正直言って私は整理整頓が大の苦手です。

どれだけ苦手なのか、このスマートフォンのホーム画面を見ていただければおわかりかと思います。

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これまで深く考えずにメッセージやドキュメントを合わせて使用してうまくやってきましたが、これが最善のやり方だとは思えません。

もう少し意識的に仕事のやり方を整理できないかと考え、無料で利用できるGoogleのメモアプリ、Google Keepを使い始めました。

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Google Keepが他の人気のメモアプリと比べて優れているポイントは、なんと言ってもそのシンプルさです。インターフェイスは最小限で直観的なので、すぐにメモを取ったり整理したりすることができます。

Evernoteのような強力なアプリケーションでは、複雑なメモデータベースを収集、整理するサードパーティー連携機能や追加機能を提供していますが、日々のタスクを管理し、少人数のチームで共同作業を行いたいだけなら高度な機能は必要ありません。こうした人々にとってGoogle Keepのわかりやすいシステムは理想的です。

ただし、大規模な組織全体のコンテンツをまとめる重要なアーカイブを構築したいと考えているユーザーには、個人レベルの利用に適したGoogle Keepの機能では不十分でしょう。

まず、Google Keepの基本的な使い方を説明した上で、このアプリを最大限に活用するためのヒントをご紹介していきます。

Google Keep入門

まず、ここからGoogle Keepにアクセスします(必ずGoogleアカウントにログインしてください)。

ログインすると、メモを作成する領域が表示されます。

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新しいメモを追加するには、画面上部の[メモを入力…]のバーを使用します。

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このボックスをクリックすると、自動的にテキストのメモを入力できる状態になります。右側の絵筆のアイコンを選択すると手書きのメモを作成でき、画像のアイコンを選択すると画像のメモを作成できます。

作成するメモの種類を選ぶと、メモを入力する領域の下に次のような作業を行うためのオプションが表示されます。

  • 特定の時間や場所でリマインダーを受け取れるよう設定する
  • 共同編集者を追加する
  • メモの色を変更する
  • メモに画像を追加する
  • メモをアーカイブする
  • その他のアクション(ラベルを追加する、チェックボックスを表示する、図形描画を追加する)
  • 元に戻す
  • やり直す
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メモの入力欄以外の部分をクリックするとメモは自動的にGoogle Keepの画面に追加され、同じGoogleアカウントを使ってGoogle Keepにログインしているすべてのデバイスの間で同期されます。 

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他のアプリケーションに比べるとまさに必要最小限の機能だけですが、多種多様なタスクやTo-Doやリマインダーをまとめておくことができます。

どんな種類のメモでもクリックするだけでいつでも編集できます。 

これらの機能をどのように利用すればタスクを整理し、全体としての効率を向上させることができるのか、詳しく見ていきましょう。

Google Keep活用のヒント

1. メモを固定して最も重要なタスクを優先表示

To-Doリストで埋め尽くされているとき、リストに追加した順にタスクに取り組むのは効果的な方法とは言えません。急を要したり期限が決まったりしているタスクをTo-Doリストで判別し、優先的に取りかかれるようにしましょう。

Google Keepでは「メモを固定する」機能でタスクを優先的に扱うことができます。メモにマウスカーソルを合わせるとメモの右上にピンのアイコンが現れるので、それをクリックします。 

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そのメモは[固定済み]という別のセクションに追加され、他のメモより上に表示されます。固定されたメモは、削除するか固定を解除するまでこのセクションに置かれます。ささいな整理機能ですが、私は毎朝その日の最重要タスクを固定することで優先順位を付けて効果的に時間を使えるようになりました。 

2. 大きなタスクは小さく分割

特に大きなタスクや複雑なタスク、あるいは単調で手間のかかるタスクを抱えている場合には小さく分割しましょう。

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これは私のいちおしの方法で、複雑なTo-Doリストの項目を処理したり、関連するタスクを1つのグループにまとめたりするのに役立っています。Google Keepのリスト機能を使って新しい「リスト」のメモを作成すると、1つのメモの中に簡単なチェックリストが作成されます。チェックリストの項目をドラッグして他の項目の下に置くと、下位に階層を構築することができます。

3. メモをチームメンバーと共有して全員に最新情報を伝達

Google Keepには共同作業のための便利な機能があり、別のGoogleユーザーとメモを直接共有することができます。この機能は、自分の進捗状況をリアルタイムで同僚に知らせたり、だれかにリマインダーを送ったりする必要があるときに非常に役立ちます。

同僚をメモに追加するには、メモの下部にある人の形に「+」の付いたアイコンをクリックします。メモに共同編集者を追加すると、そのユーザーはメモを変更できるようになります。

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チームで他のGoogleツールを既に使用している場合には、Google Keepの共同編集者の機能をチームのさまざまなプロセスに簡単に利用することができます。情報共有のために新しいツールを導入する必要はありません。 

4. 画像に書き込み

Google Keepでは画像に直接書き込みをすることができます。ビジュアルなコンテンツを日常的に扱うクリエイティブチームで仕事をしている場合には、この機能が時間の節約に大いに役立ちます。これは、画像の特定の部分についてコメントをしたいときに使えます。画像の注目してほしい部分に直接書き込むことで、言葉で細かく説明しなくとも視覚的に伝えることができます。

画像に書き込みをするには、Google Keepに作成した画像のメモをクリックし拡大表示します。画面右上のプリンターアイコンの隣に、ペンのアイコンが表示されます。

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これをクリックすると別の画面が開き、そこでペンの太さや色を選んで画面に直接書き込むことができます。 

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5. 日付指定のリマインダーを使ってその日の作業を洗い出し、予定を組み立て

重要な締め切りを把握しておく必要はありませんか? 一日の仕事をこなすためにちょっとしたリマインダーが欲しいこともあるでしょう。私はGoogle Keepのリマインダーで日時を指定して、必要なときに思い出せるようにしています。重要なプロジェクトにも忘れてはならないちょっとした作業にも使えます。

リマインダーを設定するにはメモの下部にあるベルのアイコンをクリックします。表示されるメニューからリマインダーが必要な日付と時間を選択します。8_reminder-2

6. 場所指定のリマインダーを設定

一日中あちこち出歩いていて、特定の場所に着いたときにリマインダーを受け取りたい場合にGoogle Keepで設定することができます。5と同じ手順でメニューを開いて[場所の選択]を選び、リマインダーを受け取りたい場所を選択します。

この機能は幅広い用途に使用できます。たとえば、スーパーに着いたタイミングで買い物リストを表示して買い忘れを防いだり、翌日出勤したときに未処理のタスクについて確認したりすることができます。

 Googleサービスに接続されたデバイスを持ち歩き、位置情報を有効にしておくだけで、このリマインダーを受け取れます。 

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元記事発行日: 2020年2月05日、最終更新日: 2020年2月06日