【2021年最新版】Google Workspace （旧G Suite）とは？機能や活用メリットを解説

Google Workspace （旧G Suite）は、Google が提供するグループウェアツールです。Gmail やスプレッドシート、ドキュメントなど、Google の仕事効率化アプリケーションがワンセットになっており、小規模事業主から大手企業にいたるまで数多くのビジネスで利用されています。

G Suiteの有料ユーザー企業数は2019年に世界で500万社を超え、世界トップクラスのグループウェアへと成長を遂げました。2020年にはG SuiteからGoogle Workspace へとリブランディングが行われ、ユーザーのニーズに合わせて料金プランや機能を細かく選択できるようになりました。

本稿では、Google Workspace （旧G Suite）のメリットや具体的な活用方法を解説します。

Google Workspace （旧G Suite）は、Google が提供する世界最大級のユーザー数を誇るグループウェアサービスです。

ドキュメントやスプレッドシート、スライド、Gmail、カレンダーといったGoogle が提供するアプリケーションを1つに統括し、ビジネス向けに機能が強化されています。
 

G SuiteからGoogle Workspace へのリブランディングにより、各サービスのロゴアイコンデザインの刷新が行われ、料金プランは6つに細分化されました。しかし基本的なサービス内容や機能面はG Suiteと大きな違いはありません。

もともとG Suiteを利用していたユーザーは、データをGoogle Workspace にそのまま引き継ぐことが可能です。
 

Gmail やドキュメント、スプレッドシートなど、Google が提供するアプリケーションの多くは無料で利用できます。有料のGoogle Workspace にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

Google Workspace は、ツール間のコラボレーション機能が強化されています。次のように、アプリケーションをまたいだ操作を、画面を切り替えることなくシームレスに行うことができます。

• 共有カレンダーで他のユーザーの予定を確認したり、招待メールを送信する
• メールを見ながらビデオチャットツールの招待を送る
• 表計算やドキュメントをメール添付することなくURLリンクで共有する
• パソコン、スマートフォン、タブレットなど、あらゆるデバイスを使用してリアルタイムでデータ作業の更新ができる

さらに、「Cloud Search」機能を使えば、Google Workspace 内のすべてのデータからキーワードで横断検索が可能です。

また、Google Workspace は企業で活用されることを前提として設計されているため、ユーザーの管理機能も強化されています。アカウントの新規作成・停止、アプリケーションの利用状況、アクセスログの確認など、ユーザーごとの管理を簡単に行うことができます。

Google Workspace を契約すると、企業運営に欠かせない独自ドメインの作成も可能になります。無料のGmail の場合はフリードメイン（@gmail.com）しか利用できませんが、Google Workspace では企業名など固有のアドレスを作成できます。
 

本項では、Google Workspace を導入するメリットを5つ解説します。現在導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
 

1.初期導入＆運用コストが安い

Google Workspace の大きな特徴はリーズナブルな価格設定です。特に初期導入費用が一切かからず、1ユーザーあたり月額680円〜という運用コストの安さは、他のグループウェアツールと比べても良心的といえるでしょう。

Google Workspace の料金については以下の記事も併せてご覧ください。

2.さまざまな端末からアクセス可能

クラウド型グループウェアサービスのGoogle Workspace は、アカウント情報とインターネット環境があれば、パソコン・スマートフォン・タブレットなど、あらゆるデバイスで利用可能です。
 

3.ビジネスの効率化

Google Workspace は、スプレッドシート、ドキュメント、スライドなどビジネスに役立つ機能が豊富に揃っています。

また、Google Workspace を活用すれば、複数のユーザーが同時に一つのデータにアクセスして共同編集を行うことが可能です。さらに、編集した内容は自動的に保存され、リンクを発行するだけで簡単に共有できます。

面倒な作業から解放されることで、本来やるべき業務に集中できます。
 

4.データとデバイスのセキュリティレベルが高い

Google Workspace に保存されているデータは、世界各地に存在するデータセンターに分散されているため、万が一ひとつのデータセンターで何かしらのアクシデントが発生しても、データの堅牢性を維持できます。

また、ログ機能によって社内メンバーの動きを監視でき、ファイルの閲覧・編集権限も自由に設定できます。
 

5.法人だけでなく個人でも活用できる

Google Workspace は企業利用だけではなく、個人利用も可能です。特に、独自ドメインを利用できる点は、個人ユーザーにとっても大きなメリットといえます。

Google Workspace の独自ドメインの取得については以下の記事も参照してください。

Google Workspace で利用できるGoogle のアプリケーションの一覧がこちらです。それぞれの機能を解説します。

Gmail

Google のフリーメールサービスです。プライベートからビジネス用まであらゆるメールアドレスを複数作成でき、アカウントもシームレスに切り替え可能です。

Google Workspace を契約することで、ビジネス向けの独自ドメイン（［ユーザー名］@［会社名］.com）の利用が可能になります。さらに、Google Meet やGoogle Chat との連携により、メンバー同士のオンラインコミュニケーションをサポートします。

また、Google が持つ高度な機械学習モデルにより、迷惑メール・フィッシング・不正なソフトウェアの99.9％以上がユーザーに届く前にブロックされます。

HubSpotが提供しているEメールトラッキング機能はGmail に対応しています。リードがEメールを開封するとすぐに通知が届くので、絶好のタイミングでフォローアップのEメールを送信し、取引を効率的に成約に導くことができます。

Meet（旧ハングアウト）

Google Meet は、Google が提供するオンラインビデオ会議ツールです。Google が持つ堅牢かつ安全なインフラ環境により、通信は常に暗号化されており、高いセキュリティを誇ります。

会議を設定したらMeetのリンクURLを共有するだけでオンライン会議が開催でき、シンプルかつ効率的にミーティングが可能です。

Meetは、Google Workspace の各種機能とシームレスに連携可能。例えば、Google カレンダー上でスケジュールを招待する際にワンクリックでオンラインミーティングのURLを発行できます。発行されたURLはスケジュールに記載されるため、チャットやメールであらためて共有する必要はありません。

Google Workspace のプランによって使用できる機能が異なるので、事前に確認しておきましょう。
 

Chat（旧ハングアウト）

個々の相手やグループと短文でやり取りできるコミュニケーションツールです。

業務に関連するやり取りを即座に確認できるため、働く環境が離れていてもまるで近くにいるかのようなコミュニケーションを実現します。

また、プロジェクトごとに専用のチャットルームを作成できるため、複数メンバーとの同時コミュニケーションも可能。タスクやプロジェクトの進捗確認など、業務に関するあらゆるやり取りを確認できます。
 

カレンダー

Google カレンダーは、チームでの利用に最適なオンラインカレンダーです。同僚同士であれば、互いのスケジュールの確認・共有を自由に行うことも可能。自分と同僚のスケジュールをひとつの画面で表示することで日程調整の負担を軽減します。

利用デバイスを問わず、保存したスケジュールはリアルタイムに更新されるため、いつでもどこでも最新のスケジュールを確認できます。

また、人物以外にも備品管理や会議室など、共有リソースの空き状況確認・予約申請にも利用可能です。
 

ドライブ

写真、動画、ファイルなどあらゆるデータを安全に保存できるクラウドストレージサービスです。アクセス権限も簡単に設定でき、大切なデータを保護します。

組織内でGoogle ドライブを利用すれば社内のあらゆるデータやコンテンツを一元管理し、メンバー間の共有や同時編集も簡単に行うことができます。アカウントひとつでファイルにアクセスできるため、パソコンやモバイル端末があれば、いつでもどこでもファイルの確認や更新が可能です。

Google Workspace のBusiness Standard以上のプランを契約すれば、契約ユーザー数に応じたプール制によって容量が決まるため、組織内で無駄なくファイルストレージを利用できます。（例：2TB×10ユーザー＝20TB）
 

ドキュメント​​

Google が提供するワードプロセッサーサービスです。Google Workspace を活用することで、柔軟なアクセス権限の設定が可能。閲覧権限・編集権限を付与すれば、万が一URLを知られても情報が外部に漏れることはありません。

また、ドキュメント内へのコメントの追加、変更の提案、チャットでのコミュニケーションが可能です。また、Google Workspace を契約すると変更履歴を無制限に残すことができます。
 

スプレッドシート

Google が提供する表計算ソフトです。Microsoft Officeとの高い互換性を持つため、Excelデータもスプレッドシート上で確認・更新が可能です。

複雑な関数を使わなくてもGoogle AIによってインサイトを自動で取得し、入力作業の省力化・効率化を実現します。

作業シートは、URLひとつで共有可能なのでメール添付などの必要がありません。また、更新内容が自動保存されるため、上書き保存を忘れるという心配もありません。
 

スライド

Google が提供するプレゼンテーション作成ツールです。作成されたスライドはクラウド上で管理されるため、複数ユーザーとの同時編集が可能。1つのプレゼンテーションファイルはリアルタイムに更新されるため、メンバー全員がいつでも最新版にアクセスできます。

デザインセンスに自信がなくても、豊富なテンプレートの中からデザインテーマを自由に選択可能。動画・画像・図形・グラフデータなども簡単に挿入できるため、見た目にも美しく説得力のあるスライドをわずかな時間で仕上げることが可能です。
 

フォーム

アンケートフォームや問い合わせフォーム、応募フォームなどあらゆる用途に対応したフォームを作成できるサービスです。

プログラミングやデザイン知識は一切不要。ドラッグ＆ドロップの直感的な操作だけでフォームを作成し、カスタマイズも容易に行えます。さらに、フォームに入力されたデータは、自動的に集計されます。

回答結果をもとにしたレポート作成も簡単なので、検証や分析に時間を使うことができます。

HubSpotでも無料のオンラインフォーム作成ツールを提供しています。フォームを使って訪問者をリードへと転換し、ビジネスの成長を促進させましょう。
 

サイト

Google のウェブサイト作成ツールです。利用ユーザーは、HTMLやCSSなどのウェブデザインスキル・知識がなくてもウェブサイトの制作が可能。

ランディングページやコーポレートサイトをドラッグ＆ドロップメインの直感的な操作だけで作成できます。デザインに自信がない方でも、豊富なサイトテンプレートの中からテーマに合ったテンプレートを選択し、画像の差し替えや文言を調整するだけで、デザイン性の高いウェブサイトを作ることができます。

Google Workspace を契約すれば、チームでの同時編集やコメント追加ができるのでオンラインミーティングをしながら、効率的に共同作業を進めることが可能です。
 

Currents

社内向けのコミュニケーションツールです。Google+ の後継として2020年7月にサービスが開始されました。同じドメインのユーザー同士の利用に限定されているため、安全な情報発信が可能です。
 

Keep

Google Keep は、Google が提供するメモツールです。メモ、リスト、画像、音声メモなど、日常で記録に残しておきたいメモを記録することができます。

Google Workspace のKeepはあらゆるデバイスでアクセスができ、複数メンバーとの共有もできるのでチーム内でアイデアをまとめたり、情報共有にも役立ちます。

記録したメモは期限設定もできるため、期限付きTODOリストとしてチーム内のやるべきことを可視化し、プロジェクトの進捗管理を効率化します。

Cloud Search

Google Workspace のCloud Searchを利用すれば、Gmail、ドライブ、ドキュメント、スライドなど、組織内で利用しているGoogle アプリケーションに含まれるデータを横断で検索することが可能です。

それぞれのツールにアクセスすることなくすべてのデータが包括的に管理されているため、メールを作成する際の添付ファイルの検索が容易になるなど、作業効率が向上します。
 

Apps Script

Google Apps Script（GAS）は、Google が提供するプログラミング言語です。JavaScriptをベースに設計されているため、初心者でも理解しやすく利用障壁が低いのが特徴です。
 

Jamboard

共同作業に最適なデジタルホワイトボードツールです。スマートフォンやタブレットなどの各端末でも利用できるため、多くの教育機関で導入されています。
 

Google Workspace のアカウントは、Google Workspace の公式サイトから［無料試用を開始］をクリックするだけで簡単に作成できます。14日間の試用期間が設けられているため、まずは気軽に使ってみましょう。ここでは、Google Workspace の料金一覧やセットアップ方法について紹介します。
 

Google Workspace の料金プラン

まずはGoogle Workspace で利用するプランを決定します。最もリーズナブルなプランはBusiness Starterですが、クラウドストレージの上限が1ユーザーあたり30GBまでとなっているため、本格的な企業利用を検討する場合では、やや心もとないといえます。

Business Standard以上になると、クラウドストレージがプール制（組織単位）になるため、一人が容量を超えても、他の人の空き容量で補うことが可能です。

Google Workspace アカウントのセットアップ

Google Workspace アカウントは、Google Workspace の公式サイトを開き［無料試用を開始］をクリックするだけで簡単に作成できます。

会社名を入力し、従業員数を選択します。従業員数は増減に応じてあとから変更可能です。

Google Workspace アカウント管理者の連絡先情報を入力します。ここで登録するEメールアドレスにGoogle からの確認メールが送信されるため、必ず有効なアドレスを入力してください。

会社のドメイン名の有無を答えます。すでに取得済みのドメインがある場合には、そちらを入力してください。ドメインが無い場合には新規で購入できます。

会社の住所と連絡先情報を入力します。続いてGoogle Workspace アカウント用のユーザー名とパスワードを指定します。ここで登録したログイン情報は、以降すべてのGoogle Workspace ツールのログイン時に使用します。

また、登録したユーザー名はビジネス用Eメールアドレスのローカルパート（［ユーザー名］@〜）にもなります。

アカウントと支払いについての確認画面に移ります。ここでは、月額料金（14日間の試用期間後に発生）の概要と、その他の一時的な費用（ドメイン名など）が表示されます。アカウント情報を確認し、支払い方法を入力します。

最後に、ドメインを自動更新するかどうか、ドメイン情報を非公開にするかどうかの2点を指定します。ドメインの購入手続きという観点からは、どちらもチェックしたままにしておくほうが便利です。
 

Google Workspace アカウントの作成が完了すると、Google Workspace の管理コンソールが開きます。管理コンソールでは、Google Workspace に関するすべての設定を管理できます。

管理コンソールで設定可能な内容をひとつずつ解説します。
 

ユーザー

​​Google Workspace アカウントに新規ユーザーを追加します。また、ユーザーごとの管理や、ユーザー属性の設定（役職や所属部門など）、さらに最終ログインやGmail の利用状況を確認できます。

会社プロフィール

会社情報の更新や、Google Workspace アカウントに自社のロゴを表示することができます。またGoogle Workspaceの各サービスに、個別にアクセスするためのカスタムURLを作成できます。
 

支払い

請求額の確認やGoogle Workspace ライセンスの管理を行います。現在契約中のプランが表示されます。
 

レポート

Google Workspace 各サービスおよびアプリの使用状況やユーザーの行動を確認できます。［ハイライト］の下には、アプリごとの使用状況、ユーザーステータス、保存容量、セキュリティなどの概要が示されます。

［レポート］の下には、特定のサービス、デバイス、ユーザーについてレポートを出力するオプションが表示されます。また、監査を実行することで、どのユーザーがどのサービスにアクセスしているかを確認できます。
 

アプリ

Google Workspace の各サービスとその設定を管理します。次のような情報を確認できます。

• Google Workspace の主要アプリをいくつ使用しているか
• その他Google のどのサービスを使用しているか
• Marketplaceアプリの利用状況
• SAMLアプリの利用状況
   

端末管理

Google Workspace アカウントに接続されたデバイス上で扱う会社データについて、セキュリティー管理を行います。

アカウントに紐付けられているモバイルデバイスやChromeデバイス、Google デバイス（Jamboardなど）の数を確認できます。また、会社所有のすべてのデバイスを管理できる便利な画面もあります。
 

サポート

Google Workspace のサポートを利用できます。Google Workspace では、電話またはEメールによる24時間サポートが提供されています。

サポート担当者に連絡する前に［管理者向けヘルプ］のポップアップが表示されますので、そちらも利用するほうが早期に解決する場合もあります。
 

データの移行

会社のEメールやカレンダー、連絡先のデータをインポートします。Google Workspace をスムーズに使い始める上で必要な会社のデータを簡単に移行できる機能です。

このツールは、移行するデータの種類ごとに実行しなければなりません。移行を行うには、移行元と、接続プロトコル、データの所有者であることを証明するためのアカウント資格情報が必要です。
 

ダッシュボード

Google Workspace アカウントに関連付けられた企業のドメインに関する情報が表示されます。
 

ビルディングとリソース

Google Workspace アカウントに紐付けられたビルディングや会議室、会社の設備を管理し、モニタリングする機能です。

会議室や応接室を登録すると、Google カレンダーでの予約が可能になります。会議室の使用目的や予約時間を確認できます。
 

グループ

グループやメーリングリストを作成します。チーム単位での連絡にはGoogle グループが便利です。グループごとのカレンダーを作成し、イベントの予定を立てたり、チームミーティングを管理したりできます。
 

管理者の役割

Google Workspace アカウントへの新しい管理者の追加や、既存の管理者の役割や権限の管理を行うことができます。特定のグループ、サービス、デバイスに管理者権限を設定することも可能です。各管理者が持っている権限を確認し、必要に応じて変更することができます。
 

ドメイン

Google Workspace アカウントに関連付けられたドメインの追加や削除を行います。このページで新しいドメインやドメインエイリアスを追加することができます。

ただし、自分が所有者であることを証明する必要があります。また、ドメインにアクセスした訪問者のリダイレクト先を管理することもできます。

Google Workspace の独自ドメイン取得に関する詳細は、以下の記事も併せてご覧ください。

Google Workspace の管理画面の使い方が理解できたら、実際にGoogle Workspace を使っていきましょう。

Google Workspace の使い方は以下の記事で詳しく解説していますので、併せてご覧ください。

Google Workspace では、自社のGoogle Workspace アカウントに関連するすべてのデータのセキュリティ機能を管理します。

アクセスと認証

• 厳格な認証
• 不審なログインの監視
• 一元化されたクラウドアクセス管理
• 高度なメールセキュリティ
• コンテキストアウェアアクセス
• 高度な保護機能プログラム
  
  

アセットの保護

• データ損失防止
• 迷惑メールの検出
• 不正なソフトウェアの検出
• フィッシング防止
• フィッシングを目的としたブランドの不正使用を防止
  
  

運用上の管理

• 統合されたエンドポイント管理
• セキュリティセンター
• サードパーティ製アプリケーションのアクセス
• Information Rights Management
• アラートセンター
• データリージョン
   

Google Workspace は世界中の企業で利用されており、業界・規模を問わずあらゆるビジネスで利用できるグループウェアです。

日々の業務やメンバーとのコミュニケーション・共同作業を効率化するツールがひとまとめに統括されており、各ツール間はシームレスに利用が可能です。Google Workspace を活用することで社員やメンバー同士のコラボレーションを強化し、今まで以上のパフォーマンスを発揮できるでしょう。