RFIとRFPの違いとは？目的や記載する情報をそれぞれ解説

システムの開発やリプレイスを依頼するにあたって、「RFI」や「RFP」と呼ばれる文書を発行する場合があります。RFIとRFPはどのように違うのか、作成する目的や記載事項を明確に区別できているでしょうか。

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今回は、RFIとRFPの違いについて、それぞれの目的、記載する事項、活用シーンなどをわかりやすく解説します。RFIとRFPの違いを押さえ、目的に応じて使い分けていくことが大切です。

はじめに、RFI（Request For Information）の概要と作成する目的、記載する／記載してもらうべき情報について整理しておきましょう。
 

技術情報や製品情報の提供を依頼するための文書

RFIとは「情報提供依頼書」を表す言葉です。ベンダーのホームページやカタログに記載されていない、詳細な技術情報や企業情報の開示を求めるために作成します。

システムの開発を依頼するにあたって、どの開発会社に発注するべきか選定しなければなりません。自社が求めているシステムの開発が可能な企業かどうか、まずは情報を収集して判断する必要があります。よって、RFIは発注者側が作成し、複数の開発会社へ送付するのが一般的です。
 

RFIを作成する目的

RFIを作成する主な目的は、具体的な提案を求める開発会社を絞り込むことです。自社が求めるシステムの要件を満たす成果物を開発できる企業かどうかを判断するには、技術情報や会社情報を詳細に調査する必要があります。

さまざまな開発会社がホームページやカタログで情報提供を行っているものの、それらの情報だけでは判断できない面も少なくありません。そこで、RFIを送付することでより詳細な情報提供を求めることが主な目的です。
 

RFIに記載する／記載してもらうべき情報

RFIには決まった書式や形式は存在しません。前述のとおり、具体的な提案を求める開発会社を絞り込むことがRFIを作成する目的のため、RFIには下記の項目を記載する必要があります。

1. RFIの趣旨・目的
2. 自社情報
3. 相手企業の基本情報
4. 相手企業の製品情報
5. 相手企業の製品に関する機能要件

上記のうち1・2は発注側企業が記載し、3〜5は送付先の開発会社に記載してもらうことになります。相手先企業がどのような情報を提供するべきか判断できるようにするのがポイントです。
 

次に、RFP（Request For Proposal）の概要と作成する目的、記載事項について解説します。
 

ベンダーに具体的な提案を依頼するための文書

RFPは「提案依頼書」のことで、開発会社に具体的な提案や費用概算などの回答を求めるための文書です。自社がどのようなシステムを求めているのかを伝えた上で、どういった提案が可能であるかを開発会社に回答してもらうために用いられます。

前述のRFIは、開発会社の一般的な情報を提供してもらうことが主な作成目的でした。一方、RFPでは発注企業の要望に合ったシステムを提案してもらうための文書であり、より個別具体的な回答を求めるための文書といえます。
 

RFPを作成する目的

RFPは、正式に発注する開発会社を選定するために用いられます。具体的な提案をしてもらうことにより、自社が求める要件を満たすシステムの開発が可能であり、かつ費用やスケジュールの要望を叶えられる発注先を見極めることが主な目的です。

たとえば、RFIの段階で技術力の高い開発会社であることが確認できていたとしても、自社の要望に即したシステムを必ず開発できるとは限りません。技術力は十分に備わっていたとしても、費用が高すぎたり、納期に間に合わせるのが困難だったりする可能性があるからです。こうした点を総合的に判断し、発注先を決定する上でRFPは重要な役割を果たします。
 

RFPに記載する／記載してもらうべき情報

RFPに関してもRFIと同様に、法定の書式や決まった形式が存在するわけではありません。適切な発注先を見極めることがRFPを作成する目的のため、下記の項目を記載する必要があります。

1. プロジェクトの概要
2. プロジェクトの背景
3. 目的とゴール
4. スケジュールと予算
5. 要望事項　など

これらの情報を提示した上で、それぞれの開発会社に要件を満たすシステムを提案してもうよう依頼します。なお、RFPに詳細な費用を記載してもらうこともありますが、発注先の候補をさらに絞り込んだのち、必要に応じて別途RFQ（Request For Quotation：見積依頼書）の作成を依頼するケースも少なくありません。
 

ここまで、RFIとRFPの作成目的や主な記載事項について見てきました。RFIとRFPの違いはどのような点にあるのか、あらためて整理しておきましょう。
 

求める情報の違い

1つ目の大きな違いは、開発会社に提供を求める情報の具体性です。RFIでは各ベンダーの一般的な情報を求めるのに対して、RFPでは個別具体的な提案を求めることになります。したがって、開発会社側の視点に立つと、RFIはどの依頼元に対しても共通の内容で作成可能です。一方、RFPは依頼元ごとに要望に沿った提案をすることが目的のため、個別に作成する必要があります。
 

活用するタイミングの違い

RFIとRFPは活用するタイミングにも違いがあります。一般的な流れとして、まずはRFIの回答を元に具体的な提案を依頼する開発会社をスクリーニングしたのち、ある程度まで絞り込んだ開発会社に対してRFPを発行します。

よって、発注先の候補となる開発会社が当初からある程度絞り込まれているようなら、RFIを省略してRFPへの回答を求めることも可能です。ただしこの場合、RFPを送付する開発会社の技術的な背景や得意とする開発領域を正確に把握している必要があります。曖昧な点があるようなら、先にRFIの提出を要望するほうが無難でしょう。
 

発行するベンダー数の違い

RFIとRFPでは、一般的に発行するベンダーの件数が異なります。RFIを発行する時点では、相手先の技術力や強みについて明確に把握できていない点が多々あるケースが多いため、比較的多数の開発会社に回答を求めることも珍しくありません。一方、RFIの回答を元にスクリーニングを実施し、対象となる開発会社を絞り込んだ上でRFPを発行することから、RFPへの回答を依頼する先は件数が限られます。
 

RFIは開発会社の技術情報など、一般的な情報の提供を依頼するための文書であるのに対して、RFPはより個別具体的な提案や見積もり、スケジュールなどを提示してもらうための文書です。両者はそれぞれ役割が異なるため、目的に応じて適切に使い分けていく必要があります。

今回紹介したRFIとRFPの違いを参考に、システム開発の依頼先を選定する際に役立ててください。