RFPと要件定義の違いとは？役割や書き方について解説

システムを開発・導入するにあたって、委託先の事業者とやり取りするドキュメントにはさまざまな種類があります。このうちシステムの要件に関連するドキュメントには「RFP」と「要件定義書」がありますが、両者の違いを明確に把握できているでしょうか。

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今回は、RFPと要件定義書について、それぞれの作成目的や記載すべき事項をわかりやすく解説します。RFPと要件定義書の主な違いに関してもまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

はじめに、RFPの概要と作成する目的、記載すべき事項について解説します。RFPが果たす役割を明確に理解しておくことが大切です。
 

Request for Proposal：提案依頼書

RFP（Request for Proposal）は「提案依頼書」と訳されます。システムの開発に際して、委託先の候補となる事業者へ具体的な提案を求めることを目的としたドキュメントです。

システム開発と一口に言っても、求められる機能や開発にかかる費用、必要な開発期間などは千差万別です。発注者側がどういった課題を解決したいと考えているのか、そのためにどういったシステムを必要としているのかを明確に伝えておく必要があります。こうした点を委託先の候補となる事業者へ伝えることが、RFPの主な役割です。
 

RFPを作成する目的

RFPの作成を通して、発注者側は自社が現状抱えている課題や必要としている機能を把握できます。求める条件を明確にした上で開発側に正しく伝えることで、より的確な提案を受けられる可能性が高まります。

また、RFPは受注側にとって事前に把握しておきたい情報が記載されているドキュメントともいえます。発注する側の企業が想定している予算や開発期間、求めている機能などが実現可能であるか、自社が得意とする領域の開発であるかを適切に判断するには、RFPを共有しておくことが重要です。
 

RFPに記載すべき事項

RFPには、発注する側の希望を委託先に伝えるための項目を漏れなく記載する必要があります。下記はRFPの主な構成要素と、記載すべき事項の概要です。

次に、要件定義書について見ていきましょう。要件定義書とRFPでは、作成する目的や活用するシーンが異なります。
 

システム設計の基本事項を記載したドキュメント

要件定義書とは、機能要件や非機能要件など、実際に開発が始まってから必要となる情報を伝えるためのドキュメントです。開発を受注した企業がシステムの基本的な要件を確認した上で、基本設計や詳細設計を作成していくための土台となります。RFPに記載した事柄を具現化するためのドキュメントのため、RFPと重複する部分も多々ある一方で、RFPよりもさらに詳細にシステムの仕様が記載される点が特徴です。
 

要件定義書を作成する目的

要件定義書は、受発注間での認識の食い違いが生じるのを未然に防ぐために作成します。RFPの作成目的には委託先の選定も含まれている一方で、要件定義書は発注が決定している企業に対して自社が求める要件を詳細に記載する点が大きな違いです。

要件定義書は開発実務を想定して記載されることから、必要な要件を漏れなく記載する必要があります。一方で、事前にRFPで示し、提案を受けた内容から逸脱することのないよう注意が必要です。
 

要件定義書に記載しておくべき事項

要件定義書にて示すべき事項とその概要は下表のとおりです。

RFPと要件定義書の主な違いは下記の3点です。

• 作成する目的の違い
• 発行するタイミングの違い
• 記載事項の違い

それぞれ具体的に見ていきましょう。
 

作成する目的の違い

【ポイント】

• RFP：発注するベンダーの選定
• 要件定義書：実現可能な条件の整理

RFPは複数のベンダーの提案内容を比較し、委託するベンダーを選定するために作成します。一方、要件定義書はすでに発注が決定した委託先に向けて、具体的に実現したい機能や希望する事項を伝えるためのドキュメントです。よって、開発可能なシステムの提案を受けることがRFPを作成する目的であるのに対して、開発したいシステムの詳細を伝えることが要件定義書の作成目的となります。
 

発行するタイミングの違い

【ポイント】

• RFP：委託先の決定前
• 要件定義書：委託先の決定後

RFPは委託先を選定する段階で発行します。よって、複数のベンダーに向けて発行し、具体的な提案を受けることが主な目的です。一方、要件定義書は発注が決定した委託先に対し、具体的にどういったシステムを開発してほしいのか詳細な情報を伝えることが主な目的です。
 

記載事項の違い

• RFP：選定の進め方を示す
• 要件定義書：システム設計の基本情報（RFPよりも詳細に示す）

RFPと要件定義書の記載事項には重複する点も多いものの、明確な違いもあります。RFPは委託先を選定することも目的の1つであることから、回答を得たのち選定をどのように進めるのか、選定方法やスケジュールを示す点が特徴です。

一方、要件定義書はすでに発注が決定している委託先に向けて発行するため、RFPよりも詳しく自社が求めているシステムの基本的な設計や希望する事項を記載します。
 

RFPと要件定義書は、いずれも開発したいシステムの内容を提示する点では共通しています。ただし、委託先を選定するために発行するRFPと、すでに決定した委託先に向けて開発工程に必要な情報を伝えるために発行する要件定義書では、目的や意味合いが大きく異なります。RFPと要件定義書のそれぞれの役割を明確に把握した上で、適切に使い分けていきましょう。