中小企業に最適な８種類の重要な営業ツール

私の祖父は自ら事業を立ち上げ経営をしており、子供の頃から事業を継続する大変さや面白さについて見て育ちました。そのなかで、優れた道具、今で言えばツールを選んで使用することが、ビジネスの成功を大きく左右することも知りました。

事業の経営者の多くは時間に追われ、資金や人手が足りず苦労しています。ですから、仕事の時間や手間を省けるツールであれば何でも、収益の増加（およびストレスの軽減）に役立つと思います。

この記事では、中堅小規模の事業を経営されている方のために、生産性および成果を飛躍的に向上させる9種類のツールをご紹介します。

中堅小規模事業向け営業活動管理ツール

CRM

CRMシステムを使用して営業機会をトラッキングすることは、現状を正確に把握するために非常に重要です。CRMにはコンタクトやその情報（Eメールアドレス、電話番号、ウェブサイトなど）をすべて記録するだけでなく、コンタクトと交わしたすべてのやり取りも記録しておくことができます。

たとえば、前回対話したのはいつで、最初に会話したのはいつか、それは電話だったか、それともEメールか、何について話したか、以前に製品を購入したことがあるか、ウェブサイトを何回訪問し、どのページを閲覧したか、どのEメールを開封し、そこに含まれるどのリンクをクリックしたか、などを、簡単にチェックすることができます。

しかも、これらのデータの記録はすべて自動で行われるため、ユーザーは指一本動かす必要がありません。何か一つだけツールを導入するなら、迷わずCRMを選びましょう。

ドキュメントツール

署名を電子的に送受信するためのソフトウェアも、中堅小規模事業では重要です。これを利用すると、提案書や契約書の送信が非常に簡単に行えます。また、顧客がそれを確認する時間も大幅に短縮されるため、支払いまでの期間が短くなることも期待できます。ドキュサインなどのサービスを用いると業務効率が上がることは間違いありません。

中堅小規模事業向け事業管理ツール

在庫および受注管理ソフトウェア

物的な製品を販売している企業では、在庫管理や受注管理のソフトウェアを使用し、在庫の数や受注、発注、倉庫の情報についてトラッキングする必要があります。ほとんどの製品に以下が含まれています。

• 伝票発行： バーコードシステムをセットアップし、在庫の量を常に把握しておくことができます。
• 再発注アラート： 在庫が少なくなったときにアラートを受け取り、在庫切れを未然に防ぐことができます。
• レポート機能： 収益の高い製品や、現在の在庫価値や、週別（あるいは月別、四半期別）の売上高などを確認することができます。

スモールビジネスの方には、CROSSMALLなどが選択肢として確実だと思います。

請求書作成ソフトウェア

会計ツールや請求書作成ツールを使用すると、請求処理にかける手間を大幅に減らすことができます。請求書をごく簡単に作成できるMakeleapsなどのツールでは、請求書のテンプレートを作成し、ロゴを追加して、顧客ごとに編集しながら使用したりすることが可能です。また、売上レポートや入金管理などを簡単に行え、価格帯もバリエーションに富み面倒な請求処理から解放されます。

中堅小規模事業向けコミュニケーションツール

調査ツール

私が知り合った経営者たちは、顧客について詳しく知ることに本当に熱心だと思います。その理由は、満足度の高い顧客が特定できれば、その人たちに自社を推薦してもらえたり、お得意様になってもらえたりするからです。

逆に、満足度の低い顧客を特定できれば、不満が大きくなる前に（できればSNSで悪い評価を受ける前に）状況を改善することができるでしょう。それだけではありません。顧客について深く理解することは、営業活動においてもマーケティング活動においても、何よりも重要です。

SurveyMonkeyなどの簡単なツールを使用すれば（HubSpotに統合されています）、本格的なアンケート調査を、誰でも簡単に作成することができます。製品を購入した人にアンケートをお願いし、感想を聞かせてもらうとよいと思います。あるいは、プロスペクトや見込み客や社員へのアンケート作成にも便利です。

動画プラットフォーム

私はよくお客様や見込み客、同僚に動画を送ります（仕事上の動画です）。それによって、非常に親しみのこもったメッセージを伝えられるだけでなく、自社を強く印象付けることができるからです。経営者の場合は特に、動画を送ることでビジネスだけの付き合いではないことを、相手にアピールできると思います。

例えば、部下や同僚が多くいらっしゃる方であれば、共有事項を動画でPC内蔵のカメラで撮影をし、メールなどに添付して送る、などすると業務効率も圧倒的に改善をします。

WistiaによるSoapboxも無料のツールで、本動画もこのツールを用いて撮影しています（英語ですが、クロムブラウザにワンクリックでインストールできます）。

中堅小規模事業向け営業生産性ツール

ミーティングアプリ

ミーティングツールを使えば、クライアント、ベンダー、パートナー、あるいは弁護士や会計士との面談のスケジュールを、貴重な時間を一切無駄にすることなく立てることができます。基本的には公開用のカレンダーを作成するツールで、スケジュールの空いた時間を人々に知らせるために使用します。

リンクをクリックするとスケジュールが表示され、その画面から直接面談の予約を入れることができます。面談の予定は自分個人のカレンダーに自動で入力されるため、何も操作する必要はありません。このツールでお勧めしたいのはHubSpot Meetingsです。HubSpot MeetingsはSales Freeに含まれております（ご利用になられたい方はこちらから無料CRMにお申し込みください。そちらからご利用になれます）。

Eメール管理ツール

Eメールは営業活動において絶対に欠かせないツールです。受信者の行動（メールを開封した日時や、リンクをクリックしたかどうかなど）をトラッキングするなど、Eメールの機能が各種ツールで拡張されていなければ、有益なデータを入手することができません。

メールの受信者がメッセージを読んでから数時間以内という、まだメールの内容が頭に残っているうちに、フォローアップのメールを送ることが非常に大切です。

HubSpot SalesのようなEメールツールであれば、メール送信のスケジュールを作成することもできます。たとえば見込み客に朝7時半（会社に到着する時間）にメールを送信したい場合、その時間にスケジュールをセットしておけば、通勤中であってもメールを自動で送信することができます。

あるいは、自分自身にリマインダーを送信するスケジュールを作成することもできます。たとえば見込み客からの応答を待っている場合に、3日おきに応答をチェックするよう、自動で通知を送ることができます（ご利用になられたい方はこちらから無料CRMにお申し込みください。そちらからご利用になれます）。

たとえドラえもんであろうと、四次元ポケットがなければ何もすることはできません。ビジネスをできるだけ早く成長させたいなら、それなりのツールが必要です。この記事でご紹介した８種類のツールを活用し、素晴らしい効果を目の当たりにしてください。