アンケートフォームやイベント等の参加受付フォームとして活用できる「Google フォーム」。

>>無料で使えるフォーム作成ツールを今すぐ使ってみる

自動返信機能を利用すると、フォームに回答した方へすぐに連絡することができます。それにより、フォームを正しく送信できた安心感や、親切な対応をしてもらえた信頼感を与えることができ、見込み客と良好な関係を築くきっかけとなるでしょう。

しかし、Google フォームの自動返信メールはデフォルトでは設定されていません。自動返信メールを設定する方法は3つあり、各方法にそれぞれメリット・デメリットがあります。

今回は、Google フォームの自動返信メールを設定する方法を画像付きで紹介します。記事を読みながらあなたに合う方法を選択し、自動返信メールを設定してロイヤリティ向上を目指しましょう。

顧客満足度アンケート作成に役立つテンプレート5選

自動返信メールとは?

自動返信メールとは、Google フォームに回答があった際に自動で行われる返信機能のことで、事前に設定した内容がメッセージとして返信されます。

しかし、Google フォームには自動返信メール機能がデフォルトで実装されていませんので、自分で設定する必要があります。以下で実装方法を解説しますので、ぜひ参考にしてください。
 

Google フォームに自動返信メール機能を設定する方法

Google フォームに自動返信メール機能を設定する方法は、以下の3つです。

  • Google フォームの画面から設定する方法
  • Google フォームの拡張機能(アドオン)を追加する方法
  • Google Apps Scriptを使う方法

各方法の特徴やメリット・デメリットを解説します。
 

1.Google フォームの画面から設定する方法

自動返信メールは、Google フォームの画面から簡単に設定できます。自動返信の内容は、フォームに回答した内容のコピーをそのまま送信する形式となります。

簡単な操作で設定できる点がメリットですが、メールの件名や本文をカスタマイズすることはできません。

「まずは自動返信メールを導入してみたい」という方におすすめです。
 

2.Google フォームの拡張機能(アドオン)を追加する方法

拡張機能(アドオン)「Email Notifications for Google Forms」を追加すれば、件名・本文を自由に設定した自動返信メールを送信できます。簡単に設定できる上に、内容をカスタマイズできて非常に便利です。

ただし、拡張機能(アドオン)の無料版では1日20通までしか自動返信を行えないので注意が必要です。上限なしで簡単に自動返信を行いたい方は、有料版の利用をおすすめします。

また、アドオンの設定は英語で表示されますが、英語に苦手意識がある方も問題なく設定できるよう、この後の章で設定方法を画像付きで紹介しています。ぜひ参考にしてください。
 

3.Google Apps Scriptを使う方法

Google フォームの自動返信は、GAS(Google Apps Script)を使って設定することも可能です。アドオンを使用した場合と同様に、件名や本文を自由にカスタマイズできます。

通常、GASを用いた方法ではコードの知識が必要ですが、今回はコピー&ペーストで使えるコードを掲載するので知識がない方でも問題ありません。ただし、上記2つの方法よりは手間がかかります。
 

Google フォームの画面から設定する手順|回答を自動返信する

Google フォームの画面から自動返信を設定する手順を紹介します。画像を見ながら設定してみてください。
 

1.設定画面を開き、【回答】をクリックする

まずは、Google フォームの設定画面を開き、【回答】をクリックします。

1.設定画面を開き、【回答】をクリックする
 

2.必要な項目をオンにする

【メールアドレスを収集する】をオンにします。

その下の【回答のコピーを回答者に送信】は、【常に表示】を選択します。

2.必要な項目をオンにする

以上で、自動返信メールの設定は完了です。

設定後は、自動返信メールが機能しているかチェックしましょう。テストとしてGoogle フォームに回答し、メールが届けば正しく設定できています。
 

Google フォームの拡張機能(アドオン)を追加する手順

Google フォームの拡張機能(アドオン)である「Email Notifications for Google Forms」を使った自動返信メールの設定方法を解説します。

アドオンのインストールから動作テストまでの手順を画像付きで解説しますので、記事を読みながら設定してみてください。
 

1.Email Notifications for Google Formsをインストールする

まずは、Google フォームの拡張機能(アドオン)である「Email Notifications for Google Forms」をインストールしましょう。

「Email Notifications for Google Forms」は、こちらのページからインストールできます。
 

2.Google フォームからEmail Notifications for Google Formsを利用する

インストールが完了したらGoogle フォームを開きます。

画面右上のジグソーパズルのアイコンをクリックし、「Email Notifications for Forms」を選択します。

画面右上のジグソーパズルのアイコンをクリックし

ポップアップで表示されたメニューの中から【Create Email Notification】を選択します。

【Create Email Notification】を選択します。
 

3.自動返信の基本設定を行う

右下に設定画面が表示されるので、各項目を設定します。

3.自動返信の基本設定を行う

項目名 内容 備考

Rule Name

自動返信メールのファイル名

フォーム回答者には公開されません。

Email Address(es) to Notify

自動返信の通知先メールアドレス

複数必要な場合は、カンマで区切って入力します。不要な場合は空欄でも構いません。

Sender’s Email

自動返信メールの送信元メールアドレス

フォーム作成者のメールアドレスを入力します。

Sender’s Name

自動返信メールの送信者名

企業名や部署名など、分かりやすいものが良いでしょう。

Reply to Address

返信を受け付けるメールアドレス

Sender’s Emailと同じでも問題ありません。

 

4.自動返信の内容を設定

基本設定が完了したら、自動返信の内容を設定しましょう。【Use a visual editor】の横にある【EDIT】をクリックします。

4.自動返信の内容を設定

ポップアップが表示されるので、自動返信メールの件名や本文を入力します。文字色や背景色を変えたり、画像・ファイルを添付することもできます。

画像・ファイルを添付することもできます。

また、右下の【Add Form Field】をクリックすると、メール内に挿入する項目を選択することができます。回答内容や回答日時など、メール内に挿入したい項目を選択してください。

メール内に挿入する項目を選択することができます。

自動返信メールの内容を入力し終わったら、最後にSaveをクリックします。
 

5.内容を保存する

元の設定画面に戻るので、【Notify Form Submitter?】にチェックを入れましょう。

チェックを入れると【Submitter Email Address】という項目が表示されるので、【 Submitter Email Field】を選択します。

【 Submitter Email Field】を選択します。

最後に、一番下の【SAVE RULE】をクリックすれば設定完了です。
 

6.動作テストを行う

自動返信メールの設定が完了したら、動作テストを行うために実際にGoogle フォームに回答しましょう。

その際、回答は送信先に設定したメールアドレスとは別のアドレスで行ってください。同じメールアドレスを使うと、正常に動作しない場合があります。
 

アドオン設定後、自動返信メールが届かない場合のよくある原因

アドオン設定後に自動返信メールが届かない原因は、以下の3つが考えられます。

  • メールアドレスの入力漏れ・誤り
  • アドオンの上限メール数に達している
  • 送信先のメール設定の問題

それぞれ詳しく説明します。
 

メールアドレスの入力漏れ・誤り

自動返信メールが届かない原因としてよくあるのは、メールアドレスの入力漏れ・誤りです。

Google フォームの回答にメールアドレスを入力し忘れたり、間違ったメールアドレスを入力したりすると、自動返信メールは届きません。このようなミスを防ぐためには、メールアドレスの入力を必須にし、さらに確認用の回答欄を設けると効果的です。入力の手間は増えますが、ミスを防ぐためには重要です。
 

アドオンの上限メール数に達している

無料版のアドオンは、1日の上限自動返信数が20件と定められています。それを超えると返信メールが送信されなくなるので注意が必要です。

上限を気にせず自動返信を行いたい場合は、有料版を利用するか、以下で紹介するGAS(Google Apps Script)を使った方法を実践してみましょう。
 

送信先のメール設定の問題

受信メールのフィルタリングによって迷惑メールフォルダに入ってしまうと、回答者が自動返信メールに気付かない場合があります。

迷惑メールフォルダに入っても気付くように、Google フォームの確認メッセージに自動返信メールの送信元メールアドレスを記載しておきましょう。迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性についても記載しておくとより親切です。
 

Google Apps Scriptを使った手順

最後に、Google Apps Scriptを使った自動返信の設定手順を紹介します。自動返信メールを無制限で送りたい方にはこちらの方法がおすすめです。記事を読みながら設定してみてください。
 

1.Google フォームのメール通知をオンにする

まずは、Google フォームのメール通知をオンにしましょう。
 

1.回答画面を開く

1.回答画面を開く
 

2.画面右上の【︙】をクリックする

2.画面右上の【︙】をクリックする
 

3.【新しい回答についてのメール通知を受け取る】をクリックする

3.【新しい回答についてのメール通知を受け取る】をクリックする

以上で、メール通知の設定は完了です。
 

2.Google フォームからスプレッドシートを作成する

次に、Google フォームからスプレッドシートを作成しましょう。
 

1.回答画面を開く

1.回答画面を開く
 

2.スプレッドシートのアイコンをクリックする

2.スプレッドシートのアイコンをクリックする
 

3.「新しいスプレッドシートを作成」を選択し、ファイル名を付ける

3.「新しいスプレッドシートを作成」を選択し、ファイル名を付ける

以上で、Google スプレッドシートの作成は完了です。
 

3.スクリプトエディタを開く

スプレッドシートを開いたら、次はスクリプトエディタを開きましょう。
 

1.メニューバーの【拡張機能】から、【Apps Script】を選択する

1.メニューバーの【拡張機能】から、【Apps Script】を選択する
 

2.プロジェクト名を付ける

プロジェクト名が【無題のプロジェクト】となっているので、クリックしてプロジェクト名を変更します。プロジェクトの内容が分かるような名前に設定しましょう。

2.プロジェクト名を付ける
 

4.指定のコードを入力する

元から入力されているコードをすべて削除し、以下のコードをコピペして入力してください。

function onFormSubmit(e) {
  // フォームの回答を取得
  var name = e.namedValues['氏名'][0];
  var email = e.namedValues['メールアドレス'][0];
  var message = e.namedValues['ご回答内容'][0];
  
  // 自動返信メール件名
  var subject = 'メールの件名を入力します';
      
  // 自動返信メール本文
  var body = name + '様\n' +
    '\n' +
    'メールの本文を入力します。(1行目)' +
    '\n' +
    'メールの本文を入力します。(2行目)' +
    '\n' +
    'メールの本文を入力します。(3行目)' +
    '\n' +
    '─────────────────────────\n' +                                    
    'ご回答内容の確認\n' +
    '─────────────────────────\n' +
    '\n' +
    '【氏名】\n' +
    name + '\n' + 
    '\n' +
    '【メールアドレス】\n' +
    email + '\n' + 
    '\n' +
    '【ご回答内容】\n' +
    message;
  
  // メール送信
  MailApp.sendEmail({
    to: email,
    subject: subject,
    body: body
  });
}

 

5.トリガーを設定する

コードの入力が完了したら、トリガーを設定しましょう。設定方法は次の通りです。
 

1.【トリガー】をクリックする

1【トリガー】をクリックする
 

2.トリガーを追加をクリックする

2トリガーを追加をクリックする
 

3.必要項目を選択する

トリガーの設定項目がいくつか表示されるので、以下の通り選択します。

3必要項目を選択する

トリガーを選択し、【保存】を押せば完了です。

 

自動返信機能を活用し、見込み客と良好な関係を築こう

今回は、Google フォームの自動返信の設定方法について解説しました。3つの方法をお伝えしましたが、あなたに合う方法は見つかりましたでしょうか。

簡単に設定したいならGoogle フォームの画面から設定する方法がおすすめですが、件名・本文のカスタマイズはできません。件名・本文のカスタマイズをすることが前提で、見込まれる回答数が1日20件以下ならアドオン追加、上限を気にせず使いたいならGoogle Apps Scriptという基準で選んでみましょう。

自動返信機能を活用し、ユーザーと良好な関係を築くきっかけ作りに活用していただければ幸いです。

HubSpotではこの他にもマーケティングやセールスに役立つ資料を無料で公開していますので、ぜひこちらからご覧ください。

 

顧客満足度アンケート作成に役立つテンプレート5選

 顧客満足度アンケート作成に役立つテンプレート5選

元記事発行日: 2021年12月23日、最終更新日: 2022年3月17日

トピック::

フォーム