RFPの意味や内容・主な構成要素について解説

システムの開発やリプレイスに際しては、SIerやベンダーに自社の要望を正確に伝えた上で提案を受けることが重要です。委託先のベンダーを選定するにあたっては、一般的に「RFP」と呼ばれる文書が用いられます。

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今回は、RFPの意味や作成する意義についてわかりやすく解説します。RFPの主な構成要素とあわせて見ていきましょう。

はじめに、RFPとはどのような文書を指し、誰が作成するのかを整理します。RFIやRFQといった関連する文書との区別を明確に理解しておくことが大切です。
 

RFP（Request for Proposal）とは

RFPは、日本語では「提案依頼書」と訳されます。業務委託の際に発注先の候補となる開発会社へ提示する文書のことです。依頼の概要をはじめ、必要な要件や納期、予算などが記載されています。

業務委託先を選定するにあたり、自社の要望を正確に伝えることは非常に重要なポイントです。開発するシステムが求められている背景や必須の機能を把握しないまま開発会社が提案した場合、「想定していたシステムと異なる」といった理由で提案が採用されない可能性があります。開発会社の技術力やノウハウを存分に引き出すためにも、RFPを通じて共通認識を形成しておくことが大切です。
 

RFPは誰が作成する？

RFPは発注者側の要望を伝えることを目的とした文書のため、発注側の企業が作成します。基本的にはプロジェクトマネージャーが中心となって作成を進めますが、一貫して一人で作成するとは限りません。導入予定のシステムを実際に使用するメンバーや社内の声をRFPに反映させ、求められている機能を実装することも、システム開発において欠かせないポイントとなるからです。

作成したRFPを候補となる開発会社へ送付し、RFPにもとづいて各社が提案書を作成します。各社の提案を比較検討したのち、正式な発注先を決定するのが基本的な流れです。
 

RFI・RFQとの違い

RFPと関連する用語として「RFI」「RFQ」が挙げられます。

RFI（Request For Information）とは「情報提供依頼書」のことです。開発会社に対して会社の基本情報やこれまでの実績、技術情報、具体的な製品情報といった情報を収集する際に用いられます。

一方、RQF（Request For Quotation）とは「見積依頼書」のことを指します。発注先の開発会社に対して具体的な費用の見積もりを依頼する際に用いられる文書です。

一般的には、まずRFIを通じて複数の開発会社に情報提供を求めた上で発注先の候補を絞り、次にRFPを送付して具体的な提案を求めます。発注先が決定後、RFQによって詳細な見積もりを取り寄せることもありますが、RFPにRFQが含まれているケースも少なくありません。
 

RFPを作成する意義について解説します。主な意義として挙げられるのは下記の4点です。
 

発注者の現状や課題の認識（As is）を伝える

自社が何を必要としており、システムによって何を実現したいのかを正確に伝えることは、RFPを作成する意義の1つです。発注者が現在どのような課題を抱えているのか、また課題をどのように認識しているのか、現状を伝える役割を果たします。

こうした内容を口頭で伝えた場合、重要なポイントが伝わりにくかったり、ニュアンスの受け取り方が担当者ごとに異なったりするおそれがあります。認識の食い違いが生じると、自社の要望が提案に十分に反映されないことにもなりかねません。
 

発注者が想定している方向性や今後の課題（To be）を伝える

発注者がシステム導入の先にどのような将来像を描いているのか、大きな方向性を伝えることもRFPの重要な役割といえます。想定しているゴールが異なっていると、発注者が求めているソリューションと開発会社が提示する提案との間にずれが生じる可能性があるからです。

ドリルを買い求める顧客は「穴を空ける手段」を探しているように、何を成し遂げたいのかを共有しておくことは手段を見誤らないためにも重要なポイントです。よって、RFPには現状だけでなく今後の課題についても記載しておく必要があります。
 

予算やスケジュールに対する共通認識を形成する

予算やスケジュールといった、認識の齟齬がトラブルに発展しやすい事項について、共通認識を形成できることも大きな意義の1つです。口頭で提案を依頼した場合、正式発注後に追加費用が発生することが判明したり、追加機能を実装するために納期が遅延したりする原因になりかねません。あらかじめ予算やスケジュールを明確にしておくことで、こうしたトラブルを未然に回避できます。
 

発注先を比較検討しやすくする

RFPを作成することにより、発注先の候補となる開発会社を比較検討しやすくなることも大きな意義の1つです。各社から提案を受けた際、同じ基準にもとづいて発注先を検討できます。開発会社によってスケジュールや費用に大きなずれが生じるリスクが低減され、提案後に調整を依頼するプロセスが発生しにくくなることが利点です。

開発会社としても、発注元が想定している要件や予算、スケジュールを正確に把握した上で提案できるため、各社の強みを最大限に反映した提案書を作成しやすくなります。結果として、開発工程全体のクオリティが向上する点が大きなメリットです。
 

RFPの意義を踏まえて作成するにあたって、どのような要素を盛り込んでおく必要があるのでしょうか。RFPの主な構成要素について解説します。
 

プロジェクトの概要

自社の経営戦略や事業戦略において、当該プロジェクトがどのように位置づけられるのかを記載します。あわせて事業内容や主力商品といった基本情報についても記載することにより、自社への理解を深めてもらうことが重要です。RFPを一読することで、「発注元企業はどのような状況にあるのか」が明確にわかるようにしておく必要があります。
 

プロジェクトの背景

当該プロジェクトがどのような経緯で立ち上げられたのか、解決したい課題は何かを記載します。詳細な要望を伝える前に、「そもそも何を解決したいのか」を正確に伝えることが大切です。RFPを通じて、プロジェクトの全体像に関する共通認識を形成しておくことが求められます。
 

目的とゴール

プロジェクトを通じて何を実現したいのか、システムの導入によってどのような状態になっていれば成功といえるのかを記載します。自社が「何を目指しているのか」を伝えることにより、プロジェクトの方向性や「成功」の定義を共有することが主な目的です。
 

スケジュールと予算

自社が想定している導入スケジュールや、おおよその費用感について記載します。いずれも開発会社がプロジェクトの規模や工期を適切に判断する上で欠かせない要素です。工期・予算が想定と大幅にずれていた場合、あらためて提案内容の調整を依頼することにもなりかねません。発注側・受注側の双方で必要以上の労力を要することのないよう、スケジュールと予算は明確に記載しておくことが重要です。
 

要望事項など

システムに必須の機能要件（システムの主目的となる機能面の要件）・非機能要件（機能要件以外のユーザビリティ、性能、拡張性、セキュリティなどの要件）のほか、提案してほしいと考えている要件の範囲を記載します。同時に、不要な要件についてもあらかじめ伝えておくことで、より的確な提案を受けやすくなるでしょう。
 

RFPは受発注の双方で共通認識を形成し、発注側の要望やプロジェクトの背景を正確に伝えた上で提案を受けるために不可欠な文書です。いわば発注者の「現在と未来」を伝えるための資料として、必要な要素を漏れなく盛り込んで作成することが求められます。今回紹介したRFPの意味や作成する意義を踏まえて、自社の要望が正確に伝わるRFPを作成してください。