Slackのタスク管理で業務を効率化する方法｜連携可能ツールも紹介

ビジネス向けのコミュニケーションツールであるSlack（スラック）でタスク管理ができると、業務効率化につながります。

本記事では、Slackの機能や外部アプリとの連携を活用したタスク管理の方法を詳しく解説します。

Slackでコミュニケーションとタスク管理を一元化し、業務の効率化に役立ててください。

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Slackでタスクを管理するには、Slackの機能を活用する方法と、連携アプリを使う方法の2通りがあります。まずは、Slackの機能を活用したタスク管理方法を紹介します。

なお、本章で紹介する機能はタスク管理目的の機能ではなく、あくまでもSlackの既存機能をタスク管理に応用したものです。専用のツールと比較すると利便性は低くなるため、求めているタスク管理方法とマッチするかどうか確認してください。
 

canvasを作成する

Slackのcanvas機能は、Slack内でリッチテキストフォーマットを使用して文書を作成できる機能で、議事録など長文の文章をSlack上で共有できます。

このcanvasでは使用できるテキスト書式にチェックボックスが含まれており、チェックボックスを選択すればタスク一覧表として活用できます。

canvasの作り方は次の通りです。

1. メッセージフィールドに左下の［＋］をクリック
   
2. ［canvasを作成する］を選択
   
3. タイトルを入力し、テキストの箇所にタスクを記載
4. テキストを選択し、書式選択メニューから［チェックリスト］を選択（メニューが表示されない場合には[ ] + スペースを入力）
   

リマインダーをセットする

Slackのリマインダー機能では、特定の日時や周期で通知を受け取ることができます。タスクの期限日などにリマインダーを設定することで、タスクの対応漏れを防げるでしょう。

リマインダーは特定のチャンネルメンバーやDM、または自分自身に対して設定できます。設定できる内容は、日付・時間・説明の3つです。

リマインダーの設定方法は次の通りです。

1. メッセージフィールドに「/remind」と入力
   
2. 必要な入力事項が表示されるのでその通りに入力（自分自身にリマインドしたい場合には次のように「me」と入力）
   
3. 確認のメッセージが表示されたら設定完了
   

リマインダーはアメリカ英語での設定が推奨されています。また、自身やチャンネルにリマインド設定することはできますが、特定のメンバーに設定することはできません。
 

ブックマークやピン留め機能を使う

特に重要なタスクは、いつでも見られるようにブックマークやピン留めしておくこともできます。

ブックマークは、あとでメッセージを見返すために保存しておくための機能で、ブックマークをつけたメッセージは「後で」から確認できます。

ブックマークの設定・確認方法は次の通りです。

1. メッセージ右側に表示されている［ブックマーク］をクリック
   
2. ブックマークの確認はメニューにある［後で］を選択
   

ピン留め機能はメッセージをチャンネルの上部に常に表示しておく機能で、チーム全体で共有するべき重要な情報に適しています。

ピン留めの設定・解除方法は次の通りです。

1. メッセージの右端に表示されている［その他］を選択
   
2. ［チャンネルへピン留めする］をクリック
   
3. ピン留めを外す場合には同様に［その他］から［チャンネルからピンを外す］を選択
   

専用チャンネルを作成する

タスク管理専用のチャンネルを作成する管理の方法もあります。

タスク管理専用のチャンネルを作成すると、タスクに関する会話のみが表示されるため、確認漏れの防止につながります。しかし、プロジェクトとチャンネルが分かれてしまうためチャンネルを行き来する必要があり、スレッドが増えてくると重要な情報が流れてしまう点もデメリットです。
 

大きなプロジェクトでタスクのスケジュール管理が必要な場合や、チームメンバーが多く参加している場合には、Slackとタスク管理専用のアプリを連携する方法がおすすめです。

ここでは、Slackと連携してタスク管理ができるアプリを4つ紹介します。
 

Asana

Asanaは世界190ヵ国で使用されているタスク管理ツールで、ガントチャートや申請フォーム、タスクの一覧ボードなどが備わっています。

AsanaとSlackを連携することで、Slack上で通知されるようになります。また、Asanaのリンクから直接タスクに詳細確認やタスクの完了を行うことが可能です。

また、Asanaの作業に関する通知もSlackで受け取ることもできるほか、Slack内でAsanaの新しいタスクを立ち上げられるようになるため、タスク管理のためにAsanaとSlackを行き来する手間も省けます。

SlackとAsanaの連携方法は次の通りです。

1. SlackとAsanaのアカウントを作成
2. Slackbotのプロントに従いAsanaのアカウントを認証　

連携後には、Slackで「/asana」と入力することでタスクの一覧表示・作成・ステータス変更・コメントが可能です。それぞれの詳しい使用方法についてはAsana公式ページをご確認ください。
 

Wrike

Wrikeは、複雑なプロジェクトの管理に向いているツールです。カスタマイズ性が高いダッシュボードやガントチャートといった機能のほか、レポート機能も備わっています。

WrikeとSlackを連携することで、タスクの作成や編集、さらには進捗状況の確認までSlack内で行えるようになります。Wrikeは、規模が大きく複雑なプロジェクトなどにおすすめです。

SlackとWrikeの連携方法は次の通りです。

1. SlackとWrikeにサインインをしておく
2. Wrikeの作業スペース右上にあるプロフィール写真をクリックし［アプリ&連携］を選択
3. リストの中から［Slack対応Wrikeアプリ］を開き、［有効にする］をクリック
4. Slackワークスペースへのアクセスを許可

上の操作を行うことで、SlackのワークスペースにWrikeボットが追加されます。「/Wriketask」＋タスクのタイトルを入力することでタスクの作成、「/Wrikepreview」＋タスクのリンクでタスクのプレビューが可能です。
 

Trello

Trelloはカードベースのシンプルなインターフェースを持つタスク管理ツールです。付箋を貼るようなイメージで、カードベースのタスクをボードにドラッグ＆ドロップする仕組みになっており、直感的な操作性で使いやすいのが特徴です。

TrelloとSlackを連携すると、Slackから直接ボードにカードを追加でき、カスタマイズ性も高くなっています。

TrelloとSlackの連携方法は次の通りです。

1. Trelloと連携したいSlackのワークスペースを開き、［App］を開く
2. 「Trello」を検索し［追加］をクリック
3. ［Slackに追加］をクリック
4. TrelloのWebサイトが開いたら［Slackに追加する］をクリック
5. Trelloのアカウントにログイン
6. Trelloのホーム画面からワークスペースの右側に表示さている［設定］を開く
7. 設定ページにあるSlackワークスペースとのリンクセクションに設置されている［Add to Slack］をクリック
8. 「TrellloがSlackワークスペースに権限をリクエストしています」というページが表示されるので、［許可する］を選択（複数のワークスペースがある場合には追加したいワークスペースを選択）
9. Trello上での確認画面が表示されるので再度［許可］を選択

SlackからTrelloを操作できるようにするには、連携後に次の操作が必要です。

1. Trelloを操作したいSlackチャンネルで「/invite Trello」と送信
2. 次に「/trello 〇〇（ボード名またはボードのリンク）」と送信
3. Slackチャンネルと特定のTrelloボードをリンクさせるメッセージが表示されるので［Link to Channel］をクリック

カードを追加したい場合には「/trello add 〇〇（カードに入力する内容）」を送信、カードを追加したいTrelloリストを変更したい場合には「/ trello set-list 〇〇（リストの番号）」を送信するだけで設定画面が表示されるようになります。
 

Stock

Stockはチーム内での知識共有や情報の整理をサポートするツールです。シンプルな機能で、ITの専門知識がなくても簡単に使用できるのが特徴です。

StockとSlackを連携すると、SlackのメッセージをワンクリックでStockに保存しておくことができるほか、Stockでメッセージを受信したらSlackに通知されるようになります。

StockとSlackの連携方法は次の通りです。

1. Stockのヘッダーに設置されている［設定］をクリックし［個人設定の変更］を選択
2. メニューに表示されている［Slack連携］から［連携する］をクリック
3. 確認画面が表示されるので［許可する］をクリック

連携後は、そのまま［Slack連携をテスト］をクリックするとテストメッセージが表示されます。

SlackのメッセージをStockにストックする場合には、メッセージの［?］から［この発言をクリックする］を選択するだけで簡単にアクションが実行されます。

Stockは連携・操作ともに比較的簡単に行えるため、シンプルなタスク管理に向いているでしょう。
 

Slackでタスク管理を行う大きなメリットは、情報の一元化とチーム間のコミュニケーション向上です。
 

管理を一元化できる

Slackでは、プロジェクトごとに「チャンネル」と呼ばれるメッセージグループを作成できます。各チャンネル内で、プロジェクトごとにメッセージやファイル、タスクを一元管理することで業務効率化につながります。

Slackアカウントを持っていれば、社内外問わずユーザーをチャンネルに招待できるため、クライアントへの確認事項や情報共有などもスムーズに行うことが可能です。
 

チームで情報共有ができる

プロジェクトやタスクに関する情報共有をチャンネル内で行うと、チャンネルに参加しているメンバー全員が最新の情報を確認できます。情報の共有漏れに役立つだけでなく、サポートが必要なチームメンバーがいる場合は迅速に対応できるようになるでしょう。

また、過去の会話はチャンネル内に残るため、遡って確認できます。新しいメンバーがプロジェクトに参加した場合にも、プロジェクトチャンネルへ招待し、過去のスレッドを見てもらうことでキャッチアップが可能です。
 

ブックマークやピン留め、リマインダー機能といったSlackの機能を活用すると、効率的にタスク管理を行うことが可能です。

また、外部アプリとの連携を駆使すれば、さらに高度なタスク管理も実現できるようになります。

本記事を参考に、日常の業務の中でSlackを上手に活用して業務効率化を目指しましょう。