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2017年10月27日

必ずEメールを開封してもらうための10のテクニック

執筆者: | @

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強い影響力をもつ業界人と関係を築き、その関係をお互いに有益なものに高めていくことはマーケティング担当者にとって非常に重要です。

新しい知見をもつ業界人を探し出し、自分の見込み客層に紹介する活動を続けています(つまり...極度に多忙な人達に多くのEメールを送信し、どうにかしてコミュニケーションをとり始める、ということをしてきました)。

数年間ほど苦労したのち、私は超多忙な人にメールを送り、返信をもらうため方法を確立しました。その結果、各界の著名人と支障なく連絡が取れるまでなりました。

その道のりは簡単ではありませんでした。実際、私が自分のブログで記事を投稿し、コミュニティを形成したのちに、多くの人から意見を頂戴するまでは、自分のメールが相手にきちんと届いていないことに気付いてもいなかったのです。

何百というメールを送信し、気の遠くなるような時間を費やして努力を重ねた結果、極度に多忙な人に対してEメールを作成し、返答を受け取るために必要なテクニックを、私はやっと会得することができました。

今回はその重要な10のテクニックを皆さんにご紹介したいと思います。

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Eメールを開封してもらう10のテクニック

1)リサーチをする

メールを送信する相手のことを勝手に想像するのではなく、どのような人で、何に興味を持っているか、自分と共通する点はないか、仕事以外でどのような趣味を持っているかなどを、時間をかけて調査してください。そうすることで、相手とつながりを持てる(つまり、受信箱にある大量のメールの中から自分を見つけてもらえる)チャンスが大幅に拡大します。

相手がTwitter、Facebook、Instagram、個人ブログ、あるいはインターネットで公開されたその他の記事で何をシェアし、どのように話しているかを詳しく調べましょう。

そして、入手した情報を利用して、読み手の興味を惹くメッセージを作成してください。

2)件名を完璧にする

件名についてはシンプルであることが求められるので、あまり考え過ぎない方がよいかもしれません。

ただし、スパムと間違えられたり、誤解を招くようなものは避けてください。「必ず読んでいただきたい記事とその5つの理由」や「【最重要】本日中のご決断が必要です」のような件名では、メールを開封させるために騙そうとしている印象を受信者に与えてしまうため、返事をもらえる可能性はほとんどありません。

好奇心をくすぐり、今すぐ中を見たいと思わせるような、あるいは受信者にとってのメリットを明確に示すような件名を考えてください。以下に私が自身の最新ブログ記事を紹介したり、相手を記事で紹介させてもらったりするためのメールで非常に効果が高かった例をいくつか紹介します。

  • 私の記事で紹介した○○様に関する話題
  • 御社の○○をテーマとした記事へのリンクについて
  • (私と同じ)愛犬家の○○様にお聞きしたい簡単な質問

件名を作成する際には、受信者の心を動かす方法を見つけられるかどうかが、成功の鍵を握ると思います。そこで重要になるのが、先ほど説明した受信者のリサーチです。

たとえば相手の人がSNSで飼い犬の写真を何度も投稿しているなど、個人的な興味の対象を調べて、その情報を件名に取り入れることができれば、相手におや?と思わせることができるでしょう。

メールの件名で受信者を自然と笑顔にすることができれば、目標の半分は達成したと考えてよいと思います。

3)開封するべき理由を示す

相手に送りたいメッセージの内容が、受信者にとって間違いなく重要なものでないなら、そのメールを本当に送信するべきかどうか、立ち止まって一度考え直すようにしてください。メールの内容に興味を持ってもらうために、まずは自分がメッセージを送っている理由を、相手に明確に伝える必要があるはずです。

たとえば、次回のブログ記事に掲載するコメントを、業界に強い影響力をもつ人にお願いするためにメールを送信するのであれば、その人がコメントを提供することに何のメリットがあるのか、そしてコメントを掲載する側にどのような価値が得られるかを、メールの冒頭で明確に説明する必要があります。

それを読んで相手が納得すれば、喜んでコメントを送ってくれるはずです。「○○様の[記事のトピック]に関する最新の記事を拝見し、その素晴らしさに非常に驚きました。そのテーマを引き継いで私も記事を作成したいと思いますので、○○様から貴重なメッセージを一言いただけますでしょうか」などのように伝えてみてください。

4)自分を知ってもらう

知らない誰かと新たにつながりを持ちたい場合、当然ながら、自分に興味を持ってもらい、進んで手助けしたいという気持ちになってもらえることをまずは目指しますが、それには最初に、自分が相手に対して強い関心を持っていることをアピールする必要があります。

「関心は勝ち取るもの」とよく言われます。これについては何度となくさまざまな議論がなされていますが、いずれにしても、誰かを口説き落とすための最善の方法は、その人との関係を自分がどれだけ熱望しているかを伝えることです。

メールを送る相手についてリサーチする際、自分とのあいだに何か共通点(できれば意外なものがよいでしょう)がないか注意してみてください。これは関係を始めるための話題作りのために有効です。

地元が同じでないか、出身校が同じまたは近くではなかったか、同じ専門家協会に所属していないか、業界のカンファレンスに偶然一緒に出席していなかったか、あるいは共通の友人はいないか、などを調べてみましょう。

些細なことに思えるかもしれませんが、共通の趣味を見つけるだけでも、関係を持とうとして始める大切な会話において、思いもよらないほど役に立つことがあります。

5)自分に好意を持ってもらう

当然と言えば当然ですが、深い付き合いがあるわけでもない人に何らかの作業をお願いするのですから、自分に好意を持ってもらわなくては何も始まりません。相手の身になって想像してみてください。

超多忙な人たちは、何かしらの依頼や要求が書かれたメールを数え切れないほど処理するために、毎日相当な時間を割かなくてはなりません。そのような状況で、どうすれば自分のメールに好感を持ってもらうことができるでしょうか。

私の場合は、送信するメールに必ず、相手が最近公開した記事に対する感想を含めるようにしています。この方法で、単に軽い気持ちでメールを送ったわけではないと相手に伝え、反応をもらえる可能性を高めることができます。

また、相手に対する思いやりの気持ちを表現することも、メールの好感度を上げるために非常に有効です。貴重な時間を割いてメールを読んでくれていることへの感謝を、親しみを込めた言葉で丁寧に伝え、相手がどれくらい忙しいか理解していることを表現しましょう。それによって非常に良い関係が築けると思います。

好感度の高いメールを作成するヒントを知りたい方に、こちらのブログ記事をお勧めします。

6)お互いに助け合う

メールの送信ボタンをクリックする前に、そのメールが相手にどのような価値を提供するかを、一度じっくりと考えてみてください。こちらから何かをお願いしたり、ビジネスチャンスを伺ったり、長期にわたって関係を持つことを求めたりする目的でメールを送るのであれば、まずは何か価値のあるものを、こちらから差し出す必要があると思います。

何かを依頼する目的があってメールを送るとき、このことを思い出してください。たとえば自分が書いたブログ記事をシェアしてもらいたい場合、そのメールに応答し、記事がシェアされる可能性を高めるにはどうすればよいでしょうか。

相手にその気になってもらうために、その人が作成した関連の高いコンテンツに自分の記事からリンクを張り、印象に残るメッセージを紹介しましょう。あるいは、その人が有益な情報を常に提供していることを、自分の記事で紹介してもよいと思います。そして、それをメールで相手に伝えれば、自分の記事をシェアしてもらえる可能性を大幅に高めることができるはずです。

7)”権威性”を示す

誰しもそうだと思いますが、私たちは権威の高い人に引き寄せられる傾向があります。だからこそ、ブログ記事に業界で有名な人のエピソードを伝えるだけで、パフォーマンスが非常に高くなるのです。

もちろん、メールで自分の自慢話をしなさいというのではありません。それよりも自らの実績を紹介しましょう。たとえば、メールを送る相手にコメントをもらいたいと思っているブログ記事が、何かしらの権威あるウェブサイトで公開されるのであれば、そのことを必ず相手に伝える必要があります。

著名な出版社や業界のブログに記事を提供している場合は、メールの署名の部分でそれを紹介しましょう。あるいは、フォロワー数が非常に多いSNSのアカウントがあったり、自分の作品をウェブサイトで紹介している場合は、署名の部分にそのリンクも含めてください。

8)相手に合わせて文体を調整する

相手が好む文体で記事を書きましょう、というアドバイスをよく耳にしますが、それと同じことが、多忙な人にメールを送信する場合にも当てはまります。

受信者にとって望ましい形式でメールを書きましょう。まだよく知らない人が相手だと難しいかもしれませんが、その人がSNSで投稿しているコメントや記事の形式を調べれば、良いヒントになるはずです。

絵文字や疑問符、感嘆符、あるいは俗語なども、使い方によっては相手に親近感を与える効果があるでしょう。ですが、使い方を間違えるとメールを一瞬にして削除されることにもなりかねません。ですから、最初のメールでは極端な表現は使わず、相手のスタイルに合わせて徐々に調整していくのがよいと思います。

9)具体的に話す

私は企業や彼らにメールで連絡を取る際、依頼する内容を明確に、かつ具体的に説明することに最大限の注意を払います。

ある程度お互い理解し、それなりの関係を築いた相手であっても、多忙な人はメールの目的を理解するために時間を消費したいとは思わないことを、確実に頭に入れておく必要があります。

また、返事をもらいやすくするために、一文を見ただけで何の依頼かがすぐにわかるよう、できるだけ明確に書くことを心がけています。

 

その一文は、たとえば「私の記事をご覧いただけましたら、御社を紹介している個所が適切かどうかをご確認ください。リンク先につきましても、より適切なページがありましたら差し替えますのでお知らせください」のように書き、記事を実際に読みたいと思ってもらえるようにしています。

相手から確認の返事が届いたら、あるいは、こちらからまたメールを送信するのであれば、その記事を相手の対象読者にシェアしてもらえるかどうか尋ねました。相手が実際に記事を読み、その記事に自分も参加していると感じてもらうことに成功すれば、SNSアカウントで記事が紹介される可能性はかなり高くなると思います。

10)感謝の気持ちを表す

私自身も、たとえばウェブサイトの効果を高めるためのアドバイスなどを求めるメールを多く受け取りますが、たまに「ご意見をお待ちしています」や「できるだけ早くお返事ください」などと書かれているのを目にすると、返答したいという気持ちを失ってしまうことがあります。

アドバイスを送りたくないわけではありません。ですが、私がその人に返事を送ったとしても、それに対する感謝の気持ちがメッセージから伝わってこないのです。その人の力になれるだろうと思えば、喜んで返事を書きますが、それを当然のように強要されていると感じると、やる気を失ってしまいます。

誰かにメールでお願いをする際には、このことに注意してください。自分のために貴重な時間を費やしてもらうことへの感謝を気持ちを、たとえ一言添えるだけでも、印象がかなり違ってくると思います。

ほかにも多忙な人にメールを送るとき注意すべきことをご存知でしたら、下のコメント欄でぜひお聞かせください。

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編集メモ:この記事は、2016年1月に投稿した内容に加筆・訂正したものです。Ryan Robinsonによる元の記事はこちらからご覧いただけます。

トピック: Eメールマーケティング

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