ビジネスメールの中には、多くの人が「署名」を記載しているのではないでしょうか?しかし、特に何のこだわりもなく、なんとなく「署名」を付けているという人が(僕も含めて)、多いのではないでしょうか?

そこで、今回は「署名」の基礎知識から有効な活用方法をご紹介するとともに、そのままコピー&ペーストして使える無料テンプレートも準備しました。ぜひご活用ください。

 

1.ビジネスメール署名の基本

メール 署名

メールを受け取った相手に対し送信者(自分)が何者であるのかを伝える役目を担うのが、「署名」です。

署名が記されていない場合、特にビジネスにおいては「マナー違反」となるため、必要不可欠な情報となります。

掲載する項目は、業種や役職によっては不要なものもあるかもしれませんが、主に下記になります。

・会社名

・部署名

・役職

・氏名

・住所

・固定電話番号

・ファクス番号

・携帯電話番号

・メールアドレス

・WebサイトURL

 

上記に加えて、例えば新製品が発売された時など、ニュースなどがあった場合は、「お知らせ」として記載することもあります(詳しくは第5章をご参照ください)。

2.ビジネスシーンで署名が必要な理由

email-signature_2019-08-05 13.04.05

署名はビジネスマナーとしての目的以外にも活用されます。

例えば、自分のメールアドレスやWebサイトのURLなどの情報を載せておけば、直接打ち合わせできない場合でもメールによって連絡したり、自社サイトを見て商品情報を仕入れてもらえるなど、取り引きを円滑に行えるという利点もあります。

直接あったことのない方と交換する「名刺」、それが署名だと言えます。

したがって、マナーという側面だけでなく、ビジネスシーンでは欠かせない手段とされています。

3.ビジネスメールの署名の作り方

メール 書名 作り方

それでは、具体的にビジネスメールにおける「署名」の書き方をご紹介しましょう。

3-1:自動的に挿入する設定を行う

新規作成する際、自動的に署名が挿入されるようにあらかじめ設定しておきましょう。

ほとんどのメールソフトやメールサービスでは、自動的に署名を挿入できる設定機能があります。

※この記事の第7~8章で、OutlookとGmailでの設定方法を説明していますので、ご覧ください。

3-2:名刺と同じ項目を入力する

署名の項目については、まず自分の名刺と同じ情報を入力していきます。

(1)会社名 (2)部署名 (3)役職 (4)氏名 (5)住所 (6)固定電話番号 (7)ファクス番号 (8)携帯電話番号 (9)メールアドレス (10)WebサイトURL

氏名で読みが難しい漢字が使われていたり、「羽生(はぶ/はにゅう)」のように読みが何通りかある場合は、必ず読み仮名を記載しておきましょう。

また、自営業やフリーランサーの場合は、屋号や肩書などを記載します。就活中の大学生の場合、学校名・学部名・学科名を記載します。

 

3-3:目的別に複数の署名を使い分ける

情報を効率的に伝えるために、メールを送信する相手によって、「社外用」「社内用」「簡易版」といった複数の署名を使いわけます。

例えば社内用の場合、社名や住所、自社WebサイトURL、お知らせなどは省き、代わりに内線番号などを記載します。

面識のない相手には、携帯電話など個別情報は教えたくない場合もありますので、記載情報を絞った簡易版があると何かと重宝します。

 

4.メール署名のテンプレート

署名 テンプレート

では次に、さまざまなメール署名のテンプレートをご紹介します。

4-1:シンプルなビジネス署名テンプレート

必要最少限の情報だけをシンプルに記載し、真面目な印象を与える署名の例です。

 

■シンプルな直線

───────────────────

株式会社○○○○ ○○部

羽生 素保斗(はぶ すぽと)

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: hubspot@example.com 

URL : https://example.com//

───────────────────

 

■シンプルな区切り線

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株式会社○○○○ ○○部

羽生 素保斗(はぶ すぽと)

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: hubspot@example.com 

URL : https://example.com//

===========================

 

■シンプルな波線

~~~~~~~~~~~~~~~~

株式会社○○○○ ○○部

羽生 素保斗(はぶ すぽと)

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: hubspot@example.com 

URL : https://example.com//

~~~~~~~~~~~~~~~~

 

■区切り線と点線の組み合わせ

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株式会社○○○○ ○○部

------------------------------------------

羽生 素保斗(はぶ すぽと)

------------------------------------------

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: hubspot@example.com 

URL : https://example.com//

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シンプルな署名ではなく、もっとデザインにこだわりたい!という方は、ぜひともこちらも活用してみてください。

新規CTA

 

4-2:シンプルなラインで変化を演出したビジネス署名テンプレート

線を連ねるだけでなく隙間を開けたり、異なる記号を組み合わせて変化を演出した例です。

■スタイリッシュに見えるタイプ

-----------・・・・   ・・・・-----------

株式会社○○○○ ○○部

羽生 素保斗(はぶ すぽと)

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: hubspot@example.com 

URL : https://example.com//

-----------・・・・   ・・・・-----------

 

■おしゃれに見えるタイプ

○○◎◎────────────○○◎◎

株式会社○○○○ ○○部

羽生 素保斗(はぶ すぽと)

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: hubspot@example.com 

URL : https://example.com//

○○◎◎────────────○○◎◎

 

4-3:装飾を付けたビジネス署名テンプレート

過度なデザインは良くありませんが、適度なデザインは視覚的にも楽しく、相手にも喜んでもらえます。

■ 直線とは違う印象の署名①

◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇

株式会社○○○○ ○○部

羽生 素保斗(はぶ すぽと)

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: hubspot@example.com 

URL : https://example.com//

◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇

 

記号で上下を挟むだけでなく、署名内で組み合わせることも可能です。

 

■ 直線とは違う印象の署名 ②

┏━株式会社 〇〇〇〇━━━━━━━━━ 

┃ 〇〇部

┃ 羽生 素保斗(はぶ すぽと)  

┃ 〒000-0000 東京都○○区1-2-3

┃ TEL: 03-0000-0000

┃ FAX: 03-0000-0000

┃ Email: hubspot@example.com

┗━URL https://example.com//━━━━━

■少し遊び心を感じる署名

_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~

│ 〇〇株式会社

│ 羽生 素保斗(はぶ すぽと)

│ 〒000-0000 東京都○○区1-2-3

│ TEL: 03-0000-0000

│ FAX: 03-0000-0000

│ Email: hubspot@example.com 

│ URL : https://example.com//

_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~_/~

 

4-4:女性向けビジネスメール署名テンプレート

記号の組み合わせで、かわいい印象を与えます。

■ キュート系

◆◇=*==*==*==*==*=*==*=*==*=*==*=*==*=*==*=*=◇◆

株式会社○○○○ ○○部

羽生 素保斗(はぶ すぽと)

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: hubspot@example.com 

URL : https://example.com//

◆◇=*==*==*==*==*=*==*=*==*=*==*=*==*=*==*=*=◇◆

 

■キラキラ系 

。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚

株式会社○○○○ ○○部

羽生 素保斗(はぶ すぽと)

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: hubspot@example.com 

URL : https://example.com//

。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚>。。.。・.。*゚

 

4-5:個性的なビジネスメール署名テンプレート

文字を使ったり、レイアウトを工夫するなどして、他のメール署名と差別化を行い、受け取った相手に覚えてもらえる工夫などもできます。

■ 会社名から抜粋

HUBHUBHUBHUBHUBHUBHUBHUBHUB

株式会社○○○○ ○○部

羽生 素保斗(はぶ すぽと)

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: hubspot@example.com 

URL : https://example.com//

HUBHUBHUBHUBHUBHUBHUBHUBHUB

 

■ RE:を連想させる

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

<<<<<<<<<株式会社○○○○ ○○部>>>>>>>>>

>>>>>>>>>>>  羽生 素保斗(はぶ すぽと)

>>>>>>>>>>  〒000-0000 東京都○○区1-2-3

>>>>>>>>  TEL: 03-0000-0000

>>>>>>  FAX: 03-0000-0000

>>>>  Email: hubspot@example.com 

>>  URL : https://example.com//

<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<

 

目の錯覚を活かして、立体的なドット風パターンに見せた例です。

■ 立体系

┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏

┏  株式会社○○○○ ○○部

┏  羽生 素保斗(はぶ すぽと)

┏  〒000-0000 東京都○○区1-2-3

┏  TEL: 03-0000-0000

┏  FAX: 03-0000-0000

┏  Email: hubspot@example.com 

┏  URL : https://example.com//

┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏┏

また、記号を使う場合は、機種依存文字に注意しましょう。例えばWindowsのパソコン同士ではちゃんと表示できるのに、相手がMacの場合、文字化けすることがあります。

また次章でも述べますが、相手が外国の方の場合、日本独自の記号が表示できない場合もあるので注意しましょう。

 

4-6:英語のビジネスメール署名テンプレート

ビジネスもグローバル化し、海外の方々とメールをする機会も増えてきたと思います。英語における署名の書き方も覚えておきましょう。

英語の署名で特に注意が必要なのが、各項目の掲載順序が異なることです。英語では下記の順が一般です。
 

(1)名前 (2)部署名 (3)会社名 (4)会社所在地 (5)メールアドレス (6)電話番号・FAX番号 (7)WebサイトURL

この順序に即した、英語署名のテンプレートをご紹介します。

 

■ 英語ver.

————————————————————————————

Supoto Habu

 Manager, ○○Department

 ○○○○ Co., Ltd.

 2-2-1, Otemachi , Chiyoda Ku, Tokyo To, 100-0004, Japan

 E-mail: hubspot@example.com

 Tel: +81-3-0000-0000

 Fax: +81-3-0000-0000

 URL: https://example.com//

————————————————————————————

 

特に注意すべきチェックポイントは、以下の通り。

 

●名前

名を先に、姓を後に記載するのが一般的です。

 

●部署

部署・部門・課は一般的には「department」と表現しますが、会社によって異なる場合があるので、会社に確認しておきましょう。

 

●社名

法人を表す表記としては「Inc.」「Co., Ltd.」「Corporation」などいくつかあります。

これも会社の定款などで決まっていることもありますので、総務などに確認し、勝手に決めて後で怒られないように気をつけましょう。
 

●住所

日本の住所の書き方は「広範囲から狭める」順序になりますが、英語では反対に「狭い範囲から拡大」する順序になります。

Hubspot Japanの住所を例に記載すると・・・

・日本語

〒100-0004 東京都千代田区大手町2-2-1 新大手町ビル 3F

・英語

Sinootemachi Bld.3F, 2-2-1, Otemachi , Chiyoda Ku, Tokyo To, 100-0004, Japan

 

順序は「番地・号→字→市区町村→都道府県→郵便番号→国」となります。海外に発信するなら「Japan」は必須です。

以下のような、日本語の住所をカンタンに英語表記に変換できるような無料サービスもあるので、住所の英語表記が苦手な人にはオススメです。(僕もいつも使っています)

JuDress | 住所→Address変換

●電話・ファクス番号

電話番号、ファクス番号は国際電話を想定して記載しておきましょう。国際電話は、市外局番の初めの0を除いて、代わりに国番号を入力します。

日本の国番号は「81」。東京の市外局番03では「81-3-0000-0000 となりますが、記載する場合は一般的に「+81」のように先頭に「+」を付けます。「+ 」記号を付けておくことで、相手に「国際電話番号」であることを知らせることができます。

 

5.「お知らせ」を入れて、署名の有効活用を

署名 お知らせ

署名には、自社アピールのために新製品の発売情報や、セミナーや展示会などの情報を入れる場合もあります。

またお盆やお正月のなどには休業情報なども大切なお知らせです。読んでもらいたい情報には装飾をつけて目を引くようにしましょう。

5-1:商品情報、会社リリース情報を入れた署名

─────────────────────────────────

★☆★☆ 新製品 発売のお知らせ! ☆★☆★

9月1日より、新製品「XXXXX」をリリース!

詳しい機能、特長は、下記をご参照ください。

https://example.com/shinseihin-news.html

★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆

株式会社○○○○ ○○部

羽生 素保斗(はぶ すぽと)

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: hubspot@example.com 

URL : https://example.com/

─────────────────────────────────

 

5-2:セミナー案内を入れた署名

─────────────────────────────────

◎◎10月8日、XXXXセミナーを開催します◎◎

先着70名様。ただ今、↓受け付け中!

https://example.com/sem.html

***************************************

株式会社○○○○ ○○部

羽生 素保斗(はぶ すぽと)

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: hubspot@example.com 

URL : https://example.com/

─────────────────────────────────

 

5-3:長期休暇・休業のお知らせが入った署名

─────────────────────────────────

株式会社○○○○ ○○部

羽生 素保斗(はぶ すぽと)

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000

FAX: 03-0000-0000

Email: hubspot@example.com 

URL : https://example.com/

─────────────────────────────────

<臨時休業のご案内>
誠に勝手ながら10月2日~7日は、社内ネットワーク

入れ換え作業のため臨時休業とさせていただきます。

メールでのお問い合わせは受け付けておりますが、

ご返信は10月8日以降となります。

何卒ご了承のほどお願い申し上げます。

+++++++++++++++++++++++++
 

お知らせを入れる場所は、署名の上でも下でもかまいませんが、送る相手があなたのことをすでに良く知っている場合、できるだけ目につくように上に配置します。

反対に相手が初めての方や良く知らない場合、「誰からのメール」かが重要になりますので、先に署名を記載する方が良いでしょう。

 

6.署名を作成する際の注意点

署名 注意点

せっかく作成した署名なのに、相手のパソコンやスマートホンでうまく表示されないと意味がないので、事前チェックを行います。

 

6-1:作成したら自分宛てに送ってチェック

署名を作成したら、実際のメールソフトでどのように表示されるのか、自分宛てにメールを送って確認します。

メールをパソコン、スマートホン両方で受けられるように設定している方も多いので、両方で確認します。

不自然な改行はないか、文字化けしていないかといったことをチェックするとともに、顔文字や過度な装飾がないか、ビジネスメールにふさわしい署名かを確認しておきます。自分への送信の次に、親しい方に送って印象を聞くのも良いでしょう。

 

6-2:情報が変わったらすぐに更新する

「署名」とは、相手からあなたへ連絡する時の方法を明示した大切な情報源となります。

したがって、所属部署が変わったり、オフィスが移転したり電話番号が変わったと言った時は、すぐに更新しましょう。

そして、先にもご紹介したような「お知らせ」などを署名に加え、相手に追加の情報を渡せるようにします。

6-3:署名を書くときのポイント

受け取った相手は、あなたの署名をコピー&ペーストしてエクセルなどで管理することも考えられます。

項目ごとに適宜、改行しておきましょう。

しかし、過度な改行はかえって読みにくくなりますので、注意しましょう。

●改行の少ない例

──────────────────────────────────────────────

株式会社○○○○ ○○部 羽生 素保斗(はぶ すぽと)

〒000-0000 東京都○○区1-2-3 TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000

Email: hubspot@example.com  URL : https://example.com//

──────────────────────────────────────────────

文字の羅列になっており、何が何だか良くわかりません。データとして抽出するのも一苦労です。受け取った相手は、あなたを「気の利かない人」だと思うかもしれません。

 

●改行し過ぎの例

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株式会社○○○○

○○部

羽生 素保斗

(はぶ すぽと)

〒000-0000

東京都○○区

●●●●1-2-3

TEL:

03-0000-0000

FAX:

03-0000-0000

Email:

hubspot@example.com 

URL :

https://example.com//

───────────────────

改行が多いと、最後まで読むには余計なスクロールをさせてしまうことになります。ここでご紹介したテンプレートのように、適度な改行で見やすい署名づくりを心がけましょう。

 

7.Outlookでの署名の設定方法

それでは、具体的な署名設定方法をご説明します。

まずビジネスシーンで最もポピュラーなソフトの1つである、マイクロソフトの「Outlook」。署名の編集ボックスでは、文字の種類や大きさ、色の選択、画像の挿入などができます。

7-1:署名を作成する

1.「挿入」タブを開きます。そのタブ内にある「署名」をクリック。

2.「署名」タブをクリックしたら「署名とひな形」というダイアログボックスが開かれます。その中の「新規作成」をクリック。

3.  署名に登録したい名前を(自分の名前)入力し「OK」をクリック。

4.「署名の編集」の下のボックス部分に登録したい内容を入力します。

5.  入力し終わったら「OK」をクリック。これで署名が設定されます。

 

7-2:署名をメッセージに挿入する

1.「挿入」タブを開き、「署名」をクリック。

2.  自分の名前の署名が表示されるので選択してクリック。

 

7-3:一度作った署名を編集する

1.「ファイル」タブを開き、(1)「オプション」(2)「メール」(3)「署名」の順にクリック。

2.  編集したい署名を選択したら「署名の編集」のボックス内に署名が表示されますので内容を変更。

3.  編集が完了したら「保存」して「OK」を選択します。これで編集が完了します。

 

8.Gmailでの署名の設定方法

近年、利用者が増加しているGoogleが提供するメールサービスです。

Gmailでも編集ボックスにてフォントの種類・サイズ・色の選択、画像の挿入などが行えます。

8-1:署名の作成方法

1.  Gmailを開きます。

2.  画面右上の設定(歯車のマーク)をクリックし「設定」を選択します。

3.「全般」をクリック。

Gmail 署名 設定

4.「署名」の項目で、入力ボックス横のラジオボタンにチェックを入れます。

Gmail 署名 設定

 

5.  編集ボックスが表示されたら、署名を入力します。

Gmail 署名 設定

 

6.   記入が完了したら画面一番下までスクロールし、「変更を保存」をクリック。

Gmail 署名 設定

8-2:署名をメッセージに挿入する

Gmailでは上記で解説したように作成・設定しておくと、メールの新規作成だけで自動的にメッセージに挿入されます。別途作業は必要ありません。

8-3:一度作った署名を編集する

上記でご紹介した「作成・設定」方法と同じく、設定(歯車のマーク)をクリックして行います。オフィスの住所や所属部署、連絡先などが変更になった場合は、速やかに更新しておきます。

 

9.まとめ

いかがでしたでしょうか。普段、何気なく使っているメールと署名ですが、有効なコミュニケーションツールとして活用できることが、ご理解いただけたと思います。

HubSpotでは、無料でデザイン性の高い署名を作成するツールをご提供しておりますので、是非ともご活用ください。

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元記事発行日: 2019年8月06日、最終更新日: 2019年10月29日

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