SFAの代表的な機能10選｜基本機能と便利機能ごとに特徴を解説

📋 この記事の要点

• SFAの機能は「基本機能（情報の集約）」と「便利機能（データの加工・自動化）」の2層構造で成り立っており、便利機能はデータが蓄積されて初めて効果を発揮する
• 便利機能やAI活用は、基本機能で正確なデータが蓄積されて真価を発揮する
• ツール選定時は機能の多さよりも、自社の営業課題を解決できるかを重視すべき
• データ分断を防ぐため、CRMと連携し顧客情報を一元管理できるかを確認することが重要
• 導入成功の鍵は、現場がストレスなく入力を続けられ、組織全体で活用できる仕組み作り

この記事は12分で読めます

SFA（営業支援システム）は、営業活動に関する情報を一元管理し、業務を効率化するためのツールです。案件や商談の情報を1つのシステムにまとめられるため、入力にかかる手間を削減し、情報が担当者ごとに閉じてしまう状態を防ぎやすくなります。

一方で、SFAの導入を検討する際には次のような疑問や悩みを抱えがちです。

• 製品ごとに機能が多く、どれを選べばよいかわからない
• 本当に自社の営業課題を解決できるのかイメージが湧かない

こうした疑問を解消するには、まず機能の全体像を把握することが近道です。具体的な機能を知ることで必要な範囲が明確になり、自社に最適なSFAを選びやすくなります。

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本記事では、SFAの代表的な機能を基本機能5つと便利機能5つに分けて解説します。あわせて、近年広がるAIによる支援機能と、自社に必要な機能を選ぶための視点も紹介します。

SFAの基本機能は、営業活動で発生する情報を1か所に集約するものです。多くの製品に共通して搭載されており、Excelや日報による分散管理を置き換える役割を担います。

リード管理機能

リード管理とは、見込み客に関する情報を管理する機能のことです。会社名、住所、電話番号といった項目を記録します。名刺管理ツールと連携すれば、名刺情報をそのままSFAへ登録できます。

1か所にまとめられる情報は、次の通りです。

• 見込み客や顧客の属性
• コンタクト情報
• 取引履歴
• 行動履歴
• 過去の問い合わせ内容

同じ画面で見込み客や顧客の情報を参照できるため、担当者が不在のときもスムーズに対応できるのが利点です。また、異動や退職によって担当が変わった場合も、それまでの経緯を引き継げます。

案件管理機能

案件管理とは、案件ごとの情報をデータベース上に蓄積する機能のことです。取引情報をリアルタイムで把握でき、状況に応じて各担当者をフォローできます。作成に手間のかかる営業日報の代替として運用する方法もあります。

各案件のデータには、次のような情報が含まれます。

• 取引先名
• 担当者名
• 取引内容（提案する商品やサービス）
• 登録日、クローズ日
• ステータス（提案中、受注、失注など）
• 受注予定額
• 受注確度

項目をカスタマイズできる製品もあり、自社の営業プロセスに合わせて設計できます。停滞している案件を早い段階で見つけられるため、フォローの優先順位も判断しやすくなります。

商談管理機能

商談管理とは、商談単位の情報を管理する機能のことです。下記のような情報を記録します。

• 取引先名
• 担当者名
• 商談日
• 商談履歴
• 提案金額
• 受注金額

案件管理が営業活動全体の流れを追うのに対し、商談管理は商談ごとのプロセスを詳しく残します。過去の商談内容をさかのぼれるため、失注の原因を特定できるのが特長です。受注につながった進め方を、チーム内で共有する使い方もあります。

また、蓄積した記録は、新任担当者の育成資料としても活用できます。

活動管理（パイプライン管理）機能

活動管理（パイプライン管理）とは、アプローチ開始からクローズまでの流れをパイプライン状に可視化する機能のことです。ヒアリング、提案、見積提示といったフェーズごとに、取引先名や担当者名、見積金額が記録されます。

各担当者の商談がどの段階にあるかを、一連のプロセスとして把握できます。活動履歴が蓄積されるため、どのフェーズで案件が滞りやすいかも見えてくるでしょう。改善の対象を特定する材料として役立ちます。

タスク管理機能

タスク管理とは、担当者ごとのタスクを1つのスケジュールに集約する機能のことです。一覧形式で、下記のような情報を記録できます。

• ステータス
• タスクの内容
• 担当者
• 期限
• 関連する取引先

期限や担当者による絞り込みができるツールであれば、当日が期限のタスクや、期限を過ぎたタスクだけを表示して確認できます。

各タスクは顧客情報や案件と紐づけて登録でき、チーム全体の状況を共通の画面で確認できるため、対応漏れに早く気づけます。また、業務量の偏りも可視化されるため、人員配置の調整にも活用できます。

SFAの便利機能は、基本機能で蓄積したデータを加工したり、定型作業を自動処理したりする機能です。製品によって搭載範囲の差が大きい領域でもあります。

レポート・ダッシュボード機能

レポート・ダッシュボード機能とは、蓄積したデータを組み合わせて集計・可視化する機能のことです。受注金額の推移や、担当者ごとの商談化率などをグラフで整理できます。データを入力するたびにレポートが自動で更新されるため、月次の集計にかかる手作業を減らせます。

また、作成したレポートは、ダッシュボード上に並べて表示が可能です。レイアウトを調整すれば、予実確認用や案件確認用といった目的別の画面を用意できます。

売上予測機能（フォーキャスト）

売上予測（フォーキャスト）とは、蓄積したデータから将来の売上高を算出する機能のことです。受注予定額と受注確度をもとに予測するのが基本で、部門別や担当者別の軸でも確認できます。

予想売上の大きい案件を特定できるため、フォローの頻度や体制を判断する材料になります。

書類作成機能

書類作成機能とは、日報や週報、見積書などをテンプレートから作成する機能のことです。日報や週報、見積書などを作成できる製品もあり、ひな形を一から用意する必要がなくなります。

作成した書類はシステム上に蓄積され、検索やレポートへの添付にも使えます。書類作成の負担が減った分、提案準備や顧客対応に時間を配分しやすくなるでしょう。

ワークフロー機能

ワークフロー機能とは、あらかじめ設定した手順にもとづいて定型作業を自動処理する機能のことです。「シナリオ」と呼ばれる条件と動作の組み合わせを登録して運用します。

例えば、次のような流れです。

1. 案件ステータスが「提案中」に変わったら、担当者宛でフォロー用タスクを作成
2. 受注確度が設定した値を超えたら上司へ通知
3. 案件が受注に至ったら、担当者へタスクを割り当て
4. 商談の記録が一定期間更新されなかったら、担当者にリマインドを送信

処理する内容は人があらかじめ設計し、条件の判定と実行をシステムが担います。こうした仕組み化により、入力漏れや対応の遅れを減らすことができ、担当者の負担軽減につながります。

他システムとの連携機能

SFAは、下記のような外部システムとの連携も可能です。システム連携ができれば、蓄積したデータを部門間で共有・分析できます。

なかでも重要なのが、CRM（顧客関係管理）との連携です。SFAが「案件や商談の進捗」を管理するのに対し、CRMは「顧客の属性情報や過去のやり取り」を一元管理する基盤です。これらを連携させることで、営業担当者は単なる案件情報だけでなく、顧客の全体像や過去の問い合わせ内容までを営業画面上で把握できるようになります。

CRMを中心としてデータを統合することで、マーケティングからサポートまで部門の垣根を超えた一貫性のある対応が可能になり、今後のAI活用においても欠かせない「正確な顧客データ」の土台となります。

連携できるシステムや連携方法、対応範囲などは製品ごとに異なるため、公式サイトで確認しましょう。

なお、HubSpotのようにCRMを基盤としたSFAでは、顧客情報と営業データを同一プラットフォームで管理しやすくなります。

最近のSFAでは、AI技術を活用して営業活動を支援する機能も増えています。

AIによる要約機能

AIによる要約は、商談の議事録や通話記録、顧客とのメールのやり取りといった膨大な情報を、自動で要約する機能です。この機能により、営業担当者は細かな履歴をすべて読み込む手間が省け、案件の背景や状況を簡単に把握できるようになります。

例えばHubSpotは、AIが過去の取引履歴や商談内容を自動で要約し、CRMの画面上に重要な情報を提示することで、効率的な営業活動を支援します。

なお、AIが提示する内容は参照できるデータの精度に左右されるため、日々の商談記録やコンタクト情報をSFAに蓄積し、データを整えておくことが重要です。

AIエージェントによる業務の自動化機能

AIエージェントとは、特定の営業プロセスを自律的に代行・支援する機能のことです。 SFA製品の中には、このAIエージェント機能を搭載したものも登場しています。

例えばHubSpotは、見込み客の調査とアプローチまでを自動化する案件創出エージェントを提供しています。CRM上の顧客データやWebサイトの行動履歴を参照し、優先度の高い見込み客を自動で提示します。企業ごとの情報をもとにアプローチ内容の下書きまで作成するため、担当者は内容を確認して調整するだけで送信可能です。

機能の全体像を把握したら、次は自社に必要な範囲を絞り込む段階です。絞り込みの軸は4つあります。

• 課題からの逆算
• 現場での運用のしやすさ
• データ連携の範囲
• 将来の拡張性

解決したい課題から逆算した際に必要な機能は何か

必要な機能は、現状の課題から選ぶことが大切です。まずは、営業業務のなかで時間がかかっている作業を洗い出しましょう。

課題が複数ある場合は、優先度に応じて「必須要件」と「任意要件」に分けて整理します。

現場が入力しやすく、運用が続く仕組みにできるか

SFAの効果は、蓄積されるデータの量と正確さに左右されます。

確認したい点は、次の通りです。

• 入力項目が現場の負担にならない量に収まっているか
• 普段使っているメールやカレンダーと連携できるか
• モバイルから記録を残せるか
• 検索や画面遷移がわかりやすいか

無料プランや試用期間を活用し、実際に商談を担当するメンバーが操作すると、導入後の想定と実態のずれを防ぎやすくなります。

データが分断されない環境を構築できるか

SFAに蓄積したデータを他部門でも使えるかどうかは、導入後の活用範囲を大きく左右します。営業部門だけで完結する運用では、マーケティングやカスタマーサービスが持つ顧客情報とつながりません。

確認したい点は、次の点です。

• CRMの機能を内包しているか、あるいは外部のCRMと連携できるか
• マーケティングやカスタマーサービスの担当者が同じ顧客情報を参照できるか
• 連携時にデータの重複や表記の揺れが起きない設計になっているか
• 部門ごとに閲覧できる範囲を設定できるか

部門をまたいで同じ顧客情報を参照できる状態は、AI機能の精度にも影響します。参照できるデータの範囲が広いほど、AIが提示する内容も具体的になりやすくなります。

組織の成長に合わせて拡張できるか

導入時点で必要な機能と、数年後に必要になる機能は同じとは限りません。利用人数の増加や、前述した他部門への展開なども想定して選びましょう。

後から機能を追加できる製品であれば、必要になった段階で範囲を広げられます。利用人数が増えたときの料金体系や、権限設定の柔軟性も確認しておきたい点です。

SFAの機能は、営業情報を集約する「基本機能」と、作業を自動化・分析する「便利機能」に大別されます。便利機能の効果は、基本機能で正確なデータが蓄積されてこそ発揮されるものです。また、近年増えているAIによる支援機能も、商談履歴などの正確なデータが土台となって初めて力を発揮します。

そのため、ツール選定においては「機能の多さ」だけでなく、「自社の課題解決に必要な機能が揃っているか」「データが分断されず、CRM等と連携して現場で継続運用できるか」といった視点も重要です。営業情報をCRMと統合し、蓄積したデータを組織全体で有効活用できる環境を整えることこそが、営業効率を高め成果を最大化させる鍵となります。

HubSpotのSales Hubは、CRMを基盤としたAI搭載の営業支援ソフトウェアです。本記事で紹介した基本機能や便利機能を備えており、データの蓄積からAI活用までを一つの環境でシームレスに行える点が特徴です。無料プラン（2ユーザーまで）から手軽に開始でき、組織の成長やフェーズの変化に合わせて柔軟に機能を拡張していくことができます。

SFAは、ExcelやCRMの代わりになりますか？

Excelでも記録は残せますが、複数人での同時更新や履歴の追跡、自動集計には向きません。また、CRMは顧客との関係性を管理するツールであり、案件の進捗や商談プロセスの管理はSFAが担う領域です。両方の機能を備えた製品もあるため、重複する範囲を確認したうえで選ぶと判断しやすくなります。

すべての機能を最初から使う必要はありますか？

必要はありません。一度に全機能を展開すると入力負担が増え、定着しない要因になります。まずは課題に直結する機能から運用を始めることで、入力負担を抑えながら定着しやすくなります。

SFAの基本機能と便利機能の違いは何ですか？

基本機能は、リード・案件・商談・活動・タスクの情報を1か所に集約するものです。多くのSFAで提供されている代表的な機能で、Excelや日報による分散管理を置き換える役割を担います。便利機能は、基本機能で蓄積したデータを加工・自動処理するもので、レポート・売上予測・書類作成・ワークフロー・システム連携が代表例です。便利機能は基本機能に正確なデータが蓄積されて初めて効果を発揮します。

SFAのAI機能は何ができますか？

主に2種類あります。1つ目は要約機能で、商談の議事録や通話記録・メールのやり取りを自動で要約し、案件の背景を効率的に把握できます。2つ目はAIエージェントによる業務自動化で、見込み客の調査やアプローチ文面の下書き作成などを自律的に処理します。いずれもSFAに蓄積されたデータの精度に効果が左右されます。