返信をもらえる営業メール作成のコツ＆信頼関係を構築するメール対応のテクニック

営業担当者にとって、営業メールの作成と送信、受信と返信は重要な業務の1つですが、送信したメールに返信が来ず再度送信したり、受信したメールに返信をしたりと、メール処理にかかる時間に悩まされていませんか？

日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2021」によると、平均的なビジネスパーソンは、1日に50通以上メールを受け取り、13通以上のメールを作成し送信しています。仮に1通のメールを1分で読み、5分で作成したとしても、毎日2時間近くをメール業務に当てていることになります。

「作成する以上は返事がもらえるメールにしたい」

「受信したメールを効率的に処理したい」

そんな営業担当者のために、本記事では返信率を向上させるテクニックと受信業務を効率化する方法を紹介します。

先述したとおり、 ビジネスパーソンは毎日50件以上のメールを受信しています。多くのビジネスパーソンは読むかどうかをひとつひとつ吟味することなく、反射的に「開封」「開封の上返信」「無視」を決めています。

こちらから送った営業メールを開封し返信してもらうためには、一瞬で受信側の心をつかむ必要があります。本章では、メールの返信率を高めるための7つのポイントをご紹介します。

1. 先方が興味を持つ件名を考える
2. なぜ連絡を取りたいのかを具体的にわかりやすく説明する
3. 自社との取引にメリットがあることを伝える
4. 客観的評価や実績データ、導入事例などを使用する
5. 短くシンプルに、話しかけるように書く
6. 先方にどのような行動をとってほしいのかを具体的に伝える
7. 返信がない場合、一定の間隔を空けてフォローアップメールを送信する
    

1.先方が興味を持つ件名を考える

たとえまる1日かけてメールの本文を作成したとしても、開封されなければ、すべて無駄になってしまいます。

そうならないために、魅力的な件名を作成する必要があります。当然のように聞こえますが、受信トレイを開いて見てみると、実際まったく読む気にもならないような、面白くない件名でメールが数多く届いていることがわかると思います。

先方を惹きつける件名を作成するには、先方がどのような情報を求めているかを把握することが大切です。そのうえで、何を伝えるかを考え、それを10から15文字にまとめます。その1文が先方の興味を引き、メールの目的が明確になっているかを確認してください。

先方の名前を件名に入れることも効果的です。たとえば「○○様 マーケティングトレンドの最新情報をご紹介します」などです。
 

2.なぜ連絡を取りたいのかを具体的にわかりやすく説明する

営業メールはほとんどがセールスコピーを作成し、本文に貼り付けて送信することの繰り返しでしょう。

挨拶の部分は多少異なるかもしれませんが、どこにでもあるような本文では迷惑と感じられてしまいます。

似たような内容のメールを受け取る中で自社に興味を持ってもらうためには、メールを送っている理由を具体的に説明する必要があります。ウォートン・スクールの教授で『GIVE & TAKE「与える人」こそ成功する時代』の著者でもあるAdam Grant氏によれば、「自分だからこそ貢献できる」と思えなければ、「助けなくては」という気持ちになることはほとんどないそうです。」とのことです。

ですから、営業メールを作成する際には、最初になぜ連絡を取りたいのかだけでなく、なぜその人と連絡を取る必要があるのかを具体的に説明してください。
 

3.自社との取引にメリットがあることを伝える

「新製品のデモを試してください」と営業担当者がメールをしても、それだけでは見込み客を動かすことはできません。

「このソフトウェアを使うことで、〇〇％の効率化が達成できます」「従来品よりも使いやすく、初心者でも直感的に操作できることをお試しください」など、「やってみる価値がある」と思ってもらえるようなメリットを、営業メールで伝えましょう。

行動と理由をセットにして「〇〇をしてください。その理由は～が得られるからです」と伝えることで、見込み客の気持ちにより強く働きかけることが可能です。
 

4.客観的評価や実績データ、導入事例などを使用する

お伺いメールに客観的評価や実績データ、導入事例を取り入れることでも先方の興味を高められます。

自社製品を導入した企業の成功事例や「お客様の声」は、どんな売り込み文句よりも強力な武器です。これまでの実績を示すようなデータがあれば、積極的に紹介してください。見込み客が自社が導入した場合の変化を想定でき、自分ごとに受け止めてもらえるような情報やデータを掲載することで、反応は目に見えて変わります。
 

5.短くシンプルに、話しかけるように書く

多くのビジネスパーソンは常に忙しく、受信トレイはいつも未読メールでいっぱいです。その負担をさらに重くしないよう、簡潔なメールを送りましょう。まだ一度も話したことのない人から長々としたメールを受け取っても、読もうと思う人はおそらくいません。

簡潔で読みたくなるメールを送りたいなら、人に話しかけるように書くのが一番です。仮に先方を街で見かけて、近付きながら「こんにちは」と話しかけたとしたら、その後どのように会話を切り出しますか？すぐに本題に入ることはしないと思います。

たいていは、「私は〇〇と言います。あなたの会社が出しているメルマガを毎週拝見していますが、～の記事はとても勉強になります。というのも…」などのように続けるでしょう。現実の世界で誰かに話しかけるようにメールを書くことによって、より親しみやすく、興味の持てる内容になると思います。

6.先方にどのような行動をとってほしいのかを具体的に伝える

営業メールの返信を望むなら、先方にどのような行動をとってほしいのかを理解できるように伝えなければなりません。 冒頭でメールの目的を具体的に書いたつもりでも、先方にどうしてほしいかが伝わらないと、目的はあいまいになってしまいます。たとえば、「貴社と新規お取引をお願いしたくメールいたしました」と書いてあっても、具体的に「どうしてほしいか」を明確にしていなければ、意図は伝わりません。そこで「どうしてほしい」を具体的に伝えます。

• 面談の機会を設けてほしい
• 〇日までに返信してほしい
• 〇日までにアンケートに答えてほしい

営業メールで期限を区切る場合は、一方的にならないように工夫が必要です。

面談であれば、候補日をいくつか設定し、「以下の日程のご都合はいかがでしょうか」と先方に尋ねます。

また、返信を求めたり、アンケートへの回答を依頼したりする際には、「お忙しいところ誠に恐縮ですが」とクッション言葉を入れてから、「〇〇セミナーの資料といたしますので」など簡単に理由を説明します。
 

7.返信がない場合、一定の間隔を空けてフォローアップメールを送信する

これまで取引実績のない新規顧客の場合は、適度に接触回数を増やすことが重要です。

返信がもらえないからといってそれっきりにするのではなく、適切な間隔を空け、見込み客の立場に立って、フォローアップメールを送付することでこちらの存在を認知してもらい、返信を促せます。

返信がないからといって見込み客が興味を持っていないとは限りません。興味を持っていても返信する余裕がない場合もあるでしょう。返信率を上げるためには、見込み客の邪魔にならないタイミングでフォローアップメールを送るようにしましょう。

たとえば、次の例を見てください。ソフトウェアを販売する Ambition社 は、578社に向けて営業メールを送りましたが、肯定的な返信があったのは6件のみでした。そこからAmbition社は肯定的な返信がもらえなかった572社に対して、1週間の間隔をあけ、8回に渡ってフォローアップメールを送りました。

その結果、フォローアップメールの1～5回目で49件、さらに6～8回目で24件の肯定的な返信を得られたのです。初回は6件でしたが、フォローアップメールを送りつづけた結果、最終的には73件の肯定的な評価を得られました。

反応が乏しい見込み客や新規顧客の場合でも接触回数の増加により、マインドシェア（顧客の脳内における特定ブランドの占有率）を増やせます。1回の送付で返信がなかったからといって止めてしまうのではなく、顧客の参考になるような情報提供を続けて信頼関係を積み重ねていき、定期的にコンタクトを重ねましょう。

最初にお話ししたように、完璧な営業メールのための方程式など存在しません。ですが、この記事で紹介したテクニックを理解すれば、印象が良くなり、返事をもらえる可能性が高くなるはずです。

ほとんどの方が、毎日受信する膨大な営業メールの中からどのメールに返信すべきか迷った経験があるのではないでしょうか。

ここでは、受信したメールに返信する際の基準をご紹介します。基準に沿って返信するものと返信しないものを振り分けるだけでも、メール処理の効率が上がるでしょう。
 

営業メールに返信した方がよいケース

先方から受信したメールに記載されている 提案を受ける可能性がある場合は、以下の内容を盛り込み、すぐに返信しましょう。社内で検討すべき事項がある場合は、期日を記載しておきましょう。

• メールに対するお礼
• 検討後、〇日までに返事をする旨の説明

提案を受ける可能性がないメールに対しても、以下のケースは返信しておくほうが良い場合があります。

• これまで取引があった会社
• 今後取引する可能性がある会社
• メールやWebサイトなどで興味を惹かれた会社

その場合は、以下の内容を盛り込み、返信を行います。

• メールに対するお礼
• 今回は提案を受けない事情の説明
• 今後も取引の継続を願う意思の表明
   

営業メールに返信しなくてもよいケース

自社とまったく接点がなく、これからも関係することのなさそうな会社から送付された営業メールには、返信する必要がありません。

送信側がターゲットを絞らずにやみくもに配信していると伺える場合は、返信しなくても良いでしょう。
 

社内で統一した基準を作成しよう

企業によっては業務の範囲が広く、取引先も多岐に渡るケースがあります。営業担当者個人で判断がむずかしい場合は以下3点を元に社内で統一した基準を作っておきましょう。

• 提案を受ける可能性があり、優先的に返信すべき送信元
• 提案を受ける可能性はないが、今後に備えて返信すべき送信元
• 提案を受ける可能性が今後も乏しく、返信する必要のない送信元

社内での統一基準を設けておけば営業担当者の業務負担が軽減されます。より良い営業活動に反映させるためにも、自社において関係を保つべき顧客に対するアプローチを重視して返信基準を設けましょう。
 

返信する場合は、今後もスムーズなコミュニケーションが進むよう、以下の2点に気をつけます。

• 引用箇所がわかるように「>」を使用
• 「お断り」は丁寧に、はっきりと
   

引用箇所がわかるように「>」を使用

返信する場合は、こちらが先方のどの部分について言及しているのかがひと目でわかるように、引用を行います。先方の言及を自分でまとめると意図やニュアンスがずれる可能性がありますが、引用すればトラブルを防げます。

引用する場合は、引用箇所が明確になるように、引用であることを示す記号「>」を使用しましょう。
 

「お断り」は丁寧に、はっきりと

先方からの提案や申し出に対する断りは、互いの時間の節約になるため、自社だけでなく先方にとってもメリットがあります。

失礼にならないよう気をつけつつ、理由を添えて誤解がおこらないように伝えてください。

引き続きコンタクトを続けたい場合は、自社が関心のある領域を伝え、今後も連絡をしてほしいことを申し添えると良いでしょう。

営業メールの返信が必要な場合として、以下の場面が想定されます。それぞれの場合におけるメールの実例を紹介しますので、返信時の参考にご活用ください。

• 検討している場合
• 資料送付のお礼
• 訪問アポイントの承諾
• 提案に対するお断り
   

検討している場合

先方からの提案を受けて自社での検討後に連絡することを伝えたい時には、以下の3点を盛り込みます。

• メールのお礼
• 現在社内で検討中であることの説明
• 〇日までには決定し連絡する旨の説明
   

【検討中の場合のメール例】

資料送付のお礼

資料送付のお礼メールは、こちらから希望して資料を送付してもらった場合と、先方から送られてきた場合によって内容が異なります。それぞれの場合に分けてメール例文を紹介します。
 

資料送付を希望した場合

こちらから資料を請求し届いた場合は、以下の3点を盛り込みます。

• 資料を受け取ったお礼資料やサービスなど先方についての感想
• 自社にて検討後、〇日までに決定し連絡する旨の説明

資料送付を希望していない場合

資料送付を希望していない場合は、先方との関係性によって返信するかどうかを決めます。

• これまで取引があった会社
• 今後取引する可能性がある会社
• 資料やメール、Webサイトなどを見て興味を惹かれた会社

上記3点の企業に対する返信には、以下の3点を盛り込みます。

• 資料を受け取ったお礼
• 今後、自社にて資料を提案の参考にする旨
• 検討結果を後日連絡する旨の説明

訪問アポイントの承諾

面談の申し込みをされ、承諾する場合の返信例を紹介します。以下3点を盛り込んだ内容を作成します。

• メールのお礼
• アポイントを承諾した旨
• 希望の日程

提案に対するお断り

先方からの提案に対する断りは、失礼ではありません。先方に納得のいく理由を説明できれば、今後に差し支えることはないでしょう。一方で、断りが遅れれば先方に迷惑がかかるため、可能な限り早期に返答してください。

お断りメールを作成する場合は、以下の4点を盛り込みます。

• メールおよび提案のお礼
• 今回は提案を受けることはできない旨
• 理由の明示
• 引き続き取引を行う可能性がある場合は、今後も知らせがほしい旨の説明

送信側、受信側にかかわらず、メールは営業担当者にとって欠かせないツールです。多くの営業担当者が、メールの送受信に業務時間の一部を割いていることを忘れない姿勢が大切です。

送信側の場合は、先方にパーソナライズしたメールを作成します。先方が取引をしたくなるような、価値あるメールを簡潔に作成することが、返信率を上げるカギとなります。

受信側は、自社にとって重要なメールか、今後重要になる可能性のあるメールか、不要なメールかを判断する基準を確立し、営業部内で共有しておきましょう。

その上でメールの重要度に応じた返信を作成します。送信メールに比べてターゲットにあわせる必要が少ないため、事前にテンプレートを作成しておくと効率化されます。

送信するにせよ、受信するにせよ、メールの向こうには自分と同じ「人」がいます。先方からの提案に対し断る際にも、自社の求める価値を明確に伝えられれば、自社にとっての将来的なパートナーの獲得に繋がるでしょう。

テキストベースのやりとりだからこそ本記事で紹介した文例を参考に、行間から伝わる人間性を大切にしたメールを作成してください。