【ビジネス向け】すぐ使えるメール署名テンプレート30選＆設定方法を解説

ビジネスメールには、「署名」を記載するのが一般的です。おそらく、ほとんどのビジネスパーソンは会社推奨の署名テンプレートを利用しているのではないでしょうか。

しかし、アイトラッキング（視線追跡）ツールを使ってメール受信者がどこに注目しているかを調査したところ、一般的な署名がほとんど読み流されているのに対し、工夫がなされている署名は、受信者も注視していることが明らかになりました。

今回は、「署名」の基礎知識から有効な活用方法まで徹底解説します。合わせて、そのまますぐに使える無料テンプレートを30種類準備しました。目的に応じて、書式やデザイン性などを重視したテンプレートを数多くご紹介しておりますので、ビジネスパーソンはもちろん、学生の方もぜひご活用ください。

なお「すぐに署名が必要」という方は、30秒で整った署名を作成できるHubSpotの署名作成ツールをお試しください。

署名は、メールを受け取った相手に対し、送信者（自分）が何者であるのかを伝える役目を果たします。署名が記されていない場合、特にビジネスにおいては「マナー違反」となるため、必要不可欠な情報です。
 

メールの署名に記載する項目

署名は、メールを受け取った相手に対し、送信者（自分）が何者であるのかを伝える役目を果たします。署名が記されていない場合、特にビジネスにおいては「マナー違反」となるため、必要不可欠な情報です。

• 会社名
• 部署名
• 役職
• 氏名
• 住所
• 連絡先（固定電話番号・ファックス番号・携帯電話番号）
• メールアドレス
• SNSアカウント
• WebサイトURL
• CTA

また、お盆やお正月といった休業情報や、新製品の発売などニュースがあった場合に「お知らせ」として記載することもあります。読んでもらいたい情報には装飾をつけて見えやすい工夫をしましょう。

学生の場合には、会社名や部署名などの代わりに大学名や学部・学科・学年などの情報を入れます。
 

メールの署名の入れ方・デザイン

メールの署名は、メール本文の最後に挿入します。その際、本文と署名の区切りがわかるよう、署名の上下に装飾のラインを入れるのが一般的です。

上記のようにシンプルに入れても問題ありませんが、他企業との差異化を図る目的や、自社のブランドイメージに合わせて一工夫を加えるのも良いでしょう。装飾のパターンについては、次の章でタイプ別に紹介します。
 

署名は毎度記載が必要？

メールの署名は、原則として毎回記載しましょう。相手は1日にたくさんのメールを見ており、一度見たあなたの名前を確実に覚えてくれているとは限りません。どのメールからも送り主の素性を確認できるよう、毎回入れるのがビジネスマナーです。

なお、署名は一度作れば毎回自動で挿入する設定にすることが可能です。自動挿入のやり方については、ページ後半で紹介します。
 

学生でも署名を入れた方が良い

学生は就職活動などで企業にメールを送ることが多いですが、その際に署名を入れると「きちんとしたビジネスマナーを学習している」と良い印象を持たれやすくなります。

学生が署名を入れる場合は、主に以下の情報を入れると良いでしょう。

• 大学名
• 学部、学科、学年等
• 名前
• 電話番号
• メールアドレス
• 住所（必要に応じて）

所属サークルなどの情報までは署名には不要です。住所は、メールを送る目的によっては記載したほうが良いものの、重要な個人情報となるため、必要がなければ省略しても問題ありません。

なお、使用するメールアドレスは、大学の発行するメールアドレスがあればそれが好ましいでしょう。大学のメールが使えない場合はフリーメールでも良いですが、くだけすぎたアドレスは使用しないよう注意してください。
 

メールの署名を入れる効果

署名には、自社アピールのために新製品の発売情報や、セミナーや展示会などの情報を入れる場合もあります。そうすることでメール署名は送信者の情報を伝えるだけでなく、マーケティングツールとして活用できます。

受信者は情報を入手できるだけでなく、「あなたから聞いた」情報として記憶に留めるため、次のやり取りの糸口にすることもできます。

例えば、ユニリーバUSは2012年にメール署名にリンクアイコンを追加したことで、SNSのフォロワーを約5倍に増やしました。

実際に使える目的別メール署名のテンプレートをご紹介します。本文と区別するためにラインを挿入して変化をつけます。

ラインの種類によって雰囲気が大きく変わるので、自分のイメージに合うものを選んでください。

まずは、必要最小限の情報だけをシンプルに記載し、真面目な印象を与える署名の例です。
 

テンプレート1. シンプルな直線

直線で本文と署名を区切った、最もベーシックなテンプレートです。とくにこだわりが無い場合は、こちらを使用すると良いでしょう。

テンプレート2. シンプルな区切り線

区切り線を直線から変えるだけでも異なる印象になります。

テンプレート3. シンプルな波線

波線を使うと、柔らかい印象になります。

テンプレート4. 区切り線と点線の組み合わせ

記号を組み合わせると、デザイン性が増します。

テンプレート5. 空白で広がりを作ったタイプ

中央に空白を作ると、デザインに余裕が生まれます。

HubSpotでは、デザイン性の高いEメール用の署名がカンタンに作れるサービスを無料でご利用いただけます。シンプルな署名ではなく、もっとデザインにこだわりたい！という方は、ぜひ活用してみてください。
 

ビジネスメールにおいて、過度な装飾は良くありませんが、適度なデザインは視覚的にも楽しく、相手にも喜んでもらえます。線を連ねるだけでなく、隙間を空けたり、異なる記号を組み合わせたりして変化を演出したテンプレートを紹介します。
 

テンプレート6. スタイリッシュに見えるタイプ

記号を前後に入れるだけでも、スタイリッシュに見えます。

テンプレート7. スタイリッシュに見えるタイプ2

個性的なラインを使うだけで、個性を演出できます。

テンプレート8. おしゃれに見えるタイプ

直線と記号を組み合わせることで、シンプルでおしゃれな署名を作れます。

テンプレート9. 名刺のように見えるタイプ

上下をラインで囲むことで、名刺のような署名を作れます。

テンプレート10. 直線とは違う印象の署名1

菱形などのword記号を使うと、メール本文と署名欄の雰囲気を大きく変えることができます。記号で上下を挟むだけでなく、署名内で組み合わせることも可能です。

テンプレート11. 直線とは違う印象の署名2

枠をつけると、署名部分を際立たせることができます。

テンプレート12. 遊び心を感じる署名

カジュアルな雰囲気を出したいときは記号を使って演出してみましょう。

テンプレート13. ダイナミックな署名

記号と星を組み合わせると、躍動感のある署名を演出できます。

記号の組み合わせで、柔らかい印象を与えるテンプレート集です。ファッションやコスメを扱う企業なのでかわいいデザインにしたいなど、ブランドイメージに合わせて遊び心を入れてみるのも良いでしょう。
 

テンプレート14. キュート系

かわいらしい雰囲気を出したい時に使ってみてください。

テンプレート15. キラキラ系

使う場合を選ぶ必要がありますが、華やかな印象を残せます。

テンプレート16. 音譜との組み合わせ

音譜などの記号を使ってもかわいく仕上がりますが、機種依存文字の使用には注意が必要です。

テンプレート17. 星や花を使う

記号の入れすぎにも注意が必要ですが、星や花を使うことでもかわいくなります。

文字を使ったり、レイアウトを工夫するなどして、他のメール署名と差別化を行い、受け取った相手に覚えてもらえる工夫などもできます。
 

テンプレート18. 会社名から抜粋

会社のイニシャルを組み合わせたり、社名の一部や略称を使ってデザイン化します。

テンプレート19. RE:を連想させる

装飾的な記号にも意味を持たせることもできます。返信を思わせる「>」や、プラスを意味する「+」は、肯定的なイメージがあります。

テンプレート20. 立体系1

目の錯覚を活かして、立体的なドット風パターンに見せた例です。

テンプレート21. 立体系2

以下のようなパターンでも、浮き出ているように見せられます。

テンプレート22. モールス信号系

モールス信号を使って、署名に隠れたメッセージを載せることもできます。

テンプレート23. 記号を使って絵を描画

以下のような手紙の絵などを作ってみても、ユニークで目を引きます。

テンプレート24. レイアウトを工夫

レイアウトを工夫してみるとことで、各要素が目に入りやすくなります。

記号を使う場合は、機種依存文字に注意しましょう。例えばWindowsのパソコン同士では正しく表示されるのに、相手がMacの場合、文字化けすることがあります。

また次章でも述べますが、相手が外国の方の場合、日本独自の記号が表示できない場合もあるので注意しましょう。
 

署名には、自社アピールのために新製品の発売情報や、セミナーや展示会などの情報を入れる場合もあります。そうすることでメール署名は送信者の情報を伝えるだけでなく、マーケティングツールとして活用できます。

受信者は情報を入手できるだけでなく、「あなたから聞いた」情報として記憶に留めるため、次のやり取りの糸口にすることもできます。

また、お盆やお正月の休業情報なども大切なお知らせです。読んでもらいたい情報には装飾をつけて目を引くようにしましょう。
 

テンプレート25. 商品や会社リリース情報などのCTAを入れた署名

ダイレクトメールや商品紹介のためのメールではなく、署名欄に商品情報を盛り込めば、受信者に価値ある情報が個人的に届いたという印象を与えることができます。文字ばかりにならないように詳しい情報は記載せず、URLを提示し、忘れずにCTAをつけ加えます。

お知らせを入れる場所は、署名の上でも下でもかまいませんが、送る相手があなたのことをすでに良く知っている場合、できるだけ目につくように上に配置します。

反対に相手が初めての方や良く知らない場合、「誰からのメール」かが重要になりますので、先に署名を記載する方が良いでしょう。

署名と共にこうした情報を届ける場合は、メール本文と一緒にならないように、ラインや記号で明確な区切りを入れる必要があります。

テンプレート26. セミナー案内を入れた署名

すでに案内を送っている情報であっても、署名欄に一緒に記載すると、押しつけがましくなく、相手に注意を喚起できます。詳細な情報がわかるリンク先を記載し、「先着」「ただ今」を強調することで、今すぐ行動を起こそうという気持ちを呼び起こします。

テンプレート27. 末尾に長期休暇・休業のお知らせが入った署名

休業のお知らせや、Webサイトのメンテナンスのお知らせなど、直接顧客に影響を及ぼす事態の通知は、あらゆる媒体を通じて行う必要があります。メールの署名欄を活用することで、受信者に注意を喚起することができます。

末尾にお知らせを入れる場合は、お知らせがあることを目立たせてください。ここではカッコを使っています。

テンプレート28. 事務所移転情報を入れた署名

オフィスや事務所を移転した場合、その旨を署名欄に記載しておくと、さりげなく相手に伝えられます。

事務所移転の知らせは、署名の冒頭に入れて強調します。ここではカッコを用いていますが、フォントのカラー変更やボールド化でも問題ありません。

テンプレート29. 複数情報を入れた署名

2つ以上のお知らせがある場合、署名欄を活用すると、宣伝色を薄めながら相手に知らせることができます。複数情報を入れる場合は、内容を簡潔にまとめて署名の下に記入しましょう。

お知らせのパターンを用途別に用意しておけば、必要に応じて簡単に署名に付け加えることができるので、ぜひストックしておいてください。

なお、お知らせをいれるとテンプレートが崩れてしまうという方は、HubSpotの署名作成ツールを使ってみてください。必要な情報を綺麗にまとめた署名を作成できるため、様々なシーンで役立つでしょう。

ビジネスもグローバル化し、海外の方々とメールをする機会も増えてきたと思います。英語における署名の書き方も覚えておきましょう。英語の署名で特に注意が必要なのが、各項目の掲載順序が異なることです。英語では下記の順が一般です。

1.  名前
2. 部署名
3. 会社名
4. 会社所在地
5. メールアドレス
6. 電話番号・FAX番号
7. WebサイトURL

この順序に即した、英語署名のテンプレートをご紹介します。
 

テンプレート30. 英語を用いたバージョン

英文メールを作成した際の末尾には、英語で署名を作成します。

特に注意すべきチェックポイントを以下に挙げます。

• 名前
  名を先に、姓を後に記載するのが一般的です。
• 部署
  部署・部門・課は一般的には「department」と表現しますが、会社によって異なる場合があるので、会社に確認しておきましょう。
• 社名
  法人を表す表記としては「Inc.」「Co., Ltd.」「Corporation」などいくつかあります。これも会社の定款などで決まっていることもありますので、総務などに確認します。
• 住所
  日本の住所の書き方は「広範囲から狭める」順序になりますが、英語では反対に「狭い範囲から拡大」する順序になります。
  ＞日本語
  〒100-0004 東京都千代田区大手町2-2-1 新大手町ビル 9F
  ＞英語
  Sinootemachi Bld.9F, 2-2-1, Otemachi , Chiyoda Ku, Tokyo To, 100-0004, Japan
  順序は「建物名　階・部屋番号→番地・号→字→市区町村→都道府県→郵便番号→国」となります。海外に発信するなら「Japan」は必須です。
  以下のような、日本語の住所をカンタンに英語表記に変換できるような無料サービスもあるので、住所の英語表記が苦手な人にはオススメです。
  JuDress | 住所→Address変換
• 電話・ファックス番号
  電話番号、ファクス番号は国際電話を想定して記載しておきましょう。国際電話は、市外局番の初めの0を除いて、代わりに国番号を入力します。
  日本の国番号は「81」。東京の市外局番03では「81-3-0000-0000 となりますが、記載する場合は一般的に「+81」のように先頭に「+」を付けます。
  「+」記号を付けておくことで、相手に「国際電話番号」であることを知らせることができます。
   

メールサービス別に、署名の設定方法を紹介します。
 

Gmail

まずはGmailでの設定方法です。編集ボックスにてフォントの種類・サイズ・色の選択、画像の挿入などが行えます。
 

1. 署名の作成方法

1.  Gmailの画面右上の設定（歯車のマーク）をクリック
2.  「設定」を選択し、「全般」をクリック
3. 「署名」の項目で、入力ボックス横のラジオボタンにチェックを入れる
4.   編集ボックスが表示されたら、署名を入力します。
5.   記入が完了したら画面一番下までスクロールし、「変更を保存」をクリック

2：署名にロゴや画像を挿入する

Gmail で署名にロゴや画像を挿入する手順は、「設定」より「署名」の項目を開き、「画像を挿入」をクリックします。画像サイズを調節し、「変更を保存」をクリックして完了です。
 

3. 署名をメッセージに挿入する

Gmail では上記で解説したように作成・設定しておくと、メールの新規作成だけで自動的にメッセージに挿入されます。別途作業は必要ありません。
 

4. 一度作った署名を編集する

上記でご紹介した「作成・設定」方法と同じく、設定（歯車のマーク）をクリックして行います。オフィスの住所や所属部署、連絡先などが変更になった場合は、速やかに更新しておきます。
 

Outlook

マイクロソフトの「Outlook」でも、署名の編集ボックスより文字の種類や大きさ、色の選択、画像の挿入などができます。
 

1. 署名を作成する

1.   「設定」より「メール」をクリック。
2.   「作成と返信」をクリックしたら、「電子メールの署名」というテキストボックスが表示されます。
3.   ボックス内に登録したい署名を記入します。
4.   ボックス下にある「新規作成するメッセージに自動的に署名を追加する」と「転送または返信するメッセージに自動的に署名を追加する」をチェック。
5.   画面左下にある「保存」をクリック。これで署名が設定されます。

2.署名にロゴや画像を挿入する

1.  署名にロゴや画像を挿入する方法は、「電子メールの署名」のテキストボックス左上にある「画像を本文に挿入」をクリック
2.  ロゴや画像を挿入したら、クリック操作で画像サイズを調整する

3. 署名をメッセージに挿入する

Outlookでは上記で解説したように署名を作成・設定しておくと、メールの新規作成だけで自動的にメッセージに挿入されます。別途作業は必要ありません。
 

4. 一度作った署名を編集する

上記でご紹介した「作成・設定」方法と同じく、「電子メールの署名」を開いて行います。
 

Thunderbird

Thunderbird（サンダーバード）は、無料で利用できるメールソフトです。Thunderbirdでも編集ボックスでフォントのサイズやカラーの変更、画像挿入を行えます。
 

1. 署名を作成する

1.  「メニュー」から「ツール | アカウント設定」をクリック。
2.  左側のパネルから署名を作成したいアカウントを選択。
3.  署名編集欄に使用したい署名を入力。これで署名が設定されます。
    

2. 署名にロゴや画像を挿入する

Thunderbirdで署名にロゴや画像を挿入する手順は、「メニュー」より署名変種欄を開きます。「HTML形式で記述する」にチェックを入れ、「挿入 | 画像...」から挿入したい画像を選択します。画像サイズや表示位置を調節して完了です。
 

3. 署名をメッセージに挿入する

Thunderbirdでは、上記手順で、作成・設定しておくと、メールの新規作成だけで自動的に署名がメッセージに挿入されます。別途作業は必要ありません。
 

4. 一度作った署名を編集する

上記でご紹介した「作成」方法と同じく、署名を編集したいアカウントを選択して行います。
 

せっかく作成した署名でも、相手のパソコンやスマートホンでうまく表示されないと意味がありません。事前チェックを行い、見栄えなどを確認しましょう。
 

文字化けや不自然な改行がないか

署名を作成したら、不自然な改行はないか、文字化けしていないかといったことをチェックするとともに、顔文字や過度な装飾がないか、ビジネスメールにふさわしい署名かを確認しましょう。

実際のメールソフトでどのように表示されるのか、自分宛てにメールを送ればチェックができます。自分への送信の次に、親しい方に送って印象を聞くのも良いでしょう。

パソコン、スマートフォンの両方で受けられるように設定している方も多いので、両方で確認してください。
 

情報が古いままになっていないか

「署名」とは、相手からあなたへ連絡する時の方法を明示した大切な情報源となります。したがって、所属部署が変わったり、オフィスが移転したり電話番号が変わったと言った時は、すぐに更新しましょう。

そして、先にもご紹介したような「お知らせ」などを署名に加え、相手に追加の情報を渡せるようにします。
 

見づらいデザインになっていないか

受け取った相手は、あなたの署名をコピー＆ペーストしてエクセルなどで管理することも考えられます。項目ごとに適宜、改行しておきましょう。しかし、過度な改行はかえって読みにくくなりますので、注意しましょう。

▼改行の少ない例

文字の羅列になっており、何が何だか良くわかりません。データとして抽出するのも一苦労です。受け取った相手は、あなたを「気の利かない人」だと思うかもしれません。

▼改行しすぎの例

反対に改行が多すぎると、最後まで読むには余計なスクロールをさせてしまうことになります。ここでご紹介したテンプレートのように、適度な改行で見やすい署名づくりを心がけましょう。
 

顧客へ配慮した設計になっているか

顧客行動へ繋げる署名を作成するためには、顧客に配慮した内容設計をする必要があります。

例えば、会社への電話は取次工数が多く、顧客に大きな手間が生じます。個人の携帯番号やメールアドレスも載せて「ご連絡はメールか携帯まで」と明示すると、顧客は連絡しやすいです。他にも、顧客が住所登録しやすいよう住所は郵便番号から記載する、会社の略称を入れるなどの配慮をしましょう。
 

普段、何気なくメールに記載している署名ですが、有効なコミュニケーションツールとして活用できることが、ご理解いただけたと思います。社外用、社内用、簡易版、マーケティング用、販促用、連絡用などさまざまな目的と用途に合わせて作成・管理しておけば、受信者に最適化した署名を作成することが可能です。

また、学生にとっても企業の採用担当者に良い印象を与えるきっかけになるため、署名入りのメール作成方法について押さえておきましょう。

今回ご紹介した24種類のテンプレートは、いずれもテキストベースのものでしたが、署名に画像やバナーを挿入することもできます。

HubSpotが無料で提供している署名作成ツールでは、簡単に画像やSNSへのリンクを挿入することも可能になっています。ビジネスパーソンや就職活動を控えた学生の方も、デザイン性の高い署名を作成できる「無料署名ツール」を是非ともご活用ください。