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Googleフォームは、Googleスプレッドシートなど他のGoogle製品とシームレスに統合されているため、収集したデータをスムーズに活用できます。

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また、YouTubeなど他のプラットフォームとも連携しており、ツール内から直接動画をアップロードすることが可能です。

しかし、Googleフォームを初めて使用する場合や、よりレベルの高いフォーム作成に取り組む場合には、どこから手をつければ良いのか、悩んでしまうかもしれません。

本稿では、Googleフォームの特徴、使い方、機能をご紹介します。

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Google フォームとは

Google フォームとは、Googleが提供している無料ツールで、オンライン上で使用することができます。Google フォームを使えば、アンケートフォームや投票フォームなどを簡単な操作のみで作成できます。

作成したGoogleフォームは、そのままWebページへ組み込めるのでHTMLなどの専門知識がなくても特に問題なく利用できる点も魅力です。
 

Google フォームのメリット・デメリット

Googleフォームは誰でも無料で簡単に利用できる優れたフォーム作成ツールです。しかし、無料ツールであるがゆえに、有料のフォーム作成ツールと比べるといくつかデメリットになる部分は当然あります。

Googleフォームを使う前に、どのようなメリット・デメリットがあるのかを把握しておきましょう。
 

Google フォームのメリット

1.テンプレートが豊富に用意されている

Googleフォームには、顧客向けのアンケートや注文受付、イベントの出欠確認など、様々な用途に応じたテンプレートが用意されています。目的に沿ったテンプレートが見つかれば、質問内容を微調整するだけでフォーム作成は完了します。
また、写真やロゴを使用すると、自動で写真やロゴに合う色が選択されます。さらに、いろいろなデザインテーマが用意されているため、サイトにふさわしい雰囲気のものを選ぶことが可能で、デザインの知識がなくてもフォームの作成が可能です。
 

2.Googleスプレッドシートで自動集計できる

問い合わせやアンケート管理で手間を取られる作業のひとつが集計です。

Googleフォームでは、Googleスプレッドシートと連携して、問い合わせ内容やアンケート結果を自動で集計してくれます。
わずらわしい集計作業から開放され、データ分析などほかの作業に専念できます。

また、回答状況をリアルタイムで確認できるほか、グラフで視覚的に確認することも可能です。
 

3.さまざまな形式の質問を設定できる

Googleフォームではプルダウン形式や選択式、評価スケールなどの質問形式を設定できます。

また、フォームに画像やYouTube動画を追加できるほか、回答内容に応じて、質問を自動的に表示させることもできます。非常に柔軟で高度なアンケートの作成が可能です。
 

Google フォームのデメリット

1.デザインのカスタマイズはほとんどできない

Googleフォームではテンプレートやテーマを選ぶことはできますが、自分でデザインを変更することはできません。

ブランディングやオリジナリティを重視する場合には向いていません。
 

2.高度な問い合わせ対応には向いていない

Googleフォームには、問い合わせに対して単独で自動返信するような機能や、問い合わせやアンケートが入力されたことを通知するような機能がありません。

よってカスタマーサポートなど、高度な問い合わせ管理が必要な場合には適していません。
 

3.Googleドライブの容量に制限がある

GoogleフォームはGoogleドライブ上で利用しますが、基本的にGoogleドライブの容量を圧迫することはありません。ただし、ファイルをアップロードする形式の回答を利用した場合には、Googleドライブの容量を超えたデータの収集・登録ができません。

無料プランの場合、Googleドライブの容量は15GBのため、上記のように、ファイルアップロード形式の回答を含んだフォームでこの容量を超えてしまう場合は、自動的にフォームが停止してしまうので注意が必要です。
 

Googleフォームの使い方

  1. docs.google.com/formsを開き、空白のフォームかテンプレートギャラリーのテンプレートを選択します。
  2. Googleフォームを使用すると、顧客フィードバックを得るためのアンケート、求人への応募、イベントの出欠確認、テスト、注文書、休暇申請など、さまざまなフォームを作成できます。
  3. さらに、Googleフォームを使って連絡先情報を収集し、Googleスプレッドシートにまとめることも可能です。
  4. フォーム自体のタイトル、説明、セクションなど、ほぼすべての箇所をニーズに応じてパーソナライズできます。画像や動画を追加することも可能です。
  5. Googleフォームの作成が完了したら、右上の[送信]ボタンをクリックし、送信先のEメールアドレスを入力します。または、フォームをブログ記事やランディングページに埋め込んだり、リンク自体を送信したりすることもできます。 
     

Googleフォームのテンプレート

一般的なビジネスシーンに使えるテンプレートが、カテゴリーごとにいくつか用意されています。

Googleフォームのテンプレートを見るには、Gmailのページを開き、右上の[Google アプリ]のボタンをクリックし、表示されるメニューから[フォーム]を選択します(メニューに表示されない場合は、一番下の[もっと見る]をクリックします)。

[テンプレートギャラリー]の横にある上下の矢印をクリックすると、使用できるすべてのテンプレートが表示されます。

Googleフォームのテンプレート

利用できるテンプレート

リード向け

  • 連絡先情報
  • イベント参加申込書

顧客からのフィードバック収集

  • イベント参加者アンケート
  • お客様アンケート

顧客からの受注 

  • 注文書

求人応募者や従業員向け

  • 就職申込書
  • 欠勤願い
  • スケジュール確認

もちろん、空白のフォームから作成したり、上記のテンプレートを別の用途に使用したりしてもかまいません。たとえば「スケジュール確認」のテンプレートは、チームでミーティングの予定を調整するためだけでなく、クライアントと都合のよい打ち合わせの日時を決める上でも使用できます。

さらにアイデアが広がるよう、優れたGoogleフォームの例をご紹介しましょう。

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Googleフォームのリンクを取得する方法

  1. ソーシャルメディア、SMS、Eメールの本文に含めて送信できるGoogleフォームのリンクを取得するには、まず、フォーム右上の[送信]ボタンをクリックします。
  2. [送信方法]の横に並んだアイコンのうち、リンクのアイコンをクリックします。
  3. 表示されたリンクをコピーして、対象者に送信します。
     

Googleフォームの例

Googleフォームは、コツさえつかめば、非常に使いやすい直観的なツールです。どのテンプレートにも、質問、タイトルと説明、画像、動画、セクション全体を追加することでできます。

さらに、Googleフォームは他のプラットフォームとの連携に優れています。たとえば、動画を埋め込む場合、Googleフォーム内からYouTube動画を検索することができます。また、画像のアップロードや検索も、Googleフォームから行うことができます。

以下に、初めてGoogleフォームを使用する方に向けていくつか例をご紹介します。
 

1. 社内のセミナーや会議(イベント出欠確認フォームを使用)

社内のセミナーや会議(イベント出欠確認フォームを使用)
 

2. 求人への応募(就職申込書フォームを使用)

求人への応募(就職申込書フォームを使用)
 

3. 顧客フィードバック(お客様アンケートフォームを使用)

顧客フィードバック(お客様アンケートフォームを使用)
 

4. 投票を作成(テストフォームを使用)

投票を作成(テストフォームを使用)
 

Googleフォームを作成する方法

  1. docs.google.com/formsを開き、空白のフォームかテンプレートギャラリーのテンプレートを選択します。
  2. 必要な情報を入力し、適宜変更を加えます。フォームのタイトルと説明は必ず入力してください。画像の追加や動画の埋め込みも可能です。
  3. フォームの右側のツールボックスには、[質問を追加]、[質問をインポート]、[タイトルと説明を追加]、[画像を追加]、[動画を追加]、[セクションを追加]という6つのアイコンが表示されます。必要に応じてこれらを使用し、フォームをパーソナライズすることができます。
  4. フォームの作成が完了したら、右上の[送信]をクリックします。送信先のEメールアドレスを入力し、右下の[送信]をクリックします。
     

Googleフォームの回答形式種類一覧

1.記述式の回答形式

回答者が入力画面に自分で記述(入力)する形式です。記述する形式の中でもは2種類あり、それぞれで入力できる回答の長さがことなります。どちらの形式でも正規表現を利用した入力ルールの設定が可能です。

  • 記述式

記述式

回答者が簡単な回答を入力できる回答形式です。この回答形式では、数字のみ入力可能にしたり指定した数値以上を入力可能としたりなどの設定が可能です。また、回答には特定の文字が含まれていること、メールアドレスやURLであること、といったルールの設定もできます。さらに、回答の最大文字数や最小文字数の設定も可能です。

  • 段落

段落

回答者が1段落以上の長い回答を入力できる回答形式です。この回答形式では、回答の最大文字数と最小文字数の指定が可能です。
 

2.リストから選択する回答形式

あらかじめ設定されている選択肢から回答を選択する回答形式です。以下で紹介するリストから選択する回答形式では、回答に応じてセクションに移動することや選択肢の順序をシャッフルすることが可能です。

  • ラジオボタン

ラジオボタン

回答者は選択肢からひとつだけ回答を選択できます。この回答形式では、選択肢に「その他」を追加することが可能です。

  • チェックボックス

チェックボックス

回答者は選択肢から複数の回答を選択できます。この回答形式でも、選択肢に「その他」を追加することが可能です。

  • プルダウン

プルダウン

回答者は、プルダウンで表示された選択肢からひとつだけ回答を選択できます。
 

3.ファイルをアップロードする回答形式

ファイルをアップロードする回答形式

回答者が質問への回答としてファイルをアップロードできる形式です。回答者がアップロードしたファイルはアンケート作成者のGoogleドライブへ保存されます。この回答形式では、アップロード可能な最大ファイルサイズやファイルの種類が設定可能です。また、回答者はGoogleへのログインを求められます。

ただし、フォームがGoogleドライブ上の共有ドライブに保存されている場合や、管理者がデータ損失防止を設定している場合には、この回答形式は使用できません。
 

4.グリッドから選択する回答形式

質問に対しての5段階評価など、回答者が特定の選択肢から選択して回答をする回答形式です。選択式(グリッド)とチェックボックス(グリッド)形式では、各行にひとつの回答を必須にすることや、回答数を1列につきひとつに制限することが可能です。また、行の順序をシャッフルすることもできます。

  • 均等目盛

均等目盛

回答者が数値のメモリで段階評価できる形式です。この回答形式では、メモリの最小値を0または1、最大値を2~10に設定できます。各メモリの両端にはラベルが設定できるため数値の簡単な説明が可能です。

  • 選択式(グリッド)

選択式(グリッド)

回答者が1行につきひとつの回答を選択できる形式で、ラジオボタンの回答形式に似ています。

  • チェックボックス(グリッド)

チェックボックス(グリッド)

回答者が1行につき複数の回答を選択できる形式で、チェックボックスの回答形式に似ています。
 

5.日付や時刻を記入する回答形式

回答者の入力を日付や時刻といった形式に制限できる回答形式です。

  • 日付

日付

回答者が入力エリアに任意の日付を入力できる回答形式です。この回答形式では、年月日だけではなく、年を省いた月日での設定や、日付に時刻を含めるなどの設定が可能です。

  • 時刻

時刻

回答者が時刻か経過時間を入力できる回答形式です。設定によって時刻または経過時間のどちらを入力させるのかを設定できます。
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Googleフォームを共有する方法

  1. Googleフォームを共有するには、Eメールアドレスを指定して直接送信する、リンクを対象者に送信する、フォームのHTMLをブログ記事やランディングページなどに埋め込む、という方法があります。
  2. まず、フォーム右上の[送信]ボタンをクリックします。[送信方法]の横に表示された3つのオプションのいずれかを選択します。
  3. あるいは、[送信]ポップアップボックスの右上にある、Facebook、Google+、Twitterのアイコンの中から、Googleフォームを共有したいSNSのアイコンをクリックして、そのオーディエンスと共有することができます。
  4. フォームの作成が完了したら、右下の[送信]をクリックします。
     

共有前にテストを行う

無事にGoogleフォームを作成し共有できる段階になったら、共有前に必ずテストをすることをおすすめします。作成したGoogleフォームをテストする方法は、フォーム作成画面の上部にある、目の形をしたアイコンから行います。このプレビューアイコンをクリックすると、実際に回答者に見えるフォームと同じものが表示されます。そして、表示されたフォームの各入力項目に対して入力を行い、送信をすることで、それぞれの項目が正しく設定できているかどうかの確認が可能です。回答項目に入力ルールなどを設定している場合は、このプレビュー画面でしっかりと確認しておきましょう。
 

GoogleフォームをEメールに埋め込む方法

GoogleフォームをEメールに直接埋め込むことは、フォームから埋め込み用のリンクをコピーしてEメールに貼り付ければ技術的に可能です。

しかし、Eメールアドレスを指定してフォームを直接送信する方がシンプルです。

たとえば、以下のようなフォームをテストで送信してみると、受信トレイには次のように表示されます。

GoogleフォームをEメールに埋め込む方法

Eメールに[フォームに記入する]という便利なボタンが表示され、これをクリックすると、自動的にフォームが開きます。

Eメールではなく、ランディングページやブログ記事にフォームを埋め込みたい場合には、次の手順で行ってください。

  1. フォーム右上の[送信]ボタンをクリックします。
  2. ポップアップボックスが表示されたら、埋め込みリンクの[< >]を選択します。

    GoogleフォームをEメールに埋め込む方法2
     
  3. 右下の[コピー]をクリックします。その後、埋め込み用のHTMLリンクをブログ記事やウェブサイトページのコードに貼り付けてください。

GoogleフォームをEメールに埋め込む方法3
 

Googleフォームの回答を共有する方法

  1. Googleフォームの回答を共有するには、フォーム右上の[その他](3つの点が縦に並んだアイコン)をクリックします。
  2. [共同編集者を追加]をクリックします。
  3. 回答を共有したい人の名前またはEメールアドレスを入力し、[送信]をクリックします。
  4. これで共同編集者は、フォームの回答を確認したり、フォームを他の人に送信したり、フォーム自体を編集したりすることもできます。
     

Googleフォームの受付を終了する方法

目的を達成したフォームは、3ステップで簡単に受付を終了することができます。

  1. 終了したいフォームを開き、[このフォームを編集]をクリックします。[回答]を選択します。

    Googleフォームの受付を終了する方法
     
  2. [回答を受付中]の右にあるボタンをクリックします。

    Googleフォームの受付を終了する方法2
  3. 表示が[回答を受け付けていません]に変わると、フォームの受付を終了します。

Googleフォームの受付を終了する方法3

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顧客満足度アンケート作成に役立つテンプレート5選

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元記事発行日: 2019年12月09日、最終更新日: 2020年12月14日

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