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ワークフローシステムのおすすめ12選｜導入メリットや選び方を徹底解説

ワークフローシステムのおすすめ12選｜導入メリットや選び方を徹底解説

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水落絵理香（みずおちえりか）

最終更新日: 2025年6月23日

ワークフローシステムとは、企業における申請や承認、決裁などの流れや部門全体の業務プロセスを電子化し、一元管理するシステムまたはソフトウェアを指します。業務プロセスをデジタル化することにより、申請・承認業務を効率化できます。

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ワークフローシステムの特徴や機能は製品によって異なります。そのため、導入による効果を最大化させるには、自社の課題や業務内容に沿ったものを選ぶことが重要です。

本記事では、ワークフローシステムの基本や導入メリット、選び方に加え、12のおすすめの製品を解説します。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認・決裁の一連の流れや部門全体の業務プロセスを電子化し、一元的に管理できるツールのことです。

ワークフローシステムを導入すれば業務の流れを可視化できるため、進捗や課題点の把握が容易になり、業務の効率化だけでなくプロセス改善、内部統制の強化にもつながります。

申請業務だけでなく、作業の依頼・実施・確認などのタスク管理、勤怠管理に対応しているバックオフィス業務一体型のワークフローシステムもあります。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入するメリットは、主に次の3つです。

業務効率化
ガバナンスの強化
多様なワークスタイルへの対応

それぞれ詳しく解説します。

業務効率化

ワークフローシステムを導入すると、業務効率を大幅に改善できます。従来の紙やメールでのやり取りと異なり、申請や承認、決済などの業務がオンラインで完結し、書類の印刷や提出、郵送などの煩雑な作業が不要になるためです。その結果、業務プロセスの迅速化につながります。

ガバナンスの強化

ワークフローシステムでは決められた業務フローや申請フォーマットを使うため、不正の防止や承認プロセスの透明性の向上が期待できます。また、業務履歴がデータとして保存されるため、監査やコンプライアンスの強化にも有効です。

多様なワークスタイルへの対応

ワークフローシステムの導入は、テレワークやフレックスタイム制など多様な働き方への柔軟な対応にも効果的です。場所を問わず申請・承認をはじめとする業務を行えるため、リモート環境でも円滑な業務運用が実現します。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムには、主に次の機能が搭載されています。

申請書のテンプレート・フォーム作成　業務にあわせた申請フォームを作成
ワークフロー設計　承認プロセスや決裁ルールを自社にあわせてカスタマイズ
申請・承認・決済　システム上で申請から承認、決済までの業務を実現
他システムとの連携　SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）などの他の業務システムと連携
運用管理　ユーザー権限の管理や業務履歴の記録

製品によっては、CSVなどを利用した外部データの取り込みや分析機能を備えたものもあります。製品ごとに搭載機能は異なるため、ワークフローシステムの選定時は自社の業務に必要な機能が揃っているかを確認することが大切です。

ワークフローシステムの主な種類

ワークフローシステムは、提供形態により大きく2つに分類されます。

ワークフローシステムの主な種類

オンプレミス型

オンプレミス型は、社内サーバーにシステムをインストールして運用するワークフローシステムです。

自社専用のサーバーを使用するため、高いセキュリティとカスタマイズ性が特徴で、大企業や機密情報を扱う企業に適しています。一方で、サーバー構築費などの導入コストが高く、保守・管理の負担が大きい点に注意が必要です。

クラウド型

クラウド型は、インターネット経由で利用できるワークフローシステムです。

導入コストが低く、すぐに運用を開始でき、メンテナンス不要で管理負担が少ないため、中小企業やスピーディーな導入を求める企業に最適です。ただし、オンプレミス型に比べてカスタマイズ性が低く、製品によっては連携できるシステムも限られます。月額・年額で利用料金が発生するため、導入の際にはランニングコストも考慮する必要があります。

自社に合ったワークフローシステムの選び方

ここからは、自社に最適なワークフローシステムを選ぶための4つのポイントをご紹介します。

業務内容との整合性
既存システムとの連携可否
操作性や管理画面の見やすさ
コスト比較

業務内容との適合性

業務内容や現在のフォーマットを変更せずにワークフローシステムを導入できるかを確認しましょう。自社の業務プロセスに適した機能を搭載しているシステムを選択することが重要です。

業務に際して複数の部門が横断する場合は、複雑な承認ルートにも対応できるよう、データ連携や承認ルートの自由な設定ができると良いでしょう。

既存システムとの連携可否

会計システムやCRMなど、既存のシステムと連携できるかも大事なポイントです。システム連携によりデータを一元管理できれば、業務効率の向上につながります。ただし、複数のシステムを連携する際は、情報漏洩のリスクが高まることに注意が必要です。

操作性や管理画面の見やすさ

操作が難しいシステムでは、導入後の定着が難しい場合があります。直感的な操作が可能か、管理画面が見やすいかなど、操作性も考慮しておくと良いでしょう。トライアルが可能な製品であれば、実際に操作性を試してみるのもおすすめです。

コスト比較

導入コストや運用コストを比較し、自社の予算内に収まるかどうかも確認しましょう。製品によっては、初期費用、月額（年額）費用、オプション費用、メンテナンス費用、サポート費用が発生し、それぞれ異なるためです。一般に、クラウド型は初期費用を抑えられるものの、ランニングコストが高額になる製品もあるため注意が必要です。