📋 この記事の要点
- 営業の進捗管理とは、案件の状況を可視化し、営業プロセスを標準化することで、属人化を防ぎながら組織全体の成果を最大化するための仕組み。
- 進捗管理を行うことで、ボトルネックの特定や機会損失の防止、売上予測の精度向上など、営業活動のあらゆる改善につなげることができる。
- 管理項目としては「目標管理・案件管理・顧客管理・行動管理」の4つが基本であり、営業活動を多角的に分解して可視化することが重要。
- ExcelとSFAは組織規模や運用目的に応じて使い分ける必要があり、特にデータ活用やリアルタイム性を重視する場合はSFAの導入が効果的。
- 進捗管理を組織に定着させるためには、入力負荷を下げるフォーマット設計、目的の共有、データをもとにした定期的なフィードバックという3つのポイントを継続的に実践することが重要。
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営業活動のパフォーマンスを向上させるためには、顧客管理や案件管理と同じく、適切な進捗管理が大切です。現在の進捗状況を把握すると、営業マネージャーが必要に応じてアドバイスやフォローアップを実施でき、評価も適切に行えるようになります。
各担当者も自身の取り組むべきタスクや注視するべき顧客について具体的に把握できるようになるため、モチベーションが向上し、結果としてパフォーマンスの改善につながります。
一方で、営業マネージャーのなかには、チームの目標数値は定めているものの、効果的な進捗管理ができていないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。「月末に蓋を開けてみたら目標を達成できていなかった」という問題を解消するためには、徹底した進捗管理が必要です。
本記事では、営業の進捗管理の重要性やマネジメントのコツを解説します。ご紹介するテンプレートを活用すれば、いままで進捗管理表を作成した経験がない方でも容易に導入可能ですので、ぜひお役立てください。
営業の進捗管理を行う重要性
営業は見込み客や顧客とコミュニケーションをとり、自社商品の成約につなげる活動です。したがって、営業担当者は顧客の購買意欲を十分に把握した上で、顧客が求めている情報を提供しなければいけません。
各案件の進捗管理が属人化している企業も多いですが、本章ではチームとして営業進捗の管理を行うことの重要性について解説します。
進捗管理の具体的な方法を知りたい方は、次章の「【テンプレートあり】営業の進捗管理で重要な4つの項目」をご覧ください。
個人の能力に頼らず平準化するため
営業活動の成果は、担当者個人のスキルや経験に大きく左右される傾向があります。特に属人的な営業体制では、トップセールスに依存した成果構造となり、組織全体の安定性が低下する可能性があります。
例えば、進捗管理が十分に行われていない場合、各担当者がどのような基準で案件を進めているのかが可視化されず、「なぜ成果が出ているのか」「どこで案件が停滞しているのか」といったプロセスの違いを組織として把握することが難しくなります。その結果、成功パターンの横展開が進まず、個人依存の状態が継続してしまいます。
一方で、営業プロセスや進捗状況を共通の基準で管理することで、案件の進め方やボトルネックを可視化できるようになります。これにより、成果を出している担当者の行動やアプローチを分析し、チーム全体へと展開することが可能になります。
また、標準化された進捗管理は、新人や経験の浅いメンバーの早期戦力化にも寄与します。どの段階で何をすべきかが明確になるため、個人の勘や経験に依存せず、一定水準の営業活動を再現できる体制が整います。
このように、進捗管理を徹底することは、個人の能力差に依存しない安定した営業組織を構築し、チーム全体の成果を底上げするうえで重要な役割を果たします。
営業担当者の時間をより重要な業務に充てるため
進捗報告のための会議や資料を作らなくても管理できる仕組みを作ることで、営業担当者の貴重な時間を有効活用できます。
営業部門には、売上に直接つながらないような業務が多くあります。HubSpotの調査によると、営業担当者が無駄と感じる業務として『社内会議』や『社内報告業務』が毎年上位にランクインしており、営業本来のコア業務への集中を妨げていることが示されています。
ノンコア業務の削減は、業務効率の改善にとどまらず、営業担当者のモチベーション維持にもつながります。本来注力すべき顧客対応や商談に時間を充てられる環境を整えることが、チーム全体のパフォーマンス向上の土台となります。
進捗管理を実施していない組織では、営業マネージャーが各担当者の業務内容を把握するのは難しく、上記のようなノンコア業務が多数発生する可能性があります。その結果、本来であればアポ獲得や商談といったコア業務に充てられた時間が費やされてしまい、モチベーションが低下する要因にもなりえます。
質の高いマネジメントを行うため
営業管理では、目標設定や営業戦略の構築といった定量的な取り組みを実施するとともに、各担当者へのフィードバックやモチベーション管理、営業環境の整備などの定性的なマネジメントを行います。この際、営業マネージャーがリアルタイムの進捗状況を把握していなければ、適切な目標やゴールを設定できません。また、成績が伸び悩んでいる担当者への的確なアドバイスや心のケアを行うのも難しくなります。
マネジメントの質を高め、チーム全体のパフォーマンスを向上させるためには、普段から営業マネージャーが全体の進捗を把握しておくことが大切です。
機会損失を減らすため
進捗管理は、営業活動の機会損失抑制にも効果を発揮します。徹底した管理によって、全体のなかで遅れている箇所や問題点が明らかになるためです。
例えば、見込み客と商談を行い、提案内容の合意にまで至ったにもかかわらず、契約書の提出が遅れて相手の気が変わってしまうような事態は、明らかに機会損失だといえます。その際、営業マネージャーが進捗状況を把握していなければ、担当者から報告が行われるまで事態には気付けないでしょう。
一方で、機会損失が発生した時点で担当者が速やかに進捗管理表のステータスを変更していれば、営業マネージャーは早急に事態を把握し、迅速かつ的確な対処を行えます。
早いタイミングで機会損失の事実を把握するには、「管理表は必ず毎日更新する」というように、入力ルールを定めておくことが大切です。
売上予測の精度を上げるため
進捗管理は、顧客ライフサイクルに沿って初回コンタクトや商談創出、仮提案実施といった営業プロセスを明確にしたうえで、進捗率を可視化します。そして、最終的な売上目標に、進捗率をかけ合わせると売上見込み額を算出できる仕組みです。したがって売上の進捗管理の精度が高いほど売上予測の精度も高まります。
例えば、受注に至れば100万円の売上になる案件があった場合、現在の進捗率が70％だとすると、売上見込み額は70万円となります。すべての案件の売上見込み額を合計し、売上目標との差額を可視化することで、早い段階で目標達成の可否を判断できるでしょう。遅延が発生している案件に対しては、営業担当者へのヒアリングをもとに増員やフォローアップなどの早期対策を行えます。
進捗管理が徹底できていないと、達成見込みがないことに気づかないまま、長期間放置されてしまう可能性があります。
【テンプレートあり】営業の進捗管理で重要な4つの項目
営業進捗管理を行う方法として、よく用いられるのがエクセルやGoogle スプレッドシートです。これらのツールで進捗管理表を作成する場合は、次の4種類の項目を設定すると良いでしょう。
- 目標管理
- 案件管理
- 顧客管理
- 行動管理
これら4つの項目は、HubSpotが提供する無料テンプレートにも含まれています。
1. 目標管理：売上目標と達成率を可視化する
目標管理には、売上目標金額や売上見込み額、受注済み金額などの情報を記載します。チーム全体に加え、担当者別の目標や成績を可視化しておくと、営業マネージャーが個々の現状を把握しやすくなります。
また、目標に対する達成率を明記することも重要です。目標未達に終わりそうな担当者に対して、営業マネージャーがアドバイスやフォローアップを行うことで、モチベーションの向上につながります。
2. 案件管理：案件ごとの進捗・受注確度を把握する
案件管理では、案件ごとに担当者や取引先、進捗率などの情報を記載します。案件ごとの具体的な進捗状況や、担当者の状態が一目で把握できます。営業マネージャーは遅延箇所を発見次第、即座にフォローに回れるでしょう。
案件管理表の構築には、次のような項目を記載します。
- 案件名
- 現在の受注数
- 受注済み金額
- 今後の受注見込み数
- 受注見込み金額
- 現在の商談件数
- 受注率
- 進捗率
3. 顧客管理：顧客情報とステータスを一元管理する
顧客管理では、「見込み客・商談中・顧客」などの顧客情報のほか、「アポ獲得・商談見極め・条件面合意」といった現在のステータスを記載します。HubSpotのテンプレートでは、上述した案件管理と顧客管理が一体となっています。
顧客に関するあらゆる情報を一元管理することで、より優れた顧客体験を提供できるようになるでしょう。そのためにも、受注・失注理由や過去の取引履歴、クレーム・トラブルの詳細などの項目を用意しておくのも良いでしょう。
4. 行動管理：KPIを設定しボトルネックを特定する
行動管理とは、営業担当者が日々行っているタスクを可視化あるいは数値化することで、ボトルネックとなっている箇所を特定し、パフォーマンス向上につなげる方法です。上の表のようにToDo管理として情報を整理するほか、行動管理表を作成してデータ分析を行う方法があります。
営業の行動管理では、次のような指標を設定します。
- コール数
- アポイント数
- アポイント獲得率
- 新規訪問数
- 新規訪問率
- 商談数
- 商談化率
こうしたデータをKPI（目標値）として設定し、目標と実績の差異をもとに課題の抽出やアクションプランの修正を行います。
営業の進捗管理基本のステップ
営業の進捗管理は、単に案件の状況を記録するだけではなく、営業活動を可視化し、改善につなげるためのプロセスです。
ここでは、基本的な3つのステップを紹介します。
1. 業務を細分化・プロセスを数値化
まずは営業活動をプロセスごとに分解し、進捗を定量的に把握できる状態にします。
例えば、「リード獲得」「初回接触」「ヒアリング」「提案」「受注」といった形でフェーズを設定し、それぞれの段階に案件を分類します。さらに、各フェーズの件数や通過率を数値化することで、どこで案件が滞っているのかを可視化できるようになります。
2. 見込売上を算出
次に、各案件の進捗状況に応じて見込売上を算出します。例えば、受注確度の高い案件は100％、提案段階は50％といったように確度を設定し、それぞれの案件金額に掛け合わせて合計することで、現時点での売上見込みを把握できます。
これにより、月次や四半期の売上目標に対して、どの程度の達成見込みがあるのかを早い段階で判断できるようになります。
3. どこに課題があるかを探す
最後に、可視化されたデータをもとにボトルネックとなっている工程を特定します。例えば、「初回商談から提案への移行率が低い」「提案後の失注が多い」といった傾向が見えてくるため、改善すべきポイントが明確になります。
課題が特定できれば、トークスクリプトの見直しやフォロー体制の強化など、具体的な改善施策につなげることが可能です。
営業の進捗管理はExcelとSFAどちらがいいのか？
営業の進捗管理は必要最低限の項目であれば、Excelやスプレッドシートを用いて行うこともできます。ただし、事業規模やビジネスモデル、営業チームの状態によってはSFAと呼ばれる営業支援システムを導入したほうが、結果的に生産性が上がることもあります。
HubSpotが毎年実施している営業実態調査では、社内会議や社内報告業務といった営業本来の業務以外のタスクへの時間が、継続的な課題として挙げられています。
ExcelやSFAを駆使して進捗管理を行うことで、業務の無駄な時間を削減できる可能性があります。本章では、ExcelとSFAのどちらを選ぶべきか、それぞれに適した企業の特徴とあわせて解説します。
Excel管理でもよい会社の特徴
Excelを用いる場合は、具体的に以下の項目の進捗管理が行えます。
- 案件管理：受注数や商談件数、進捗率など
- 目標管理：個人目標や成績、目標達成率など
Excelで進捗管理を行うメリットとしては、多くの人が触れたことのあるツールなため教育コストが小さく済むこと、数式やマクロを一度組めば入力も簡易であることが考えられます。
しかし、運用していくうちに下記の事態に陥り、生産性が下がってしまうケースも多くあります。
- データが重くなり作業効率が低下する
- 誤操作でファイルが破損する
- 関数やマクロの組み方が複雑化し、メンテナンスができない
- 最新ファイルの特定に時間がかかる
特に共同編集する人数が多い場合や案件数が多い企業には上記のリスクが大きくなるため、適していません。
組織の規模が小さく、管理する項目が限定されている会社の場合は、ExcelやGoogle スプレッドシートでも十分に進捗管理を行えるでしょう。
SFAの導入を検討すべき会社の特徴
ファイルのメンテナンスのような事務作業を最低限にし、データにもとづいた戦略策定や意思決定を行うなら、SFA（営業支援システム）の活用をおすすめします。
SFAを用いれば、営業担当者はテンプレート通りに進捗状況を記入するだけで全案件のフェーズを可視化することができます。
SFAは表計算ソフトに比べて、データの抽出や分析が自在にでき、時間や業界、担当者といった軸で情報管理を行うことができます。営業担当者が行ったコンタクト履歴を残して共有したり、タスクにアラートを付けたり、営業組織を支援するさまざまな機能が搭載されています。
最初はExcelやスプレッドシートから始めて、限界を感じた際にSFAに切り替える企業も多くいます。データを蓄積するなら早く運用を開始するのに越したことはないので、今後事業規模を拡大させていくビジョンがあるなら、早めにSFAの導入を検討してもよいでしょう。
HubSpotのSales Hubは、パイプライン管理・案件管理・売上予測・行動管理をひとつのプラットフォームで実現するSFAです。無料のCRMと一体で動作するため、マーケティングから営業まで一元管理できます。まずは無料版からお試しください。
SFAで利用できる進捗管理の機能
SFA（営業支援システム）を活用することで、営業の進捗管理は単なる記録業務から、分析・改善までを一気通貫で行える仕組みへと進化します。
ここでは代表的な3つの機能と、その活用方法について解説します。
案件管理機能
案件管理機能は、営業進捗管理の中心となる機能です。各案件のフェーズやステータス、金額、受注確度、担当者などを一元的に管理できます。
例えば、「初回接触」「ヒアリング」「提案」「見積提出」「受注」といった営業プロセスごとに案件を分類し、現在どの段階にあるのかをリアルタイムで把握することが可能です。また、各案件の更新履歴も蓄積されるため、過去のやり取りや意思決定の経緯も簡単に確認できます。
これにより、Excelなどで発生しやすい「最新情報の反映漏れ」や「担当者ごとの管理ルールの違い」といった課題を解消し、組織全体で統一された進捗管理が実現します。
スケジュール・タスク管理機能
スケジュール・タスク管理機能では、営業活動における個々のアクションを可視化し、抜け漏れを防ぐことができます。
例えば、「見積提出期限」「フォローアップコール」「資料送付」などのタスクを案件ごとに紐づけて管理することで、対応漏れを防ぎ、商談の停滞を防止できます。また、担当者ごとのタスク量も可視化できるため、業務負荷の偏りを調整することも可能です。
さらに、リマインド機能を活用すれば、重要なアクションの実行タイミングを自動的に通知できるため、営業担当者は本来の商談や提案活動に集中しやすくなります。
データ分析による売上予測機能
SFAの大きな特徴の一つが、蓄積された営業データをもとに売上予測を行える点です。
各案件の進捗状況や受注確度、過去の成約率などをもとに、将来の売上見込みを自動で算出することができます。これにより、月次・四半期単位での売上予測の精度が大幅に向上します。
例えば、提案段階の案件は50％、見積提出後は80％といった形で確度を設定し、案件ごとの金額に掛け合わせることで、現時点での売上見込みをリアルタイムに把握できます。
また、ダッシュボード機能を活用すれば、目標に対する進捗状況や不足額も一目で確認できるため、早い段階でのリソース配分や重点フォローの判断が可能になります。
営業進捗の管理を組織に浸透させる3つのポイント
進捗管理は、ツールを導入して作業の効率化をはかることも大切ですが、まずは営業チームが成長を実感できるような仕組み構築から始めましょう。
次の3つの方法をもとに仕組みを作り、進捗管理を組織に浸透させることが重要です。
1. 時間をかけずに入力できるフォーマットを作る
進捗管理表のフォーマットを作成する際は、入力の負担を軽減できる配慮を行いましょう。すべての項目が自由記述式になっていると、入力作業を苦痛に感じてしまい、時間がかかる結果、誰も利用しなくなる可能性があります。
SFAでは、各項目が選択式になっているケースが多く、入力作業の負担を抑えられます。エクセルの場合は、フォーマット作成時に入力すべき項目を複数ピックアップし、ドロップダウンリストにまとめておくと良いでしょう。
2. 進捗管理をする目的を浸透させる
明確な目的が定められていない状態で進捗管理を進めると、入力作業がルーティンワークとなってしまいます。その結果、営業担当者は項目を埋めるだけ、上司は確認するだけに終始し、チームのパフォーマンス向上にはつながりません。
営業チームのパフォーマンスを向上させるという進捗管理の目的を浸透させるには、各担当者に自分事としての認識を深めてもらう工夫が必要です。例えば、進捗状況をもとに担当者別に営業成績を可視化し、個別にフィードバックやアドバイスを行うことで、自身が全体のパフォーマンス向上に寄与していることを実感してもらいやすくなるでしょう。
3. フィードバックを行う
フィードバックは、営業担当者のモチベーション向上にも効果的です。たとえ日々の進捗状況や営業活動の現状などの情報を真面目に更新していても、マネージャーからリアクションがなければやる気を失ってしまいます。
進捗管理表は、あくまで現状を把握するための手段にすぎません。ときには口頭で、各担当者が置かれている状況や悩みを聞き取り、フィードバックやアドバイスを行いましょう。ツールを使っているからといって満足せず、コミュニケーション不足にならないよう注意が必要です。
【Q&A】営業の進捗管理についてよくある質問
営業の進捗管理を行う重要性について、よくある質問をまとめました。
Q1. なぜ営業の進捗管理は重要なのですか？
営業の進捗管理は、案件の状況を可視化し、チーム全体のパフォーマンスを安定させるために重要です。
進捗を把握することで、営業マネージャーは適切なタイミングでフォローやアドバイスを行うことができ、結果として目標達成の確度が高まります。また、担当者自身も優先すべき業務や課題を明確に把握できるため、個人・組織の両面で成果向上につながります。
Q2. 進捗管理ができていないと、どのような問題が起こりますか？
進捗管理が不十分な場合、営業活動が属人化し、成果のばらつきが大きくなります。また、案件の遅延や停滞に気づくのが遅れ、機会損失につながる可能性もあります。
さらに、月末になって初めて未達成が判明するなど、売上予測の精度低下や戦略修正の遅れといった問題も発生します。
Q3. 営業の進捗管理ではどのような項目を管理すべきですか？
一般的には「目標管理」「案件管理」「顧客管理」「行動管理」の4つが基本項目です。
目標管理では売上目標や達成率、案件管理では進捗率や受注確度、顧客管理ではステータスや履歴、行動管理ではコール数や商談数などのKPIを管理します。これらを組み合わせることで、営業活動全体を多角的に可視化できます。
Q4. ExcelとSFAはどのように使い分けるべきですか？
小規模な組織や管理項目が限定されている場合はExcelでも進捗管理は可能です。一方で、案件数が多い組織や複数メンバーで運用する場合は、データの更新漏れや管理負荷の問題が発生しやすくなります。
そのため、リアルタイムでの情報共有や分析を重視する場合はSFAの導入が適しています。
Q5. 進捗管理を組織に定着させるにはどうすればよいですか？
進捗管理を定着させるためには、「入力負荷の軽減」「目的の共有」「フィードバック」の3点が重要です。
入力しやすいフォーマットを用意し、なぜ管理するのかをチームに浸透させることで運用が習慣化します。また、管理データをもとにした定期的なフィードバックを行うことで、進捗管理が単なる作業ではなく成果改善につながる仕組みとして機能します。
進捗管理を徹底して、パフォーマンスを向上させ続けられる営業チームを構築しよう
営業の進捗管理は、案件状況の可視化だけでなく、営業プロセスの標準化や売上予測の精度向上、機会損失の防止など、営業組織の成果を底上げするための基盤となる仕組みであることをご紹介しました。
営業の進捗管理を効果的に機能させるためには、次のようなポイントが重要です。
- 営業活動をフェーズごとに整理し、目標・案件・顧客・行動を一体で管理する
- 売上見込みを確度ベースで算出し、全体の進捗状況を定量的に把握する
- ExcelとSFAの特性を理解し、組織規模や成長段階に応じて使い分ける
- 入力負荷を下げる設計とフィードバック運用により、現場に定着させる
- データを単なる記録ではなく、改善アクションにつなげる仕組みにする
進捗管理は、ツールを導入すれば完成するものではなく、営業組織全体で目的を共有し、データを継続的に活用することで初めて機能する仕組みです。
HubSpotのSales Hubは、パイプライン管理・案件管理・売上予測・行動管理をひとつのプラットフォームで実現するSFAです。無料のCRMと一体で動作するため、マーケティング部門との情報共有も一元管理でスムーズに行えます。
Excelから段階的に移行することも可能です。
