発注書の作成ルールを理解しよう|テンプレートと作成支援ツールも合わせて紹介

一般的に、業務依頼する際は、依頼元が発注書を発行します。発注書には、取引先と依頼元で発注内容を相互確認してトラブルを未然に防ぐ役割があり、企業間の取引には欠かせません。また発注内容が明記された分かりやすい発注書は、取引先と良好な関係を築くことにもつながります。

発注書を発行する際には、専用ツールを活用することで記載ミスの防止につながります。

本稿では発注書の基礎知識や下請法との関係を解説。すぐに活用できる雛形や、発注書作成に役立つツールも合わせて紹介します。
改めて、発注書の役割を理解しておきましょう。

発注書を作成する際は、取引先と依頼元の両者が記載内容を相互確認しやすいよう配慮しましょう。記載項目はある程度決まっているので、作成前にしっかり把握しておきましょう。また、下請法と発注書の関係も理解しておきましょう。
 

発注書とは

発注書は製造元や販売元に対して商品やサービスなどを発注するときに発行します。発注書には、発注内容や取引履歴を明確にしておく役割があります。また、品名間違いや数量間違いなどの発注ミスを未然に防ぐ効果もあります。

よく似た書類に、注文書があります。発注書と注文書には法律面における違いはありません。企業によって「発注書」「注文書」を使い分けている、またはどちらかに統一しているケースがあるので、取引の際には事前に確認しておきましょう。
 

下請法に基づく発注書の発行

下請法とは、事業規模の大きい親事業者から下請事業者の利益を守る法律です。下請法では、資本金の規模や事業の内容に基づき「発注者と受注者」の関係が「親事業者と下請事業者」の関係にある場合、親事業者は発注書を発行する義務が定められています。また発注書も帳票類であることから、会社法の規制により保管義務があります。
 

発注書の書き方

通常、受注者が発注者に「見積書」を発行します。見積書の内容に両者とも合意すれば、発注者が受注者に発注書を発行します。つまり見積書と発注書の取引内容の記載は基本的に同じになります。

・書類名
書類の先頭に「発注書」と明記します。

・発注先
企業の場合は会社名を記載します。個人事業者の場合は屋号か個人名を記載します。

【記載例】
〇〇〇 株式会社 御中
△△△ 様

・件名
品名が複数ある場合は、発注書の件名を記載するとどのプロジェクトに対する発注か分かりやすくなります。

【記載例】
〇〇〇キャンペーン販促ツール一式
オウンドメディアサイト制作

・発注元（発行者）の氏名又は名称
企業の場合は会社名を記載します。合わせて住所、電話番号などを記載します。担当者名も記載する方が親切でよいでしょう。

・注文（発行）年月日
基本的に事前に発注先と合意を得た日付を記載します。

・注文（発行）番号
注文番号の記載は必須ではありませんが、注文番号ごとに発注書を管理するなど運用を決めておけば、経理や営業事務スタッフの作業処理が効率化します。

・取引内容
商品名やサービス料、作業費用など、発注元と発注先で事前に確認した内容に基づき、正しい名称で記載します。

・発注金額（消費税や源泉徴収金額も記載）
商品ごとの単価と数量、税抜きの小計、消費税を合算した合計を記載します。合計は大きく目立つように記載します。金額は3桁ごとにカンマ（,）を入れて金額が容易に確認できるようにしましょう。

・支払い方法（振込先など）
銀行振込の場合には、振り込みに必要な情報（銀行名、支店名、口座番号、口座名義）を記載します。振込手数料の負担については、事前にどちらが負担するのか決めておきましょう。

・備考、特記事項
納品場所や納品形式、その他補足情報を記載します。
 

発注書に記載する項目の中で、取引内容（商品名、サービス料、作業費用など）の記載は業界によって異なるケースがあります。記載内容がやや特殊な業界をピックアップして説明します。
 

ソフトウェア業界

Webサイトのリニューアルのケースで説明します。通常、Webサイトを設計する作業ステップ（サイト設計、SEO対策、コーディングなど）に分類してそれぞれの費用を計算します。費用を計算する際には、よく「人月計算」が用いられます。

例えば1人のエンジニアを1ヵ月間割り当てて100万円の費用が発生する場合には「1人月あたり100万円」となります。つまり作業ステップごとの日数と単位時間当たりの費用（人月）を掛けて費用を見積もります。発注者が見積書の内容に合意すれば、見積書と同じ内容で発注書を発行します。
 

フォトグラファー業界

撮影を行うにあたって、撮影料、スタジオ利用料、旅費、宿泊費、機材の輸送代などが必要になります。人物撮影の場合はヘアメイク料も必要でしょう。受注者は見積書により発注者に必要費用を伝えます。発注者が合意すれば見積書と同じ内容で発注書を発行します。
 

発注書はExcelやWordで作成できます。無料テンプレートも多く公開されており、比較的簡単に作成できます。

ただ、発注書発行と会計・経理作業の連携効果を得るなら、作成支援ツールの利用をおすすめします。使い勝手の良さや税制変更時における利用者のアップデート作業を削減するためにクラウド化が進んでいます。
 

会計freee

初心者でも使いやすいツールになっているため、税務や経理の知識・経験がない方でもストレスなく扱えます。取引先でも会計freeeが利用されている場合には、発注書をオンラインで送信できます。（印刷やPDF出力が不要）

《料金プラン》

※2020年8月時点の法人向け、年払いプランでの月額料金（税抜）
 

マネーフォワード クラウド請求書

見積書を変換して発注書が作成できます。取引先に見積書を送付しておけば、取引先で発注書をダウンロードできるため、転記ミスのないスムーズな請求書のやり取りが可能です。

また、マネークラウド会計・確定申告とのデータ連携により、請求書作成と同時に支出データが記帳されるため、会計作業が軽減されて業務の効率化につながります。

《料金プラン》

※2020年8月時点の法人向け、年額プランでの月額料金（税抜）
 

Misoca

Misocaはシンプルな操作が特徴で、個人事業主の方に向いています。各種確定申告ソフトの連携にも対応していて、利便性と互換性に優れています。

Misocaでは画面の指示に従って入力するだけで、約1分見積書や納品書、請求書を作成することができます。また、見積書からワンクリックで発注書（Misoca内では注文書と表記）を作成する機能もあります。

《料金プラン》

※2020年8月時点の年間料金（税抜）
 

BtoBプラットフォーム受発注

BtoBプラットフォーム受発注はクラウドを活用した受発注システムです。パソコンを始め、スマートフォンやタブレットでも利用できます。

日々の取引データをシステムから自動取得することにより、伝票入力などの事務作業が不要になります。また、取引で発生した請求データを一元管理できるため、日々の受注・発注の効率化、月次決算が正確に短時間で処理できます。

《料金プラン》

※2020年8月時点の月額プランでの月額料金（税抜）
 

MakeLeaps

帳票作成・送付、入金管理を効率化するクラウドサービスで、Web上で部門間をまたがる承認作業が可能です。

MakeLeapsでは取引先に書類をセキュア送信すると、書類に「発注」ボタンが追加されます。書類を受信した取引先は、名前とメッセージの入力のみで簡単に発注処理ができるためスムーズな書類のやり取りが可能です。

《料金プラン》

※2020年8月時点の月額プランでの月額料金（税抜）
 

HubSpot ではすぐに使える無料の発注書テンプレート（Googleスプレッドシート）を公開しています。詳しくはテンプレート内の「使い方」シートに使用方法が記載されていますが、ここでも簡単に使い方を説明します。

まず「マスタ設定」シートで「会社名」「ご担当者名」「品名」「単価」「単位」「件名」を入力しておきます。

「発注書」シートで、コンボボックスから上記1で入力した項目を選択して「発行日」「納期・納品場所」「お支払条件」「数量」「自社の会社名・住所・担当者名」を手入力します。

使ってみたい場合は、こちらのHubSpot発注書テンプレート（無料）からダウンロードしてみてください。
 
 

発注者と受注者の関係が下請法に該当しない場合には、発注書がなくてもお互いの合意があれば契約は有効です。しかし、取引では齟齬（そご：くいちがい）や勘違いは絶対にさけるべきです。トラブルを防止するためにもお互いの合意に基づいて必要書類を発行しましょう。

また、発注書を発行する前には、見積書を通じて取引先と依頼元の擦り合わせを行うことが一般的です。真摯な対応によって良好な関係につながることはもちろんですが、逆に対応が悪いと発注に至らないケースもあるでしょう。発注書の受け渡しは、単なる書類のやり取りではなく、信頼関係構築に大きく関わってくることを認識しておきましょう。
 

下請法に関連しない限り、発注書を発行する法的義務はありません。しかし、取引先と依頼元の間でトラブルを未然に防ぎ、さらには信頼関係を構築する狙いで、多くの企業が発注書を発行しています。

発注書作成の際には、専用ツールの活用により、記載漏れが回避でき、経理・会計作業の効率化にもつながります。発注書の発行以外でも専用ツールを利用することで受領書など関連書類も発行する際に転記ミスもなくすことができます。

本記事が、見積書・発注書それぞれの役割と関係を改めて整理することに役立てば幸いです。