RFPとは？作成する目的とメリットを解説

システムを開発・導入する際には、SIerやベンダーに自社の要望を正確に伝え、理解してもらう必要があります。こうしたシーンで必須となるのが「RFP」です。

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今回は、RFPに関する基礎的な知識や作成する目的について、わかりやすく解説します。RFPを作成する主なメリットもまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

そもそもRFPとはどのような書類なのでしょうか。RFPで示すべき要素やRFIとの違いを押さえておくことが大切です。
 

Request for Proposal：提案依頼書

RFPはRequest for Proposalの頭文字を取った言葉で、「提案依頼書」と訳されます。企業がシステムの構築やリプレイスの提案を受ける際に、発注側企業が作成する資料のことです。

RFPは発注先企業を選定する際に用いられます。発注先候補となる開発会社が要望に応じられる技術力やノウハウをもっていたとしても、発注側の要望が正しく伝わらなければ適切な提案ができません。発注側と受注側で認識のずれが生じないようにすることが、RFPを提供する主な目的です。
 

RFPで示すべき要素

RFPで示すべき要素は、主に下記の3点に集約されます。

• 何を実現したいのか（業務要求・技術要求・運用要求）
• 予算（どの程度の予算を想定しているのか）
• スケジュール（いつまでに納品・導入する必要があるのか）

上記の情報が発注側・受注側で共有されれば、RFPが果たす役割は満たしているといえます。RFPには特定の書式やフォーマットが決められているわけではないものの、これらの情報を抜け漏れなく伝える必要がある点については共通しています。
 

RFPの 構成

RFPを構成する際の項目例と主な記載事項は下記のとおりです。
 

1. 概要

プロジェクトの全体像を伝えるパートです。プロジェクトの趣旨や背景が伝わるように記載しましょう。

2. 提案要件

RFPの本題にあたるパートです。提案書に記載してほしい情報を、抜け漏れなく開発会社へ伝える必要があります。

3. 選定方法

提案書を受領後、発注先の選定を進める方法やスケジュールを提示するパートです。あらかじめスケジュールを共有することで期日や提出先を明確にし、問い合わせが頻発するのを防ぎましょう。

RFIとの違い

RFPと似ている用語として「RFI」が挙げられます。RFIは「Request for Information」の頭文字を取ったもので、「情報提供依頼書」を表す用語です。発注側企業がSIerやベンダーに情報開示を求める際には、RFIが用いられます。

RFPとRFIはいずれも、システム開発に際して適切な提案を求めるための書類ですが、活用する目的が異なります。

RFIは開発会社の基本情報や実績、提供可能なサービスといった情報の提示を求める際に用いられるのに対し、RFPは自社が求める要件を満たす提案を受けるために用いられるからです。一般的にはまずRFIに対する回答の提示を求めたのち、より具体的な提案を受けるためにRFPへの回答を求めます。
 

RFPを作成する目的として、下記の3点が挙げられます。

• 発注者の考えを漏れなく伝えること
• 受発注者の相互理解を深めること
• 発注者が重視する点を受注者に正しく伝えること

それぞれ詳しく見ていきましょう。
 

発注者の考えを漏れなく伝えること

1つめの目的は、発注者が求めているシステムの要件や機能など、さまざまな条件を漏れなく伝えることです。開発するシステムが複雑になるほど、口頭でのやり取りだけでは認識の食い違いが発生しかねません。発注側が「伝えたつもり」、受注側が「理解したつもり」にならないようにするためには、書面できちんと要望を伝える必要があります。

開発する予定のシステムを通じて何を実現したいのか、そのためにどのような機能が必要になるのかを明確に伝達・共有することは、的確な提案を受けるためにも重要なポイントです。
 

受発注者の相互理解を深めること

受発注者の相互理解を深めることも、RFPを作成する目的の1つといえます。システムを導入する根本的な目的について認識の相違があった場合、開発の工程が進んでから大規模な方針変更を余儀なくされる可能性も否定できません。こうした食い違いを防ぐためにも、提案を受ける時点で本質的な部分の認識を統一しておく必要があります。受発注者間での相互理解を深めておくことは、工数の膨張や納期の遅れを防ぐためにも重要です。
 

発注者が重視する点を受注者に正しく伝えること

発注者がとくに重視している点を受注者へ正確に伝えることも、RFPが果たす重要な役割の1つです。一見すると要望どおりに構築されているシステムであっても、肝心なところで要件を満たしていなければ導入メリットが薄れてしまうおそれがあります。こうした致命的な方向性のずれを防ぐためにも、あらかじめ発注者側の要望を正確に伝え、何を重視しているのかを明確にしておくことが大切です。
 

RFPを適切に作成することによって、下記のメリットを得られます。

• 自社の現状を客観視するきっかけになる
• 要望事項を正確に伝えられる
• 複数の提案書を比較検討しやすくなる
• 認識のずれに起因するトラブルを回避できる

それぞれ詳しく解説します。
 

自社の現状を客観視するきっかけになる

RFPを作成する過程で、自社が必要としている要件が整理され、求めているソリューションを再確認できるケースは少なくありません。とくに解決したい課題が複数ある場合、どの課題を優先的に解決したいのかを発注前に整理しておく必要があります。導入予定のシステムを実際に活用する従業員はどのような機能や操作性を望んでいるのか、システムの導入が経営課題や事業課題の解決につながるのか、といった点を客観視するきっかけになるでしょう。
 

要望事項を正確に伝えられる

発注側企業の要望事項を正確に伝え、認識の齟齬が生じるのを防げる点も大きなメリットです。開発会社が発注者の真意を十分に把握できなかったことにより、適切な提案を受けられないといった事態が生じるのは避けなければなりません。RFPを通じて必須の要件や、とくに重要視している機能などを漏れなく伝えることにより、開発会社と同じ目的・目標を共有した上で開発を進められます。
 

複数の提案書を比較検討しやすくなる

RFPは複数の開発会社へ送付し、回答を求めるケースが少なくありません。それぞれの開発会社から複数の提案書が提示された際、評価基準を統一できることもRFPを作成するメリットの1つです。複数の開発会社から得た提案を比較検討する際に、同じ評価基準にもとづいて公平に選定を進めるためにも、RFPを作成しておく必要があります。
 

認識のずれに起因するトラブルを回避できる

重要な条件について認識のずれが生じるのを回避できることも、RFPを作成しておくメリットの1つです。とくに納期や予算といった情報に関しては、口頭でのやり取りのみで済ませてしまうと、のちのちトラブルの温床になりかねません。

たとえば、必須の要件に対する認識がずれていた場合、開発が進んでから追加機能を実装する必要に迫られる場合があります。機能を追加するために当初の想定を超える開発費や開発期間を要することもあり得るでしょう。このようなトラブルを未然に防ぐためにも、必須の要件をRFPに記載し、共通認識を形成しておくことが大切です。
 

RFPはシステム開発の提案を受ける際、発注側の意図や目的、必須の要件などを正確に伝える上で欠かせない文書といえます。開発会社の技術力やノウハウを最大限に引き出し、工数や開発費用が膨らむのを防ぐためにも、発注側の要望を漏れなく伝えることが大切です。今回紹介したRFPの作成目的や作成メリットを参考に、開発会社との間で共通認識の形成を図ってください。