kintoneでAPI連携する方法|活用事例や注意点も解説

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水落 絵理香(みずおち えりか)
水落 絵理香(みずおち えりか)

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kintoneの機能を拡張させる方法には、プラグインのダウンロードやAPI連携などが挙げられます。プラグインはkintone内のアプリをより便利に使いやすくする機能拡張を提供し、API連携はkintoneと外部ツールとの連携を可能にします。

kintoneでAPI連携する方法|活用事例や注意点も解説

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アプリの作成方法やスペース、ポータル、拡張機能についてもわかりやすく説明しています。導入を検討している方、導入事例を知りたい方は、ぜひ本ガイドをご覧ください。

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API連携を活用すると、コミュニケーションツールや会計ソフトなどとkintoneを連携できるため、さまざまな点から業務効率化に役立つでしょう。

本記事では、kintoneのAPI連携の概要を解説するとともに、連携方法や活用事例などをご紹介します。

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    kintoneのAPI連携とは

    APIとは「アプリケーション・プログラミング・インタフェース(Application Programming Interface)」の略称で、ソフトウェアやアプリケーション同士を連携させることです。kintoneでは、スタンダードコース(月額1,500円//1ユーザー)以上のプランより、API連携による外部サービスとの連携ができます。

    連携可能なサービスは、例えば、SlackやLINE WORKS、Googleカレンダー、Gmail、freeeといった、コミュニケーションツールや会計ソフトなどです。サイボウズデベロッパーネットワークの外部連携サービス一覧にて、50種類程度のサービスが公開されているので、参考にしてみてください。
     

    kintoneのAPI連携でできること

    kintoneのAPI連携でできること

    出典:kintone 連携カスタマイズでできること - cybozu developer network

    kintoneでAPI連携すると、kintoneのデータを外部ツールに渡せます。例えば、会計ソフトと連携すれば、kintoneに入力した受注データや請求書データを外部ツールへ反映できます。

    反対に、外部ツールのデータをkintoneへ渡すことも可能なため、外部ツールで行ったデータの登録・更新・削除などをkintoneへ反映できます。顧客情報を再度登録したり、複数のソフトを開いて操作したりする必要がなくなり、業務効率の改善につながります

    kintoneのAPI連携によりできることの例を次に示します。

    • コミュニケーションツールとの連携:LINE WORKSやSlackなどへ通知を送信できる
    • 会計ソフトとの連携:freeeなどと連携し、会計業務を効率化できる
    • メールソフトとの連携:レコードが登録された際、Gmailに通知を送信できる
    • カレンダーとの連携:カレンダーを読み込み、ポータルに表示できる

    その他、異なるドメイン間のkintoneアプリを連携し、サーバーレスでデータを同期することも可能です。
     

    kintoneでAPI連携をする方法

    kintoneでAPI連携する方法は次の2つです。

    • kintone外部連携機能を使う
    • kintoneをカスタマイズする

    それぞれの方法をご紹介します。
     

    kintone外部連携機能を使う

    まずは、画面上部の歯車マークの横にある「v」字ボタンをクリックしてください。

    「カスタマイズ/サービス連携」から「APIトークン」を選択します。

    APIトークン

    画面が切り替わった後、「生成する」をクリックします。

    生成する

    APIトークンが表示されるので、コピーしてください。同時にアクセス権と必要に応じてメモを追加して画面右下の「保存」をクリックします。

    「保存」をクリック

    画面が切り替わったあと、右上の「アプリを更新」をクリックすれば設定は完了です。

    kintone外部連携機能を使う際は、APIトークンの取り扱いに注意しましょう。悪意のある第三者にAPIトークンが知れ渡ると、不正アクセスされ、データを変更・削除したり、情報が盗み取られたりする可能性があります
     

    kintoneをカスタマイズする

    2つ目の方法は、kintone REST APIを使用してkintoneをカスタマイズする方法です。自社ツールを始め、外部連携サービスに含まれないツールでも連携できます

    レコードの取得・登録・削除やファイルのアップロード・ダウンロードなど、高度なカスタマイズができる一方、JavaScriptによる開発の知識が必要になるため難易度が高い点がデメリットです。スマートフォンとパソコンで仕様が異なったりするので、場合によっては、システム会社などへの外部委託も必要となるでしょう。
     

    kintoneのAPI連携の活用事例

    kintoneのAPI連携の活用事例を、3つご紹介します。

    • Excelと連携しサービス品質・業務効率を改善
    • コミュニケーションツールと連携し業務効率化
    • 会計ツールと連携し部門を越えたコミュニケーション改善
       

    Excelと連携しサービス品質・業務効率を改善

    ある不動産会社は、Excelでガントチャートを作成し、各物件の契約や予約の状況を人力で管理していました。これでは、データの整理・構築に時間と労力がかかるだけでなく、複数人で作業できないため最新情報を反映できなかったり、規模が大きくなるにつれ顧客を待たせたりする事態が多発します。

    そこで、APIを活用した「Excel-kintone 連携アドイン」でkintoneの情報をExcelへ取り込み、リアルタイムでガントチャートが自動で作成できるようカスタマイズしました。

    上記のAPI連携により、顧客の待機時間、人的ミス、ガントチャート作成にかかる時間を削減しました。その結果、顧客の多岐にわたるニーズに迅速に対応できるようになっています。

    参考:kintone 活用イメージ集 Vol.2 Partner Solution特集
     

    コミュニケーションツールと連携し業務効率化

    コミュニケーションツールと連携し、業務を効率化させた建築会社の事例をご紹介します。

    kintoneの通知自体は、メールやスマートフォン版のアプリケーション、ダッシュボードの通知欄から確認できますが、通知が多いと管理が複雑になり見逃してしまう可能性があります。

    そこで、社内で使っているコミュニケーションツール「LINE WORKS」に通知を送信できるように活用したのが、株式会社コムデックの「kintone for LINE WORKS」です。同社では、受注したタイミングで、関係各所に通知がいくようにカスタマイズしました。

    常時活用しているコミュニケーションツールとの連携により、案件の対応漏れが減り、スムーズに対応できるようになっています

    参考:kintoneからLINE WORKSに通知を送信!受注や入金をリアルタイムで通知
     

    会計ツールと連携し部門を越えたコミュニケーション改善

    会計ツールのfreeeと連携し、マーケティングから営業、受注を経て、見積・請求、会計まで部門を超えて広くカバーできた事例をご紹介します。

    freee for kintone」は、kintoneとfreeeのデータの自動相互連携により、データ分散とコミュニケーションの課題を解決するWebアプリケーションです。見積書や請求書、取引、振替伝票、試算表などの機能と連携が可能です。

    受注から最終的な取引金額をまとめ仕訳処理するまでの流れを、kintoneと会計クラウドfreeeを連携させることで、コストを大幅に圧縮できます。

    kintoneで記録した会計処理を、 freeeに自動で反映されるようにカスタマイズすることで、入力の手間や人為的ミスを減らし、業務を効率化できた事例もあります
     

    kintoneでAPI連携をして業務を効率化しよう

    kintoneでAPI連携を活用すると、外部ツールの情報をkintoneに読み込ませたり、反対にkintoneのデータを外部ツールへ反映させたりでき、業務効率の改善につながります。

    kintoneの外部連携サービスは50ほどあり、SlackやLINE WORKS、Googleフォーム、Gmailなどと連携が可能です。また、JavaScriptによる開発の知識が必要になりますが、kintoneをカスタマイズすることで、自社ツールなど外部連携サービスに含まれないツールと連携し、さらに機能を強化できます。

    実際、API連携によりExcelと連携し、自動でガントチャートを作成し顧客満足度を高めたり、会計ツールとの連携で部門を越えたコミュニケーション改善をしたりした事例があります。

    本記事を参考にkintoneのAPI連携を活用し、さらなる業務改善を目指していきましょう。

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