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多くの営業担当者にとって、メールを軸にした営業活動は避けて通れないでしょう。それは逆に考えると、買い手側は毎日大量のメールを受け取っているとも捉えられます。
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「アポイントを目的としてメールを送っているものの、なかなか商談に繋がらない・・・」と悩む方は少なくないでしょう。
膨大なメールの中から顧客に選んでもらい、商談へ繋げるためには何が必要なのでしょうか。どのような場合であれ、顧客の課題を把握して、最適な提案ができれば、商談に繋がる確率は高まります。
本記事では、メールでアポイントを取るためのコツを解説したうえで、具体的な例文も紹介します。
メールでアポイントを取る6つのコツ
メールは到達率こそ高いですが、単に送信するだけでは、商談に繋がりません。事前に顧客の状況や課題を理解して、メールで価値を提案する必要があります。以下では、商談に繋がるアポイントメールを作成する6つのコツをご紹介します。
1．事前に顧客理解を深める
繰り返しになりますが、アポイントメールで最も重要な点は、文章の書き方でなく、事前に顧客理解を深めることです。顧客の抱える課題を特定し、メールで解決案を伝えられると商談へ繋がる確率が高くなります。
顧客理解を深めるためには、顧客の所属企業や業界のニュース、SNS、自社が蓄積した顧客情報などを確認しましょう。
2．件名は簡潔にする
顧客は件名を見て、メールを開くのかどうか判断します。件名は「弊社新サービス開始のご案内と面談のお願い HubSpot Japan」のように商談内容と会社名を入れた明瞭簡潔な内容にしましょう。
3．自分が何者なのかを明確に伝える
自己紹介のないメールの場合、顧客は疑いの念を抱き、途中離脱します。場合によっては、迷惑メールに設定される可能性さえあります。相手の疑念を解消し、メールを読み進めてもらうためにも、冒頭で自身や自社について簡単に紹介しましょう。
例えば「弊社はSFAで営業活動を支援する企業として、国内3,000社以上の企業にご利用頂いております」のように数字や製品、社名などを出して具体的に伝えると、興味を持ってもらえます。
4．メールを送付した経緯を伝える
自己紹介の後、メールを送付した経緯を伝え、顧客の興味関心を惹きます。「なぜあなたに？」「なぜ今送ったのか？」など受け手の疑問に答える形式で、送付した経緯を伝えましょう。
そうすると、アポイントメールのパーソナライズ化や読み進めるべき理由の提示が可能となり、最後まで読んでもらえる確率が高まります。顧客の興味関心を惹く経緯を伝えるためには、徹底したリサーチと顧客理解が必要です。
5．メリットを提示する
顧客情報から相手が抱える課題やニーズを把握し、それに応えられる価値をメリットとして伝えます。メリットは、数字や箇条書きを用いて、視覚性と具体性を高めると有効です。
メリットを入れた文章例は、以下の通りです。
この度は固定人件費を30％削減し、20％以上の収益向上に貢献するソリューションについてご紹介の機会をいただきたく、ご連絡致しました。
【「製品名」による効果の事例】
- A社：導入から1年で創出リード数2倍、新規顧客単価1.5倍を達成
- B社：3か月でオンライン経由のリード創出数85％増加
- C社：1年半で見込み客数が160％増加
大切なことは、自社サービスや強みなどを一方的に伝えるのではなく、顧客の課題を解決できる自社の価値を伝えることです。
6．タイミングを意識する
アポイントメールの送信タイミングは、商談率に大きな影響を及ぼします。
例えば、相手が顧客情報管理に関する自社ブログ記事を閲覧した後、製品ページまで閲覧していたら、自社製品に関する関心が大いに高まっていると言えます。この段階でアポイントメールを送ると、高い確率で商談に繋がるでしょう。
そして、これを実現するためには「CRMの活用」がおすすめです。HubSpotのCRMなら、顧客が閲覧した自社ページやダウンロードした資料などの情報が全て記録されます。
CRMに蓄積された情報を基にすれば、顧客のニーズの特定やアポイントメールの最適な送信タイミングが明らかになるでしょう。
アポイントメールの例文集
基本的なアポイントメールの例文を、以下シチュエーション別にご紹介します。
- 取引していないお客様
- 既存のお客様
- 英語でアポイントを取る場合
例文1.取引していないお客様
潜在顧客へのアポイントメールでは、以下のポイントが重要になります。
- 自分が何者であるかを伝える
- アポイントメールを送った理由を明示する
- 相手にメリット
【潜在顧客への提案メール】
件名：弊社新サービス開始のご案内と面談のお願い HubSpot Japan株式会社
〇〇株式会社
〇〇事業部 〇〇課
〇〇課長
〇〇 〇〇様
突然のご連絡にて失礼致します。
HubSpot Japan株式会社で〇〇を担当しております××と申します。
このほど弊社では従来の〇〇よりも～を高めた「～」を開発し、本年〇月より提供を開始する予定です。弊社テストでは「～」により品質の向上、改善が〇％達成されており、貴社の～にも必ずお役立ていただけるものと確信いたしております。
つきましては一般発表に先立ち、弊社製品について一度ご説明する機会をいただけますでしょうか。デモ製品はいつでもご利用いただけます。
お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご検討よろしくお願い致します。
なお、来週月曜日午前10時頃に、改めてお電話差し上げます。
何かご不明の点がございましたら、その際にお問い合わせください。
今後ともなにとぞよろしくお願い致します。
【自社製品に興味のある新規顧客へのアポイントメール】
以下は自社Webサイトから、製品ページの閲覧や資料ダウンロードをした潜在顧客に送るアポイントメールの例です。
【件名】弊社〇〇の資料をダウンロードいただきありがとうございました
〇〇株式会社
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
HubSpot Japan株式会社の××でございます。
先日は弊社〇〇の資料をダウンロードいただきまして、誠にありがとうございました。
今回の資料は〇〇について重点的に調査し、最新情報を盛り込んだものです。〇〇分野における弊社の知見をぜひお役立てください。
〇〇に関するご質問やご興味などがございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。「製品導入効果1」や「製品導入効果2」など、貴社の課題や目標をお伺いしながらご案内させていただきます。
つきましては、電話番号（担当直通）へお電話いただき、ご都合の良いお打ち合わせ日時をご予約いただければ幸いです。
ご連絡をお待ち致しております。
例文2.既存のお客様
既存顧客の場合、すでにお互いのことを認識しているため、比較的スムーズに商談に繋げやすいです。言葉遣いや誤字脱字などに気をつけて、アポイントメールを送りましょう。
【件名】お打ち合わせ日程のご相談 HubSpot Japan株式会社
〇〇株式会社
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
××社営業部××でございます。
先日はお電話にてお時間をいただき、誠にありがとうございました。
その際に、お問い合わせいただいた弊社の新サービスについて詳しくご説明する機会をいただきたく、メールをお送りした次第です。
もしよろしければ御社にお伺いする、もしくはZoomなどのオンラインミーティングツールを使って1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
下記日程のご都合はいかがでしょうか。
①11月3日AM
②11月14日17時～18時
③11月25日終日
〇〇様のご都合のよろしい日程をご教示いただければ幸いです。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、なにとぞよろしくお願い致します。
例文3.英語でアポイントを取る場合
英語でのアポイントメールの例文をご紹介します。
Subject: Meeting Request HubSpot Japan
Dear Mr./Mrs./Ms. (苗字),
My name is（氏名）and I am a sales representative at HubSpot Japan.
I am writing to you because I would like to introduce our new product. We are sure that this product will make a great contribution to solving your problems.
Please let me know when and where you would prefer to meet. I look forward to speaking to you in person.
Sincerely,
（氏名）
（訳）
件名：お打ち合わせ日程のご相談 HubSpot Japan株式会社
〇〇様
HubSpot Japan株式会社で営業を担当しております（氏名）と申します。
この度は弊社の新製品のご紹介をしたく、メールをお送り致しました。この製品は貴社の抱える課題解決に大きく寄与すると確信しております。
ご都合のよい日時をお知らせいただければ幸いです。直接お話しできることを楽しみにしております。
敬具
（氏名）
アポイントメールの失敗を回避するには？
以下では、アポイントメールで起こりがちな失敗を回避する方法をまとめました。
面会の可否を伝えてもらう
アポイントメールの最後には、面会の可否を伝えてもらいたい旨を記載しましょう 。顧客に面会の意思がないと分かれば、あいまいな追客を行わずに済みます。
送信時間を考慮する
深夜や顧客の休日にアポイントメールを送信すると、非常識な会社だと思われかねません。 緊急を要しない限りは、相手の業務時間内に送るのが鉄則です。
また、アポイントメールの送信時間も開封率に影響を与えます。デスクワークの方なら、午前中の9～11時や休憩明けの午後1時ごろや3時ごろ、定時前後の6時などにメールをチェックする可能性が高いと推定できます。相手の生活パターンを考えて、アポイントメールを送信しましょう。
商談の見込みがないと判断しても放置しない
顧客の返信から商談の見込みが少ないと判断しても、すぐに諦めてはいけません。まずは返信内容から、提供できる価値がないか考えましょう。
例えば、「他の製品の導入を検討している」との断りが来た場合、自社製品と他社製品の比較表や違いをまとめた資料を送ると有効です。アポイントに繋がらない理由を特定し、愚直に施策を実行しましょう。
顧客理解を深めて、アポイントメールで価値を提案しよう
アポイントメールは、顧客への到達率の高さや内容を見返せるなどの、電話にはないメリットがあります。その一方で、送るタイミングや件名、内容次第では、最後まで読まれない可能性もあります。
アポイントメールで商談を創出するためには、顧客理解を深め、顧客が抱えている課題に対して最適な解決策を提示することが大切です。
だからこそ、顧客との接点を構築する段階から、部署間で顧客情報を共有する必要があります。CRMやMAを導入すれば、顧客情報の一元管理および複数部署での円滑な共有が可能となるため、顧客視点に立ったアポイントメールが送れるでしょう。
