「相手に失礼はないか」「用件はきちんと伝わっているか」などが気になり文面を何度も見直すうち、ビジネスメールを考えるのに貴重な時間が取られてしまう……という方も多いのではないでしょうか。

今回は、クライアントと打ち合わせをする際に、事前にメールで訪問日時を決めるための日程調整メールの書き方と押さえておくべきポイントをご紹介します。

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1.日程調整メールの決まりごと

ビジネスシーンで日程調整メールを送る際は、相手が理解しやすく答えやすいことに加え、相手を不快にさせない気遣いが必要です。

スムーズに日程調整ができるよう、下記の項目を満たしているかどうかをチェックしましょう。

 

1-1. 件名

件名には「自分が何の用件でメールを送っているのか」を記載しましょう。    

日程調整を行う場合は「打ち合わせのお願い」など、相手が受信トレイでメールを目にした時に“自分に何が求められているのか”をイメージしやすいタイトルが適切です。

相手に時間を確保してもらうことを踏まえ、「〜のお願い」「〜のお伺い」「〜のご相談」などのフレーズを入れるのを忘れないようにしましょう。

本文を読まないとメールの目的がわからないような件名は、相手が気づかない恐れもあるため不適です。

例)

・お打ち合わせのお願い

・お打ち合わせ日程のお伺い

・お打ち合わせ日時のご相談

 

1-2. 宛名

宛名をメールの冒頭に記します。「会社名・部署名(課名)・役職・苗字」を明記しますが、もし担当者の部門・氏名がわからない場合は「会社名+ご担当者様」「会社名+営業部御中」などの表記でもOKです。

一般的には、部署名や課名を記載しますが、長すぎる場合は部署名だけでもよいでしょう。

注意したいのが役職の書き方。「○○部長様」と役職に様をつけるのは誤用なので避けましょう。「部長 ○○様」か「○○部長」とするのが適切です。クライアントの社名を勝手に略したり名前を誤ったりなどは禁物です。

例)

○○株式会社 ○○部 部長 ○○様

1-3. 挨拶文

本題に入る前の“クッション”のような役割を果たすのが挨拶文です。

挨拶文の後には、自分の所属・氏名を記載するのが一般的です。    

使いやすいのは「お世話になります」のひと言。

社内の相手であれば、「お疲れ様です」や「こんにちは」などでも良いです。

初対面の相手には突然連絡することを詫びるひと言や、自分の所属や業務などを簡単に説明するフレーズがあると親切です。

例)

・お世話になります。○○会社の○○です。

・突然のご連絡にて失礼いたします。私○○会社の○○部にて営業を担当している○○と申します。

挨拶文の後、ここから本題に入るのが分かり易いように「さて」と前置きすると良いでしょう。    

本題の冒頭では、件名と同様に『何の用件でメールを送信したか』を改めて端的に説明します。日程調整メールで伝えるべき項目は下記の3点です。

 

  1. 何のために打ち合わせをしたいのか
  2. どこで打ち合わせをするのか
  3. 日程・時間の候補はいつなのか

 

日程調整メールで重要なのは、日時候補を複数提案することです。

「いつでもよいのでご都合をお聞かせください」と打診しても、メールを受け取った相手をかえって悩ませてしまうためです。

クライアント側から日程候補の返事をもらえたとしても、こちらの予定が合わなければ改めて希望日時を伝えなければならず、メールの往復が長引きます。

できるだけ少ないやりとりで日時を決定できるように、ある程度の幅をもたせて日程・時間候補を指定しましょう。

また、一方的に日時決定を要求したり無理に急かしたりするのはNG。「お忙しいかと存じますが」「もしよろしければ」など心配りのニュアンスをプラスすると好印象です。

 

例)

さて、この度は弊社の新しい製品「○○」について

詳しくご説明するお時間をいただきたく、ご連絡いたしました。

もし可能でしたら御社伺い、1時間ほどお打ち合わせの時間を頂戴したいと考えております。

下記の日程のご都合はいかがでしょうか。

■日時

8月1日(木)13時〜

8月6日(火)10時〜

8月7日(水)終日

弊社からは私と上司の○○の2名でお伺いします。

もし上記日程の都合が合わない場合は、お気兼ねなくお申し付けください。

 

候補日を自分のカレンダーを確認し、相手に提案したとしてもスケジュールが合わないと、同様のやり取りを再度しなくてはいけないため、お互いの時間を無駄にしてしまいます。

HubSpotの無料ミーティングツールを利用すれば、Google/Office365のカレンダーと自動で連携し、スケジュールが空いている箇所から相手が自動で予約をできるようになります。

日程調整に煩雑さを感じていらっしゃる方には、是非とも使って頂きたい機能の1つです。

HubSpotミーティング機能

HubSpot Sales のミーティング ツール | HubSpot(ハブスポット)

2.日程調整メールの文例

日程調整メールとひと口に言っても、タイミングや相手との関係性によって伝えるべきメッセージやマナーは異なります。

そこで、日程調整のファーストアプローチから日程調整後のフォローまで、さまざまなシーンで使える例文をご紹介しましょう。

 

2-1. 打ち合わせ日程の調整を依頼するメール

日程調整の皮切りとなるメールの文例です。打ち合わせの時間を確保してほしい旨をわかりやすく伝えるだけでなく、相手の状況に配慮した姿勢を表現しましょう。

快く調整してもらうための第一歩です。

 

件名: お打ち合わせ日程のご相談

株式会社○○

営業部 ○○ 様

お世話になります。HubSpot Japan株式会社の○○です。

先日お会いした際にお問い合わせいただいた弊社の新サービスについて詳しくご説明する機会をいただきたく、メールさせていただきました。

もし可能でしたら御社にお伺いして1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。

下記日程のご都合はいかがでしょうか。

①10月23日AM

②10月24日17時~

③10月25日終日

〇〇様のご都合のよろしい日程をご教示いただければ幸いです。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、なにとぞよろしくお願い致します。

・・・・・・・・・・・・・・・・・

HubSpot Japan株式会社

マーケティング部 〇〇 〇〇

〇〇〇-〇〇〇〇

〇〇県〇〇市〇〇0-0-0

電話:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

FAX:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

E-mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.co.jp

・・・・・・・・・・・・・・・・・

 

2-2. 打ち合わせ候補日を相手にあげてもらうメール

こちら側が比較的スケジュールのある場合は、相手に候補日をあげてもらうのも良いでしょう。

 

件名: お打ち合わせ日程のご相談

株式会社○○

人事部 ○○ 様

 

お世話になります。HubSpot Japan株式会社の○○です。

先日お会いした際にお問い合わせいただいた弊社の新サービスについて詳しくご説明する機会をいただきたく、メールさせていただきました。

可能でしたら御社にお伺いして1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。

つきましては、○○様のご都合のよろしい日時をいくつかご教示いただけると幸いです。

お忙しいところお手数をおかけして大変申し訳ありませんが、

何卒よろしくお願い申し上げます。

・・・・・・・・・・・・・・・・・

HubSpot Japan株式会社

マーケティング部 〇〇 〇〇

〇〇〇-〇〇〇〇

〇〇県〇〇市〇〇0-0-0

電話:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

FAX:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

E-mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.co.jp

・・・・・・・・・・・・・・・・・

 

2-3. 相手からの日程調整の返事に対して送るメール

候補日について相手から返事をもらった後は、お礼と確定日時の連絡をします。

訪問や打ち合わせを承諾してくれたことや日程を調整してもらったことに対するお礼を簡潔に伝えましょう。また打ち合わせの概要を間違いなく共有するためにも、日時、場所、アジェンダをわかりやすく記載しておきます。

 

件名: Re:Re:お打ち合わせ日程のご相談

株式会社○○

営業部 ○○ 様

お世話になります。HubSpot Japan株式会社の○○です。
早々にご連絡いただき、誠にありがとうございます。

それでは、以下の通りお打ち合わせにお伺いしたく存じます。

日時:10月23日10:30-11:30

場所:御社にて(日本ビジネスビル3F)

目的:弊社新サービスのご紹介

当日は弊社○○と○○の2名でお伺いいたします。

当日はなにとぞよろしくお願い申し上げます。

 

・・・・・・・・・・・・・・・・・

HubSpot Japan株式会社

マーケティング部 〇〇 〇〇

〇〇〇-〇〇〇〇

〇〇県〇〇市〇〇0-0-0

電話:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

FAX:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

E-mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.co.jp

・・・・・・・・・・・・・・・・・

 

2-4. 初めての日程調整の返事に対して送るメール

面識のない相手に送ったメールの返事に対して送る内容は、打診する際と同様、初対面の自分にできるだけ信頼感を持ってもらえるよう失礼のない文章を心がけます。

打ち合わせを承諾してもらった後に送るメールは、通常の日程調整メールの流れと同様、日時の候補を複数記載し、都合のつく日を選んでもらう流れにしましょう。

 

件名: Re:Re: 貴社訪問のお願い

株式会社○○

営業部 ○○課 ○○ 様

 

お忙しいところご返信くださいまして誠にありがとうございます。

また、貴重なお時間を頂けるとのこと併せてお礼申し上げます。

それではさっそく御社をご訪問する日時を調整させていただきたく思います。

1時間ほどお時間を頂戴したく存じますが、下記日程のご都合はいかがでしょうか。

10月23日 AM

10月24日 16時〜

10月25日 終日

〇〇様のご都合のよろしい日程をご教示いただければ幸いです。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、なにとぞよろしくお願い致します。

・・・・・・・・・・・・・・・・・

HubSpot Japan株式会社

マーケティング部 〇〇 〇〇

〇〇〇-〇〇〇〇

〇〇県〇〇市〇〇0-0-0

電話:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

FAX:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

E-mail:〇〇〇〇@〇〇〇〇.co.jp

・・・・・・・・・・・・・・・・・

 

3.日程調整メールで注意すべきこと

日程調整メールといっても「日程を決めるだけだ」と侮ってはいけません。

用件だけでなく相手への敬意や配慮を伝えることも非常に重要であり、これができていなければビジネスマンとしての信用を失いかねません。

メールを書き上げた後は必ず相手の立場で読み返し

  • 名前の間違いがないか
  • 正しい敬語になっているか(尊敬語や謙譲語の間違いがないかどうか)
  • 相手の事情に配慮した表現になっているか

などを見直しましょう。

特に日程調整メールで押さえたいポイントを3つご紹介します。

 

3-1. 日程調整には主導権がある

仕事を発注する側と、請け負う側とでは主導権は異なります。もしこちらが仕事を発注する側であればこちらの予定を優先して調整してOK。

逆に請け負う側であれば相手の都合に合わせてこちらが調整するのが良いでしょう。

 

3-2. 日程を明確にする

前述した通り、打ち合わせ日時を決めるには打診する段階である程度、具体的な日時を提案しましょう。

「いつでも大丈夫です」と曖昧なメールを送ってしまうと、相手も時期や時間帯などを決めかねてしまい、困まってしまいます。

いくつかの希望日・時間帯を記載することで、相手も返信しやすくなります。

 

3-3. メール後に電話を入れる

日程調整メールを送った後に、電話での連絡を1本入れると安心です。

会社や部署によっては常にメールをチェックしていない場合もあるため、相手がメールに気づくのが遅れる可能性もあるためです。

状況によっては電話でフォローしておくと印象も良く、日程調整のやりとりがスムーズに進むでしょう。

 

4.日程調整メールでよく使うフレーズ

要望に添えない場合や時間調整をお願いする場合など、どんな言葉を選ぶかによって相手に与える印象は大きく異なります。

例えば「その日程は無理です」とストレートに用件だけ伝えるよりも、「申し訳ありませんが、その日程で調整することが叶いませんでした」と柔らかな表現で伝える方が印象はグンと良くなります。

このカテゴリではビジネスメールで日程調整を行う際に役立つフレーズをご紹介します。

 

相手の要望に添えない場合①「〜いたしかねます」

「かねる」は「〜できない」という意味の言葉。厳密に言えば敬語ではありませんが、相手の要望に添えない場合や断りたい場合などの丁寧な表現として使いやすいフレーズです。

 

例)

・あいにく別件の予定が入っており、出席いたしかねます。

・申し訳ありませんがその時間には先約があり、変更いたしかねます。

 

相手の要望に添えない場合②「〜することが叶いません」

「いたしかねます」と同様、「できない」ことを丁寧に伝えるためのフレーズです。「いたしかねます」よりも「本当は希望に添いたいのに、特別な理由によって諦めなければならない」といった“止むを得ない”ニュアンスを加えることができます。

例)

・あいにく別件の予定が入っており、出席が叶いません。

・申し訳ありませんがその時間には先約があり、変更が叶いません。

 

自分の意思を伝える場合「(お・ご)〜いたします」

自分の要望や意思を伝える場合、ビジネスメールでは「(お・ご)〜いたします」のフレーズを使います。

これは「いたす」という謙譲語をより丁寧に表現した言葉。日程調整だけでなくさまざまなやりとりで使える言い回しです。

日程調整メールにおいても「お伺いいたします」「資料をご用意いたします」など、使いい回しやすいフレーズです。

例)

・資料をお送りいたします。

・面接を辞退いたします。

・会議の場を設定いたします。

 

「分かりました」を伝える場合「承知しました」

日程調整が完了した場合や相手の提案に同意した場合などに「分かりました」の意思表示をする際に使うのが「承知しました」のフレーズです。

友人同士などでは「了解!」で終わらせることも多いかもしれませんが、ビジネスシーンではより丁寧な「承知」という表現を使います。よりフォーマルなシーンでは「承知いたしました」を使うのがベターです。

 

例)

・ご連絡いただいた件、承知いたしました。

・こちらで資料を用意するとのこと、承知しました。

 

日程調整で相手を気遣う場合①「お時間を頂戴したく存じます」

打ち合わせをするということは、相手の貴重な時間を空けてもらうということです。

そのため、一方的に「打ち合わせをしたいのですが」と、こちらの要望だけを伝えるのは失礼にあたります。

時間を空けてほしい旨を丁寧に伝えるのに役立つフレーズです。

 

例)

・お時間を頂戴したく存じます。

・お時間をいただきたく存じます。

 

日程調整で相手を気遣う場合②「ご都合いかがでしょうか」

用件を的確に伝えながら相手への気遣いも含ませたいビジネスメールで役立つのが、「いかがでしょうか」の表現です。

何かを知りたい場合、教えてもらいたい場合などに相手にやさしく問いかけることで、「知りたいです」「教えてください」といったストレートな表現よりも丁寧に要望を伝わります。

日程調整で相手の都合を尋ねる際に、ぜひ使いたいフレーズです。

例)

・来週頭のご都合はいかがでしょうか。

 

日程調整で相手を気遣う場合③「よろしければ」

ビジネスでのやりとりの基本は、自分の要求を押し付けすぎないことです。

用件をしっかり伝えながらも自分勝手な印象を与えないためにも、「もしよかったら」のニュアンスを丁寧に伝えられる「よろしければ」のひと言が効果的です。

 

例)

・よろしければ、一度打ち合わせにお伺いしたく存じます。

・よろしければ、貴社にお伺いしたく存じます。

 

5.日程調整メールに役立つツール

日程、時間を指定する時に、カレンダーを開いて、メールを開いて、入力するのは意外に面倒です。

ここでは、日程調整メールに便利なツールをご紹介します。

 

1.「以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー」(無料)

以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー

 

普段お使いのブラウザでhttps://shirasaka.tv/ikano/を開いて、カレンダーの中の日程と時間をクリックするだけでテキストにしてくれるツールです。あとはテキストをメールに張り付けて送るだけ。入力の手間が省け、使い勝手に優れています。

 

2.   HubSpot Sales Hubのミーティングツール(無料)

HubSpot ミーティング機能

相手にカレンダー画面を送り、お互いの都合を調整するミーティングツールです。HubSpotが提供しているCRM、SFAに含まれた機能なので、無料で使用することが出来ます。Google、Office365のカレンダーと自動で連携可能です。

HubSpot Sales のミーティング ツール | HubSpot(ハブスポット)

3.   スケジュール調整ツール「トントン」(無料)

スケジュール調整ツール「トントン」

スケジュール調整ツール『トントン』|日程をえらブ

候補者を選んでURLを送るだけで、関与者のスケジュールを確認する回覧板のようなツールです。

複数の人に何度も送る必要がなく、効率的にスケジュール確認ができます。

5.まとめ

ビジネスシーンでスムーズにメールのやりとりをするためには、いくつかのポイントがあります。

大切なのはビジネスマナーを念頭に置きながら、作成したメールの内容を読む側の気持ちでしっかりチェックすることです。

相手に失礼のない文面で日程調整をスムーズに進められれば、お互い気持ちよく仕事が進められ、さらにビジネスチャンス拡大の可能性にもつながるでしょう。

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元記事発行日: 2019年8月09日、最終更新日: 2019年10月29日