ナレッジベースツール17選｜ツールの特徴や選び方を解説

ナレッジベースとは、企業が保有する知識やノウハウをデータベース化し、社員が業務に活用できるように閲覧・検索しやすい形にしたものです。

ナレッジベースは、部署や役職を問わず、社内全体で活用するものです。目的によっては、顧客が使用することもあるでしょう。そのため、ユーザー・管理者双方の視点で、情報をわかりやすく整理できるよう構築する必要があります。そこで活用したいのが、ナレッジベースを構築するためのツールです。

本記事では、おすすめのナレッジベースツール17選を紹介します。種類や選び方などの基礎知識を解説したうえでツールを紹介しますので、自社のニーズに合ったツール選定にお役立てください。

ナレッジベースの基礎について理解を深めたい方は、こちらの記事をご覧ください。

ナレッジベースツールとは、ナレッジベースの構築に役立つツールの総称です。ナレッジベースツールを活用することで、次のようなメリットが得られます。

• ナレッジを管理しやすい
• 部署間での情報共有がスムーズになる
• 属人化した業務を排除できる

ナレッジベースツールには、さまざまな機能が搭載されているため、ナレッジを管理しやすくなります。ツールによっては、ナレッジベースを共有できる機能もあり、部署間での情報共有がスムーズになるでしょう。

また、ナレッジベースの構築に関するルールや手順を会社全体で統一できるのもメリットです。「作業する人によって情報を登録する場所が異なる」などのトラブルが防止でき、アウトプットの質を均一にする効果が期待できます。
 

ナレッジベースツールは、特徴によっていくつかの種類に分けられます。

• データベース
• データマイニング
• ヘルプデスク
• 社内Wiki
• グループウェア

ここでは、それぞれの特徴を見ていきましょう。目的に合った種類のナレッジベースを構築することで、データベースの活用が促進されます。
 

データベース

データベースは「知識情報検索型」とも呼ばれ、ナレッジベースがデータベース上に保存されているタイプです。条件検索によって必要な情報を取り出しやすい特徴があります。例えば、次のようなイメージです。

• 商品Aを1年以内に2回以上購入している顧客を探す
• 顧客を20代の男性に絞り込む
• 価格帯で商品をリストアップする

膨大な量のデータを取り扱う場合に適しており、紙媒体やExcelで管理するよりも効率的に情報を探し出せます。
 

データマイニング

データマイニングとは、AIや統計学を駆使して対象のデータから傾向や関連性などの情報を発掘することです。データマイニングは、次のような場面で活用されます。

• 膨大な情報を分析し、顧客の行動パターンや購買心理を分析する
• SNSから商品に関するレビューを集め、商品改善に活かす

データマイニングの活用によって、経営戦略の設計や売上の予測を効果的に行えるでしょう。
 

ヘルプデスク

ヘルプデスクは、社内・社外からのよくある質問とその答えがセットになってまとめられているタイプのナレッジベースで、次のようなニーズに適しています。

• 複数の社員から頻繁に寄せられる質問への定型的な対応
• 顧客から寄せられる商品・サービスの使用方法に関する問い合わせへの対応

同じような質問や問い合わせがある度に回答を探す方法は、効率的とはいえません。ヘルプデスクを導入すれば、ユーザーがピンポイントで必要な情報にたどり着けます。

また、顧客からの問い合わせにヘルプデスクを活用すると、対応するスタッフのスキルに関係なく同じ回答をすることが可能になり、顧客対応の質を一定に保てるメリットもあります。
 

社内Wiki

社内Wikiは、Wikipediaのように情報をまとめたサイトを社内で作成するタイプのナレッジベースです。ナレッジの活用方法などを解説する用途に適しています。

業務に必要かつ重要だと考えられるナレッジを、社員が各々追加する掲示板形式になっている点が社内Wikiの大きな特徴で、ヘルプデスクとの違いでもあります。各社員の持つノウハウが蓄積されることで、業務に役立つナレッジベースを社内全体で共有しやすくなります。
 

グループウェア

グループウェアは、社内でグループを作成し、チャット上でのやり取りやファイルの送受信、スケジュール管理、プロジェクトの進捗状況の管理などが行えるタイプのナレッジベースです。

メールやSNSなど、複数のツールを使用してコミュニケーションをとると情報が分散され、目的の情報にたどり着くことが難しくなります。グループウェアを活用すれば、業務やプロジェクトごとに情報が一か所に集約され、共有が容易になります。
 

ナレッジベースツールを選ぶ際は、次のポイントを押さえましょう。

• 利用のしやすさ
• セキュリティ対策
• 検索機能の利便性
• スマートフォン・タブレット対応
   

利用のしやすさ

ナレッジベースは、作成後に情報を適宜追加しながら使用していくことになります。そのため、誰にとっても使いやすいツールであることが重要です。

また、ナレッジベースを広く社内に公開し、情報を蓄積するよう働きかけることも有効活用につながります。蓄積するナレッジが多ければ多いほど、ナレッジベースが価値のあるものになっていきます。
 

セキュリティ対策

ナレッジベースは、業務フローや社内ルール、事業方針、今後の展開など、会社の資産となる重要なものです。ときには、顧客の情報も含まれているので、外部に漏れることがあってはなりません。

そのため、ツールを検討する際は、どのようなセキュリティ対策が施されているかを確認しましょう。特にクラウドにデータを保存するタイプのナレッジベースは、セキュリティ対策のレベルがベンダーによって大きく異なるので注意が必要です。少なくとも二段階認証やIPアドレス制限といった基本的な対策が行われているかどうかは、チェックしておくことが大切です。
 

検索機能の利便性

ナレッジベースには、膨大な量のデータが蓄積されるため、その中から必要な情報を探し出せるかどうかもツール選定のポイントです。

カテゴリー・タグ・お気に入り機能など、検索が便利になる機能が揃っていると、利用しやすくなります。
 

スマートフォン・タブレット対応

パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットからもナレッジの入力や確認ができるツールであれば、場所を問わずに活用できます。それにより、ツールが定着しやすくなるでしょう。

特に、営業職は商談先でナレッジの確認が必要になるケースが増えます。顧客からの質問に対してその場で回答できることは、ビジネスチャンスの拡大にも寄与します。
 

ここからは、おすすめのナレッジベースツール17選をご紹介します。
 

1. NotePM

NotePMは、マニュアルや業務ノウハウ・フローを、直感的な操作でWeb上に構築できるナレッジベースツールです。矢印や吹き出しなども使用できるので、ビジュアル的にも理解しやすくなる点がメリットです。

Word・Excel・PowerPoint・PDFなど、ファイルの中身に関してもキーワード検索が可能で、欲しい情報に効率的にアクセスできます。パソコンはもちろん、iPhoneやAndroidなどのスマートフォンからも利用可能です。

セキュリティに関しては、2段階認証や脆弱性判断、不正アクセスへのアカウントロックなどの機能が搭載されています。金融機関・大企業・教育機関など、セキュリティの高さが求められる領域での導入実績も豊富です。

2. Stock

Stockは、初めての人でも使いやすいシンプルな操作性・設計に特徴があるツールです。キーワード・タグでの検索が可能で、求める情報にアクセスしやすく、アプリ版もあるので、外出先でもスマートフォンやタブレットからナレッジを確認できます。

国際セキュリティ資格「ISO27001」「ISO27017」を取得しており、万全なセキュリティ対策が施されています。二段階認証機能、アクセスログの保存、24時間365日のサーバー監視などが標準搭載です。

3. Qast

Qastは、社内FAQの構築が可能なナレッジベースツールで、パソコン・タブレット・スマートフォンで利用可能です。検索機能も搭載されており、必要な情報を素早く検索できます。

ISO27001（ISMS）を取得しており、不正なアクセスのブロック、24時間365日の監視体制、通信データの暗号化などのセキュリティ対策が施されています。

4. flouu

flouuは、ワークスペースの作成が1分で完了するなど、シンプルな操作性に特徴があるツールです。チャット上でのやり取りや、ドキュメント・添付ファイルの中身まで調べられる全文検索機能が搭載されています。絞り込み検索も可能で、求める情報にアクセスしやすい点が特徴です。

一部機能に制限はあるものの、スマートフォンからもドキュメントの閲覧や編集ができます。

二段階認証やIPアドレス制限、データのバックアップ機能、通信・データの暗号化などが標準搭載されており、ISO27017を取得した強固なセキュリティレベルを誇ります。

5. Neuron ES

Neuron ESは、Dropbox・SharePointなどの外部サービスに加えて、動画や画像から横断的に検索できるナレッジベースツールです。導入にあたって、複雑な初期設定は必要なく、すぐに利用を開始できます。

LDAPやActive Directoryと連携し、簡易的なユーザー認証を付与できます。それに基づき、閲覧権限のあるものだけを検索結果で表示させることが可能です。

6. OfficeBot

OfficeBotは、ヘルプデスク作成に特化したナレッジベースツールです。学習データや作業などは不要で、ドキュメントで作成したFAQをそのまま活用できます。

登録した質問文と異なるパターンで質問されても、AIが拡張して理解したうえで最適な回答を提示してくれるため、ユーザーのニーズに応えやすい点が特徴です。ChatGPTと連携し、よりヘルプデスクの構築がしやすくなるアップデートが行われています。

7. QuickSolution

QuickSolutionは、膨大な量のデータから必要な情報にアクセスしやすいナレッジベースツールです。数百TBの大規模なデータから適切な情報にアクセスできるほど高機能でありながら、直感的に理解できる管理画面になっており、誰でも簡単に操作できます。

セキュリティを高める製品・サービスと連携することで、ファイルダウンロード・印刷・スクリーンショット禁止などの機能を実装できます。Active Directory・LDAP連携により、検索対象を制限することも可能です。

8. Confluence

Confluenceは、マーケティングやシステム開発、セールスなど、あらゆるタイプに対応したテンプレートが充実しているナレッジベースツールです。複雑な初期設定は不要で、すぐにツールを活用してプロジェクトに取り掛かれます。

さまざまなツールを横断して検索できる機能があり、検索構文を活用すれば、より高度な検索が可能です。

Confluenceの運営元は、世界全体で23万社以上もの企業が導入するITツールを提供する企業です。データの暗号化はもちろん、不正アクセス・ログインの防止に強く、安心してツールを利用できるでしょう。

9. DocBase

DocBaseは、社内でメモを共有できるナレッジベースツールです。操作画面はシンプルで操作性に優れており、誰でも簡単に扱える仕様です。

完全一致検索やAND・OR・NOT検索などの検索オプションを活用すれば、膨大なデータを絞り込んで情報にアクセスできます。

情報セキュリティに関する国際標準規格「ISO 27001認証」「ISMS認定」を取得しており、2段階認証やバックアップ、シングルサインオンなどの機能が標準搭載です。

10. esa

esaは、社内での情報伝達をスムーズに行えるナレッジベースツールです。複数人で同時に編集できる機能があり、アイデアを思いのままに書き出し、ブラッシュアップできる仕組みが整っています。

記事の外部公開やスライドショー、バージョン管理・ロールバックなど情報を共有するうえで便利な機能が備わっているほか、SlackやChatworkなどの各種チャットツールとの連携も可能です。

11. ナレッジリング

ナレッジリングは、ヘルプデスク構築に特化したナレッジベースツールで、高度な検索機能が搭載されています。ナレッジリングを活用すれば、簡単な操作で社内に蓄積された膨大なナレッジを統合し、使えるデータに加工できます。

WordやExcel、PowerPointなどの各種ファイルの内部も検索対象になっており、ファイル名がわからなくても目的の文書へのアクセスが可能です。

暗号化通信やバックアップなど、標準的なセキュリティ対策が施されており、安心してツールを利用できます。

12. GROWI.cloud

GROWI.cloudは、編集や招待、図の作成などさまざまな機能をシンプルな操作で利用できるナレッジベースツールです。アップロードしたドキュメントやファイルも含めた全文検索が可能で、ファイルの所在やファイル名が曖昧でも情報を探し出せます。

タブレット・スマートフォンからの利用も可能で、利便性に優れている点が特徴です。

セキュリティオプションでIPアドレス制限、ベーシック認証などを搭載すれば、不正アクセスや不正ログインを防止できます。

13. Qiita Team

「かんたんに書ける」「かんたんに共有できる」「コミュニケーションもかんたん」を掲げるQiita Teamは、社内向けの情報発信に優れたナレッジベースツールです。

投稿時期キーワード・投稿・タイプ・タグ・ユーザーなどによる絞り込み検索が可能で、検索オプションを活用すれば、さらに細かく条件を指定できます。

IPアドレス制限やアクセス制限、暗号化、2段階認証などセキュリティ対策も万全で、安心して利用できます。

14. toaster team

toaster teamは、AIを活用してマニュアル作成ができるナレッジベースツールです。「1.マニュアルのタイトルの設定」「2.AIによるマニュアル作成」「3.下書きの編集」の3つのステップで、業務マニュアルを簡単に作成できます。

ラベリングや横断検索にも対応しており、必要なマニュアルをすぐに探し出せます。

国際規格「ISO/IEC 27001:2013」や「JIS Q 27001:2014」を取得済みで、24時間365日の監視体制、第三者機関による脆弱性の診断、IPアドレス制限などのセキュリティ対策が施されています。

15. Kibela

Kibelaは、プロジェクト管理、議事録の作成、業務マニュアルの制定、日報の共有などを行えるナレッジベースツールで、洗練されたシンプルなデザインが特徴的です。

オーナー・管理者・フルメンバー・ゲストの4段階に分けられたユーザー権限機能、IPアドレス制限、脆弱性診断テストの実施などを搭載した高度なセキュリティ対策が施されています。

16. kintone

kintoneは、複数のファイルやドキュメント内で管理されているナレッジを直感的な操作で統合できるツールです。kintone内のテキストデータはもちろん、ファイル名やファイルの内部のテキストでも検索できます。作成者や作成日、拡張子による絞り込み検索も可能です。

IPアドレス制限や2段階認証、アクセス権限管理などのセキュリティ対策が施されており、外部機関による認証も受けています。東証プライム上場企業の3分の1が利用していることからも、セキュリティレベルに対する信頼が厚いことがわかります。

17. HubSpot Service Hub

HubSpot Service Hubは、顧客が自力で課題を解決できるヘルプ記事のライブラリを作成できるナレッジベースツールです。顧客が必要とする情報をすぐに探し出せる環境を提供することで、満足度の向上につながります。

また、顧客データとコミュニケーションチャネルをCRM（顧客関係管理）ツールで一元管理できることも、HubSpot製品ならではの特徴です。自社内のカスタマーサービスの対応ナレッジを取りまとめておく用途にも利用可能です。記事をトピック別に分類すれば、より求める情報にアクセスしやすくなります。

二段階認証やシングルサインオン、アクセス権設定などのセキュリティ対策も万全です。

ナレッジベースの構築には手間と時間がかかりますが、ツールを活用することで使いやすいナレッジベースを簡単に構築できます。ナレッジベースは、データベース・データマイニング・ヘルプデスク・社内Wiki・グループウェアに分類でき、目的に合ったものを選択することが重要なポイントです。

また、利便性や検索性に優れているか、セキュリティ対策は万全か、スマートフォン・タブレットからもアクセスできるかなどもチェックが必要です。

本記事で紹介したツールで気になるものがあれば、まずは無料トライアルやデモ操作で実際の使用感をチェックしてみましょう。

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