kintoneの活用事例を業種・職種別に紹介！業務改善10の事例

kintoneは、ドラック＆ドロップで業務アプリが作れるクラウドサービスです。

プログラミング不要で、誰でも簡単にアプリを作れることで人気を集めていますが、機能が多く、具体的な活用方法がイメージしづらいと感じている方は多いのではないでしょうか。

kintoneをすでに導入している企業で、どのように活用されているかを知ることで、自社の課題解決にkintoneが役立つかどうか判断しやすくなるでしょう。

本記事では、kintoneを導入したことで、業務の効率化や業務改善に成功した事例について業務別、職種別に紹介します。

kintone基本 & 活用ガイド

kintoneの主なメリットや導入事例をわかりやすく解説

• kintoneの概要
• アプリの機能を紹介
• スペースと拡張機能の解説
• kintoneの主な用途と導入事例

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ここでは、業種別のkintone活用事例を5つ紹介します。

• 製造・卸業
• 建設業
• 情報通信業
• 飲食・サービス業
• 小売業
   

製造・卸業

製造・卸業でkintoneを導入することにより、本部と営業部との情報の連携がスムーズになり、営業活動が効率化できた事例です。

【導入前の課題】

• 必要な情報が当日中に共有されない
• 手書きの日報のために帰社しなければいけない
• 社内文書の作成ルールや管理方法が統一されていない

外回りの営業は、紙のリストで顧客管理をしていたため、社内との情報共有が分断されていました。また、外出先から顧客管理システムの情報を利用できないため、営業活動が非効率になり、日報を作成するために営業担当者が帰社する必要がありました。

kintoneの導入後は、次のような変化があったといいます。

• 社内文書をアプリで管理
  社内文書のフォーマットをkintoneのアプリに再現し管理することで、社内文書や情報の所在が明らかとなり業務効率化が実現できた。
• 外出先から日報の登録が可能に
  日報をkintone内で提出できるように設定。外出先からも日報を登録できるようになり、日報のために帰社する必要がなくなり交通費をカットすることが可能になった。
• 社内と社外の情報を共有
  紙のリストを利用していた外回りの営業は、スマートフォンやOSなどから、顧客情報や社内のファイルにアクセスすることが可能。外出先からも更新された顧客情報をすぐに確認することができるため営業活動を効率化することができるようになった。

kintoneを活用し、外回りの営業と社内での情報共有の分断が改善され、効率的な営業活動が行えるようになりました。さらに、外出先から日報を登録できるようになったことで帰社する必要がなくなり、交通費や残業代といった経費を削減することにも成功しています。

参考URL: kintone 活用イメージ集 Vol.1 業種別編
 

建設業

建設業でkintoneを導入した企業では、手書きのデータをExcelシートにまとめ直す手間がなくなりました。また、パソコンが苦手な社員でも使いやすい報告書フォームを活用するなど、社員の負担を考慮しながらペーパーレスを進めました。

【導入前の課題】

• 手書きの日報のために帰社しなければいけない
• 全体の進捗確認や集計のために、手書き日報をExcelに入力し直す

【導入後の課題改善の内容】

• 手書きでの作業進捗や報告書の作成
  タブレットで日報や報告書を入力できるフォームを作成。作業員は、現場で報告書を作成することができるので帰社する必要がなくなり移動コストを削減することが可能になった。
• 手書きで書いた日報を共有のファイルに入力し直す必要がなくなった
  集計機能を活用し、報告書の登録と同時に建設原価や作業実績を反映できる仕組みを構築。共有ファイルに入力し直す必要がなくなり、業務効率化を実現した。
• パソコンに不慣れな社員がいる
  選択項目を活用して文字を入力する箇所を最小限に抑え、パソコンに不慣れな社員でも、複雑な操作をしなくても良いので社内DXを推進できた。

紙の報告書の作成やデータ入力の手間といった非効率的な業務がなくなったことで、社員の負荷が削減されています。また、パソコンの操作に不安がある社員でも対応可能な形でペーパーレスが実現しました。
 

情報通信業

情報通信業では、kintoneの導入によって、子会社の会計管理の効率化や使用するシステムの統一化による全社的な業務効率化を実現させた企業があります。

この企業では、事業拡大にともない、子会社ごとの会計情報を受け取り連結会計を実施する必要がありました。さらに、各部署・各拠点で異なるシステムを使用していたため操作に関する問い合わせがあった時に対応できないなどの問題も解決しなければなりませんでした。

【導入前の課題】

• 複数ある子会社の決算業務を連結できていない
• 各部署、各拠点で別々のシステムを使用している

【導入後の課題改善の内容】

• 子会社ごとの会計情報を受け取り連結会計を実施
  子会社の会計パターンを分類し、パターンごとにkintoneアプリを用意。入力されたデータを自動で会計システムに取り込むシステムを構築したことで、約70社の決算データ集計を自動化し人的な作業を削減することができた。
• 情報のベースとなるプラットフォームを統一
  情報のベースとなるプラットフォームをkintoneに統一。3か月での運用開始を実現し、データ管理や操作方法が統一され別拠点でも操作がしやすくなった。

決算業務の自動化によって人件費の削減を実現しただけでなく、情報のプラットフォームを統一することで、操作方法に関する問い合わせがあった場合でも、対応できるようになりました。

参考URL: https://kintone.cybozu.co.jp/material/pdf/kintone_gyousyubetukatuyou_image_v2.pdf(No,084)
 

飲食サービス業

飲食サービス業では、発注データの人的ミスを解消し、特定の場所での発注作業をタブレット端末で行えるようにしたことで、発注作業時間を50%削減した店舗があります。

店舗から取引先への発注は、都度電話・手書きのFAXで行っていました。発注作業は、厨房や倉庫で在庫を確認し事務所に戻って発注書を作成・FAXという流れで非効率でした。

また、発注漏れによる店舗の機会損失や紙の紛失による手間の増大などが問題となっていました。

【導入前の課題】

• 店舗への発注は、電話やFAXで行われていた
• アナログな発注方法により、ミスが出やすい

紙媒体で発注書を管理していた

【導入後の課題改善の内容】

• タブレットで発注作業を行う
  発注担当者は、タブレット端末から発注を行う。厨房や倉庫の在庫を見ながら発注作業を行えるようになった。
• 発注フォームの活用
  発注時に、発注フォームを活用することで伝達ミスや記録漏れ、作業の無駄を削減することができた。

発注記録をデータで管理することで、発注書の紛失がなくなり、紙代やトナー代などのコスト削減にもつながっています。
 

小売業

小売業でkintoneを導入すると、ECサイトの運営が効率的になります。具体的には、外部制作会社への依頼書をアプリで作成することで、コミュニケーションの効率化に成功した企業があります。

【導入前の課題】

• 外部制作会社への依頼書作成に時間がかかっていた
• 外部のweb制作会社との連絡手段がバラバラで非効率な業務が発生していた

【導入後の課題改善の内容】

• 販売訴求力のある商品紹介ページをタイムリーに発信することが可能に
  web制作会社への依頼書の項目を設置し、初期の依頼書を2時間程度で作成することができた。そのため、web制作会社への依頼をスムーズに迅速に行うことが可能になった。
• 依頼書アプリを作成しやりとりをスムーズに
  web制作会社とのやりとりをするためのwebページ制作依頼書アプリを作成。エクセル運用に近い形を再現することで、相手方に負担なくスムーズにやりとりができるようになった。

依頼書アプリを活用したECサイトの依頼を短時間でできるようになったため、より確実で効率的なページ運営が可能になりました。
 

ここでは、職種別のkintone活用事例を5つ紹介します。
 

営業・セールス

営業・セールス部門にkintoneを導入した企業では、クラウドサインによってスムーズな契約締結が可能になりました。

【導入前の課題】

• 契約書や注文書など、営業担当者に必要な書類が管理されていなかった必要書類にアクセスするだけで多くの時間と手間がかかっていた
• 紙媒体で契約書を交わしていたため、先方のアポイントを取ったり書類送付をするのも手間だった

【導入後の課題改善の内容】

• 必要な書類を一括管理
  契約書や注文書などのデータをkintoneに登録し一括管理。書類を探す時間と手間をカットすることができた。
• クラウドサインで契約手続きを時短に
  情報共有に長けたkintoneとクラウドサインを連携させることで、契約手続きをスムーズに素早く行うことができるようになった。案件ごとに行う保守契約の継続手続きについて、以前は1件30分ほどかかっていたがkintoneとクラウドサインを連携して活用すると30秒ほどしかかからなくなった。

すぐに必要な書類にアクセスできることは、効率的な営業活動につながります。また、クラウドサインを利用することで、契約書を取引先に持参する必要もなくなりました。
 

総務・人事

総務・人事にkintoneを導入した企業では、採用業務の効率を大幅に改善することができました。

【導入前の課題】

• 採用情報を人事管理や配属先の部署や店舗に共有することが難しかった
• 誰がいつファイルを編集したかわからない
• 採用情報をその他の業務に生かせていなかった

【導入後の課題改善の内容】

• 従来のデータをkintoneで管理
  kintoneはエクセルの情報をそのまま取り込むことが可能。スレッドやコメント機能などコミュニケーション基盤としても活用ができる。
• 採用情報を共有することが難しい
  kintoneでデータ管理を統一することで、部門や店舗を跨いだ情報共有を実現。採用管理だけでなく、その他のさまざまな業務にも利用することができる。

kintoneで採用情報の更新や共有をすることで属人的な管理から解放され、長期的な採用活動を活発化させることが可能になりました。
 

広報・マーケティング

広報・マーケティング部門にkintoneを導入した企業では、業務システムの開発プラットフォームとしてkintoneを活用しています。さらに、kintoneを会社全体の情報管理の基盤にするなど、活用範囲を拡大することにも成功しました。

【導入前の課題】

• 新事業立ち上げを支えるためのITシステムの開発が急務だった
• ECサイトで受注した製品の業務オペレーションが非効率だった

【導入後の課題改善の内容】

• 新規事業立ち上げを支えるITシステムの開発
  kintoneはAPIやJavascriptによるカスタマイズが可能であることやプラグイン機能を備えていることからシステム開発の基盤として活用。柔軟性がありながら、スピーディーに開発を実現することができた。
• ECサイトで受注した製品の業務オペレーションの効率化
  製造部を経て出荷部門に回るECサイトからの注文オペレーションを、従来の管理システムからkintoneに置き換えた。さらに、帳票出力アプリも連携して活用範囲を拡大している。

kintoneを導入したことで、業務オペレーションが大幅に効率化されました。
 

開発・品質保証

開発・品質保証に関する業務にkintoneを導入した企業では、作業書などをデジタル化するとともに、情報共有の基盤をkintoneで整備することができました。

【導入前の課題】

• 過去の販売記録が見つからなかったり、紙媒体の書類の劣化で文字が読めないことがあった。
• 製造担当に直接聞かないと進捗がわからない

【導入後の課題改善の内容】

• データを一括で管理
  個人が持っていたデータを共有することができた。書類をデータ化することで、文字が消えてなくなったり汚れで劣化して見えづらくなることがなくなった。データを一括で管理することで、必要な時に必要なデータをすぐに閲覧することが可能になった。
• 製造担当者とコミュニケーションが可能
  製造現場に、iPadを配布し工程ごとに必要な情報や進捗を入力することができるようになった。そのため、関係者とのコミュニケーションを取ることができ業務を円滑に進めることが可能になった。

手書きの帳票をkintoneでデータ管理することで、記入漏れなどの人的ミスがなくなり、用紙代の削減にもつながりました。
 

販売

販売に関する業務にkintoneを導入した企業では、メールや問い合わせ対応の遅れや漏れを改善することに成功しました。また、各店舗の顧客の声を効率的に本部に報告することが可能になり、サービスの効果的な改善につながっています。

【導入前の課題】

• ユーザーからの問い合わせのメールに対して、いつ誰がどのような内容を送ったのか把握できていなかった
• メールの対応結果を共有できていない

【導入後の課題改善の内容】

• メールワイズで問い合わせに関する内容を管理
  kintone・メールワイズ・Microsoft Azureの3つのクラウドサービスを組み合わせて、問い合わせに対する返答を一元管理。メールの返信状況は一覧で確認できるようになったため、時間を大幅に削減することができた。

kintoneのメールワイズを導入したことで、メール管理の属人化を解消しました。また、複数の担当者でメール対応をするため、メール対応のスピードを格段に向上させることに成功しています。
 

kintoneは、業種や職種を問わず、業務効率化やサービスの改善に活用できます。

働き方改革やワークライフバランスの実現、労働人口の減少といったさまざまな背景から、DX推進による業務効率化は企業にとって必須といえるでしょう。kintoneのようなシステムの導入は、全社的な業務効率化を強力に推進するきっかけになります。

効率化によって空いた時間を、新しい商品・サービスの開発や顧客対応などのコア業務にあてることで、企業と顧客のより良い関係性の構築も実現可能です。

今回紹介した事例を参考に、自社でkintoneを活用する方法を検討してみてはいかがでしょうか。