析や整理整頓がしやすくなります。具体的には下記の方法で設定しましょう。

1.ピボットテーブルを作成するセルを選択

2.【挿入】【ピボットテーブル】の順に選択し、クリックする

3.【テーブルまたは範囲を選択】を選択しクリックする

4.【テーブル範囲】で、セル範囲を確認する

5.【ピボットテーブル レポートを配置する場所を選択してください】で、【新規ワークシート】を選択して【OK】をクリックする

6.【ピポットテーブルのフィールド】から【商品コード】【商品名】【単価】にチェックを入れて選択し、画像の通りになったら設定完了

12）条件付き書式

条件付き書式では、指定した範囲に条件を定め、その条件を満たしたセルに対して書式を反映できます。条件の設定では数式（関数）を活用でき、関数を組み合わせることで様々な条件を反映可能です。具体的には下記の流れで設定します。

1.ドラッグで範囲を指定する

2.【ホーム】タブの【条件付き書式】【新しいルール】を選択する

3.ダイヤログボックスが開かれた後で【数式を使用して、書式設定するセルを決定】を選択する。その後日曜日を抽出するための数式である「=WEEKDAY($B2)=1」を入力し、【書式】ボタンを押して書式設定に移る

4.書式設定画面に移り、【フォント】タブから色を【赤色】に設定し、【OK】ボタンをクリックする。その後【新しい書式ルール】に戻るので【OK】ボタンを押す

5.【日】に赤色が設定されていたら完了

13) $マーク（参照元を固定）

エクセルでの$マークは「絶対参照」を意味します。絶対参照が設定されたセルを別セルへコピーした際、コピー先で行もしくは列の位置が変わらないので、セルのコピペをする時に便利です。

実例のエクセル画面で確認してみましょう。

こちらは「単価×数量」の計算式を入れるシートになります。そこで「D5」のセルに【=C5*C2】という式を入れてみましょう。

そうすると「15000」の金額が反映されます。ただ、「D9」セルまで貼り付けると下記の画像のようにコピーができません。

そのため、「D5」のセルの式をF4キーを押して絶対参照にしましょう。「=C5*$C$2」となります。

その後、エンターキーを押して、「D9」セルまで貼り付けてみましょう。そうすると先ほどとは違い正常にコピーができます。

これは、C2を絶対参照で固定し、C5～C9は相対参照にして下へコピーすることで、C2（固定）×C5、C2×C6、C2×C7…と計算ができるためです。

なお、「$」は行と列でそれぞれ分けて設定できます。たとえば「$C2」とすれば、C（列）のみが固定され、2（行）は固定されません。「C$2」とすれば、行が固定されて列は固定されません。両方固定したい場合は「$C$2」とします。

両方固定の絶対参照は「F4」キーを1回押すと設定できます。また、F4キーを2回押すと行のみ固定、3回押すと列のみ固定、4回押すと絶対参照無し、と切り替えも可能です。
 

14）&を使ってセルを統合する

エクセルでは&を使ってセルを統合できます。

1.結合した文字列を表示するセルをクリックし、【=】を入力

2.結合したい文字列のセルをクリックした後に「&」を入力、さらにもうひとつの結合した文字列を表示するセルをクリックする

3.エンターキーを押して結合されたら完了

エクセルを入社時の早い段階から使いこなせるようになると、事務作業が効率化でき、他の作業にも集中しやすくなります。不明点が出るたびに使い方を確認すると時間が掛かってしまうので、ここで紹介した基礎は最低限覚えておきましょう。

HubSpotでは、他にもエクセルの記事がいくつもあるので、あわせて参考にしてみてください。