メッセージングツールであるSlackは、現在導入企業が急増しています。HubSpotでも、数年前に社内のコミュニケーションツールをSlackに切り替えました。
Slackを導入した直後は、正直慣れるまでに時間がかかりました。しかし、徐々にその便利さを実感するようになり、今ではさまざまな機能を普段から活用するように。業務効率化を考えるうえでは、欠かせないツールとなりました。
とはいえ、機能の豊富さゆえに、本当に必要な機能を見つけることが難しいのは悩みどころです。本記事では、初心者がSlackを使いこなす方法から、便利な応用テクニックをまとめてご紹介します。
Slackとは？他チャットツールとの違いは
Slackは、業務改善や生産性向上につながる、画期的なツールのひとつ。ビジネスに活用できる多彩な機能を有しており、使いこなすことでビジネスの改善も期待できます。
まずは、Slackとはどういったツールなのか、従来のツールと比べどのような特徴があるのかなど、Slackの基本についてご説明します。
Slackとは
Slackは、2014年にアメリカの企業がリリースしたビジネスツールです。2017年には日本語版がリリースされ、その後日本でも急速に普及しました。
チャットや音声通話・ビデオ通話といったコミュニケーションツールのほか、ファイルやコードの共有、リマインダーの設定、アンケート作成など、ビジネスをスムーズに運用するためのさまざまな機能を有しています。
また、連携できる外部サービスの数が大変多く、組み合わせることでSlackにできることは無限大に近いといっても過言ではないでしょう。
Slackのメリット
Slackが他のツールに比べて優れている点として次のような内容が挙げられます。
- チャットを利用してリアルタイムかつ生きたコミュニケーションが可能
- 検索機能が充実しており、過去のログやファイルの参照が容易
- PCやタブレット、モバイルなど、さまざまなデバイスで利用可能
- 連携可能な外部ツールが多く、幅広い機能をSlackで一括管理できる
Slackのデメリット
逆に、他のツールと比べた際デメリットもあります。たとえば、次のようなものが挙げられます。
- チャンネルやダイレクトメールが増えすぎると、情報の整理が困難となる
- ブラウザ版やモバイル版、無料版では一部機能が制限される
特に、無料版についてはあくまでお試し、モバイル版はあくまでもサブ的な使い方と考え、本導入時には有料版を購入・デスクトップ版で利用することをおすすめします。
Slackと比較されるチャットツール
ビジネスツールとしてSlackと比較検討の対象となるサービスもあります。例えばChatWorkやTeamsなどが有名です。それぞれの特徴をまとめてみます。
【ChatWork】
基本機能：
- チャット
- ビデオ通話／音声通話
- ファイル管理
- タスク管理
特徴：
- 国内導入数が多く、社外の関係者とも連携を取りやすい
- 使い方がシンプルでわかりやすい
- 連携できる外物ツールやソフトはあまり多くない
おすすめの利用シーン：
- 社外の関係者とのコミュニケーションや連携
- 難しい操作なくスムーズな導入をしたいケース
【Teams】
基本機能：
- チャット
- ビデオ通話／音声通話
- ファイル管理、編集
特徴：
- 多言語展開・世界展開されている
- Office製品との連携が可能（共同編集なども可能）
- UIが直感的でなく、操作に慣れるまで時間が必要
おすすめの利用シーン：
- 海外の取引先や関係者とのやり取り
- Office製品を活用しての連携
初心者でもわかるSlackの基本的な使い方
Slackには、ビジネスを円滑に進めるための便利な機能がたくさんあります。導入時点からこれらの機能を有効に活用し、ビジネスの効率化や生産性の向上につなげることができるよう、まずは基本的な使い方をご紹介します。
ワークスペースとは
Slackを使い始める際には、まずワークスペースを作成するか、別の人が作成したワークスペースに参加する必要があります。ワークスペースは、会社やプロジェクトメンバーなど、Slackを利用してコミュニケーションをとるメンバー全体の属するグループです。
後ほど説明しますが、ワークスペース内にはチャンネルと呼ばれる小グループを複数作成することができます。ワークスペースは社屋、チャンネルは各部署の部屋と考えるとわかりやすいでしょう。
ひとつのアカウントで複数のワークスペースに参加することも可能です。
メッセージ、ファイルの送信
同じワークスペースに属しているメンバー間では、メッセージやファイルの送受信が可能です。送信したメッセージやファイルは後から検索・参照することもできるため、ビジネスの記録としても便利に活用することができます。
頻繁に見返す情報や重要なファイルにはスターをつけたり、ピン留めしたりすることも可能です。
Slack内での通話と画面共有
Slackでは、音声通話やビデオ通話も可能です。画面共有機能を利用して、自分の画面を通話相手に共有することもできます。デスクトップ全体か、特定のアプリケーションのどちらかを選択して共有可能であるため、うっかり見せたくない画面を共有してしまうということもありません。
画面共有中は、画面に直接ペンで書き込みをしたり、参加者に書き込みをしてもらったりすることもできます。逆に、参加者は書き込みができないよう制限することも可能です。
チャンネルの活用
ワークスペース内にはチャンネルを作成することができます。チャンネルでは参加者だけにメッセージを送ったり、ファイルを送信したりといった使い方ができます。チャンネルはいくつでも作成可能ですので、部署毎・プロジェクト毎など、幅広い使い方が可能です。
チャンネル内でのやり取りは原則誰でも閲覧できますが、プライベートチャンネルに設定することで、参加者以外が閲覧できないようにすることもできます。
基本的なショートカットコマンド
Slackをより効率的に使用するため、キーボードショートカットも用意されています。これらのショートカットを上手に活用することで、必要な機能にすばやくアクセスすることができます。
ここでは、代表的なショートカットをいくつか紹介します。
- （Mac）cmd +「N」（Windows、Linux）Ctrl +「N」：新しいメッセージを作成
- （Mac）cmd +「U」（Windows、Linux）Ctrl +「U」：ファイルをアップロード
- （Mac）Option +メッセージをクリック（Windows、Linux）Alt +メッセージをクリック：メッセージを未読にする
- （Mac）（Windows、Linux）Esc：チャンネル/DM内すべてのメッセージを既読にする
- （Mac）（Windows、Linux）Shift +Esc：すべてのメッセージを既読にする
その他にも、覚えておくと便利なショートカットはたくさんあります。ショートカットの一覧は（Mac）cmd +「/」（Windows、Linux）Ctrl +「/」で表示させることができますので、適宜確認しながら使ってみてください。
Slackの便利な使い方25選
Slackで利用することができる機能は多岐にわたります。基本的な操作を覚えたら、さらに便利な機能にも挑戦してみましょう。ここでは、ビジネスのシーンにおいて特に重宝する機能や使い方を25通り紹介します。
1. 高度な検索機能を活用
Slackの優秀な点の1つは、ファイルやメッセージを簡単に検索できるところです。Slackのチャンネルは動きが速いので、以下のような高度な検索コマンドを使用すると、時間をかけずに必要な情報を見つけることができます。
チャンネルやダイレクトメッセージ
- in:チャンネル名 - 指定したチャンネル内のメッセージやファイルのみを検索します。
- in:@表示名 - 指定したユーザーとの間のダイレクトメッセージのみを検索します。
特定の相手から受信したメッセージやファイル
- from:@表示名 - すべてのチャンネルやダイレクトメッセージから、特定の相手からのメッセージに絞って検索します。
- from:me - 自分が送信したメッセージに絞って検索します。
リンク、スター付きアイテム、絵文字によるリアクション
- has:link - 特定のURLを含むメッセージを検索します。
- has:star - 自分がスターを付けたメッセージを検索します。
- has::絵文字コード: - 指定した絵文字を含むメッセージを検索します。
日付や期間
- before:日付 - 指定した日付以前のメッセージやファイルを検索します。日付の代わりに「yesterday（昨日）」「today（今日）」「week（今週）」「month（今月）」「year（今年）」といったキーワードを使用することも可能です。
- after:日付 - 指定した日付以降のメッセージやファイルを検索します。なお、日付の代わりに「yesterday（昨日）」「today（今日）」「week（今週）」「month（今月）」「year（今年）」といったキーワードを使用することも可能です。
- on:日付、during:期間 - 指定した日付や期間のファイルを検索します。日付以外にも、「Monday（月曜日）」などの曜日、「February（2月）」などの月、「2016」などの年をキーワードとして使用できます。
（補足：日付を具体的に指定する場合は、MM/DD/YYYY（米国ローカル方式）、またはYYYY/MM/DD（国際標準方式）のいずれかの形式を使用します。
Slackの検索機能の詳細については、Slackの使い方ガイドをご覧ください。
2. スラッシュコマンド「/remind」を使用してTo-Doリストを作成
Slackbotのリマインダーを設定すると、やるべきことを常に確認できるようになります。リマインダーを設定するには、テキストボックスに「/remind」と入力し、さらに続けてタスクを入力します（スラッシュコマンドとリマインダーは、設定した本人にしか表示されません）。リマインダーは、特定の時間に表示されるように設定したり、MM/DD/YYYYの形式で日付を指定したりすることができます。
リマインダーの一覧を確認するには、スラッシュコマンド「/remind list」を使用します。リマインダーのリストでは、完了したタスクにチェックを入れたり、不要になったタスクを削除したりできます。
3. GIF動画を使ってリアクション
Slackでは、GIF動画の共有サービス「Giphy」との連携がサポートされており、「/giphy」というスラッシュコマンドを使用して、他のメンバーとユニークなGIF動画を共有することができます。なお、コマンドの後にはそのときの気分や感情を表すフレーズを入力します（例：「/giphy thank you」）。
Giphyとの連携を有効にするには、Giphyアプリのページにアクセスし、［設定を追加］をクリックして、［Giphy インテグレーションの追加］を選択します。
注：GiphyのGIF動画は当たり外れが大きく、職場での使用にふさわしくないものや、状況に合わないものがヒットすることもあります。当たり外れがあることを気にしなければ、GIF動画は非常に簡単に使用できます。
4. 「/collapse」や「/expand」のスラッシュコマンドを使用してファイルを開閉
コメントを探そうとして、GIFが邪魔で見つからなかったことはありませんか？ チャンネル上の画像や動画は、「/collapse」というスラッシュコマンドを使用すると、すべて非表示にすることができます。画像や動画を再度表示させたい場合は、「/expand」というスラッシュコマンドを入力すれば、すぐに展開できます。
5. メッセージにリンクや書式を追加
特定の文字を目立たせたり、書式を変更したり、リンクやソースコードを共有したりするには、テキストを以下のように入力します。
- リンクのプレビュー設定：メッセージにURLを入力すると、ページのプレビューイメージが付いた状態でリンクが共有されます。Slackでは、設定がオフになっている場合を除き、リンクのプレビューが自動的に表示されます。なお、現在のところ、メッセージ内で特定の文字にハイパーリンクを設定することはできません。
- 太字や斜体の設定：テキストを太字にするには、テキストの前後をアスタリスクで囲みます（例：「*対象のテキスト*」）。また、テキストを斜体にするには、テキストの前後に半角スペースを入力したうえで、アンダースコアで囲みます（例：「 _対象のテキスト_ 」）。
- 取り消し線：特定の文字に取り消し線を引くには、テキストの前後をチルダで囲みます（例：「~text~」）。なお、取り消し線は全角文字には引けません。
- 箇条書き：箇条書きを作成するには、Enter（またはShift＋Enter）を押して改行し、Option＋8（Mac）またはAlt＋0149（Windows、テンキーを使用）を押して中黒点を入力します。
- 改行の挿入：リストを使わずに段落を入れる場合は、ソフトリターンを使用します。Enterキーを押してメッセージを送信する設定の場合にも、Shift＋Enterを押せば改行を挿入できます。
- テキストの引用：テキストを引用してインデントするには、文章の頭に大なり記号（>）を入力します。1つ入力すると段落1つがインデントされ、「>>>」と3つ入力すると複数の段落がインデントされます。
- ソースコード：テキストの一部をソースコードとしてインラインで表示するには、テキストの前後をバッククォート記号で囲みます（例：「`対象のテキスト`」）。複数行のコードをブロックで囲みたい場合は、バッククォート記号を3つ使用します（例：「```対象のテキスト```」）。
6. スラッシュコマンド「/away」を使って在籍状況を変更
同僚に返事をしないまま待たせるのは良いことではありません。ミーティングなどの理由で席を外さなければならないときは、在席状況を表すステータスを変更して、返事ができないことをアピールしましょう。「/away」のスラッシュコマンドを使用すると、ステータスを「離席中」や「アクティブ」にすぐに切り替えることができます。
7. キーワードとフレーズの通知を設定
プロジェクトの進行管理を担当している場合や、特定の部門や活動の状況を常に把握したい場合などは、カスタムの通知設定を有効にしておくと、時間を大きく節約できます。
チャンネル内で特定のキーワードやフレーズが使われた場合に通知を受け取るには、画面左上のワークスペース名をクリックし、［環境設定］、［通知］の順に選択して、［マイキーワード］のボックスに通知対象のキーワードやフレーズを入力します。なお、キーワードの間はカンマで区切ってください。
8. スラッシュコマンド「/msg」を使ってダイレクトメッセージをすばやく送信
たとえば、ホチキスを貸してくれる人を探したり、一緒にランチに行く人を集めたりするなど、特定のチャンネルのメンバー全員に自分の質問を見てもらいたい場合があります。
質問を投稿した後は、他のメンバーの邪魔にならないように、ダイレクトメッセージを使ってやり取りをしましょう。たとえば、ランチに付き合ってくれる同僚が見つかったら、「/msg @ユーザー名 メッセージの内容」というスラッシュコマンドを使ってダイレクトメッセージを開き、その同僚にだけ詳しい情報を伝えるようにします。
9. 送信済みのメッセージを編集
過去の発言を訂正したいと思ったことはありませんか？ Slackでは、それに近いことができます。チャット内で送信した直後のメッセージを修正するには、上向き矢印のキーを押し、メッセージを編集して、［変更を保存する］を選択します。
この機能は、漢字の変換ミスや英単語のスペルミスのような恥ずかしい間違いをしてしまった場合に便利です。たとえば、下の画像では「there」と書くべきところを「their」と書いてしまったので、修正しようとしています。
10. GoogleドライブをSlackと連携
Google ドライブを使用して、ファイルの作成と保管をオンラインで行っている組織は多いと思います。このような組織では、Google ドライブをSlackと連携させない手はありません。Slackと連携すると、Google ドライブ内のファイルをインポートしてインデックス化し、必要なファイルを必要なときにいつでも手軽に検索できるようになります。
Google ドライブをSlackと連携するには、2つの方法があります。
Google ドライブにあるファイルを共有する場合は、ファイル共有用のリンクをメッセージボックスにそのまま貼り付けます。画面上にはGoogle ドライブのファイルをインポートするかどうかを確認するメッセージが表示されます。
［はい］をクリックすると、ファイルの読み取りを許可することができます。
共有するファイルがない状態で、今後のためにGoogle ドライブとの連携を設定しておきたい場合には、Google ドライブアプリのページにアクセスし、［設定を追加］、［Google ドライブアカウントを認証する］、［許可］の順にクリックします。
11. Slackのテーマをカスタマイズ
複数のグループでSlackを使用していて、グループを区別しやすくしたい場合や、自分の好みに合わせてワークスペースの見た目をアレンジしたい場合は、テーマの設定を変更しましょう。
画面左上にあるワークスペース名をクリックし、［環境設定］、［サイドバー］の順に選択した後、既存のテーマから好きなものを選択するか、テーマをカスタマイズして選択します。カスタマイズする場合は、HTMLカラーコードを入力します。
12. IFTTTとSlackを連携してタスクを自動化
IFTTTは万能アダプターのような役割を果たすツールで、2つのウェブサービスを連携してタスクを自動化することができます。IFTTTをSlackと連携すれば、幅広い場面で応用が利くようになります。連携を設定するには、IFTTTのアカウントを作成するか、既存のアカウントでサインインした後、IFTTTのページで連携を許可します。
連携が完了すると、既存のアプレットを利用したり、オリジナルのアプレットを作成したりして、タスクの自動化を始めることができます。なお、HubSpotでは次のようなアプレットを使用しています。
ドアベルが鳴ったらRingからSlackに通知する
TwitterをSlackと連携して、Slackのスレッドにメンションを表示する
Slack経由でTrelloの投稿を活用する
（あるいは、Trelloのカードが割り当てられたら通知を受信する）
13. オリジナルの絵文字を追加
絵文字を追加するには、画面左上のワークスペース名をクリックし、［Slack をカスタマイズ］、［カスタム絵文字を追加する］の順に選択します。
追加用のダイアログが表示されたら、絵文字に使う画像をアップロードして、名前を指定します。ここで指定した名前は、実際に絵文字を入力する際に使用します。
なお、画像は128KB以下の正方形が最適です。また、以下の画像にある俳優のライアン・ゴズリング氏のように、画像の背景を消す方法については、HubSpotブログのこちらの記事をご覧ください。
14. Slackbotの自動レスポンスをカスタマイズ
Slackbotは、特定のキーワードやフレーズに対して自動で反応するようにカスタマイズできます。カスタマイズするには、まず画面左上のワークスペース名をクリックし、［Slack をカスタマイズ］を選択します。
移動先の画面で、左からの2つ目の［Slackbot］というタブを選択すると、メッセージのカスタマイズ用フォームが開きます。キーワードを入力し（複数可、カンマで区切る）、各キーワードに対応するSlackbotのレスポンスを追加します。なお、Shift＋Enterで改行すると、複数のレスポンスを設定できます。複数のレスポンスを設定すると、どれか1つがランダムに使用されます。
以下の画像では、「Oops!（しまった！）」というキーワードに対して歌手のブリトニー・スピアーズ氏の動画を自動で表示し、場を和ませようとしています。
15. ロード中のメッセージをカスタマイズ
データの読み込み中に、ウィットに富んだメッセージやヒントが表示されているのはお気付きでしょうか？ Slackでは、オリジナルのメッセージを追加して、ロード中の画面を楽しくアレンジできます。
新しいメッセージを追加するには、画面左上のワークスペース名をクリックし、［Slack をカスタマイズ］を選択して、左から3つ目の［ローディングメッセージ］いうタブをクリックします。テキストボックスが表示されたらメッセージを入力し、［メッセージの追加］をクリックします。
他のメンバーを励ますには、これが最高の方法です。
16. クイックスイッチャーを使ってチャンネルやダイレクトメッセージをすばやく切り替え
部署や組織の規模が大きくなると、参加しているチャンネルの数も増えてくるものです。チャンネルからダイレクトメッセージにスピーディーに移動し、またすぐ別のチャンネルに移動するには、Command＋K（Mac）またはCtrl＋K（Windows、Linux）を押してクイックスイッチャーを起動します。ポップアップが表示されたら、ユーザーやチャンネルの名前を入力します。
17. 有名人やキャラクターになりすましてメンバーとやりとり
Slackerというツールを使うと、自分の好きなキャラクターになりすまして面白いコメントを投稿し、他のメンバーとのコミュニケーションを盛り上げることができます。Slackerには、米国のトランプ大統領やディズニー映画「アナと雪の女王」のエルサなど、たくさんのキャラクターがあらかじめ用意されています。
さらに、緑色のプラス記号のアイコンを選択して、オリジナルのキャラクターを追加することも可能です。画像のURLと名前を入力し、既定のメッセージを指定すると、コレクションにキャラクターが追加されます。
18. 絵文字リアクションを使用して簡単なアンケートを実施
言葉で何かを伝えるのは簡単なことではありません。他のメンバーに自分の気持ちを伝えるには、絵文字を使ってリアクションする方が手っ取り早い場合もあります。Slackで絵文字リアクションを使用するには、返信するメッセージにカーソルを合わせて、顔文字にプラス記号の付いたアイコンをクリックし、絵文字を選択します。
絵文字リアクションにはさらに高度な使い方があり、チーム内でのアンケート調査をすばやく簡単に実施することができます。この機能の活用法としては、米国のソフトウェアベンダーであるBetterCloud社が次のようなツイートをしています。
当社のオフィスでは、社内の簡単なアンケートにSlackの絵文字リアクションを活用しています。皆さんがご存じのSlack活用術は何ですか？ #SlackHack @SlackHQ pic.twitter.com/RlXveBjgYY
— BetterCloud（@bettercloud）、2016年2月8日
19. HTMLカラーコードを使って色見本を表示
何かのデザインに関するプロジェクトを他のメンバーと共同で進めているときなどに、HTMLカラーコードを使って色を提案することができます。以下の例では、「#F7761F」というカラーコードに対して、色見本が小さく表示されているのがわかります。
20. スターを使用してTo-Doリストを作成
Slackでは、スターを使って重要なタスクに目印を付けることができます。スターを付けるには、メッセージやファイルにカーソルを合わせ、星型のアイコンを選択して黄色に変更するだけです。スターを付けたアイテムの一覧は、画面右上の星型のアイコンをクリックすれば確認できます。
対応が必要な依頼やファイルにスターを付けておけば、業務に追われている間でも、To-Doリストを簡単に作成できます。
21. 肩をすくめるポーズで気分を表現
質問の答えがわからなかったり、ちょっとしたミスをしてしまったり、ミーティングの内容がさっぱりわからないことを他のメンバーに知らせたかったりするときは、肩をすくめるポーズの顔文字を送って今の気分を伝えましょう。
欧米では、この顔文字が呆れや皮肉、無関心などの感情を表す顔文字としてインターネット上で定着しています。この顔文字を使えば、他に何も言わなくても、そのときの気分を正確に伝えられます。この顔文字を入力するには、「/shrug」というスラッシュコマンドを使用します。
22. プロフィールの名前を編集して、オフィスにいないことをアピール
長期休暇や産前産後休業、育児休業などでオフィスを不在にするときは、プロフィールの名前を変更して、オフィスを離れていることがひと目でわかるようにするとよいでしょう。たとえば、以下の画像では、ファーストネームの欄に「Carly Stec」というフルネームを入力し、名字の欄には「OOO（不在）」と入力しています。
名前を編集するには、画面左上のワークスペース名をクリックし、［プロフィール＆アカウント］を選択してワークスペースディレクトリを開き、［プロフィールを編集する］をクリックすると、編集用画面が表示されます。
23. ビデオ会議を開催
Slackのグループや複数のメンバーとビデオ会議を開く際に、外部のビデオ会議サービスを利用する必要はありません。
ビデオ会議を始めるには、会議を開くスレッドに移動して、検索バーの近くにある受話器のアイコンをクリックします。
SkypeやZoomと同じように、クリックするとすぐに通話が始まります。また、音声やビデオのオンとオフを切り替えたり、自分の画面を他のメンバーと共有したりすることもできます。
24. スレッドのメモを作成
Slackの外にあるGoogle ドキュメントのファイルをスレッドで共有する代わりに、Slack上で直接メモを作成することができます。メモを作成するには、スレッドのメッセージ入力画面でクリップのアイコンをクリックし、［新規作成］、［ポスト］の順に選択します。
選択すると、ポストの作成画面が表示され、スレッドで共有するドキュメントを作成できます。ポストの作成が完了したら［共有］をクリックし、共有場所や編集権限を設定して、スレッドで共有します。
25. 絵文字を使ってメッセージにリアクション
他の人からのメッセージに、サムズアップや大笑いしている顔のアイコンのほか、定番のニコニコマークで答えたくなることがあるでしょう。自分や同僚に関する嬉しいニュースが上司から知らされたら、会話を盛り上げるのにぴったりな絵文字を使ってメッセージにリアクションしましょう。その方法を最後に説明します。
リアクションするメッセージの上にカーソルを合わせると、メッセージオプションが表示されます。その中に笑顔のようなマークのアイコンがあります。
このアイコンをクリックすると、利用可能な絵文字の一覧が表示され、絵文字を検索することができます。
好きな絵文字をクリックすると、メッセージのすぐ下に選択した絵文字が表示されます。これでメッセージへのリアクションは完了です。また、他のユーザーがその絵文字をクリックして同じリアクションをしたり、別の絵文字を選択したりすることも可能です。
Slackの使い方について知識を深めるには
この記事で紹介した25個のテクニックを活用して、皆さんがSlackのチャットを効率的で楽しいものにしていただければ幸いです。自社の業務プロセスでSlackをもっと活用したいとお考えの方は、HubSpotとSlackの連携に関する記事も合わせてお読みください。また、Slackの成功の歴史に関する記事（英語）もあるので、ご興味のある方はチェックしてみてください。
