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ビジネスメールには、「署名」を記載するのが一般的です。おそらく、ほとんどのビジネスパーソンは会社推奨の署名テンプレートを利用しているのではないでしょうか。

→今すぐチェック: 簡単作成!美しいEメール用署名無料ツール

しかし、アイトラッキング(視線追跡)ツールを使ってメール受信者がどこに注目しているかを調査したところ、一般的な署名がほとんど読み流されているのに対し、工夫がなされている署名は、受信者も注視していることが明らかになりました。

今回は、「署名」の基礎知識から有効な活用方法まで徹底解説します。合わせて、そのまますぐに使える無料テンプレートを24種類準備しました。

目的に応じて、書式やデザイン性などを重視したテンプレートを数多くご紹介しておりますので、ぜひご活用ください。

営業活動に今すぐ使えるEメールテンプレート27選

1.ビジネスメール署名の基本

ビジネスメール署名の基本

メールを受け取った相手に対し送信者(自分)が何者であるのかを伝える役目を担うのが、「署名」です。

署名が記されていない場合、特にビジネスにおいては「マナー違反」となるため、必要不可欠な情報となります。

掲載する項目は、業種や役職によっては不要なものもあるかもしれませんが、主に下記になります。

  • 会社名
  • 部署名
  • 役職
  • 氏名
  • 住所
  • 連絡先(固定電話番号・ファックス番号・携帯電話番号)
  • メールアドレス
  • SNSアイコン
  • 顔写真や企業ロゴ
  • WebサイトURL
  • CTA

ユニリーバUSは2012年、メール署名にリンクアイコンを追加したことで、SNSのフォロワーを約5倍に増やしました。

また上記に加えて、新製品の発売などニュースがあった場合は、「お知らせ」として記載することもあります(詳しくは第5章をご参照ください)。
 

2.ビジネスシーンで署名が必要な3つの理由

メールに署名を付けるのは、ビジネスマナーですが、それ以外にも署名を使うメリットがあります。ここでは、ビジネスシーンで署名が必要な3つの理由をお伝えします。

  1. 送信者の身元を明確化できる
  2. 取引を円滑に進められる
  3. CTAにつながりやすい
     

1.送信者の身元を明確化できる

1.ビジネスシーンで署名が必要な3つの理由1

営業メールなどを送る場合、送信者の身元を明かさなければ、ブロックや返信されない可能性があります。情報発信している「人」が重要視される時代だからこそ、署名で顧客に身元を伝えるべきです。

ちなみに上記画像の署名は、HubSpotの無料の署名作成ツールで作成したものです。ご興味のある方はぜひ以下のリンクからお試しください。

無料で使えるHubSpotのEメール用署名作成ツール
 

2.取引を円滑に進められる

メールに署名があると、取引が円滑に進みます。例えば、自分のメールアドレスやWebサイトのURLなどの情報を載せておけば、直接打ち合わせできない場合でもメールによって連絡したり、自社サイトを見て商品情報に触れてもらえるなど、取り引きを円滑に行える利点もあります。直接あったことのない方と交換する「名刺」、それが署名だと言えます。
 

3.CTAにつながりやすい

署名は受信者の視線を惹きやすいと言われています。HubSpotのeBook「The Science of Email Signatures(メール署名の科学)」では、アイトラッキング(視線追跡)技術を活用して、メールを受け取った人がどこに注目しているか、3つのパターンを比較した結果を報告しています。

まず、メールの末尾に名前、部署名、職場のみを記したメールについての調査。受信者は一通り送信者に目を向けますが、そのまま読み流していました。

2.ビジネスシーンで署名が必要な3つの理由2

EyeTrackingAnalysisEyeQuantEbook

一方、次のメールは受信者の注目が署名部分に集中していました。

2.ビジネスシーンで署名が必要な3つの理由3

EyeTrackingAnalysisEyeQuantEbook

最初のメールとの違いは以下の3点です。

  1. 署名欄がすべてボールド体(太字)
  2. 名前、会社名、電話番号へのリンク、Webサイトへのリンクが色違い
  3. 「ボストンで開催されるHubSpot’s INBOUNDに参加されますか? 私たちに会いに来てください」というCTAとリンク

ボールド体と異なる色を使っただけで、受信者の視線は署名部分に強く引きつけられていることがわかります。

3番目のメールは、署名の下にウェビナー開催を知らせるバナーと「ここで登録」というCTAを入れています。

2.ビジネスシーンで署名が必要な3つの理由4

EyeTrackingAnalysisEyeQuantEbook

2番目のメールでは、テキストCTAはあまり気がついてもらえませんでしたが、バナーのCTAは注目を集めています。さらにバナーで表示されているウェビナーのお知らせは、最大の注目を集めています。入念に署名を設定すれば、顧客の行動喚起が可能です。
 

3.ビジネスメールの署名の作り方

3.ビジネスメールの署名の作り方1

それでは、具体的にビジネスメールにおける「署名」の書き方をご紹介しましょう。
 

3-1:自動的に挿入する設定を行う

新規作成する際、自動的に署名が挿入されるようにあらかじめ設定しておきましょう。

ほとんどのメールソフトやメールサービスでは、自動的に署名を挿入できる設定機能があります。

※この記事の第7~8章で、Outlook・Gmail・Thunderbirdでの設定方法を説明していますので、ご覧ください。
 

3-2:名刺と同じ項目を入力する

署名の項目については、まず自分の名刺と同じ情報を入力していきます。

(1)会社名 (2)部署名 (3)役職 (4)氏名 (5)住所 (6)固定電話番号 (7)ファクス番号 (8)携帯電話番号 (9)メールアドレス (10)WebサイトURL

氏名で読みが難しい漢字が使われていたり、「羽生(はぶ/はにゅう)」のように読みが何通りかある場合は、必ず読み仮名を記載しておきましょう。

また、自営業やフリーランサーの場合は、屋号や肩書などを記載します。就活中の大学生の場合、学校名・学部名・学科名を記載します。
 

3-3:目的別に複数の署名を使い分ける

情報を効率的に伝えるために、メールを送信する相手によって、「社外用」「社内用」「簡易版」といった複数の署名を使いわけます。

例えば社内用の場合、社名や住所、自社WebサイトURL、お知らせなどは省き、代わりに内線番号などを記載します。

面識のない相手には、携帯電話など個別情報は教えたくない場合もありますので、記載情報を絞った簡易版があると何かと重宝します。

その他、マーケティング目的、販売目的、クライアントとの連絡目的など、基本の署名と組み合わせて用意しておくこともできます。(※5章で詳しく説明します)

社外用(公式) (1)会社名 (2)部署名 (3)役職 (4)氏名 (5)住所 (6)固定電話番号 (7)ファクス番号 (8)携帯電話番号 (9)メールアドレス (10)WebサイトURL
社内用 (1)部署名 (2)役職 (3)氏名 (4)内線番号 (5)住所 (6)固定電話番号 (7)ファクス番号 (8)携帯電話番号 (9)メールアドレス 
簡易版 (1)会社名 (2)部署名 (3)役職 (4)氏名 (5)WebサイトURL
マーケティング目的 公式の(1)~(10) (11) SNSリンクアイコン (12)最新のコンテンツへのリンク (13)ブログ購読へのリンク
販売目的 公式の(1)~(10) (11)プロモーションへのバナーとリンク
連絡目的 公式の(1)~(10) (11)休業のお知らせや新規開店などの情報
 

3-4:署名情報を階層化する

署名は複数の情報で構成されるため、情報の階層化を行い、視覚性を高めると有効です。最上段部に配置するのは、最も見てもらいたい情報である氏名や職種、所属企業などを記載します。

顧客に注目してもらいたい要素は、フォントサイズの変更やボールド体などを用い重要性を示しましょう。ここで強調する要素は、1~2つにとどめます。いくつもの要素を強調すると階層は作れないからです。
 

3-5:ディバイダーを活用する

限られた署名スペースの中に、多くの情報を含ませる、且つ読みやすさを保つためにはディバイダー(区切り線)が有効です。ディバイダーを使えば、情報とコンテンツが整理され、小さなスペースに多くの情報を収められます。

3.ビジネスメールの署名の作り方2

HubSpotの無料の署名作成ツールでは、デフォルトでディバイダーが表示されます。上記画像のように、ディバイダーを使うと多くの情報を署名欄に収めつつ、すっきりしたデザインを保てるのです。
 

3-6:モバイルフレンドリーなデザインにする

2018年の調査によると、Eメールの46%はスマートフォンで読まれていります。さらに、モバイルユーザーはデスクトップユーザーと比較して、3倍の頻度でメール確認をします。これらの事実を踏まえると、署名はモバイルフレンドリーなデザインで作成するべきでしょう。

そこで最初に確認すべきことは、スマートフォンの小さな画面でも、適切なサイズで文字と画像が表示されているかどうかです。

また、各要素間の幅にも注意しましょう。要素の配置が近すぎると、WebサイトURLをタップするつもりが、誤って電話番号をタップしたなどの顧客に不便が生じる可能性があります。

一度署名を作成したら、自身や同僚のスマートフォンにメール送信をして、見え方を確認しましょう。
 

4.メール署名のテンプレート

メール署名のテンプレート

では次に、実際に使える目的別メール署名のテンプレートをご紹介します。

本文と区別するためにラインを挿入して変化をつけます。ラインの種類によって雰囲気が大きく変わるので、自分のイメージに合うものを選んでください。
 

4-1:シンプルなビジネス署名テンプレート

必要最少限の情報だけをシンプルに記載し、真面目な印象を与える署名の例です。
 

テンプレート1.シンプルな直線

直線で本文と署名を区切ったベーシックなテンプレートです。

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 株式会社○○○○ ○○部
 羽生 素保斗(はぶ すぽと)
 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 TEL: 03-0000-0000
 FAX: 03-0000-0000
 Email: hubspot@example.com 
 URL : https://example.com//
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テンプレート2.シンプルな区切り線

区切り線を直線から変えるだけでも異なる印象になります。

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テンプレート3. シンプルな波線

波線を使うと、柔らかい印象になります。

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テンプレート4. 区切り線と点線の組み合わせ

記号を組み合わせると、デザイン性が増します。

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テンプレート5. 空白で広がりを作ったタイプ

中央に空白を作ると、デザインに余裕が生まれます。

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HubSpotでは、無料でデザイン性の高いEメール用の署名がカンタンに作れるサービスをリリースしました。

シンプルな署名ではなく、もっとデザインにこだわりたい!という方は、ぜひ活用してみてください。

4-2:シンプルなラインで変化を演出したビジネス署名テンプレート

線を連ねるだけでなく隙間を開けたり、異なる記号を組み合わせて変化を演出したテンプレートを紹介します。
 

テンプレート6. スタイリッシュに見えるタイプ

個性的なラインを使うだけで、個性を演出できます。

-----------・・・・   ・・・・-----------
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テンプレート7. おしゃれに見えるタイプ

直線と記号を組み合わせることで、シンプルでおしゃれな署名を作れます。

○○◎◎────────────○○◎◎
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○○◎◎────────────○○◎◎

 

テンプレート8.名刺のように見えるタイプ

上下をラインで囲むことで、名刺のような署名を作れます。

┏━━株式会社○○○○━━━━━━┓

 羽生 素保斗(はぶ すぽと)
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┗━━━━━━━━━━━━━━━┛

 

4-3:装飾を付けたビジネス署名テンプレート

過度なデザインは良くありませんが、適度なデザインは視覚的にも楽しく、相手にも喜んでもらえます。
 

テンプレート9. 直線とは違う印象の署名①

菱形などのword記号を使うと、メール本文と署名欄の雰囲気を大きく変えることができます。

◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇
 株式会社○○○○ ○○部
 羽生 素保斗(はぶ すぽと)
 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 TEL: 03-0000-0000
 FAX: 03-0000-0000
 Email: hubspot@example.com 
 URL : https://example.com//
◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇

記号で上下を挟むだけでなく、署名内で組み合わせることも可能です。
 

テンプレート10. 直線とは違う印象の署名 ②

枠をつけると、署名部分を際立たせることができます。

┏━株式会社 〇〇〇〇━━━━━━━━━
┃ 〇〇部
┃ 羽生 素保斗(はぶ すぽと)  
┃ 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
┃ TEL: 03-0000-0000
┃ FAX: 03-0000-0000
┃ Email: hubspot@example.com
┗━URL https://example.com//━━━━━━━━━━

 

テンプレート11. 遊び心を感じる署名

軽い雰囲気を出したいときは記号を使って演出してみましょう。

_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/
│ 〇〇株式会社
│ 羽生 素保斗(はぶ すぽと)
│ 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
│ TEL: 03-0000-0000
│ FAX: 03-0000-0000
│ Email: hubspot@example.com 
│ URL : https://example.com//
_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/


テンプレート12. ダイナミックな署名

記号と星を組み合わせると、躍動感のある署名を演出できます。

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株式会社○○○○ ○○部
 羽生 素保斗(はぶ すぽと)
 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 TEL: 03-0000-0000
 FAX: 03-0000-0000
 Email: hubspot@example.com
 URL : https://example.com//

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4-4:女性向けビジネスメール署名テンプレート

記号の組み合わせで、かわいい印象を与えます。
 

テンプレート13.  キュート系

女性らしい雰囲気を出したい時に使ってみてください。

◆◇=*==*==*==*==*=*==*=*==*=*=◇◆
 株式会社○○○○ ○○部
 羽生 素保斗(はぶ すぽと)
 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
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 FAX: 03-0000-0000
 Email: hubspot@example.com 
 URL : https://example.com//
◆◇=*==*==*==*==*=*==*=*==*=*=◇◆


テンプレート14. キラキラ系 

使う場合を選ぶ必要がありますが、華やかな印象を残せます。

。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚
 株式会社○○○○ ○○部
 羽生 素保斗(はぶ すぽと)
 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 TEL: 03-0000-0000
 FAX: 03-0000-0000
 Email: hubspot@example.com 
 URL : https://example.com//
。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚
 

4-5:個性的なビジネスメール署名テンプレート

文字を使ったり、レイアウトを工夫するなどして、他のメール署名と差別化を行い、受け取った相手に覚えてもらえる工夫などもできます。
 

テンプレート15.  会社名から抜粋

会社のイニシャルを組み合わせたり、社名の一部や略称を使ってデザイン化します。

HUBHUBHUBHUBHUBHUBHUBHUB
 株式会社○○○○ ○○部
 羽生 素保斗(はぶ すぽと)
 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 TEL: 03-0000-0000
 FAX: 03-0000-0000
 Email: hubspot@example.com 
 URL : https://example.com//
HUBHUBHUBHUBHUBHUBHUBHUB


テンプレート16.  RE:を連想させる

装飾的な記号にも意味を持たせることもできます。返信を思わせる「>」や、プラスを意味する「+」は、肯定的なイメージがあります。

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<<<<<<<<<株式会社○○○○ ○○部>>>>>>>>>
>>>>>>>>>>>  羽生 素保斗(はぶ すぽと)
>>>>>>>>>>  〒000-0000 東京都○○区1-2-3
>>>>>>>>  TEL: 03-0000-0000
>>>>>>  FAX: 03-0000-0000
>>>>  Email: hubspot@example.com 
>>  URL : https://example.com//
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テンプレート17.  立体系

目の錯覚を活かして、立体的なドット風パターンに見せた例です。

┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏
┏  株式会社○○○○ ○○部
┏  羽生 素保斗(はぶ すぽと)
┏  〒000-0000 東京都○○区1-2-3
┏  TEL: 03-0000-0000
┏  FAX: 03-0000-0000
┏  Email: hubspot@example.com 
┏  URL : https://example.com//
┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏


テンプレート18.モールス信号系

モールス信号を使って、署名に隠れたメッセージを載せることもできます。

# # # # # ・-・-・- ・-・-・- ・-・-・- / # # # # # # # 

株式会社○○○○ ○○部
 羽生 素保斗(はぶ すぽと)
 〒000-0000 東京都○○区1-2-3
 TEL: 03-0000-0000
 FAX: 03-0000-0000
 Email: hubspot@example.com
 URL : https://example.com//

# # # # ・-・-・・

また、記号を使う場合は、機種依存文字に注意しましょう。例えばWindowsのパソコン同士では正しく表示されるのに、相手がMacの場合、文字化けすることがあります。

また次章でも述べますが、相手が外国の方の場合、日本独自の記号が表示できない場合もあるので注意しましょう。
 

4-6:英語のビジネスメール署名テンプレート

ビジネスもグローバル化し、海外の方々とメールをする機会も増えてきたと思います。英語における署名の書き方も覚えておきましょう。

英語の署名で特に注意が必要なのが、各項目の掲載順序が異なることです。英語では下記の順が一般です。

 (1)名前 (2)部署名 (3)会社名 (4)会社所在地 (5)メールアドレス (6)電話番号・FAX番号 (7)WebサイトURL

この順序に即した、英語署名のテンプレートをご紹介します。
 

テンプレート19.  英語を用いたバージョン

英文メールを作成した際の末尾には、英語で署名を作成します。

————————————————————————————
 Supoto Habu
  Manager, ○○Department
  ○○○○ Co., Ltd.
  2-2-1, Otemachi , Chiyoda Ku, Tokyo To, 100-0004, Japan
  E-mail: hubspot@example.com
  Tel: +81-3-0000-0000
  Fax: +81-3-0000-0000
  URL: https://example.com//
————————————————————————————

特に注意すべきチェックポイントを以下に挙げます。
 

●名前

名を先に、姓を後に記載するのが一般的です。
 

●部署

部署・部門・課は一般的には「department」と表現しますが、会社によって異なる場合があるので、会社に確認しておきましょう。
 

●社名

法人を表す表記としては「Inc.」「Co., Ltd.」「Corporation」などいくつかあります。

これも会社の定款などで決まっていることもありますので、総務などに確認します。
 

●住所

日本の住所の書き方は「広範囲から狭める」順序になりますが、英語では反対に「狭い範囲から拡大」する順序になります。
 

・日本語

〒100-0004 東京都千代田区大手町2-2-1 新大手町ビル 9F

・英語

Sinootemachi Bld.9F, 2-2-1, Otemachi , Chiyoda Ku, Tokyo To, 100-0004, Japan
 
順序は「建物名 階・部屋番号→番地・号→字→市区町村→都道府県→郵便番号→国」となります。海外に発信するなら「Japan」は必須です。

以下のような、日本語の住所をカンタンに英語表記に変換できるような無料サービスもあるので、住所の英語表記が苦手な人にはオススメです。

JuDress | 住所→Address変換
 

●電話・ファクス番号

電話番号、ファクス番号は国際電話を想定して記載しておきましょう。国際電話は、市外局番の初めの0を除いて、代わりに国番号を入力します。

日本の国番号は「81」。東京の市外局番03では「81-3-0000-0000 となりますが、記載する場合は一般的に「+81」のように先頭に「+」を付けます。「+」記号を付けておくことで、相手に「国際電話番号」であることを知らせることができます。
 

5.「お知らせ」を入れて、署名の有効活用を

「お知らせ」を入れて、署名の有効活用を

署名には、自社アピールのために新製品の発売情報や、セミナーや展示会などの情報を入れる場合もあります。そうすることでメール署名は送信者の情報を伝えるだけでなく、マーケティングツールとして活用できます。

受信者は情報を入手できるだけでなく、「あなたから聞いた」情報として記憶に留めるため、次のやり取りの糸口にすることもできます。

またお盆やお正月のなどには休業情報なども大切なお知らせです。読んでもらいたい情報には装飾をつけて目を引くようにしましょう。
 

5-1:商品情報、会社リリース情報を入れた署名

ダイレクトメールや商品紹介のためのメールではなく、署名欄に商品情報を盛り込めば、受信者に価値ある情報が個人的に届いたという印象を与えることができます。文字ばかりにならないように詳しい情報は記載せず、URLを提示し、忘れずにCTAをつけ加えます。

お知らせを入れる場所は、署名の上でも下でもかまいませんが、送る相手があなたのことをすでに良く知っている場合、できるだけ目につくように上に配置します。

反対に相手が初めての方や良く知らない場合、「誰からのメール」かが重要になりますので、先に署名を記載する方が良いでしょう。
 

テンプレート20. リリース情報にCTAを加えた署名

署名と共にこうした情報を届ける場合は、メール本文と一緒にならないように、ラインや記号で明確な区切りを入れる必要があります。

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 9月1日より、新製品「XXXXX」をリリース!
 詳しい機能、特長は、下記をご参照ください。
 https://example.com/shinseihin-news.html
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 FAX: 03-0000-0000
 Email: hubspot@example.com 
 URL : https://example.com/
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5-2:セミナー案内を入れた署名

すでに案内を送っている情報であっても、署名欄に一緒に記載すると、押しつけがましくなく、相手に注意を喚起できます。
 

テンプレート21. セミナー案内を入れた署名

長文は必要ではありません。詳細な情報がわかるリンク先を記載し、「先着」「ただ今」を強調することで、今すぐ行動を起こそうという気持ちを呼び起こします。

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 ◎◎10月8日、XXXXセミナーを開催します◎◎
 先着70名様。ただ今、↓受け付け中!
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 FAX: 03-0000-0000
 Email: hubspot@example.com 
 URL : https://example.com/
─────────────────────────────────

 

5-3:長期休暇・休業のお知らせが入った署名

休業のお知らせや、Webサイトのメンテナンスのお知らせなど、直接顧客に影響を及ぼす事態の通知は、あらゆる媒体を通じて行う必要があります。メールの署名欄を活用することで、受信者に注意を喚起することができます。
 

テンプレート22. 末尾にお知らせが入った署名

末尾にお知らせを入れる場合は、お知らせがあることを目立たせてください。ここではカッコを使っています。

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 TEL: 03-0000-0000
 FAX: 03-0000-0000
 Email: hubspot@example.com 
 URL : https://example.com/
─────────────────────────────────
<臨時休業のご案内>
 誠に勝手ながら10月2日~7日は、社内ネットワーク
 入れ換え作業のため臨時休業とさせていただきます。
 メールでのお問い合わせは受け付けておりますが、
 ご返信は10月8日以降となります。
 何卒ご了承のほどお願い申し上げます。
+++++++++++++++++++++++++

お知らせのパターンを用途別に用意しておけば、必要に応じて簡単に署名に付け加えることができるので、ぜひストックしておいてください。
 

5-4:事務所移転を知らせる署名

オフィスや事務所を移転した場合、その旨を署名欄に記載しておくと、さりげなく相手に伝えられます。
 

テンプレート23.事務所移転情報を入れた署名

事務所移転の知らせは、署名の冒頭に入れて強調します。ここではカッコを用いていますが、フォントのカラー変更やボールド化でも問題ありません。

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 【○月○日にオフィス移転をしました】
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 TEL: 03-0000-0000
 FAX: 03-0000-0000
 Email: hubspot@example.com
 URL : https://example.com/

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5-5:複数のお知らせを入れた署名

2つ以上のお知らせがある場合、署名欄を活用すると、宣伝色を薄めながら相手に知らせることができます。
 

テンプレート24.複数情報を入れた署名

複数情報を入れる場合は、内容を簡潔にまとめて署名の下に記入しましょう。

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 詳しい機能、特長は、下記をご参照ください。
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お知らせのパターンを用途別に用意しておけば、必要に応じて簡単に署名に付け加えることができるので、ぜひストックしておいてください。
 

6.署名を作成する際の注意点

署名を作成する際の注意点

せっかく作成した署名なのに、相手のパソコンやスマートホンでうまく表示されないと意味がないので、事前チェックを行います。
 

6-1:作成したら自分宛てに送ってチェック

署名を作成したら、実際のメールソフトでどのように表示されるのか、自分宛てにメールを送って確認します。

メールをパソコン、スマートフォン両方で受けられるように設定している方も多いので、両方で確認します。

不自然な改行はないか、文字化けしていないかといったことをチェックするとともに、顔文字や過度な装飾がないか、ビジネスメールにふさわしい署名かを確認しておきます。自分への送信の次に、親しい方に送って印象を聞くのも良いでしょう。
 

6-2:情報が変わったらすぐに更新する

「署名」とは、相手からあなたへ連絡する時の方法を明示した大切な情報源となります。

したがって、所属部署が変わったり、オフィスが移転したり電話番号が変わったと言った時は、すぐに更新しましょう。

そして、先にもご紹介したような「お知らせ」などを署名に加え、相手に追加の情報を渡せるようにします。
 

6-3:署名を書く時のポイント

受け取った相手は、あなたの署名をコピー&ペーストしてエクセルなどで管理することも考えられます。

項目ごとに適宜、改行しておきましょう。

しかし、過度な改行はかえって読みにくくなりますので、注意しましょう。
 

●改行の少ない例

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株式会社○○○○ ○○部 羽生 素保斗(はぶ すぽと)
〒000-0000 東京都○○区1-2-3 TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: hubspot@example.com  URL : https://example.com//
──────────────────────────────────────────────

文字の羅列になっており、何が何だか良くわかりません。データとして抽出するのも一苦労です。受け取った相手は、あなたを「気の利かない人」だと思うかもしれません。
 

●改行し過ぎの例

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株式会社○○○○
○○部
羽生 素保斗
(はぶ すぽと)
〒000-0000
東京都○○区
●●●●1-2-3
TEL:
03-0000-0000
FAX:
03-0000-0000
Email:
hubspot@example.com
URL:
https://example.com//
───────────────────

改行が多いと、最後まで読むには余計なスクロールをさせてしまうことになります。ここでご紹介したテンプレートのように、適度な改行で見やすい署名づくりを心がけましょう。
 

6-4:顧客への配慮をする

顧客行動へ繋げる署名を作成するためには、顧客に配慮した内容設計をする必要があります。例えば、会社への電話は取次工数が多く、顧客に大きな手間が生じます。個人の携帯番号やメールアドレスも載せて「ご連絡はメールか携帯まで」と明示すると、顧客は連絡しやすいです。

他にも、顧客が住所登録しやすいよう住所は郵便番号から記載する、会社の略称を入れるなどの配慮をしましょう。
 

7.Outlookでの署名の設定方法

それでは、具体的な署名設定方法をご説明します。

まずビジネスシーンで最もポピュラーなソフトの1つである、マイクロソフトの「Outlook」。署名の編集ボックスでは、文字の種類や大きさ、色の選択、画像の挿入などができます。
 

7-1:署名を作成する

7.Outlookでの署名の設定方法1

  1. 「設定」より「メール」をクリック。
  2. 「作成と返信」をクリックしたら、「電子メールの署名」というテキストボックスが表示されます。
  3. ボックス内に登録したい署名を記入します。
  4. ボックス下にある「新規作成するメッセージに自動的に署名を追加する」と「転送または返信するメッセージに自動的に署名を追加する」をチェック。
  5. 画面左下にある「保存」をクリック。これで署名が設定されます。
     

7-2:署名にロゴや画像を挿入する

7.Outlookでの署名の設定方法2

署名にロゴや画像を挿入する方法は、「電子メールの署名」のテキストボックス左上にある「画像を本文に挿入」をクリックします。ロゴや画像を挿入したら、クリック操作で画像サイズを調整しましょう。
 

7-3:署名をメッセージに挿入する

Outlookでは上記で解説したように署名を作成・設定しておくと、メールの新規作成だけで自動的にメッセージに挿入されます。別途作業は必要ありません。
 

7-4:一度作った署名を編集する

上記でご紹介した「作成・設定」方法と同じく、「電子メールの署名」を開いて行います。
 

8.Gmail での署名の設定方法

近年、利用者が増加しているGoogle が提供するメールサービスです。

Gmail でも編集ボックスにてフォントの種類・サイズ・色の選択、画像の挿入などが行えます。
 

8-1:署名の作成方法

1.  Gmail を開きます。
2.  画面右上の設定(歯車のマーク)をクリックし「設定」を選択します。
3.「全般」をクリック。

署名の作成方法1

4.「署名」の項目で、入力ボックス横のラジオボタンにチェックを入れます。

署名の作成方法2

5.  編集ボックスが表示されたら、署名を入力します。

署名の作成方法3

6.  記入が完了したら画面一番下までスクロールし、「変更を保存」をクリック。

署名の作成方法4
 

8-2:署名にロゴや画像を挿入する

Gmail で署名にロゴや画像を挿入する手順は、「設定」より「署名」の項目を開き、「画像を挿入」をクリックします。画像サイズを調節し、「変更を保存」をクリックして完了です。
 

8-3:署名をメッセージに挿入する

Gmail では上記で解説したように作成・設定しておくと、メールの新規作成だけで自動的にメッセージに挿入されます。別途作業は必要ありません。
 

8-4:一度作った署名を編集する

上記でご紹介した「作成・設定」方法と同じく、設定(歯車のマーク)をクリックして行います。オフィスの住所や所属部署、連絡先などが変更になった場合は、速やかに更新しておきます。
 

9.Thunderbirdでの署名の設定方法

Thunderbird(サンダーバード)は、無料で利用できるメールソフトです。

Thunderbirdでも編集ボックスでフォントのサイズやカラーの変更、画像挿入を行えます。
 

9-1:署名を作成する

  1. 「メニュー」から「ツール | アカウント設定」をクリック。
  2. 左側のパネルから署名を作成したいアカウントを選択。
  3. 署名編集欄に使用したい署名を入力。これで署名が設定されます。
     

9-2:署名にロゴや画像を挿入する

Thunderbirdで署名にロゴや画像を挿入する手順は、「メニュー」より署名変種欄を開きます。「HTML形式で記述する」にチェックを入れ、「挿入 | 画像...」から挿入したい画像を選択します。画像サイズや表示位置を調節して完了です。
 

9-3:署名をメッセージに挿入する

Thunderbirdでは上記手順で、作成・設定しておくと、メールの新規作成だけで自動的にメッセージに挿入されます。別途作業は必要ありません。
 

9-4:一度作った署名を編集する

上記でご紹介した「作成」方法と同じく、署名を編集したいアカウントを選択して行います。
 

10.署名設定を活用してビジネスを促進させよう

普段、何気なくメールに記載している署名ですが、有効なコミュニケーションツールとして活用できることが、ご理解いただけたと思います。

社外用、社内用、簡易版、マーケティング用、販促用、連絡用などさまざまな目的と用途に合わせて作成・管理しておけば、受信者に最適化した署名を作成することが可能です。

今回ご紹介した24種類のテンプレートは、いずれもテキストベースのものでしたが、署名に画像やバナーを挿入することもできます。

HubSpotが無料で提供している署名作成ツールでは、簡単に画像やSNSへのリンクを挿入することも可能になっています。デザイン性の高い署名を作成できる「無料署名ツール」を是非ともご活用ください。

HubSpotではこの他にもマーケティングやセールスに役立つ資料を無料で公開していますので、ぜひこちらからご覧ください。

 

営業活動に今すぐ使えるEメールテンプレート27選

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元記事発行日: 2019年8月06日、最終更新日: 2021年10月07日

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