採用通知メールの書き方・例文は？送り方のポイントを解説

採用通知メールの送信は、人事部の担当者にとって身近な業務です。

選考結果を伝えるのが主な目的ですが、メールの内容によって企業に対する印象が変わることもよくあります。

テンプレート化によって業務効率化をはかりつつ、採用の合否に関わらず自社に対して良いイメージを持ってもらえるよう慎重に作成しましょう。

本記事では、採用通知メールのポイントと例文を紹介します。メール作成時の注意点も解説しますので、自社の採用活動にお役立てください。

採用通知メールの書き方次第で、応募者が自社に対して抱く印象が変わることはよくあります。必要な情報を抜け漏れなく記載しつつ、温かみのある文面を心がけましょう。
 

採用の場合

採用通知メールを送る際は、主に次の3つのポイントを意識します。

1. 内定確定後、すぐにメールを送信する
2. 簡潔でわかりやすい文面にする
3. 温かみのある文面を加える

応募者は、複数の企業に応募している可能性があります。メールをできるだけ早く送ることで、内定辞退率を下げる効果が期待できます。

また採用メールには、入社手続きや必要な書類など入社にあたって必要な情報を網羅しなければなりません。そのため、どうしても長文になってしまいます。できる限り簡潔に内容をまとめ、記載方法を工夫して読みやすい文章にしましょう。

また、ただ採用結果を伝える機械的で冷たいメールにならないよう、温かみのある文章も入れましょう。自社に対する印象が良くなり、面接辞退率を下げる効果が期待できます。
 

不採用の場合

不採用通知メールを送る際は、次の2つのポイントを意識します。

• 面接から時間を空け過ぎない
• 感謝の意を述べる

応募者は、自社が第一希望で選考結果を待ち望んでいる可能性があるため、面接からなるべく間を空けずにメールを送りましょう。不採用の結果が出ているにも関わらず時間を空けて通知することは、失礼にあたります。

また、応募や面接のために時間を割いてくれたことに対して、感謝の意を示すことも大切です。事務的な対応ではなく、応募者に寄り添った文面になるよう工夫します。
 

ここでは、採用通知メールで考えられるケース別に、例文と書き方のポイントを紹介します。

＜採用の通知メール＞

• 書類選考の場合
• 新卒採用の場合
• 中途採用の場合
• アルバイトの場合

＜不採用の通知メール＞

• 書類選考で不採用の場合
• 面接で不採用の場合

採用の通知メール

採用メールの基本構成は、次のようになります。

1. 件名
   採用が決定したことが一目でわかるような件名にする
2. 応募者の名前
   「〇〇〇〇〇様」と記載する
3. 会社の名前、氏名
   「株式会社〇〇の△△です」と会社名と氏名を記載する
4. あいさつ
   採用面接を受けたことに関するお礼を述べる
5. 選考結果
   選考結果、採用に至った旨を記載する
6. 入社手続きについて
   今後、必要となる手続きの詳細を共有する
7. 採用取り消しについて
   期限内に手続きがない場合、入社辞退の意向があるとみなし、採用取り消しになる可能性がある旨を記載する
8. 今後のスケジュール
   出期限日や入社説明会、内定者研修会の日程を共有する
9. 締めの一言
   共に働けることについて喜びを述べ、結びのあいさつを入れる

採用メールの例文を、書類選考や新卒採用・中途採用・アルバイト採用に分けて紹介しますので、テンプレートとしてご活用ください。
 

書類選考が採用の場合

書類選考が採用の場合は、採用結果を明確に提示したうえで、面接候補日や面接会場など、今後の流れを共有します。

新卒採用の場合

新卒採用の場合は、内定者研修や懇談会、入社日の日程を記載しましょう。

中途採用の場合

中途採用の場合は、採用形式が異なるだけで、新卒採用とほぼ同じ内容です。

アルバイト採用の場合

アルバイト採用の場合も、新卒採用・中途採用と同様に、入社予定日など、今後の日程を記載します。

不採用の通知メール

不採用の通知メールの基本構成は、次のようになります。

①件名：
選考結果の連絡であることが一目でわかるような件名にする

②応募者の名前：
「〇〇〇〇〇様」と記載する

③会社の名前、氏名：
「株式会社〇〇の△△です」と会社名と氏名を記載する

④あいさつ：
採用面接への参加についてお礼を述べる

⑤選考結果：
選考結果を簡潔に述べる

⑥お礼：
採用に関してお時間をいただいたことに関して、再びお礼を述べる

⑦締めの一言：
今後の活躍を祈る旨を述べた文章を入れる

書類選考で不採用の場合

書類選考で不採用の場合は、結果に加えて、応募者から預かった書類を適切な方法で処分する旨を伝えましょう。

面接で不採用の場合

面接で不採用の場合は、採用に至らなかった旨を伝える点以外は、書類選考で不採用の場合とほとんど同じです。

採用メールにありがちな失敗が、テンプレートをそのまま利用し、相手の状況に合わない内容を送ってしまうことです。ここでは、採用通知メールを送る前に見直すべきことを確認しておきましょう。
 

自社用にカスタマイズされているか

本記事で紹介した例文は、あくまでもテンプレートです。実際に採用活動で使用する際は、応募者に合わせてカスタマイズしましょう。

応募者一人ひとりにあった内容に変更すると、企業への信頼性や安心感が高まり、結果的に採用率の向上にもつながります。「この企業に応募して良かった」と応募者に思ってもらえるよう、メール文をカスタマイズしてください。
 

宛先を間違えていないか

採用メールには、応募者の個人情報が含まれているため、取り扱いには十分注意しなければなりません。宛名が間違っていないか、「To」「Cc」「Bcc」の設定ミスがないかを確認しましょう。

宛先の間違いによる個人情報の漏えいが発生すると、企業が社会的な信用を失うだけでなく、場合によっては、業務停止命令や損害賠償に発展する恐れもあります。それほど重要な仕事だという認識を持ったうえで業務にあたることが大切です。
 

誤字・脱字がないか

採用メールに誤字や脱字があると、自社に対する印象が悪くなります。特に、応募者の名前のミスには十分注意しましょう。ほかの応募者へのメールをコピーして使用し、名前を変更し忘れるケースもあります。

送信前に再確認する内容をチェックリストにまとめたり、ほかの社員にダブルチェックを依頼したりする方法が効果的です。
 

採用メールの送信は、人事担当者にとって日常業務の一つです。一件一件のメールに対する意識が薄れてしまいがちですが、応募者は企業からの採用通知を心待ちにしていることを忘れないようにしましょう。

一方で、テンプレートを活用するなどして業務を効率化することも必要です。

今回紹介したメール例文を参考に、自社に合った内容のテンプレートを作ってみましょう。

メールを送信する際は、応募者の名前をよく確認し、誤字・脱字がないかといったチェックも怠らないようにします。不採用になった候補者からも、「この企業に応募して良かった」と思ってもらえるような採用メールを作成するスキルを身に付けてください。