【初心者向け】Excelフィルター機能の設定方法・使い方を解説

Excelで作られたデータリストを特定の条件で絞り込んで表示できる「フィルター機能」は、大量のデータから、条件に合うものだけを一覧化して洗い出したいときに便利です。

本記事では、Excel初心者の方向けに、フィルターの追加や設定、解除の方法など基本的な使い方を解説します。業務効率を上げるための応用方法や使用時の注意点も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

Excelのフィルター機能を使うと、入力データのなかから、特定の条件を満たすデータだけを抽出可能です。抽出条件は任意で設定ができ、また複数の条件を同時に満たすものだけに絞り込むこともできます。

サンプルとして、架空の売上管理表でフィルター機能を試してみましょう。

この一覧表のうち、佐藤さんが担当した案件を詳しく確認したいとしましょう。現在、「担当者」の欄にはいろいろな人の名前が混在しているため、佐藤さんの担当分だけを目視で確認するのは現実的ではありません。

ここでフィルター機能を使うと、担当者欄に「佐藤」という特定の文字が入っているものだけを表示させ、ほかの行を一時的に見えない状態にできます。

フィルターをかけることで、ぐっと内容が確認しやすくなりました。もちろん非表示になっている行が削除されたわけではないため、フィルターを解除すればもとの一覧表にもどります。

また、フィルターをかけた状態でさらに別の条件でフィルターをかけ、条件を狭めることも可能です。

フィルターは、3ステップで簡単に設定ができます。ここでは、フィルターの追加方法と解除方法を解説します。
 

フィルターの追加方法

絞り込みたいデータがある表に、「フィルター」を追加します。

• フィルターをかけたいデータをすべて選択
• 「データ」タブを開く
• 「フィルター」をクリック

表の1行目が見出しとみなされ、各列の1行目に「▼」マークが表示されたらフィルターの設定は完了です。

なお、表内のセルを選択した状態で「Ctrl + Shift + L」のショートカットキーを使うことでも、同様にフィルターの追加ができます。

表を全選択をせず、1セルのみを選択するだけでも同様にフィルターは掛けられます。

ただし、この場合は表の一部が空欄になっていると、空欄の手前までしかフィルターが設定されません。

抜け漏れを防ぐために、できるだけ表全体を選択してフィルターを設定しましょう。
 

フィルターの解除方法

フィルターの解除方法は、フィルターの設定自体の解除と、抽出の解除の2つがあります。 
 

フィルターの設定の解除方法

フィルターの設定ごと解除したい場合は、再度「データ」タブの「フィルター」を選択します。追加時と同様、ショートカットキー「Ctrl + Shift + L」でも可能です。「▼」マークがすべて消えていれば、解除できています。

この時に一部のみを抽出していた場合、フィルターの解除によって抽出も同時に解除され、リストがすべて表示されます。

フィルターの抽出の解除方法

フィルター自体の設定は維持したまま、抽出のみを解除したい場合は、抽出条件を設定中の列の「▼」をクリックして「すべて選択」を選択しましょう。

また、複数列に跨って設定した抽出条件をまとめて解除したい場合は、「フィルター」の横にある「クリア」を使うと便利です。

Excelフィルターの主な機能に、データ絞り込み（抽出）と並べ替えがあります。ここでは、各機能の基本的な使い方をご紹介します。
 

データ絞り込み（抽出）

フィルターデータは、次の4つの絞り込みができます。

• テキストフィルター：特定のテキストを含むデータを抽出する
• 日付フィルター：指定の日付、指定した前後の日付などを抽出する
• 数値フィルター：指定の数値と等しいデータ、小さいデータ、大きいデータなどを抽出する
• 色フィルター：特定の色のついたデータを抽出する

1.テキストフィルター

文字列が入力された列にフィルタをかけるときは、テキストフィルターを使いましょう。

たとえば、商品名に「△△△△△」を含むデータのみに絞り込む場合の操作は次のとおりです。

　1. 「商品名」の見出しの横にある「▼」マークをクリック

　2. 「テキストフィルター」にカーソルを合わせ、「指定の値を含む」を選択

　3. オートフィルターオプションのウィンドウが表示されたら、抽出したいテキスト（ここでは「△△△△△」）を入力する

　4. OKをクリック

「商品名」に「△△△△△」を含むすべてのデータが抽出されます。この場合は、条件を「を含む」に設定したため、「△△△△△-01」も「△△△△△-02」も表示されます。

2.日付フィルター

抽出条件のデータが年月日の場合は、日付フィルターを使用します。

要領はテキストフィルターと同様です。今度は「2月25日」に受注したデータを、フィルターを使って探してみましょう。

　1. 「受注日」の見出しの横にある「▼」マークをクリック

　2. 「日付フィルター」にカーソルを合わせ、「指定の値に等しい」を選択

　3. オートフィルターオプションのウィンドウが表示されたら、抽出したい日付（ここでは「2月25日」）を入力する

　4. OKをクリック

「受注日」に「2月25日」が入力されているすべてのデータが表示されます。

この例では、指定の日付「と等しい」という条件を設定したため、受注日が「2月25日」と完全一致するものだけが表示されています。

例えば条件を「より後」に変更すると、受注日が2月25日より新しい取引だけが表示されます。必要に応じて条件指定の方法を使い分けましょう。

「2月25日より後」の条件でフィルターをかけた場合は次のようになります。

3.数値フィルター

抽出条件のデータが数値の場合は、数値フィルターを使用します。

テキストや日付と同様のフローで、今度は取引の合計額が10,000円より大きい行を抽出してみましょう。

　1. 「合計額」の見出しの横にある「▼」マークをクリック

　2. 「数値フィルター」にカーソルを合わせ、「指定の値より大きい」を選択

　3. オートフィルターオプションのウィンドウが表示されたら、抽出したい数値（ここでは「10,000」）を入力する

　4. OKをクリック

「合計額」が「10,000」よりも大きいすべてのデータが表示されます。

4.色フィルター

色づけしたデータのみを抽出したい場合は、色フィルターを使用します。

方法は、「色フィルター」を選択し、抽出したい色を選択するのみです。

並べ替え

フィルター機能の主要目的はデータの絞り込み（抽出）ですが、データの並べ替えも可能です。並び替え機能には、昇順、降順、色の並べ替えの3種類があります。

1.昇順

昇順を設定すると、数値の小さい順に入れ替わります。昇順にしたい列の「▼」を選択し、「昇順」の項目をクリックすることで、リスト全体が昇順に並べ替えられます。

日付の早い順や、単価の安い順に並べ替えたい場合などに便利です。
 

2.降順

降順を設定すると、数値の大きい順に入れ替わります。昇順と同様に、降順にしたい列の「▼」を選択し、「降順」の項目をクリックすることで、リスト全体が並べ替えられます。

売上額が大きい順や、販売数量の多い順に並べ替えたい場合などに便利です。
 

3.色で並べ替え

色で並べ替えは、表内のセルに色付けがされていた場合、選択した色のついた行を表の頭に並べ替える機能です。

例えば下図の場合、「色で並べ替え」で黄色を選択すると、黄色にマーカーしたセルが上に表示されます。リストの中で条件ごとに色付けしておき、条件に一致するデータをまとめて表示したい場合などに役立つでしょう。

【並べ替えの注意点】

昇順・降順・色で並べ替えを使ってデータの並べ替えをした場合、一度並べ替えると元に戻すことができません。直前の動作であれば、「元に戻す（Ctrl＋Z）」で戻せますが、一度保存してファイルを閉じてしまうと最初のデータには戻せないので、注意しましょう。

表にあらかじめNoを振っておくと、もし他の見出しで並べ替えをしてしまっても、Noの列を昇順にして元に戻すことができます。
 

フィルターを使ったデータの絞り込みができるようになったら、ちょっとした応用方法も覚えておくと便利です。
 

表示されたもののみの合計を算出する

特定の条件で絞り込んだデータの合計値を知りたいときは、フィルター機能を「SUBTOTAL」関数と組み合わせます。

合計値を算出する関数としては「SUM」がよく知られていますが、フィルターをかけた状態でSUM関数を使うと、非表示になっている行も含めて足し算をしてしまいます。フィルターを併用する場合はSUBTOTAL関数を利用しましょう。

ここでは例として「担当者」を「佐藤」で絞り込んだ状態の「合計額」を集計してみます。

空いているセルのどこでもかまいませんので、SUBTOTAL関数を入れて集計したい範囲を指定します。

＝SUBTOTAL(9,［合計したい範囲］)

ここでは合計額の範囲に合わせて「＝SUBTOTAL(9,H4:H21)」としました。

なお、関数の初めについている「9」は、集計方法を指定するためのもので、「合計値を求める」という意味です。関数を入れてエンターキーを押すと、計算結果が表示されます。

ちなみに、一時的に合計値の確認だけできればよい場合には、関数を使うよりも「ステータスバー」を見るのが簡単です。計算したい範囲のセルを選択した状態で、Excelの画面左下をチェックしましょう。

選択中のセルについて「合計：115,000」という計算結果が表示されています。
 

フィルターの条件を追加する

フィルターの条件は、複数設定することが可能です。フィルターをかけた状態から、さらに別の条件を追加してみましょう。

例として「取引先がAAA株式会社」かつ「担当者が佐藤さん」という2つの条件で絞り込んでみます。まずは「取引先」を「AAA株式会社」だけに絞り込みましょう。

先ほど解説したとおり「テキストフィルター」から「指定の値に等しい」を選択します。もしくは「▼」をクリックしたときに表示されるチェックボックスを「AAA株式会社」だけに変更することでも、同じ結果が得られます。

取引先が「AAA株式会社」のみになった状態で、さらに「担当者」を「佐藤」に絞り込みます。

2つの条件をどちらも満たす取引が抽出できました。

フィルターの検索窓にキーワードを入力して抽出

条件に合致した項目だけを抽出したい場合は、検索窓にキーワードを入力する方法もあります。検索窓を使うことで、先に紹介した「指定の値を含む」と同様の抽出を、より簡単にできます。

例えば、「〇〇〇〇-A」～「〇〇〇〇-D」の商品がある場合に、「〇〇〇〇」の商品をすべて抽出したいとします。その場合、検索窓に「〇〇〇〇」と入力します。もし、「〇」のつく商品が他にない場合は「〇」のみでも問題ありません。

該当の商品にチェックマークがついていることを確認し、OKを押します。

「〇〇〇〇」の商品が抽出されました。

絞り込みデータのコピー

フィルターで絞り込んだデータは、絞り込みをした状態のまま別のワークシートなどにコピーできます。

例えば、先ほどの「合計額が10,000円以上」という条件で抽出したデータを見てみましょう。見た目は10,000円以上の取引のみが表示されていますが、10,000円以下の行が消えたわけではありません。そのため、行番号は5→6→7→9→11、と飛び飛びの状態です。

この表をコピーして、別のワークシートに貼り付けをすると、フィルターで表示された行のみがコピー＆ペーストされます。

貼り付け後は、飛び飛びだった行番号が3→4→5→6、と詰まっていて、10,000円以下の取引は表から消えていることがわかります。もとの表は残しつつ、抽出したデータだけを保存しておきたい場合は、この方法を活用しましょう。

重複データをフィルターで抽出する

列のなかにまったく同じ値が入っている組だけを抜き出したいときも、フィルター機能が活用できます。「COUNTIF」関数を組み合わせて重複チェックをしましょう。ここでは受注日が重複している取引だけを抜き出してみます。

まずは空いている列を使って、COUNTIF関数を追加し、重複判定を行います。

＝COUNTIF(［重複チェックの対象範囲］,［重複判定したいセル］)

この場合、一番上のK4のセルに入るのは「=COUNTIF($C$4:$C$33,C4)」です。続いて「=COUNTIF($C$4:$C$33,C5)」、「=COUNTIF($C$4:$C$33,C6)」と最後の行まで関数をコピーして追加してください。

※K4に関数を入力したら、セル右下にカーソルを合わせ、十字になったところで下までドラッグすると簡単にコピーできます。

COUNTIF関数を使うと、「重複判定したいセルと同じ値のセルが、対象範囲内にいくつあるか」がわかります。つまり、COUNTIFの計算結果が1であれば重複はなし、2以上であればまったく同じ値の入ったセルが複数あるということです。

そのため、COUNTIF関数を入力した列に「2以上」の条件でフィルターをかければ、重複している取引だけが表示できます。

同日に2件以上の取引があった受注日が絞り込めました。

データの整理に便利なフィルター機能ですが、使用時には気を付けなければならない点もあります。ここでは、とくに注意すべきポイントを2つ紹介します。
 

フィルターが表全体にかかっているか必ず確認

フィルターを設定する際は、必ず該当箇所にかかっているかどうかを確認しましょう。

先の「Excelのフィルターの設定方法」の章でも紹介したように、空欄になっている行があると、空欄の手前までしかフィルターが設定されません。途中までしかフィルターが掛かっていないと、本来抽出したかったデータを適切に抽出できなくなってしまいます。

また、表を選択する際、例えばB列～J列までを選択するつもりが、J列の選択が漏れてしまうと、J列がフィルターの対象から外れてしまいます。

対象から外れると、並べ替えをした際に、B列～I列までは並び替えがされ、J列だけはもとのままになってしまうといったエラーが起きます。

トラブルを防ぐためにも、フィルターを設定した際は、表全体に適用されているかどうかを先に確認しましょう。
 

コピー＆ペーストすると非表示のセルにも入力されてしまう

データを抽出して表示させている時に、後から表へコピー＆ペーストでテキストを入力する場合にも注意が必要です。

フィルター機能はあくまでも、視覚的に一部の項目のみを抽出して見えるようにしているだけで、行自体は消えずに存在しています。そのため、データの抽出が適用されている時に、複数行に跨ぐテキストをコピー＆ペーストで貼り付けると、非表示になっているセルにもテキストが貼り付けられてしまいます。

本来、入力する予定のなかったセルにテキストが入力されてしまうといったトラブルにつながるため、データ抽出時の表内へのコピー＆ペーストは避けましょう。

また、抽出が適用されていると気づかず誤って貼り付けてしまう恐れもあるため、表内にデータをまとめて貼り付けたい場合は、一度フィルターの設定ごと解除しておくと安全です。
 

エクセルのフィルター機能を使いこなすことで、求めるデータを洗い出す作業が効率的に行えるようになります。目視で確認するよりも早く正確なので、浮いた時間は顧客とのコミュニケーションを密にしたり、さらなる効率化のためのアイデアを考える時間にしたりと、有意義な使い方ができるはずです。

また、社内でExcelのノウハウを共有すれば、会社全体の労働環境改善やサービスの向上にもつながります。まずは本記事で紹介したフィルター機能の使い方をマスターすることから始めてみてはいかがでしょうか。

Excelの作業効率化に興味がある方は、こちらもご参照ください。