多くの企業がモバイルワークの導入を検討しています。移動時間を削減することで業務効率の向上が期待できるからです。

→ダウンロード: 営業とマーケティングのオンライン化を成功させるためのリモートワーク導入無料ガイド

しかしいきなり導入しては現場が混乱します。本記事ではモバイルワーク導入のメリットやデメリットを整理した上で、具体的な導入方法を説明します。

モバイルワークとは?

モバイルワークとは?

モバイルワークとは、テレワークの一形態として定義づけられていますが「テレワークと何が違うの?」「直行直帰のこと?」と、感じている方も多いのではないでしょうか。

まずは「モバイルワーク」の意味を正しく理解しておきましょう。
 

無料ガイド

営業とマーケティングのオンライン化を成功させるためのリモートワーク導入ガイド

〜チームのつながりとやる気を強化するリモートワーク戦略を学び、ビジネスとチームのオンライン化を成功させましょう〜

モバイルワークとテレワークの違い

テレワークとは「情報通信技術(ICT:Information and Communication Technology)を活用した場所や時間にとらわれない働き方」全般を指した言葉です。テレワークは企業に雇用される雇用型テレワークと、企業に雇用されない自営型のテレワークに分けられ、そこからさらにモバイルワーク含む5種類に分類されます。

〈テレワークの形態と特徴〉

労働形態 種類 特徴
テレワーク 雇用型 在宅勤務 企業などに雇用されている従業員が、終日、自宅を就業場所とする働き方
モバイルワーク 営業系の社員を中心に、移動中の車中やカフェ、顧客先などで事務処理をこなす働き方
サテライトオフィス 企業のオフィスから離れた場所に設置した、専用の就業施設での働き方
自営型 SOHO型 法人格を持った個人の小規模オフィスや自宅での働き方
在宅ワーク型 個人がIT機器を利用して請負契約にもとづいた仕事を自宅で行う働き方

ここで取り上げるモバイルワークとは、営業職など頻繁に外出する業務に携わる従業員が、モバイルツールを活用して社外で仕事する働き方を指しています。
 

モバイルワークがテレワークに先駆けて普及した理由

2020年に総務省が行った通信利用動向調査によると、日本企業のテレワーク導入率は現状で20.2%でした。

モバイルワークがテレワークに先駆けて普及した理由

一方、導入形態を見ると、テレワークを導入していた企業では、早い段階からモバイルワークを活用していたことがわかります。

モバイルワークがテレワークに先駆けて普及した理由2

モバイルワークが他の形態に先駆けて導入されたのは、企業にとって導入しやすいものだったのが大きいでしょう。なぜ導入しやすいのか、主要な理由として以下の5点が考えられます。

  • 営業先に直行する方が業務効率にもつながり、顧客と接する時間を増やすこともできる
  • テレワーク導入以前に、営業職を中心に直行直帰型の勤務形態を認めてきた企業にとっては、モバイルワークは大きな違いもなく、抵抗感が少なかった
  • モバイル機器やクラウドサービスが拡大し、ファイル管理や書類の作成が出先でも簡単に行えるようになった
  • 売上という明確な基準がある営業職では、働いている現場を見なくても評価しやすかった
  • 導入に多額のコストがかからなかったこと

テレワーク導入を検討している企業は、手始めに営業職を中心にモバイルワークを試験的に導入することから始めてみてはいかがでしょうか。
 

モバイルワークの仕組み

モバイルワーク以前から、直行直帰型の営業スタイルは一部の企業で導入されていました。しかし、出先で仕事をする場合でも実際には携帯電話を通じてのメールや電話がほとんどで、文書作成や書類整理までが可能になるのは、ICT環境が整備されるまで待たなければなりませんでした。

モバイルワーク導入には営業先からでもオフィスと同じように、安全に情報にアクセスできる環境を構築しておく必要があります。

《テレワーク・モバイルワークのために整備する必要があるシステムとツール一覧》

機能 分類 システムとツール
基本機能 ICT環境 ・リモートデスクトップ方式
・仮想デスクトップ方式
・クラウドアプリ方式
・会社のPC持ち帰り方式
端末デバイス ・シンクライアント型PC
・タブレット・スマホ
セキュリティ ・VPNソフト ・クラウドアプリ
マネジメント支援機能 労務管理機能 ・勤怠管理ツール
・人事管理・評価システム
・タスク・スケジュール管理
営業支援機能 ・CRM
・SFAツール
コミュニケーション機能 ・会議システム
・チャット
・情報共有システム

ICT環境整備にはいくつかの方式があり、現状どのような業務システムが採用されているかによって、必要な整備や導入コストは大きく変わってきます。

新規にモバイルワークから導入する場合は、低コストのクラウドアプリ方式を活用することをおすすめします。クラウドアプリを導入することで、オフィスでも外出先からでも、同じインターネット環境で作業することが可能になります。また、作業で作成したデータはクラウド上に保存されるので、他の端末からでも安全な状態でアクセスできます。

利用端末をシンクライアント型PCにしておけば、社外でノートPCを利用する場合や、また会社の持ち帰り方式であっても、安全に利用することができます。

シンクライアントとは、Thin(薄い)+Client(クライアント)という意味で、クライアント(サーバーに対しての端末側の機器)の手元で行われるのは薄い処理のみ、大部分の処理はサーバー上で行われます。データはサーバー上に保存されているため、仮にPCの盗難の被害や紛失があったとしても、情報漏洩のリスクは低く抑えることができます。

モバイルワーカーがシンクライアント型PCを入手するには、次のような方法があります。

  • オフィス内で利用しているノートPCをUSBなどによってシンクライアント化する
  • 新しく専用のシンクライアント型PCを配布する
     

モバイルワーク導入のメリット

モバイルワーク導入によって、次の3点のメリットが期待できます。

  • 顧客満足度と成約率の向上
  • オフィスコストや従業員の通勤コストの削減
  • 従業員のワークライフバランスを改善

それぞれのメリットをくわしく見ていきましょう。
 

顧客満足度と成約率の向上

モバイルワークによって通勤や移動の負担が減った結果、営業担当者はこれまで以上に顧客対応に集中することができるようになります。

商談時間を増やすことで、従来よりもきめ細かな対応が可能となり、ICTを積極的に活用した情報収集、顧客開拓、提案、商談、商品・サービスの提供など、充実した顧客対応を行うことができるようになります。その結果として「顧客満足度の向上」と「成約率の向上」が期待できます。
 

オフィスコストや従業員の通勤コストの削減

モバイルワーカーは数日に1度出勤するだけなので、オフィスコストの削減が可能になります。さらにモバイルワーカーの通勤コストも削減できます。また、非常時には在宅勤務と組み合わせることで、事業の継続も可能になります。
 

従業員のワークライフバランスの改善

直行直帰によって勤務時間が削減できるため、遠隔地勤務者にとってはワークライフバランスの改善が期待できます。また、外国でのモバイルワークも可能となるため、現地職員を採用することで、単身赴任や家族を伴った海外移住の必要がなくなります。育児期間中・介護期間中でも柔軟な働き方ができるため、工夫次第でワークライフバランスを大きく改善することができます。
 

モバイルワークで効果を上げたリコージャパンの事例

リコージャパンは2011年7月から自社の事業部700人を対象に、モバイルワークを実施しました。その結果は以下の具体的な成果となって現れました。

  • 顧客訪問件数が53%増加、 顧客訪問時間数は71%増加
  • オフィス賃料・残業代などコストが36%削減
  • 残業時間が前年比で6割減少
  • 情報ソースを関連部署全体で共有するようになり、営業プロセスが改善
  • 国内開発からグローバル開発へのシフトが進んだ
     

モバイルワークのデメリット

一方で、モバイルワークを新規導入する場合は、ICT環境整備の初期投資などのデメリットもあります。

  • モバイル対応のICT環境を構築するためのコストがかかる
  • 勤怠管理・プロジェクト管理のコストがかかる
  • セキュリティ対策のコストがかかる
  • モバイルワーカー向けの研修・教育が必要

それぞれのデメリットをくわしく見ていきましょう。
 

モバイル対応のICT環境を構築するためのコストがかかる

「PC持ち帰り方式」はもっとも安価にICT環境の構築が可能ですが、セキュリティ面では最も脆弱です。

クラウドアプリ方式を導入した場合は設備やサーバーの費用はかかりませんが、利用するアプリは月額や利用実績に応じて費用が発生します。

オフィスにある端末を遠隔操作するリモートデスクトップ方式は、無料のものを利用する場合は、別途セキュリティ対策を行う必要があります。

モバイルワーク用のモバイル端末を利用する仮想デスクトップ方式はセキュリティ面では最も安全ですが、他の方式に比べて多くのコストが必要です。
 

勤怠管理・プロジェクト管理のコストがかかる

モバイルワークを円滑に行うためには、モバイルワークに対応する勤怠管理・プロジェクト管理ツールが必要になってきます。クラウドサービスを利用すれば、毎月の利用コストがかかります。
 

セキュリティ対策のコストがかかる

セキュリティ対策には、技術面・運用面・ネットワーク面それぞれで対策を取っていく必要があります。
 

技術面でのセキュリティ対策

システムやアプリへアクセスするには、本人認証や端末認証を必ず行います。同時にHDDの暗号化や、スマホ紛失時に遠隔操作によってロックしたり削除したりする機能の導入、情報漏洩対策が施されたUSBを利用するなどの対策を取ります。
 

運用面でのセキュリティ対策

データの閲覧管理ソフトやウィルス対策ソフトを導入してセキュリティ対策を行います。特にシンクライアント型のPCに対しては、サーバーのセキュリティ対策を行っておくことが効率的です。
 

ネットワーク接続時のセキュリティ対策

モバイルワークを行う際に公衆Wi-Fiを利用しないですむように、モバイルルーターの貸与などが必要となります。
 

モバイルワーカー向けの研修・教育が必要

新規にモバイルワークを導入する場合には、通常の新人研修・教育に加えて、モバイルワーカー全体を対象にしたツールやセキュリティ面の研修・教育の必要があります。
 

モバイルワーク導入にかかる費用

モバイルワークは比較的低コストで導入することが可能です。無料ツールやクラウドツールのサブスクリプションサービスを活用することで、コストを抑えます。

《モバイルワーク環境を低コストで整えた場合の目安》

導入するシステム、ツール 内容 費用の目安(月額)
ICT環境構築 社外から会社のデータにアクセスできるようにする クラウドアプリを利用すれば初期費用は無料で導入可能
業務支援ツール CRM・SFAなどの営業支援ツール HubSpot CRMであれば無料で利用可能
勤怠管理システム 勤怠管理システムによって、遠隔地にいる従業員の勤怠を管理できるようにする KING OF TIMEなどの勤怠管理アプリを利用すれば1人当たり300円~
コミュニケーションツール 社内外の意思疎通を円滑にするためのコミュニケーションツール。Web会議、チャットツールなどが必要 10名までならGoogle Hang Outのコンシューマ版を利用すれば無料。
Slack、Chatworkなども無料版が利用可能。

 

モバイルワークの導入手順

モバイルワーク導入で効果を上げるためには、以下のステップで進んでいくことが重要です。

  1. モバイルワーク導入の推進チームの結成
  2. モバイルワーク導入の目的の明確化
  3. 実施範囲の確定
  4. モバイルワークに合わせた労務管理制度の確認・見直し
  5. モバイルワーク導入のための教育・研修
  6. ICTシステム・ツールの選択・導入
  7. セキュリティ対策
  8. 社内の合意形成

ステップごとにその内容を簡単に説明します。
 

1.モバイルワーク導入の推進チームの結成

モバイルワーク導入に向けて、計画を立て、社内の合意形成を円滑に行うために、推進チームを結成するのが理想的です。推進チームは導入の対象部門となる営業部からはもちろん、人事部門や社内システム部門、マーケティング部門など、関連部門から担当者を集める必要があります。
 

2.モバイルワーク導入の目的を明確にする

推進チームは最初にモバイルワーク導入によって、何を成し遂げたいかを明確にする必要があります。たとえば以下のような目的を設定することができます。

  • 顧客満足度を向上させたい
  • 従業員の生産性を上げたい
  • コスト削減を達成したい
  • 従業員のワークライフバランスを高めたい

具体的な目的をしぼり、目的が達成されたかどうかを測る指標を定めます。
 

3.実施範囲の確定

モバイルワークを実施する範囲を定めます。営業部全体なのか、営業部内の特定の部署なのか、何人がモバイルワークへ切り替えるのかを確定します。
 

4.モバイルワークに合わせた労務管理制度の確認・見直し

モバイルワークに合わせ、就業規則や勤怠管理、人事評価などをどのように行うか、変更する必要があれば、どのように進めていくかを確認します。
 

5.モバイルワーク導入のための教育・研修

モバイルワークを担当する従業員に対して、どのような教育や研修が必要かを洗い出します。外部リソースを利用するのか、社内人材を活用するのかなどを検討します。
 

6.ICTシステム・ツールの選択・導入

モバイルワークに向けて、ICT環境をどう変更する必要があるのかを検討します。システムを変更するのか、クラウドツールなどを活用するのかを決定します。
 

7.セキュリティ対策

技術面・運用面・ネットワーク面でセキュリティ対策をどのように行っていくかを検討します。対策に合わせて利用するツールも決定します。
 

8.社内の合意形成

ここまでの準備段階をふまえ、社内全体での合意形成を行います。トライアル期間を設ける場合は、期間についても知らせます。
 

モバイルワーク導入を失敗させないコツ

これまでモバイルワークを導入しつつも成果を出せなかった事例、導入を検討しつつも実施にまでは至らなかった事例から、最低限押さえておかなければならない重要なポイントを確認しておきましょう。

  • 最も重要と思われる目的を明確にする
  • オフィス改革と合わせて行う
  • 帰属意識を高める活動や社員教育を行う
  • 定期的に計測して問題点を洗い出す
     

最も重要と思われる目的を明確にする

モバイルワーク導入によってさまざまな効果が期待されますが、自社が導入する目的は1つに絞る必要があります。たとえば女性従業員が多く、出産・育児で離職する問題を解決したい企業であれば、「ワークライフバランス」に焦点を絞る必要があるでしょう。自社の現状に最も即した目的を設定してください。
 

オフィス改革と合わせて行う

経営陣の中には、モバイルワークの導入や改革全般に消極的な人がいるかもしれません。このような場合には、コスト効果がすぐに現れるオフィス改革と合わせて行うことで、導入に納得してもらうことができます。
 

帰属意識を高める活動や社員教育を行う

自己裁量性が高いモバイルワークは、他の従業員との関係が希薄になり、企業の一員であるという帰属意識も薄れていくデメリットもあります。

その結果、一定の経験と技能を蓄積した段階で従業員が退職し、他社に移るという事態になりかねません。そのために定期的な研修を行ったり、経験を元に後進への教育を担当してもらったりすることで、社内で信頼関係を構築できる仕組みを作ります。
 

定期的に計測して問題点を洗い出す

モバイルワーク導入による効果の検証を行い、問題点を洗い出し、PDCAサイクルを回していきます。計測のための指標づくりや計測方法についての詳細は、次の章でくわしく説明します。
 

モバイルワーク活用の注意点

モバイルワークを導入する際には、投資対効果を計測することが重要です。ここでは仮にモバイルワーク導入の目標を「顧客満足度の向上」に設定したとします。

モバイルワーク活用の注意点

「顧客満足度の向上」は3つの側面から検討することができます。

  • 顧客対応
  • 情報処理
  • 顧客満足度

測定する期間を区切り、指標ごとに数値を計測します。

この指標の数値に加えて、期間の終わりごとに収益がどれだけ増加したかを算出します。

ROI(費用対効果) = 増加した収益 ÷ モバイルワークに投資した金額 × 100

指標ごとの数値とROIによってモバイルワーク導入の評価を行います。

「コスト削減」をモバイルワークの目的として設定した場合は、以下の指標を設定することができます。

  • モバイルワーク導入によって削減できたコスト
    • オフィスコスト
    • 移動コスト
  • モバイルワーク導入によって新たに生じたコスト
    • ICTコスト
    • 教育コスト

「ワークライフバランス」を目的としてモバイルワークを導入する場合には、以下の指標を設定することができます。

  • 人材確保・維持
    • 離職率
    • 業務時間
    • 残業時間
  • 帰属意識
    • 自社に対するロイヤリティ
  • 生活の質的満足度
    • 個人生活の質的満足度
    • 家庭生活の質的満足度
    • 仕事の質的満足度

計測する指標には数値で算出できる評価ばかりでなく、「帰属意識」や「コミュニケーション」など、定量化できない質的評価もあります。質的評価に関しては、アンケートで「自由記入欄」を設けることによって、できるだけ生の声を拾っていくことが重要です。
 

計測を元に問題点の改善を行う

目的に合わせた指標を計測したら、その結果を分析し、問題点を洗い出す必要があります。期待した成果が数値となって現れないのはなぜなのかを分析し、改善策を立てます。

このトライアルの評価と改善策が本格的なモバイルワーク導入につながっていきます。
 

モバイルワークの導入で生産性を高めよう

新コロナウイルスの蔓延は、多くの人々が半ば無意識に許容してきた「働き方の矛盾」を浮かび上がらせることになりました。そのひとつが「朝出社して事務処理や資料を準備して顧客訪問を行い、帰社してから日報の記入や事務処理、事務連絡などを行って帰宅する」という働き方です。

モバイルワークを導入すれば、会議などの日程が入っている日を除けば出社する必要はありません。顧客先からオフィスへ戻る手間も省くことができます。通勤時間がなくなり、業務に集中することができれば、時間的なゆとりも生まれるでしょう。

反面、帰宅後も書類整理を行うなど、労働時間が超過してワークライフバランスをかえって崩す結果になるケースもあります。

モバイルワークが実際に企業の生産性を上げているかどうかを計測すると同時に、そこで働く従業員1人ひとりにとっての生産性の向上が達成できるような働き方になっているかどうかも計測することが重要です。

モバイルワークを通して、顧客・企業・従業員の3者がより良い成果を得られるような働き方を検討してください。

HubSpotではこの他にもマーケティングやセールスに役立つ資料を無料で公開していますので、ぜひこちらからご覧ください。

 

営業とマーケティングのオンライン化を成功させるためのリモートワーク導入ガイド

 営業とマーケティングのオンライン化を成功させるためのリモートワーク導入ガイド

元記事発行日: 2020年9月23日、最終更新日: 2020年9月25日

トピック::

テレワーク