検収書の役割とは？【作成・管理しやすい無料のテンプレート付】

日頃利用することのない言葉を使い、文書を作成したり送付したりすることは、手間のかかる仕事です。それでもビジネスでは、決められた書式で記録に残すことによって無用な誤解・トラブルを避けることが重要です。そのため、口頭で済ませることが可能な内容であっても、後々の記録のために文書を発行し、保存しておかなければなりません。そのような文書のひとつが「検収書」です。

納品書、受領書、検収書と取引の流れの中でよく似た文書がいくつも出てきますが、それぞれの違いを把握し、必要な場面で使い分けることが大切です。

本稿では検収書の意味と役割を明らかにし、作成方法を説明します。作成も管理も簡単なテンプレートも併せてご紹介するので、ぜひ活用してみてください。

ビジネスでは多くの業務文書を取り交わします。業務文書の最大の特徴は「正確に記録に残す」ことにあります。取引の各段階における「証跡（しょうせき：あとで証拠となるしるし、あとかた）」として、「いつ」「誰が」「どこに」「何を」といった事実関係を、一定のフォーマットに従って作成しなければなりません。

見積書や請求書、発注書、納品書などと並んで、検収書も証跡となる文書のひとつです。
 

「検収書」の意味

検収書とは、納品された商品・サービス数や種類、状態など、発注どおりのものであることを点検し、「確認した」ことを証明する文書です。検収書を発行することにより、点検したという証跡となるため、基本的にはこれ以降にクレームをつけることはできなくなります。

受注側は検収書を受け取った段階で、請求書を発行することになります。
 

納品業務で重要な「納品書」「受領書」「検収書」の関係

発注から取引完了まで多くの書類が発行されます。ここでは物品取引の流れに沿って、発行される文書を整理し、それぞれの役割を押さえておきましょう。
 

発注から請求までの流れ

最初に顧客は、企業や商品・サービスの販売者に発注を行います。この際に発行される文章が、商品・サービスの品名や個数を記載した「発注書」です。

受注側は商品・サービスを用意し、提供した内容や個数を記載した「納品書」を発行します。それを受け取った顧客は、受け取ったことを確認し「受領書」を発行します。

その後、商品・サービスの数や状態、実際に利用して正常に作動するかどうかを確認した上で、納品されたもの一式に問題がない場合に検収書を発行します。問題があれば検収書を発行しないで、受注側に連絡を行います。

受注側は検収書を受け取ったところで、顧客に「請求書」を発行します。
 

「納品書」「受領書」「検収書」は「発注書」と同じ内容であることが重要

商品に関する詳細は、発注書に記載された内容と納品書、受領書、検収書が一致している必要があります。

• 商品・サービス名
• 単価
• 数量
• 合計金額

この4点で一致していないと契約上の問題となるため、よく確認が必要です。
 

「検収書」の役割

検収書には、主に3つの役割があります。

• トラブルやクレームの防止
• 売上計上の基準（検収基準）
• 請求書発行の省略
   

トラブルやクレームの防止

検収書は、商品を受け取った側が商品の品名や個数、状態を検査し、問題がなかったことを正式に確認した上で発行します。この手続きをとることで「破損していた商品があった」「個数が異なっていた」などのクレームを防止しやすくなります。
 

売上計上の基準（検収基準）

経理で売上を計上する際には、以下の3つのやり方があります。

• 出荷基準…商品・サービスを提供した日を基準として計上
• 納品基準…顧客が商品・サービスを受け取った日を基準として計上
• 検収基準…検収書が発行された日を基準として計上

検収基準を採用している企業では、検収書の発行をもって売上が計上されるため、検収書が重視されています。

なお検収基準を採用する企業は、システム開発を行っている企業や、工作機器を販売する企業など、検収までに一定の検査期間を必要とする業態が多い傾向にあります。
 

請求書発行の省略

取引の際には、契約段階で「検収の完了をもって対価が発生する」と決めておく場合があります。

これは、発注者が検収書を発行した段階で「支払いに対する同意がなされたとみなされる」というものです。この場合、請求書の発行が省略され、検収書が発行された時点で支払い手続きに移行します。納品後の手続きの煩雑さを避けるために、請求書発行が省略される場合もあります。
 

では次に、実際の検収書を見ながら、記載事項を確認しましょう。

⓵タイトル…検収書であることを最初にはっきりさせるために、冒頭に大きく記載します。

②宛先…取引の相手先企業の担当者の氏名を記載します。担当者の氏名がわからない時は、部署名を記載します。

③発行日…証跡のために発行した日を正確に記載します。発行日の下にあるNo.を自社取引の通番として利用すれば、管理が簡単になります。

④件名…検収した商品が端的にわかるように記載します。見積書や発注書、納品書、受領書と同一の内容になります。

⑤納期と納品場所…商品を納入する期限と納品される場所を記載します。

⑥提出元氏名…検収書を発行した企業、担当者名を記載します。問い合わせがあった場合にすぐに対応できるように、電話番号やFAX番号も入れておきます。

⑦合計金額…今後支払い手続きに入るため、合計金額を目立つように記載します。

⑧支払い条件…どのように支払うかを記載します。見積書や受注書など、他の文書にも記載される項目であるため、内容を揃えます。

⑨検収内容…検収した商品の名称、数量、単位、単価、金額、摘要などを記載します。この内容は見積書、受注書、納品書、受領書など、他の経理関連書類と一致している必要があります。

⑩金額…小計、消費税、合計金額を記載します。合計金額は⑦の合計金額と一致しています。また、これも他の文書と同一金額である必要があります。

⑪検収者氏名…検収を行った担当者の氏名を記載します。

⑫検収印…押印は会社印の場合と担当者の印鑑の場合があります。社内で決まっている方を押印します。
 

検収書をめぐるトラブルの種類と対処法を説明します。自社が検収書を発行する側か、検収書を受け取る側かに分けて見ていきましょう。
 

納品された物品が契約内容と異なっている

納品段階で起こりやすいトラブルとして、納品された商品やサービスが契約内容と異なっていた、というケースが挙げられます。

• 納品書と実際に届いた商品・サービスの品名や色、サイズ、数量などが異なっていた
• 破損や汚れ、キズなどがあった
• 事前の説明通りに作動しなかった

上記のような場合は、検収書を発行する代わりに問題の箇所を指摘し、相手に再度納品してもらう必要があります。
 

先方から検収書が届かない

受注側に起こりやすいのは、商品・サービスを納品し、受領書を受け取ったにもかかわらず、発注側から検収書が届かないケースです。

検収書が届かなければ受注側は請求プロセスに入ることができないため、受注側に問い合わせなければなりません。その際は不備があったかどうかも確認しましょう。

システムや機器などの場合、先方が検収作業を行っていない場合もあるため、検収作業をうながす意味も含めて、必ず問い合わせを行ってください。
 

検収書の書式はシンプルなので、エクセルでも簡単に作成することもできます。

ただ、社内全体で使う場合や、他の文書とも合わせて管理する場合には、テンプレートやソフトウェアを使った方が効率的でしょう。

ここからは、検収書を作成し、管理できるソフトウェアとテンプレートを紹介します。
 

1.freee for Salesforce

freeeでは検収書や納品書などは作成できませんが、Salesforceと機能をつなげたfreee for Salesforceを利用することで、検収書や発注書などビジネスに関連する数多くの帳票を管理・発行できるようになりました。詳細な利用に関しては「問い合わせフォーム」からお問合せください。
 

2.マネーフォワード クラウド請求書

マネーフォワード クラウド請求書では、見積書または納品書の情報をもとにして、検収書が作成できます。

《料金プラン》

※2020年8月時点の法人向け、年額プランでの月額料金（税抜）
 

3.HubSpot無料テンプレート

HubSpot無料テンプレートはGoogleスプレッドシートで管理するため、複数人で同時に利用できます。また、エクスポートすればエクセルファイルとしても利用可能です。固定内容をあらかじめ設定しておくことで作業が効率化できるテンプレートです。
 

4.Misoca

検収書は請求書から切り替えてPDFファイルとして発行することができます。作成した検収書をメールの添付ファイルや、印刷して郵送で送ります。

《料金プラン》

※2020年8月時点の年間料金（税抜）
 

5.BtoBプラットフォーム 請求書

紙の契約書ではなく、すべて電子データとして授受するクラウド型のソフトウェアです。検収書だけでなく、電子契約で締結可能な契約書が利用できます。

《料金プラン》

※2020年8月時点の月額プランでの月額料金（税抜）
 

6.MakeLeaps

帳簿書類に特化したソフトウェアです。「ほかの機能は必要ない」「帳簿書類だけを管理するソフトウェアがほしい」という人向けのリーズナブルなソフトウェアです。見積書類などから切り替える必要のない、検収書専用の発行機能があります。

《料金プラン》

※2020年8月時点の月額プランでの月額料金（税抜）
 

納品された商品･サービスを検査し、間違いがないかを確かめるのが検収書の役割です。検収書を発行しなければ物品を納入した側は請求プロセスに入ることができません。

また、逆にきちんと確認することなく検収書を発行してしまえば、契約通り納品されたことになってしまうため、後々問題になることもあります。

取引では一つひとつのプロセスを、順を追って確認し、文書で記録することが大切です。取引の過程で必要になってくる検収書の役割と意味を確認しておいてください。