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私は企業の一員としても、小規模な事業主としてもG Suiteを愛用しています。G Suiteは私の手元にあるツールの中でも特に使いやすく、さまざまな機能がそろっています。

2019年にはG Suiteの有料ユーザー企業の数は500万社を突破し、2017年始めとの比較で25%もの増加を達成したというこの数字がすべてを物語っています。G Suiteは世界中の個人と企業に非常に大きな価値をもたらしているのです。G Suiteのユーザー企業として有名なのはUber、BuzzFeed、PwCなどで、もちろんHubSpotでも使用しています。

まだ仕事にG Suiteを利用したことがないという方にも試していただけるよう、本稿ではG Suiteについての理解を深め、アカウントを最適化してビジネスを成長させる方法についてご説明します。

G Suiteとは?

G Suiteは12年前に「Google Apps for Your Domain」という名前でリリースされました。当初の機能として含まれていたのは、Gmail、Googleトーク、Googleカレンダー、Google Page Creator(現在のGoogleサイト)でした。その2ヶ月後にGoogle Apps for Educationがリリースされました。

この10年間、Googleはさまざまなツールやアップデートをリリースし、アプリケーションの充実を図ってきました。Google Appsは2016年9月にG Suiteという名称に変更され、それから間もなくGoogle初のハードウェア製品Jamboardが発売されました。

G SuiteプラットフォームにはG Suite Marketplace(2010年に提供開始)も含まれています。G Suite Marketplaceからサードパーティー製クラウドアプリケーションをインストールし、G Suiteツールとして使用することができます。

G Suiteの対象ユーザーは?

G Suiteは企業でも個人でも使用できます。

ただし、個人ユーザーのアカウントは「G Suite」という名前で呼ばれるわけではありません。たとえば、私が個人のGoogleアカウントでログインした場合、画面右上の表示は次のようになっています。

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それに対して企業向けのGoogleアカウントでログインすると、表示が次のように変わります。

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個人向けのG Suiteサービスは無料ですが、企業での利用は有料となり、カスタムのEメールドメイン、無制限のクラウドストレージ、管理ツール、マーケティングツールといった企業向けの機能や、24時間サポートが利用できるようになります(G Suiteの料金体系については後ほど説明します)。

社内で複数のユーザーがG Suiteを使用する場合にはユーザー数に応じた支払いが必要です。私がHubSpotの従業員アカウントでGoogleにログインすると次のように表示されます。

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なお個人利用の際、無料ソフトウェアとしては珍しくG Suiteの無料サービスには広告が表示されません。しかもG Suiteのアプリケーションとアカウントに保存された情報をGoogleが広告目的で使用することもありません
 

G Suite製品

個人と企業のどちらに対してもGoogleは多岐にわたる製品を提供しています。Google Chromeの拡張機能をインストールしなければ利用できない機能も一部ありますが、大半の機能はGoogleアカウントからアクセスできます(画面右上のメニューを開くと表示されます)。

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G Suiteアカウントのセットアップと管理の方法は後で説明します。まずはG Suiteのさまざまなツールをご紹介しましょう。

Gmail

GmailはG SuiteのEメールソフトウェアです。2004年にリリースされた機能で、現在世界で10億人以上が利用しています。

G Suiteのプランを契約すると、30GBのストレージ容量と、Eメールアドレス([ユーザー名]@[会社名].com)のカスタマイズ、無制限のGoogleグループEメールアドレス、電話とEメールによる24時間サポート、G Suite Marketplaceを通じて提供される拡張機能などを利用できます。

HubSpotのEメールトラッキング機能はGmailに対応しています。リードがEメールを開封するとすぐに通知が届くので、絶好のタイミングでフォローアップのEメールを送信し、取引を効率的に成約に導くことができます。

ドライブ

Googleドライブは2012年にリリースされたG Suiteのクラウド ストレージ プラットフォームです。Googleドライブを使用すれば会社のコンテンツすべてを管理し、全社規模の共同作業も簡単に行えます。また、さまざまなファイル形式の表示に対応しているため、閲覧の際に追加のソフトウェアをダウンロードする必要もありません。

G Suiteの料金プランによって異なりますが、1ユーザーあたり30GB、1TB、または無制限のストレージを利用でき、さらに監査ログやレポートでドライブ上のコンテンツのアクセス状況に関する情報を参照することができます。

ドキュメント、スプレッドシート、スライド

Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドは、それぞれG Suiteのワードプロセッサー、スプレッドシート、プレゼンテーションのプログラムです。2006年にこのプラットフォームに追加されました。

これらのプログラムには、リアルタイムの共同作業、変更の自動保存、変更履歴の管理の機能があります。ユーザーは、コメントの追加、変更の提案、組み込みのチャット機能によるやり取り、テンプレートの作成などが行えます。

G Suiteのプランを契約すると変更履歴を無制限に残せるなどのメリットがあります。

フォーム

Googleフォームはウェブフォームやアンケートを作成するG Suiteのツールです。これも2006年にリリースされた機能で、自動保存、リアルタイムの共同作業、テンプレートの作成など、ドキュメントやスプレッドシート、スライドと同様の機能が数多く含まれています。フォームでデータを収集するにはパーソナライズしたアンケートやクイズを作成し、回答者にURLを送信し、データを確認することができます(データは自動的にGoogleスプレッドシートに集められます)。

HubSpotの無料のオンラインフォーム作成ツールをダウンロードして、訪問者をリードへと転換し、ビジネスの成長を促進させましょう。

カレンダー

GoogleカレンダーはG Suiteのオンラインカレンダーです。2006年にリリースされた機能でGmailに統合されており、予定、商談、ミーティング、タスク(Googleタスクを利用)を管理できます。

G Suiteのプランを契約すると、スマートスケジュール(同僚のカレンダーの空き時間がわかる機能)、Googleグループのカレンダー、会議室や共有リソースのカレンダー、会社のイベントを顧客に知らせる一般公開カレンダーなどを利用できます。また、外部のカレンダー(iCal、Outlook、Exchangeなど)からの移行も簡単に行えます。

サイト

GoogleサイトはG Suiteのウェブサイト作成ツールです。2008年にG Suiteに追加されたこのツールにより、ユーザーはコーディングの知識やデザインのスキルがなくてもウェブサイトを作成できるようになりました。作成済みのテンプレートを使ってランディングページやプロジェクトのウェブサイトを作成し、社内にも社外にも公開することができます。

ハングアウト

Googleハングアウトはメッセージをやり取りできるG Suiteのコミュニケーションツールです。もともと2006年にGoogleトークとしてリリースされた機能で、テキスト、音声、ビデオでの会話をサポートし(参加人数は最大25人)、デスクトップとモバイルデバイスのように異なるデバイス間でも利用できます。Slackの代わりとしてもよく使われます。

G Suiteのプランを契約している場合は、Googleカレンダーとのシームレスな統合、参加者との画面共有、オートフォーカスとインテリジェントなミュート機能、公開ライブ配信のYouTubeへの自動保存、カスタム管理制御などの機能を利用できます。

Keep

Google KeepはG Suiteのメモツールです。G Suiteに追加された新機能Keepを使用すると、メモ、リスト、画像、ボイスメモを、複数のデバイスで作成、整理、共有することができます。Chromeにダウンロードしたりモバイルアプリケーションとして使用できます。

G Suiteのプランを契約するとGoogleドキュメントとシームレスに統合できるなどのメリットがあります。

ビジネスでのG Suite活用

どのような規模の会社であってもG Suiteが有益なツールであることは間違いありません。G Suiteはデジタル時代の万能ナイフのような存在です。共同作業、組織化、生産性向上、マーケティング、営業など、さまざまなニーズに応じて使い分けることができます。

ご自分の組織にG Suiteを導入したいとお考えの方のために、ここではビジネス向けにG Suiteをセットアップする方法をご説明します。

G Suiteの料金プラン

この10年間、G Suiteは急速な成長、拡大を遂げましたが、料金は据え置かれていました。

GoogleはG Suiteリリース当初から企業向けのプランを2種類提供してきました。G Suite Basicエディション(ユーザー1人あたり月額600円)とG Suite Businessエディション(ユーザー1人あたり月額1,200円)です。G Suiteの各エディションの比較についてはこちらをご覧ください。

10年が経過し、2019年1月16日にGoogleは初めてG Suiteの料金を引き上げることを発表しました。4月2日から、Basicエディションはユーザー1人あたりの月額料金が680円に、Businessエディションは1,360円になりました。G Suite Enterpriseエディションの料金は変わりません。

値上がりしたもののG Suiteが業務に十分な価値をもたらすことには変わりありません。ユーザー単位の料金モデルなので組織の規模に応じたコストで利用できます。また、G Suiteのフレキシブルプランを利用すると、長期契約を結ぶことなく毎月の利用状況に基づいて支払うことが可能です。

G Suiteアカウントのセットアップ

G Suiteアカウントは簡単に作成できます。G Suiteのホームページを開き[無料試用を開始]をクリックします。

会社名を入力し、従業員数を選択します。この数字は人数が変動すればいつでも変更することができます。

次に、自分(またはG Suiteアカウントを管理する担当者)の連絡先情報を入力します。このEメールアドレスにGoogleからの確認メールが送信されるため、必ず有効なアドレスを入力してください。

j01_Get_Started

 

次の画面では会社のドメイン名の有無を答えます。取得済みのものがある場合には、それを入力してください。無い場合には使用できるドメインを検索して購入することができます。Google経由で購入する場合、多くのドメインが年額1,400円で利用できます。

j02_Domain

次の画面で会社の住所と連絡先情報を入力します。

それから、G Suiteアカウント用のユーザー名とパスワードを指定します。この資格情報を以降のすべてのG Suiteツールへのログインに使用します。このユーザー名はビジネス用Eメールアドレスの最初の部分(ローカルパート)にもなります。

j03_Sign_in

 

セットアップの最後はアカウントと支払いについての確認です。この画面には、月額料金(14日間の試用期間後に発生)の概要と、その他の一時的な費用(ドメイン名など)が表示されます。アカウント情報を確認し、支払い方法を入力することを求められます。

j04_Review_and_Check_out

 

最後に、ドメインを自動更新するかどうか、ドメイン情報を非公開にするかどうかの2点を指定します。ドメインの購入手続きという観点からは、どちらもチェックしたままにしておくほうが簡単です。

G Suiteアカウントの管理

G Suiteアカウントの作成が終わったら、G Suiteの管理コンソールが開きます。G Suiteアカウントの最も重要なページとも言えるこの管理コンソールからすべての設定を管理できます。

j05_Admin

 

では、1つずつ何ができるかを見ていきましょう。

ユーザー

G Suiteアカウントに新規ユーザーを追加できます。また、ユーザーの管理や、さまざまなユーザー属性(肩書きや所属部門など)の設定、さらに、最終ログインやEメールの使用状況を調べることができます。

会社プロフィール

会社の情報を更新したり、G Suiteアカウントに自社のロゴを表示したりすることができます。G Suiteの各サービスに自社のユーザー用のカスタムURLを作成することもできます。

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支払い

アカウントの請求の確認やG Suiteライセンスの管理を行います。自社の選択しているエディション(プラン)がここに表示されます。

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レポート

G Suiteのサービスおよびアプリの使用状況やユーザーの行動を確認できます。[ハイライト]の下には、アプリごとの使用状況、ユーザーステータス、保存容量、セキュリティーなどの概要が示されます。[レポート]の下には、特定のサービス、デバイス、ユーザーについてレポートを出力するオプションが表示されます。また、監査を実行して、どのユーザーがどのサービスやツールにアクセスしているかを確認することもできます。

アプリ

G Suiteサービスとその設定を管理します。G Suiteの主要アプリをいくつ使用しているか、Googleのどのサービスを追加で使用しているか、MarketplaceやSAML(Security Assertion Markup Language)のどのサービスをアカウントに接続しているかといった情報を確認できます。

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端末管理

G Suiteアカウントに接続されたすべてのデバイス上で扱う会社のデータについて、セキュリティー管理を行います。アカウントに紐付けられているモバイルデバイスやChromeデバイス、Googleデバイス(Jamboardなど)の数を確認できます。また、会社所有のすべてのデバイスを管理できる便利な画面もあります。

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セキュリティ

G Suiteアカウントのすべてのセキュリティー機能を管理します。パスワードの管理やモニタリング、シングルサインオン(SSO)の設定まで、G Suiteアカウントとユーザーのセキュリティーを保つ機能がこのページに含まれています。

サポート

G Suiteサポートを利用できます。電話またはEメールによる24時間サポートが提供されます。ただし、サポート担当者に連絡する前に[管理者向けヘルプ]のポップアップにお勧めのヘルプ情報が表示されます。

データの移行

会社のEメールやカレンダー、連絡先のデータをインポートします。G Suiteをスムーズに使い始める上で必要な会社のデータを簡単に移行できる機能です。このツールは、移行するデータの種類ごとに実行しなければなりません。移行を行うには、移行元と、接続プロトコル、データの所有者であることを証明するためのアカウント資格情報が必要です。

j10_Migration

 

ダッシュボード

G Suiteアカウントに関連付けられた企業のドメインに関する情報が表示されます。

ビルディングとリソース

G Suiteアカウントに紐付けられたビルディングや会議室、会社の設備を管理し、モニタリングする機能です。会議室や応接室を登録すると、Googleカレンダーでの予約が可能になります。会議室の使用目的や時間も確認できます。

グループ

グループやメーリングリストを作成します。チーム単位での連絡にはGoogleグループが便利です。グループごとのカレンダーを作成し、イベントの予定を立てたりチームミーティングを管理したりすることもできます。

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管理者の役割

G Suiteアカウントへの新しい管理者の追加や、既存の管理者の役割や権限の管理を行うことができます。特定のグループ、サービス、デバイスに管理者権限を設定することも可能です。各管理者が持っている権限を確認し、必要に応じて変更することができます。

ドメイン

G Suiteアカウントに関連付けられたドメインの追加や削除を行います。このページで新しいドメインやドメインエイリアスを追加することができます。ただし、自分が所有者であることを証明する必要があります。また、ドメインにアクセスした訪問者のリダイレクト先を管理することもできます。

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注:このセクションのサンプル画像は私が個人で設定した企業向けG Suiteアカウントで作成しましたため、私のアカウントにはユーザーが1人しかいません。ユーザー、グループ、管理者、ドメインが複数の場合には、アカウントや管理コンソールの表示は大きく異なるでしょう。

組織の成長にG Suiteを役立てる6つの方法

企業にとってG Suiteは非常に有益なプラットフォームです。しかし、どのように活用すればビジネスをスマートに成長させることができるのでしょうか。ここでは、G Suiteアカウントを最大限に活用するための6つの戦略を詳しく説明します。

1. ドライブでブランドのテンプレートを作成

ブランドアイデンティティーは非常に重要であるため、ブランディングやロゴのデザインに相当な費用が発生してしまうこともあるでしょう。従業員がブランドガイドラインからかけ離れたドキュメント、プレゼンテーションや画像を使用したために、マーケティング予算が無駄になったなどという事態は絶対に避けたいものです。

G Suiteのサービスを利用すると、手間をかけずにブランドガイドラインに従った資料を作成できます。Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームのいずれにもテンプレートの機能があります。デザイナーに依頼して自社のブランドを反映したデザインテンプレートを作成してもらい、Googleドライブに保存してください。そして社内ではゼロから作成することを止めて、このテンプレートの使用を徹底しましょう。

2. フォームで顧客のフィードバックを収集

ビジネスの成長には顧客のフィードバックが不可欠です。成果が上がっている領域を把握できなければ、それを伸ばすことはできません。逆に成果が上がらない領域も把握できなければ修正が難しくなります。会社にとって顧客フィードバックは優先すべき事項です。

Googleフォームを使用すると顧客やクライアントからデータを簡単に収集し、分析できます。このツールを使って簡単なアンケートを作成し、顧客フィードバックや市場調査、Net Promoter Score®(NPS、ネット・プロモーター・スコア)などのデータを集めることができます。フォームは、社内調査を実施したり、同僚から気軽に情報を収集したりする場合にも利用できます。

3. カレンダーでリモート勤務を支援

リモートワーク(在宅勤務)は確かに効率的な制度ですが、毎日チームメンバーと一緒に仕事をすることにも大きなメリットがあります。その1つに顔を合わせることで共同作業が進めやすくなる点が挙げられますが、遠く離れた場所や別の国で働いている場合はなかなか単純な話ではありません。

チームにリモートのメンバーがいる場合にGoogleカレンダーを使用すると、リモートのメンバーが疎外感を抱くことなく進行中のプロジェクトに加われるようになります。職場に行かなくても簡単に同僚のスケジュールを確認したり、近くの空いている会議室を予約したりできます。全社イベントや終業後のジムや読書会といった予定のために、専用のカレンダーを作成することも可能です。従業員はそのカレンダーに登録するだけで最新情報を把握できます。

4. Keepでチームのタスクを管理

インターネットでつながっていてもリモートでの共同作業は困難を伴う場合があります。メモを書き留める、リストを作る、絵を描く、画像を保存するといった作業を複数のメンバーと協力して進められるデジタル環境が欲しいという場合にはGoogle Keepをお勧めします。KeepはEvernoteと並んでよく使用されており、G Suiteを使用していない場合でも非常に便利です。

チームのタスクや、重要なプロジェクト、継続的な共同作業を管理するときにKeepを使ってみてください。割り当てられた作業のチェックリストを作成し、共同編集者を追加して期日を共有しましょう。また、Keepのフォルダーに記事やウェブサイトを保存し、重要な意見やアイデアをメモすることで、オンラインでの調査を円滑に進めることができます。

5. 従業員のG Suite利用状況をレポートで確認

だれもが同じようにG Suiteを使用するわけではありません。管理者コンソールのレポートパネルを使用するとG Suiteのツールやアプリの利用状況を把握できます。この情報に基づいてG Suiteのトレーニングを効果的に行うこともできます。また、レポートパネルにはセキュリティーに関する有益な情報も含まれています。ログインに使用されたデバイスや、更新プログラムのインストールが必要なユーザーなどです。これにより、チームとデータの安全性を確保することができます。

6. G Suite Marketplaceの新しいツールを利用

G Suite Marketplaceは私もよく利用しています。G Suiteは業務効率を向上できるさまざまなサードパーティー製ツールとの連携が可能です。このようなツールの領域は、ビジネス、生産性、コミュニケーション、教育、公共事業など多岐にわたります。Zoom、Xero、Googleアナリティクス、Asanaなどのアプリをダウンロードし、G Suiteアカウントにシームレスに接続して、スプレッドシートやカレンダーなどのアプリと連携してみてください。

ヒント:従業員の新しいツールの使用状況に注意を払い、ツールが仕事に役立っているかを確認しましょう。

G Suite MarketplaceのHubSpotアプリをインストールして試してみませんか。

G Suiteでビジネスをレベルアップ

この10年間、G Suiteは企業のコラボレーションとコミュニケーション、そして成長を支えてきました。ツール自体も導入もシンプルであることからG Suiteは世界中の企業にとってかけがえのないツールへと成長しました。G Suiteは業種を問わず組織の内外にわたって業務プロセスを改善できるツールだと言えるでしょう。

元記事発行日: 2020年1月22日、最終更新日: 2020年1月23日