近年、テレワークや在宅ワークを導入する企業が増加し、Web会議ツールへの注目度が高まっています。中でも、「Zoom」はアカウントがなくても利用ができることや大人数での会議に対応できるなど、様々なニーズに応えられるツールとして重宝されています。

多くの機能を実装するZoomですが、特に便利なのがミーティングの録画・録音機能です。この機能を使うことで議事録代わりに活用できたり、会議やセミナーの復習にも活用できます。今回はZoomの録画機能の基本から、録画データを活用例をご紹介します。

HubSpotが実践するインサイドセールスのノウハウをまとめた無料ガイドBOOK

Zoomでは2種類の録画方法を選択できる

Zoomでは2種類の録画方法を選択できる

Zoomでは別の録画ソフトを使用しなくても、ワンクリックでミーティングの録画ができます。会議の主催者であれば、メニューに表示されている録画ボタンをクリックするだけでスタートできます。

また、設定によっては会議のたびに自動で録画することも可能です。録画したデータは、以下の2種類の方法で保存可能です。

  • ローカル記憶
  • クラウド記憶

それぞれの録画方法の違いをご紹介したいと思います。
 

ローカル記憶とは?

ローカル記憶とは、パソコン上に録画データを保存する方法です。パソコン上の任意の場所を保存場所として設定できるため、自身が使いやすい場所を指定できます。例えばデスクトップのフォルダだけでなく、USBなどの外部メモリーなどを保存場所として設定することも可能です。ローカル記憶は、無料プランでも利用可能です。

ローカル記憶のメリットは、録画ファイルがパソコン上に保存されているので編集が可能な点です。例えばウェビナーをYoutubeに投稿したい場合、ローカル保存した録画データを編集ソフトに取り込み、編集してからアップロードできます。

一方、デメリットもあります。

1点目は、会議が終わった後に動画作成までにレンダリング時間を待たなければいけない点、2点目は録画データがパソコンのメモリを圧迫してしまうことです。
 

クラウド記憶

クラウド記憶は、データがクラウド上のストレージに保存される録画方法です。クラウド記憶は有料プランでしか利用できません。

有料プランはプロプランで月2,000円から利用できます。有料プランはクラウド記憶以外にも使用状況のレポーティングやSlackなどの外部ツールとの連携も可能です。

クラウド記憶の特徴について、詳しく見ていきましょう。
 

スマホ・タブレットから録画・閲覧可能

クラウド記憶はクラウド上のストレージに保存するため、パソコンだけでなく、スマホやタブレットから録画可能です。
 

パソコンのメモリを圧迫しない

クラウド記憶はクラウド上に動画が保存されるため、パソコンの容量に影響しません。クラウドにも容量の上限はありますが、追加購入することも可能です。
 

動画の共有が簡単

ローカル記憶は録画データをメールで送信したり、Youtubeにアップロードした上で相手と共有したりする必要がありました。クラウド記憶の場合は、保存先のURLを通知するだけで共有できます。

さらにURLをクリックするだけで閲覧できるため、パソコンでなくでもスマホ・タブレットなど視聴環境を問いません。
 

文字起こしできる(日本語未対応)

現在は英語のみの提供ですが、会議内容を自動で文字起こしするサービスも提供されています。このようなサービスを活用して、文字起こしされたテキストを議事録代わりに活用が可能です。

クラウド記憶は有料プランでしか利用できませんが、文字起こしやURLのみで録画データの共有ができるメリットがあります。自社の利用状況に応じてプランを検討しましょう。
 

Zoom録画機能の活用シーンは?

Zoom録画機能の活用シーンは?

Zoomの録画機能は、実際のビジネスシーンではどのように活用できるのでしょうか。いくつか活用用途をご紹介します。
 

欠席者への共有に活用

会議に参加予定だったけど急に出られなくなってしまった場合、通常は後から議事録を確認しますよね。ただ、議事録作成担当者は議論に参加しづらい傾向にあるため、全員で議論したい場合は録画データを議事録代わりに活用することもあります。

後から議事録を作成する場合でも、録画データを見直せば正確に記載することが可能なので、抜け漏れがあっても修正可能です。

英語の会議だけになってしまいますが、文字起こし機能を活用することで議事録の代わりとして活用することもできます。
 

ウェビナーコンテンツの再利用

実際に参加者を招き、リアルタイムで実施したウェビナーを録画しておけば、その後様々なシーンで再利用できます。参加者へ送るアフターフォローのメールに録画データを掲載し、振り返りに使っていただく、録画データを一部抜粋して動画広告に活用する、録画データをもとにコンテンツ改善を行うなど、様々な用途が考えられます。
 

社内向けマニュアルの作成

社内システムの使い方や事務手続きなど、手順を覚えにくい物に関しては、教えてもらう際、メモに取るより動画で記録した方が良い場合があります。後から見返した際に、動画と同じ手順で進めれば大概は問題なく手続きを完了できるでしょう。引き継ぐ側であれば、マニュアル資料を作成するよりも、動画を録画する方が手間がかかりません。
 

Zoomの録画機能を利用する際の注意点

とても便利な録画機能ですが、使用していく上で注意点もあります。そこで録画機能の代表的な注意点を3つご紹介します。
 

ストレージ容量には制限がある

クラウド記憶の場合、録画データを保存するクラウドのストレージは無制限ではありません。

有料プランの初期のストレージ容量は1GB、大体3−4時間程度録画可能です。しかし、録画を重ねていくことでストレージ容量が減ってきてしまうため、常に残りのストレージ容量を意識しながら、録画ファイルの整理を定期的に実施しましょう。

もしストレージ容量が足りなくなってしまったら、追加容量を購入できます。

追加容量の価格設定は下記の通りです。

プラン ストレージ 1GBの追加料金
40ドル/月 100GB 1.5ドル/GB
100ドル/月 500GB 0.5ドル/GB
500ドル/月 3TB 0.1ドル/GB

またローカル記憶の場合は、録画ファイルがパソコンに保存されます。パソコンの容量次第では録画データを保存できなくなる場合もあるため、事前にお使いのパソコンの保存可能な容量は確認しておきましょう。
 

参加者は許可がないと録画機能が使えない

録画の許可は主催者が行います。そのため、ウェビナーなどに参加しても勝手に参加者が録画をすることはできません。もし録画をしたい場合は、事前に主催者に録画の許可をもらう必要があります。
 

情報漏洩対策に、パスワードの設定は必須

リモートで会議を行う際に注意しないといけないのが、セキュリティの問題です。パスワードを設定しておかなければ、乱入者が現れてしまう場合も。その結果機密情報の漏洩に繋がりかねないので、セキュリティには最大限配慮して利用しましょう。
 

《結論》録画機能を活用して業務効率化を目指そう

《結論》録画機能を活用して業務効率化を目指そう

録画機能は無料プランでも利用できますが、有料プランのみで利用できるクラウド記憶はやはり便利です。クラウド上に録画ができるため、録画データを簡単に共有可能で、ローカルのPCの容量を圧迫することもありません。またスマホ・タブレットなど、どのような環境からでも視聴することができます。

Zoomの録画機能は、うまく活用すれば様々な業務の効率化を実現します。クラウド、ローカルそれぞれ使い分けながら、快適な業務環境を構築しましょう。

HubSpotではこの他にもマーケティングやセールスに役立つ資料を無料で公開していますので、ぜひこちらからご覧ください。

 

insidesales_webinar

元記事発行日: 2020年6月30日、最終更新日: 2020年6月30日