Excelで作られたデータリストを特定の条件で絞り込んで表示できる「フィルター機能」は、大量のデータから、条件に合うものだけを一覧化して洗い出したいときに便利です。

→ダウンロード: Excelの無料基礎ガイド

本記事では、Excel初心者の方向けに、フィルターの追加や設定、解除の方法など基本的な使い方を解説します。業務効率を上げるための応用方法や、ショートカットキーも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

Excelの基礎ガイド

Excelのフィルター(オートフィルター)でできることは?

Excelのフィルター機能を使うと、入力データのなかから、特定の条件を満たすデータだけを抽出可能です。抽出条件は任意で設定ができ、また複数の条件を同時に満たすものだけに絞り込むこともできます。

サンプルとして、架空の売上管理表でフィルター機能を試してみましょう。

Excelのフィルターでできること

この一覧表のうち、佐藤さんが担当した案件を詳しく確認したいとしましょう。現在、「担当者」の欄にはいろいろな人の名前が混在しているため、佐藤さんの担当分だけを目視で確認するのは現実的ではありません。

ここでフィルター機能を使うと、担当者欄に「佐藤」という特定の文字が入っているものだけを表示させ、ほかの行を一時的に見えない状態にできますExcelのフィルターでできること

フィルターをかけることで、ぐっと内容が確認しやすくなりました。もちろん非表示になっている行が削除されたわけではないため、フィルターを解除すればもとの一覧表にもどります。

また、フィルターをかけた状態でさらに別の条件でフィルターをかけ、条件を狭めることも可能です。

Excelフィルター機能の基本的な使い方

では、実際にフィルター機能を使ってデータを絞り込んでみましょう。

フィルターの追加

まずは絞り込みたいデータがある表に、「フィルター」を追加します。

  1. フィルターをかけたいデータ内のセルを1つ選択
  2. 「データ」タブを開く
  3. 「フィルター」をクリック

フィルターの追加

表の1行目が見出しとみなされ、各列の1行目に「▼」マークが表示されたらフィルターの設定は完了です。

フィルターの追加

なお、表内のセルを選択した状態で「Ctrl + Shift + L」のショートカットキーを使うことでも、同様にフィルターの追加ができます。

フィルターの解除

フィルターは、追加するときと同じ操作で解除が可能です。

データタブの「フィルター」ボタンをクリックすると、「▼」マークがすべて消え、フィルターが解除されます。フィルターが追加された状態でショートカットキー「Ctrl + Shift + L」を押しても同様です。

フィルターのデータ絞り込み

フィルターを追加できたら、データ絞り込みを行いましょう。Excelのフィルターデータは、下記3つの方法で絞り込みができます。

  • テキストフィルター:特定のテキストを含むデータを抽出する
  • 日付フィルター:指定の日付、指定した前後の日付などを抽出する
  • 数値フィルター:指定の数値と等しいデータ、小さいデータ、大きいデータなどを抽出する

1.テキストフィルター

文字列が入力された列にフィルタをかけるときは、テキストフィルターを使いましょう。

たとえば、商品名に「△△△△△」を含むデータのみに絞り込む場合の操作は次のとおりです。

 1. 「商品名」の見出しの横にある「▼」マークをクリック

 2. 「テキストフィルター」にカーソルを合わせ、「指定の値を含む」を選択

テキストフィルター

 3. オートフィルターオプションのウィンドウが表示されたら、抽出したいテキスト(ここでは「△△△△△」)を入力する

 4. OKをクリック

テキストフィルター

「商品名」に「△△△△△」を含むすべてのデータが抽出されます。この場合は、条件を「を含む」に設定したため、「△△△△△-01」も「△△△△△-02」も表示されます

テキストフィルター

2.日付フィルター

抽出条件のデータが年月日の場合は、日付フィルターを使用します。

要領はテキストフィルターと同様です。今度は「2月25日」に受注したデータを、フィルターを使って探してみましょう。

 1. 「受注日」の見出しの横にある「▼」マークをクリック
 2. 「日付フィルター」にカーソルを合わせ、「指定の値に等しい」を選択

日付フィルター

 3. オートフィルターオプションのウィンドウが表示されたら、抽出したい日付(ここでは「2月25日」)を入力する
 4. OKをクリック

日付フィルター

「受注日」に「2月25日」が入力されているすべてのデータが表示されます。

日付フィルター

この例では、指定の日付「と等しい」という条件を設定したため、受注日が「2月25日」と完全一致するものだけが表示されています。

例えば条件を「より後」に変更すると、受注日が2月25日より新しい取引だけが表示されます。必要に応じて条件指定の方法を使い分けましょう。

「2月25日より後」の条件でフィルターをかけた場合は次のようになります。

日付フィルター

日付フィルター

3.数値フィルター

抽出条件のデータが数値の場合は、数値フィルターを使用します。

テキストや日付と同様のフローで、今度は取引の合計額が10,000円より大きい行を抽出してみましょう。

 1. 「合計額」の見出しの横にある「▼」マークをクリック
 2. 「数値フィルター」にカーソルを合わせ、「指定の値より大きい」を選択

数値フィルター

 3. オートフィルターオプションのウィンドウが表示されたら、抽出したい数値(ここでは「10,000」)を入力する
 4. OKをクリック

数値フィルター

「合計額」が「10,000」よりも大きいすべてのデータが表示されます。

数値フィルター

絞り込みデータのコピー

フィルターで絞り込んだデータは、別のワークシート等に絞り込みをした状態のままコピーすることが可能です。

例えば、先ほどの「合計額が10,000円以上」という条件で抽出したデータを見てみましょう。見た目は10,000円以上の取引のみが表示されていますが、10,000円以下の行が消えたわけではありません。そのため、行番号は5→6→7→9→11、と飛び飛びの状態です。

絞り込みデータのコピー

この表をコピーして、別のワークシートに貼り付けをすると、フィルターで表示された行のみがコピー&ペーストされます。

絞り込みデータのコピー

貼り付け後は、飛び飛びだった行番号が3→4→5→6、と詰まっていて、10,000円以下の取引は表から消えていることがわかります。もとの表は残しつつ、抽出したデータだけを保存しておきたい場合にこの方法を活用しましょう。

業務効率を高めるフィルター機能の使い方【応用編】

フィルターを使ったデータの絞り込みができるようになったら、ちょっとした応用方法も覚えておくと便利です。

表示されたもののみの合計を算出する

特定の条件で絞り込んだデータの合計値を知りたいときは、フィルター機能を「SUBTOTAL」関数と組み合わせます

合計値を算出する関数としては「SUM」がよく知られていますが、フィルターをかけた状態でSUM関数を使うと、非表示になっている行も含めて足し算をしてしまいます。フィルターを併用する場合はSUBTOTAL関数を利用しましょう。

ここでは例として「担当者」を「佐藤」で絞り込んだ状態の「合計額」を集計してみます。
空いているセルのどこでもかまいませんので、SUBTOTAL関数を入れて集計したい範囲を指定します。
=SUBTOTAL(9,[合計したい範囲])

表示されたもののみの合計を算出する

ここでは合計額の範囲に合わせて「=SUBTOTAL(9,H4:H21)」としました。

なお、関数の初めについている「9」は、集計方法を指定するためのもので、「合計値を求める」という意味です。関数を入れてエンターキーを押すと、計算結果が表示されます。

表示されたもののみの合計を算出する

ちなみに、一時的に合計値の確認だけできればよい場合には、関数を使うよりも「ステータスバー」を見るのが簡単です。計算したい範囲のセルを選択した状態で、Excelの画面左下をチェックしましょう。

表示されたもののみの合計を算出する

選択中のセルについて「合計:115,000」という計算結果が表示されています。

フィルターの条件を追加する

フィルターの条件は、複数設定することが可能です。フィルターをかけた状態から、さらに別の条件を追加してみましょう。

例として「取引先がAAA株式会社」かつ「担当者が佐藤さん」という2つの条件で絞り込んでみます。まずは「取引先」を「AAA株式会社」だけに絞り込みましょう。

先ほど解説したとおり「テキストフィルター」から「指定の値に等しい」を選択します。もしくは「▼」をクリックしたときに表示されるチェックボックスを「AAA株式会社」だけに変更することでも、同じ結果が得られます。

フィルターの条件を追加する

取引先が「AAA株式会社」のみになった状態で、さらに「担当者」を「佐藤」に絞り込みます。

フィルターの条件を追加する

2つの条件をどちらも満たす取引が抽出できました。

フィルターの条件を追加する

重複データをフィルターで抽出する

列のなかにまったく同じ値が入っている組だけを抜き出したいときも、フィルター機能が活用できます。「COUNTIF」関数を組み合わせて重複チェックをしましょう。ここでは受注日が重複している取引だけを抜き出してみます。

まずは空いている列を使って、COUNTIF関数を追加し、重複判定を行います。
=COUNTIF([重複チェックの対象範囲],[重複判定したいセル])

重複データをフィルターで抽出する

この場合、一番上のK4のセルに入るのは「=COUNTIF($C$4:$C$33,C4)」です。続いて「=COUNTIF($C$4:$C$33,C5)」、「=COUNTIF($C$4:$C$33,C6)」と最後の行まで関数をコピーして追加してください。
※K4に関数を入力したら、セル右下にカーソルを合わせ、十字になったところで下までドラッグすると簡単にコピーできます。

COUNTIF関数を使うと、「重複判定したいセルと同じ値のセルが、対象範囲内にいくつあるか」がわかります。つまり、COUNTIFの計算結果が1であれば重複はなし、2以上であればまったく同じ値の入ったセルが複数あるということです。

そのため、COUNTIF関数を入力した列に「2以上」の条件でフィルターをかければ、重複している取引だけが表示できます。

重複データをフィルターで抽出する
同日に2件以上の取引があった受注日が絞り込めました。

重複データをフィルターで抽出する

フィルターがかからない場合の対処法は?

フィルターが追加できなかったり、フィルターの適用範囲が途中で終わってしまい正常に表示ができなかったりする場合は、以下のケースに当てはまっていないかを確認しましょう。

  • エクセルが「保護されたビュー」の状態になっている
  • 表の中にに結合したセルがある
  • 表の中に空白のセルがある
  • 複数のシートを選択している

エクセルが「保護されたビュー」の状態になっているときは、編集自体ができないため、フィルターも追加できません。「編集を可能にする」ボタンをクリックし、編集ができる状態へと変更しましょう。

フィルターがかからない場合の対処法

また、下記のように表内に空白のセルが含まれていたり、結合されたセルが含まれていたりすると、フィルターが途中で終わってしまうなど正常に抽出できないことがあります。

フィルターがかからない場合の対処法

セルの結合は解除しておきましょう。空白のセルがある場合は、空白部分を削除してデータを上詰めするか、次の画像のように使っていない列に仮の値を埋めておくとうまくいくことがあります。

フィルターがかからない場合の対処法

フィルターのショートカットキー

フィルターの追加や設定をするときは、ショートカットキーを使うことでさらに効率化が図れます。

  • フィルターをかける、解除する:Ctrl+Shift+L(Windows)
  • フィルターをかける、解除する:⌘+shift+F(Mac)
  • プルダウンメニューを表示する:alt+↓(Windowsのみ)

ショートカットキーを使用できる際は積極的に使用し、短時間で業務を終わらせられるよう工夫しましょう。

Excelのフィルター機能を活用し、さらなる効率化を

エクセルのフィルター機能を使いこなすことで、求めるデータを洗い出す作業が効率的に行えるようになります。目視で確認するよりも早く正確なので、浮いた時間は顧客とのコミュニケーションを密にしたり、さらなる効率化のためのアイデアを考える時間にしたりと、有意義な使い方ができるはずです。

また、社内でExcelのノウハウを共有すれば、会社全体の労働環境改善やサービスの向上にもつながります。まずは本記事で紹介したフィルター機能の使い方をマスターすることから始めてみてはいかがでしょうか。

Excelの作業効率化に興味がある方は、こちらもご参照ください。

【入門】Excelマクロの使い方|基本的な作り方から保存方法までを解説

HubSpotではこの他にもマーケティングやセールスに役立つ資料を無料で公開していますので、ぜひこちらからご覧ください。

 

[JAPANESE] Excel Guide_image

 Excelの基礎ガイド

元記事発行日: 2021年6月26日、最終更新日: 2022年8月18日

トピック::

エクセル