**夜、布団に入り、スマホでアラームをセットしたのち、メールをチェックしてから眠りにつく。**
**アラームの音で目を覚まし、アラームを止めたらそのままメールをチェックする。**
自分もそうだと思う方も多いのではないでしょうか。私もその一人で、スマートフォンをほとんど片時も手放さず、常にメールをチェックしています。Eメールはビジネスにおける情報伝達ツールとして、10年以上ものあいだ多くの人に使用され続けています。
もちろん、情報伝達ツールも時代とともに進化し、Eメール以外にもさまざまな方法で、仕事上のやり取りが行えるようになりました。Slackなどのコミュニケーションツールもそうですし、あるいは実際に会って話すという昔ながらの方法を好む人もいます。
ですが、対話の方法が多様化している今だからこそ、それぞれに相手への気遣いを表すエチケットが存在することを、私たちは再確認する必要があると思います。
一方、Eメールが廃れてしまったわけではなく、現在でも伝達ツールとして、非常に多く使用されていることは間違いありません。しかし、ビジネスの場で実際にEメールが使用されているのを見ると、必ずしも適切な方法で効率的に使われているとは思えません。
そこでこの記事では、Eメールをビジネスで使用する際に心がけるべきこと、そして避けるべきことについて、いくつか取り上げて説明したいと思います。
以降の説明をご覧になれば、要件を確実に伝えつつ、内容の重要度も考えながら、メールを適切に作成する必要があることを理解できると思います。
Eメールを職場で適切かつ効率的に使用する方法
心がけるべきこと
１）個人に向けて語りかける
親友や同僚に送るプライベートなメールでも、あるいはお客様に重要な内容のメッセージを送る場合でも、メールの冒頭で相手の名前を適切に呼びかける必要があります。それには苗字であれ、ニックネームであれ、相手を目の前にして語りかけるように書くとよいと言われています。
２）相手をよく理解する
受信者から以前にもらったメールを読み返すなどして、文の調子やスタイルをチェックし、相手の特徴を理解しましょう。要点を絞った短かいメールが多ければ、おそらく多忙な人であると想像できるので、こちらからも簡潔なメールを送るようにしましょう。
３）送信ボタンをクリックする前に必ず見直す
これだけは必ず守ってメールを送信してください。送信ボタンをクリックした後で間違いに気付いたり、ファイルを添付し忘れていたり、誤字脱字に気が付いたりすることは、誰でも一度は経験済みでしょう。ですが実際、かなり後悔すると思います。これを防ぐ良い方法があります。メールの内容を十分に見直し、間違いがないことを確認してから、宛先のフィールドに相手のアドレスを入力するよう習慣づけると安心です。
４）メッセージを短く
メールの本文で細かいことをごちゃごちゃと並べても仕方がありません。短めの小説ほどもある長さのメールを書くことは、送信者と受信者の双方にとって時間の無駄ですので、要点を絞って短く説明しましょう。
５）受信箱を整理する
未読のメール数が3桁（あるいはそれ以上）に達したことはありませんか。私なども、職場で何百というメールが未読で残っているのを見ると、まるでホラー映画を観ているみたいに、ソファーに飛び移って頭から毛布をかぶりたくなります。受信箱のメールを顧客ごとにフォルダーに分けるなどして整理しましょう。そうすれば、受信箱の文字の隣に表示される未読メールの数を見て感じるストレスから逃れることができます。
６）時間を決めてメールをチェックする
メールを決められた時間にだけ確認することで、数分ごとにチェックしなくて済むようになります。メールを頻繁にチェックする癖をつけてしまうと、そのたびに作業を中断し、そのあとまた集中し直す必要があるため、時間の大幅な無駄になります。
私は職場では、何か緊急の用事があってメールにすぐ応答する必要がある場合を除き、1日に3～4回しかメールをチェックしないようにしています。そのおかげで、コンテンツの作成やクライアントの支援に、集中して取り組むことができていると思います。
７）職場にふさわしい内容かを考える
「そう言えば、栃木の山奥まで温泉を楽しみに行くっておっしゃってましたよね。いかがでしたか。今の時期なら紅葉も見事だったでしょう。あのあたりの名物と言えば何でしたっけ…」
当然かもしれませんが、職場でこのようなメールをやり取りするのは、決して望ましいことではありません。こういった内容のメールを送っていると知っても気にしない会社もあるでしょう。しかし、職場での常識ということを考えれば、この種の話題は、プライベートなメールでやり取りするべきだと思います。
８）Skypeなどのメッセージツールと使い分ける
非常に多くの企業がSkypeを使用して、手軽にメッセージをやり取りしています。この種のツールの主な利点は、社内で同僚から瞬時に応答をもらえることです。それ以外では、重要なメッセージを送る場合はEメール、気軽に手早くやり取りしたい場合はSkype、というように使い分けができる点でも、非常に便利だと思います。
このように手軽なメッセージツールを使っていると、職場でもつい同僚に仕事とは関係のないメッセージを送って楽しんでしまうものですが、それでもふざけたメッセージをEメールで送って、受信箱を散らかすよりはずっとましでしょう。Skypeなら、絵文字付きでメッセージを送っても、誰も何も思わないはずです。
避けるべきこと
１）英語の略語
海外の企業と英文メールでやり取りをしていると、BTW（By The Way:ところで）や、thx（thanks）、Abbrv8（abbreviate：省略の意味。最後の「ate」を「8」で表しています）などの略語が本文に使われるのを目にすることがあります。
英文のメールであっても、フォーマルな場合は避けるべきと言われることがあるようですが、これを（たとえばFYIやASAPなど）日本語のメールで使用しているのを見ると驚いてしまいます。どれほどグローバルな企業からのメールでも、これに違和感を感じる人は少なくないと思います。絶対に使わないようにしましょう。
２）疑問符（？）や感嘆符（！）
この2つも、先ほどの略語と同じく非常に違和感を感じる表現だと思います。メールのタイトルや本文に感嘆符が多用されているのを見ると、まるで怒鳴られているかのように感じてしまうのは、おそらく私だけではないと思います。
勢いに任せるだけで、本当に伝えるべきことが伝わらない可能性があり、ビジネスにはふさわしくありません。感嘆符や疑問符を使う前に、よりわかりやすく確実に必要な情報を相手に伝える方法を考えましょう。
３）絵文字
ビジネスメールに絵文字を使うという人も、ひょっとするといるかもしれません。ですが、メールの本文に笑顔や悲しい顔の絵文字が入っていると、少し引いてしまうと思いませんか。
略語や疑問符、感嘆符と同様、ビジネスメールではふざけ過ぎていると思われる可能性があります。ビジネスライクに徹して、感情を絵文字で表現するのはやめましょう。
４）「了解」や「ありがとう」の一言だけで返事をする
先ほどメールの本文を短くすることをお話ししましたが、説明のまったくない、一言だけの返事を送るのは、相手に威圧感を与えることがあるので避けるべきです。
たとえば執筆が終わったコンテンツを送り、編集を依頼するメールの返事が「了解」だけでは、何を了解されたのかわかりません。礼儀正しく説明を加えるか、完了したならそれをきちんと伝えましょう。
５）「全員に返信」ボタンを無意識に使用する
メールの返信を、必ず「全員に返信」のボタンをクリックして作成し、受信する必要のない人にまで送り返していませんか。そのせいで、案件にもはや関係のない人にまで、いつまでもメールが届き続けることがあると思います。メールの受信者が数名以上いる場合は、不要な人がいないか考えて、必要な人だけを受信者のリストに残しましょう。
６）疲れ切った頭でメールを送る
お昼休憩まであと少しという時間ともなれば、頭が疲れてお腹も鳴っていることでしょう。あるいは、コンピュータの前に座ってブログ記事をいくつも作成すれば、目がクタクタに疲労してしまっていることもあります。そのようなときに、重大な要件について問い合わせのメールを書くのはよくありません。
まずは大きく深呼吸し、立ち上がって腕を伸ばしたり水を飲んだりしましょう。集中力を切らしているときや、ストレスを感じているときに、重要なメールを書くのは避けるべきです。すっきりとした頭で、重要度の高いメールを真剣に書ける状態かどうか、自分で判断できるようになりましょう。
７）モバイルでのメール送信に付いてくる「おまけ」
誰もがよく目にしていると思いますが、受信したメールの最後に「iPhoneから送信」などと、誤字脱字の言い訳ともとられかねないような一言が入っていることがあります。これは、ビジネスメールでは特に、不謹慎だと思われる恐れがあります。モバイルからメールを送る場合でも、PCからビジネスメールを送るのと同じ署名を追加するように、設定を変更しましょう。
まとめ
職場でエチケットを守って礼儀正しくメールを送るのは意外と難しいものです。私もこれまで何度か失敗を繰り返してきました。ですが、どれほどカジュアルな雰囲気の職場であっても、必ず守るべきルールというものもビジネスでは存在すると思います。
次回、ビジネスメールを作成していて、相手に失礼ではないかと不安になったら、少しだけ手を休めて、この記事のことを思い出してください。
