PDFをExcelに変換しようと思ってもセルやデータがずれてしまい、うまく貼り付けることができない経験がある方は多いのではないでしょうか。PDFはデータの閲覧・保管に優れた保存形式ですが、専門的なツールを使わなければPDFを編集することはできません。

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本記事では、PDFをExcelに変換できるツールである「PDF to Excel」を中心に、それぞれの特徴や使い方を紹介します。

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PDFファイルをExcelに変換するには?

PDFファイルをExcelに変換するには、下記の2つの方法があります。

  1. 変換ツールを使う
  2. Wordを使う

それぞれ順番にご説明します。
 

変換ツールを使う

1つ目の方法は、変換ツールを使う方法です。変換ツールを使うと、PDFファイルをアップロードするだけでExcelファイルに変換できます。

・元々のPDFファイル

変換ツールを使う

・変換後のExcelファイル

変換ツールを使う

変換ツールやアプリを用い、変換したいファイルをツールにアップロードします。自動的にPDFファイルへ変換されるため、そのファイルをダウンロードすれば完了です。

無料ツールやアプリは複数あり、最もコストや手間をかけずにPDFファイルへと変換できる方法です。
 

Wordを使って変換する

2つ目の方法は、Wordを使って変換する方法です。変換ツールに比べると少し手間がかかりますが、PDFファイルをExcelファイルに変換できます。

・Wordで開いたPDFファイル

Wordを使って変換する

・Wordを使って変換したExcelファイル

Wordを使って変換する

Wordで変換する場合、PDFファイルの表やセルにずれが起こるケースがあります。Excelへの変換後、ずれたセル等を直さなければならず、多少手間がかかる方法です。

ただし、新たにツールやアプリを導入する必要はないため、既存のファイルのみで変換したい場合に有用な方法でしょう。
 

PDF変換ツール「PDF to Excel」の使い方手順

続いて、PDF変換ツールのひとつである「PDF to Excel」の具体的な使い方について解説します。
 

1. ファイルをPDF to Excelにアップロードする

まずは、ブラウザからPDF to Excelに移動します。下記の5つの中から、いずれかの方法で対象のPDFファイルをアップロードしましょう。

  • 「アップロード」ボタンを押して対象ファイルを選択
  • ドラッグ&ドロップで対象ファイルをアップロード
  • Dropboxから対象ファイルを選択
  • Google Driveから対象ファイルを選択
  • OneDriveから対象ファイルを選択

ファイルをPDF to Excelにアップロードする

変換したいPDFがパソコンのドライブに保存されているようであれば、「アップロード」ボタンを押して対象ファイルを選択するのがわかりやすいです。ここでは「アップロード」からファイルを選択します。
 

2. アップロードするPDFファイルを選択し、[開く]をクリックする

「アップロード」ボタンをクリックすると、ファイル選択ウィンドウが開き、PDFファイルを選択できます。Excelに変換したいPDFファイルを選択したら、右下隅の「開く」をクリックしましょう。

アップロードするPDFファイルを選択し、[開く]をクリックする
 

3. 赤色の[Free Download](無料ダウンロード)ボタンをクリックする

変換が完了すると、下記のような赤色の「無料ダウンロード」ボタンが表示されます。このボタンをクリックすると、Excel変換されたファイルをダウンロードできます。

赤色の[Free Download](無料ダウンロード)ボタンをクリックする
 

4. ブラウザーの下部に表示されるダウンロード済みのファイルをクリックする

画面左下のダウンロードしたファイルをクリックすると、変換したExcelファイルを開けます。

ブラウザーの下部に表示されるダウンロード済みのファイルをクリックする

もしくはExcelを起動し、「ファイル」→「開く」からダウンロードした対象ファイルを選択しても、同様にファイルを開くことができます。
 

PDFをExcelに変換できるその他のツール

「PDF to Excel」の他にも、PDFファイルをExcelファイルに変換できるツールは複数あります。ここでは、その他の下記の6つの変換ツールと、その使い方を解説していきます。

  1. Adobe Acrobatツール
  2. Smallpdf
  3. ilovePDF
  4. SobaPDF
  5. PDFelement
  6. Hipdf
     

Adobe Acrobatツール

Adobe Acrobatツールは、PDF形式を開発したAdobe社のPDFツールです。

下記の手順でPDFファイルをExcelファイルに変換できます。

(1)Adobeオンラインにアクセスし、対象PDFファイルをアップロードします。ドラッグ&ドロップでも可能です。

Adobe Acrobatツール

(2)「ダウンロード」をクリックして変換後のExcelファイルをダウンロードします。

Adobe Acrobatツール

以上でExcelファイル変換完了です。
 

Smallpdf

Smallpdfは有料のPDFファイル編集ツールですが、Excelファイル変換のみであればオンライン上で無料で利用できます。

(1)Smallpdfにアクセスし、対象PDFファイルをアップロードします。ドラッグ&ドロップでも可能です。

Smallpdf

(2)「エクセルに変換」を選択し、「オプションを選択→」をクリックします。

Smallpdf

(3)「ダウンロード」をクリックして変換後のExcelファイルをダウンロード。

Smallpdf

以上でExcelファイル変換完了です。
 

ilovePDF

ilovePDFは、PDFからExcel変換はもちろんのこと、PDFの結合や分割、圧縮など様々なことが無料でできるツールです。

(1)ilovePDFにアクセスし、「PDFからExcel」をクリックします。

ilovePDF

(2)「PDFファイルを選択」から対象のPDFファイルをアップロードしましょう。ドラッグ&ドロップでもアップロードできます。

ilovePDF

(3)「EXCELに変換」をクリックします。

ilovePDF

(4)「EXCELをダウンロード」をクリック。

ilovePDF

以上でExcelファイル変換完了です。
 

SobaPDF

LULU Software提供のSodaPDFでも無料でPDFファイルをExcelファイルに変換できます。

(1)SodaPDFにアクセスし、対象のPDFファイルをアップロードします。ドラッグ&ドロップでも可能です。

SobaPDF

(2)「DOWNLOAD FILE」をクリックします。

SobaPDF

以上でExcelファイル変換完了です。
 

PDFelement

PDFelementは有料のPDF編集ソフトですが、体験版が無料ダウンロードできます。編集や結合・変換など機能が豊富で、PDFファイルをExcelファイルに変換することも可能です。

なお、PDFからExcelに変換することはできますが、無料版はPDFを保存する際透かしが入るため注意しましょう。

(1)PDFelementを無料ダウンロードする。

PDFelement

(2)変換したいPDFファイルを追加しましょう。

PDFelement

(3)フォーマットでExcelを選択し、「適用」をクリックします。

PDFelement

(4)「続行」をクリックします。

PDFelement

(5)Excel変換後の保存先を選択し、「保存」をクリック。

PDFelement

以上でExcelファイル変換完了です。
 

Hipdf

Hipdfもブラウザ上でPDFの編集・結合・変換などができる無料ツールです。

(1)Hipdfにアクセスし、対象のPDFファイルをアップロードします。ドラッグ&ドロップでも可能です。

Hipdf

(2)「変換」をクリックします。

Hipdf

(3)「ダウンロード」をクリック。

Hipdf

以上でExcelファイル変換完了です。

今回ご紹介したように、PDFファイルをExcelファイルに変換するツールは複数あります。基本的に機能や品質等はどのツールを使っても大きな違いはありません。自分が使いやすいツールを使いましょう。
 

OfficeソフトWordを使ってPDFをExcelに変換する方法

ここからは、OfficeソフトであるWordを使ってPDFファイルをExcelファイルに変換する方法を解説します。具体的な手順は下記の通りです。

  1. PDFをWordで開く
  2. PDFのテキストをコピーする
  3. コピーしたテキストをExcelに移動する

順番にご説明します。
 

手順1. PDFをWordで開く

まずは、Wordで対象のPDFファイルを開きましょう。

PDFをWordで開く
 

手順2. PDFのテキストをコピーする

Excelに変換したい箇所を選択し、「Ctrl+C」もしくは右クリックで「コピー」を選択します。

PDFのテキストをコピーする
 

手順3. コピーしたテキストをExcelに移動する

Excelを開き、コピーしたテキストを貼り付けましょう。

コピーしたテキストをExcelに移動する

Excelに貼り付けた際、元のPDFファイルと比べてデザインが崩れている場合があります。 貼り付けた後は、Excel上でデザインを整えましょう。

コピーしたテキストをExcelに移動する
 

PDFからExcelに変換できないファイル

大半のPDFファイルはExcelファイルに変換できますが、下記の2つの場合は、PDFからExcelに変換できません。

  1. 画像で作成されている
  2. セキュリティを設定している

それぞれ解説します。
 

1. 画像で作成されている

表そのものが画像で作られている場合はExcelに変換できないため、基本的に手作業でExcelに入力しなければなりません。どうしても画像をExcelに変換したい場合は、OCR(光学文字認識)機能を利用しましょう。

OCR機能とは、簡単に言うと画像の文字をテキストデータに変換する機能です。ただし、変換できるのは文字のみのため、表の枠線や色付けなどは手作業になります。
 

2. セキュリティを設定している

ファイルにセキュリティが設定されている場合もExcel変換ができません。有料のAcrobatAdobe Acrobat Pro DCを用いると、下記の手順でセキュリティ設定がされているかを確認できます。

  • Adobe ReaderでPDFを開く
  • 「ファイル」タブから「プロパティ」を選択する
  • 「セキュリティ」タブを開く 

上記の手順で表示される「内容のコピー」が「許可しない」となっている場合は、セキュリティ設定が施されているため、Excel変換が行えません。

したがって、Excel変換したい場合は、対象のPDF作成者に内容のコピーを許可してもらう必要があります。
 

PDFをエクセルに変換すると文字化けしてしまう

PDFをExcelに変換した際に、文字化けしてしまう可能性があります。

元々は違う形式のファイルであるため、変換したとしても再現性が100%保証されているわけではありません。PDFをExcel変換すると文字化けやデザインが崩れてしまうことも考慮に入れておきましょう。

文字化けやデザインが崩れた際は、手作業で修正する必要があります。
 

ツールを利用して業務効率化を目指そう

本記事で紹介したツールを使用することで、自動でPDFをExcelに変換できます。今まで手動で対応していた業務が効率化され、より本質的な業務に注力することもできるようになるでしょう。

その結果、周りの社員を育成する時間を設けることができたり、データ分析をしたりできる時間が生まれることにも繋がります。まずは、本記事で紹介した「PDF to Excel」から使用してみてはいかがでしょうか。

HubSpotではこの他にもマーケティングやセールスに役立つ資料を無料で公開していますので、ぜひこちらからご覧ください。

 

時短実現のためのヒント!業務効率化チェックシートとツール選定のコツ

 時短実現のためのヒント!業務効率化チェックシートとツール選定のコツ

元記事発行日: 2021年7月02日、最終更新日: 2021年7月02日

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