テレワーク中は社員との関わり方が大きく変わるため、コミュニケーションや人事評価などマネジメントの面で課題が発生することも少なくありません。

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テレワーク中はよりコミュニケーションや進捗管理方法を見直したり、個人の目標を定量化したりと、従来のマネジメントに工夫を加える必要があります。本記事では、テレワーク中に起こりがちなマネジメント課題や効果的な解決策をご紹介します。

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テレワークにおけるマネジメントの重要性

テレワークにおけるマネジメントの重要性

テレワークでも、基本的にはオフィスにいるときと同じように労働基準法や社内の規定が適用され、通常の勤務と同じ姿勢で業務に取り組まなければなりません。テレワークでもオフィス業務と同じようにこなそうとしても、直接コミュニケーションが取れなかったり、こまめに進捗状況が確認できなかったりなどマネジメント面での課題が起きやすくなります。

情報通信業のトラコム株式会社が、テレワークを導入後1ヶ月後に社内で役職別に行ったアンケート調査によると「コミュニケーションに課題を感じる」と答えたメンバーのうち、6割以上がマネージャー・リーダークラスなど管理側のメンバーでした。

テレワークは、うまく活用できれば生産性を上げ、メンバーのモチベーションをさらに高められます。メンバーに最大限のパフォーマンスを発揮してもらうためには、マネジメントも工夫が必要です。オフィスでの勤務とテレワークでの勤務との違いとそれに応じて発生する課題を認識し、よりメンバーがモチベーション高く働ける方法を探っていきましょう。
 

テレワークで発生する制約を解消するには

テレワークは、厳密に言うと在宅勤務、カフェなど自宅や会社とは関係のない施設でのモバイル勤務、サテライトオフィスでの勤務が含まれます。いずれにせよオフィスのように一箇所に集まって勤務する形態ではでないため、コミュニケーションの面で制約が生じることに課題を感じている方も多いのではないでしょうか。

「入社して日が浅いと周りに気軽に相談できない」「直接話せばすぐに伝わる内容なのにテキストに落とし込まないといけないので無駄な工数が掛かる」など個々でさまざまな悩みを抱えている場合があります。

それら課題を解決するために、Web会議ツールやチャットツールを活用しましょう。また、労働・工数管理のツールを用いることで、離れた場所でも進捗確認しやすくなったり、業務に対する評価も判断しやすくなります。

テレワークに活用できるツールについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

テレワークが捗るWebツール11選
 

テレワーク中のマネジメントで直面しがちな課題

テレワーク中のマネジメントで直面しがちな課題

テレワーク中に直面しがちな課題をもう少し具体的に見ていきましょう。よく課題が表出するのは、以下3つの領域です。
 

1.プロジェクトの進捗管理

進捗管理にはツールを使ったり、定期的にビジネスチャットやWeb会議でコミュニケーションを取ったりして定期的に進捗状況を確認しましょう。ほとんどの進捗管理ツールでは、プロジェクトごとにメンバーを選定したりタスクを設定したりできるため、関係者全員で進捗を確認するのに役立ちます。

ミスコミュニケーションが発生しやすい状況は、「テレワーク中に同じ部内・プロジェクトで業務を進行する」「管理職が複数いる」「プロジェクトやタスクごとにリーダーが異なる」などです。

誰に何を伝えるのか事前に共通認識がないと、部下に二重で連絡をしてしまったり管理者ごとに発言の内容が違ったりして混乱する場合があります。配下のメンバーに指示を出す前に、管理職間での内容すり合わせや定期的なミーティングなど行い方向性や意見を固めておきましょう。
 

2.メンバーの勤怠管理

テレワークではオフラインでの打刻ができないため、Web上の勤怠管理ツールを使って労働時間を管理し、勤務時間に問題がないかを確認しましょう。また、在宅勤務中に家族の事情で勤務時間を変更したり一時的に中抜けしたりする場合もあります。

従業員の勤怠管理をどうするのか、また今後の労働条件を変更すべきなのかという問題にもしっかり向き合いましょう。テレワークをきっかけにメンバーの理想の働き方やビジョンなどを把握しておくと、今後安心して業務に取り組んでもらうために役立ちます。
 

3.メンバーの人事評価

人事評価は、勤怠管理や工数管理のツールを活用して、部下の成果物や営業に関わる数字を判断材料にしましょう。

また、明確な定量目標を共有することで公平な評価をするのも大切です。お互いに数字で目標を認識できていれば、管理側にとっては評価がしやすく、配下のメンバーからも評価に対する不満を減らせます。
 

テレワーク中のマネジメントのポイント

テレワーク中のマネジメントのポイント

テレワーク中のマネジメントでは、部下とのミスコミュニケーションを防ぐ工夫が必要です。こまめなやり取りやツールの活用などの具体的な方法を実践してみましょう。
 

テレワークツール導入による業務効率化

テレワークを導入して離れた場所同士で仕事をする場合は、業務の進捗確認やコミュニケーションの取り方に工夫が必要です。テレワークを効率化するためにチャットツール、Web会議ツール、勤怠管理・人事評価ツール、進捗管理ツールなどを目的や自社の規模によって使いわけるといいでしょう。

ツールの導入には社内のセキュリティの問題も絡んでくるため、ツールの選定や導入に時間がかかる場合もあります。気になるツールがあれば、早めに上長に提案しておくのがおすすめです。
 

プロジェクト進捗具合を常に把握

テレワークではオフィスの同じ空間で働いているとき以上に、部下に目標の共有と進捗状況の共有を欠かさず行わせるようにしましょう。たとえば、顧客へのメールのCCやBCCに追加させたり、プロジェクトのチャットに必ず入って進捗状況を確認したりといった工夫も必要です。

テレワークでは、通信環境や業務に取り組む環境の整備を個々の努力にゆだねられる場合もあり、メンバーによっては生産性が落ちてしまう人もいるでしょう。特に在宅勤務では、自室での作業や家族と共同の空間にいる場合など、作業環境がさまざまです。プライベートと仕事の切り替えが難しく、集中して業務に取り組めない状況に陥る人も増えます。

進捗状況が悪いと上司が配下のメンバーに「サボっているのではないか」と思ったり、部下も同様に「サボっていると思われるのではないか」と疑心暗鬼になったりする場合があります。単に進捗状況を確認するだけではなく、やりにくさや困っていることがないかなどをこまめにヒアリングして解決するようにしましょう。
 

部下へ小まめにフィードバック

テレワークではオフラインより気軽に質問しにくいので、個人の独断で業務が進みがちです。そのため、部下の成果物や発言に対しこまめにフィードバックを出し、間違っていたら早めに修正しましょう。

また、普段から気軽に連絡が取れるよう定期的にミーティングを設定したりメンバー間のチャットで気にかけたりといった配慮も積極的に行うべきです。そのほかにも、メンバーが気軽に呟けるチャットを用意したり、簡単な日報を用意させたりとすぐにできる解決策もあります。できることから実施してみてはいかがでしょうか。
 

目標を数値化して定量的に評価

目標に定性的な評価や曖昧な指標を設定すると、たとえミーティングですり合わせしたとしてもお互いの認識違いでミスコミュニケーションが発生しやすくなります。

目標のすり合わせがしにくいテレワークでの業務では、誰もが理解できる数値で定量的に評価する必要があります。テレワークでの業務では周囲の評価やプロセスの評価より個々の成果物やパフォーマンスで実績を確認する評価体制になりやすいです。自社の目標達成のためにも、メンバー個々の評価を上げるためにも適切な目標管理が重要なのです。
 

テレワーク中のマネジメントは、いつも以上にコミュニケーションを重視しよう

オフラインで気軽にコミュニケーションが取れなくなった分、社員との関わりが減り定性的な評価がしづらくなります。今後も働き方改革の考え方から、テレワークが継続することが想定されるため、一時的ではなく体系的にマネジメントの体制を整えておく必要があるでしょう。

テレワーク中は、社員の業務を把握しモチベーションを上げるためのマネジメントが重要視されています。ツールの導入だけではなく、評価制度を見直したり、社員との個別のミーティングを増やしたりといった工夫が必要です。

また定量的な目標を共有する等してミスコミュニケーションが発生しないように注意しましょう。今マネジメント体制を整えておけば、今後もテレワークを継続する場合の基盤が整えられます。

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営業とマーケティングのオンライン化を成功させるためのリモートワーク導入ガイド

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元記事発行日: 2020年10月30日、最終更新日: 2020年10月30日

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