メリットを理解したうえで情報共有を実施すれば、社員個人のスキル向上が図れ、社内に情報資産を蓄積させることが可能です。

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時短実現のためのヒント!業務効率化チェックシートとツール選定のコツ

本記事では、社内における情報共有の7つのメリットや、共有不足により生じる課題を解説します。情報共有ツールを用いるデメリットや解決策もご紹介しますので、社内における情報共有に課題を抱えている担当者様はぜひ参考にしてください。

時短実現のためのヒント!業務効率化チェックシートとツール選定のコツ

情報共有のメリット7つ

適切な情報共有は、社内に多くのメリットをもたらします。例えば、情報を「見える化」させることでスケジュールやプロジェクトの進捗管理を容易にできます。ここでは、情報共有がもたらす7つのメリットをご紹介します。
 

1. 情報の「見える化」による業務効率化と生産性向上

共有のために情報を可視化することは、業務の効率化と生産性の向上に貢献します。

例えば、スケジュール管理ツールにチームメンバーのスケジュールを登録しておけば、共通の空き日程を確認してミーティング予定を設定して、一括で日程確定メールを送付可能です。また、経験が豊富な社員のノウハウをマニュアル化してチーム内で共有すれば、短期間で各社員のスキルアップが図れます。

情報共有による工数削減は雑務にかかる時間の短縮につながります。業務の効率化を進めることで、自然と生産性も向上するでしょう。
 

2. 業務の属人化防止

情報共有は業務の属人化を防ぐために重要です。業務が特定の人に依存すると、その人の不在時や、退職・異動における引き継ぎができず業務の継続が困難になる恐れがあります。

例えば、あるプロジェクトのリーダーへの属人化が起こっているケースを想定しましょう。リーダーが突然の体調不良で休んでしまった場合、他のメンバーは進捗状況や業務内容などを把握できずにプロジェクトが停滞する可能性があります。

チーム内での情報共有が徹底されていればタスクや進捗状況などプロジェクトの関連情報をチームメンバーが把握できるため、業務の連続性が確保されます

 

3. 人材育成

情報共有は人材育成の効率化にも寄与します。例えば、トップセールスパーソンなどの知見を人材育成に活用する際に、マンツーマン型の指導では効率が悪く育成がスムーズに行えないでしょう。

しかし、その知見を形式知としてマニュアル化すれば新人や若手メンバーの育成を促進でき、指導の時間や手間を削減できます。メンバーは仕事内容を理解しやすく短期間でのスキルアップや成長が期待できるでしょう。
 

4. ノウハウの蓄積による会社全体のスキル向上

個々が持つ知識や成功事例、失敗事例などの情報を会社全体で共有すればノウハウを蓄積できるため、スキルの底上げが期待できます。

例えば、ある部門が有する新製品の開発プロセスにおける成功経験を他部門やプロジェクトチームと共有することで、他の製品開発に活かせます。より良い商品やサービスを展開できれば顧客体験や満足度が向上し、会社全体の売上へとつながるでしょう。
 

5. 意思決定を迅速に行える

情報共有は意思決定の迅速化を促します。例えば、プロジェクトにおいてトラブルが発生した場合に情報共有が行われていれば、関係者は即座に必要なデータや対処法を確認してスピーディーに対応できるため、影響を最小限に抑えられるでしょう。素早い対応は顧客との信頼関係を築く要因でもあるため、顧客満足度の向上にも寄与します

商品開発や契約に関わる意思決定も迅速に行うことが必要です。情報共有によりビジネスチャンスや取引の可能性を早期に発見できます。競争の激しい市場においても優位性を保ちやすくなるでしょう。
 

6. コミュニケーションが円滑になる

情報共有には社員同士のコミュニケーションが不可欠です。情報の行き違いや進捗状況の伝え漏れなどを防ぐためにも適切なコミュニケーションが求められます。

また、共有された情報をもとに意見交換やディスカッションが活発に行われるようになれば、アイデアや戦略が生まれる可能性も高まります。結果として、コミュニケーションが円滑になりチームや組織全体の協力関係が強化されるとともに、効果的な意思決定や業務の推進につながるでしょう
 

7. 主体性が生まれる

社内で情報共有が浸透すると社員一人ひとりが主体性をもって発言しやすくなります。情報共有が徹底される組織では情報が透明化されているため、メンバーが自分の役割や責任範囲について理解しやすくなります。

また、情報共有を促進するために各人の意見やアイデアを自由に発信できる環境を形成することも大切です。他のメンバーや上司との意見交換において自分の考えを自主的に共有できる環境が整えば、結果的に業務へも主体的に取り組むようになるでしょう。
 

情報共有のデメリット・リスクと解決法

情報共有のデメリット・リスクと解決法

情報共有の徹底には多くのメリットがありますが、次のようなデメリットやリスクも存在します。

  • 生産性が低下する可能性がある
  • 新しいシステムを使ってくれない人も出てくる
  • モチベーションを低下させてしまう可能性がある
  • 導入コストがかかることがある
  • コミュニケーションが減ってしまうこともある

メリットだけでなくデメリットもあらかじめ知っておくことで、情報共有の失敗を防げます。ここからは、情報共有のデメリットとその解決策について解説します。
 

生産性が低下する可能性がある

情報共有の体制が整っていないにもかかわらず、無理に共有を進めようとするとチャットでの連絡が頻繁にくるなど業務に支障をきたすおそれがあります。また、形式面が整っておらず情報が多すぎる場合には、重要な情報の確認漏れが生じる可能性もあるので注意が必要です。

▼解決法

  • 情報共有に関するルールを決めておく
  • チャットと対面を使い分ける

生産性の低下を招かないよう、組織内で情報共有に関するルールを明確に定めておきましょう。例えば、連絡の頻度や内容についてのガイドラインを策定することで無駄なやり取りを減らし、効率的なコミュニケーションを実現できます。

リアルタイムでのコミュニケーションにはチャットが適していますが、重要な情報や複雑な話題の伝達は対面が適しています。重要な内容を伝える際は面談を活用するなど適切に使い分けて、生産性の向上を図りましょう。
 

新しいシステムを使ってくれない人も出てくる

環境変化に慣れない人材が多い場合には、従来のやり方に固執して新しいシステムに抵抗を感じる人もいます。また、使い方がわからないという理由で使わない人もいるでしょう。このように、新しいシステムを使う人と使わない人が出てしまうと、システムを導入しても期待した効果は得られないでしょう

▼解決法

  • 誰でも使いこなせるシステムを選ぶ
  • 機能性を絞る
  • マニュアルを作成する
  • レクチャーの時間を設ける

導入を円滑に進めるためには、ユーザーフレンドリーなインターフェースや担当者が直感的に操作できるシステムを選ぶことが大切です。また、機能を必要最低限に絞り、利用のハードルを下げましょう。

使い方を解説したマニュアルを担当者に配布したり使い方をレクチャーする時間を設けたりして、実践的に学ぶ機会を提供するのも効果的です。利用の不安を解消できれば、システムを円滑に運用できるでしょう。
 

モチベーションを低下させてしまう可能性がある

人によっては情報共有の実施によって業務を監視されているように感じられ、モチベーションが下がる場合があります。社員がプレッシャーを感じ、自由な発想やアイデアが抑制されては本末転倒です。

情報共有の意義やメリットが理解できないと参加意欲が低下して情報共有が活発に行われない可能性もあるでしょう。

▼解決法

  • 情報共有のメリットを明確に伝える
  • 中長期的な視点で進捗状況を確認する
  • 情報共有に対する評価制度を設ける

社員の理解を促して自主的な実施を促すには、情報共有がなぜ重要でどのような利益や効果がもたらされるのかを具体的に伝えることが大切です。

情報共有の効果を評価する際は、中長期的に進捗状況を確認しましょう。短期的な結果に注目すると、モチベーションが下がる要因につながるので注意してください。

また、情報共有を積極的に行い成果を上げた社員に対する評価制度を設けることで、情報共有に対するモチベーションを高められるでしょう。
 

導入コストがかかることがある

システムやツールによっては初期投資や運用コストがかかることがあります。導入効果が得られなければ、コストが無駄になってしまいます。システムやツールの効果を最大化するためには、導入前から準備をしておきましょう。

▼解決法

  • 導入の目的を明確にする
  • ツールを導入したあとの効果を仮定する
  • 短期的・長期的視点で導入を検討する
  • 導入するツールを比較検討する
  • 機能性と使いやすさのバランスを考える
  • 無料トライアルがあるツールで試す

費用対効果が得られるツールを選定するには、導入目的を明確に定めて短期・中長期的な効果を仮定し、定量的・定性的に評価することが重要です。

複数のツールを比較検討し、自社の導入目的やニーズを満たすツールを選定しましょう。価格や機能、サポート体制などを総合的に考慮して、担当者がストレスなく活用できるツールを選ぶことが大切です。

また、無料トライアルがある場合は、実際に使って使用感や機能を試すのもおすすめです。

情報共有を行うためのツールやその選定方法については、次の記事もご覧ください。

 

対面コミュニケーションが減る可能性がある

システムやツールを導入する場合、従来は対面で行っていたコミュニケーションの機会が減る可能性があります。対面ではスムーズに行える意思疎通も、テキストベースでのコミュニケーションでは状態が伝わりづらく、受け取った内容に齟齬が生じるリスクも考えられます。

また、気軽なコミュニケーションを取る機会が減ることで関係性が希薄になり、チームの一体感が生まれづらくなる弊害もあるでしょう。

▼解決法

  • 定期的にコミュニケーションを取れる場を設ける
  • 1on1ミーティングを取り入れる
  • オフィスのレイアウトを変更する

この問題の解決には、対面コミュニケーションの減少を補う対策が必要です。ランチ会や社内イベント、1on1ミーティングなどを定期的に設けたり、オフィスレイアウトを変更したりして、社員同士が気軽にコミュニケーションが取れる環境を整えましょう。
 

社内で情報共有を整備するメリットは大きい

社内に散在する情報や社員の持つ経験やノウハウを整備してアクセスしやすい環境を整えることは、業務の効率化や生産性の向上につながります。情報共有を社内で進めるには、メリット・デメリットを理解して適切な対策を講じる必要があります。システムやツールも活用して、情報共有に取り組みましょう。

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時短実現のためのヒント!業務効率化チェックシートとツール選定のコツ

 時短実現のためのヒント!業務効率化チェックシートとツール選定のコツ

元記事発行日: 2024年2月07日、最終更新日: 2024年2月09日

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