全く知らない相手からメールを受け取るのは嫌なものですよね。実際、2014年に行われた実験では大半の人が不快感を感じることが分かっています。コールド「メール」は開封率が非常に高いものの、返信率は2%にも達していません

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この事実から何が読み取れるでしょうか? コールドメールはもはや過去の手法であり、現在にも未来にも通用しません。メールで接触を図る前にプロスペクト(営業視点の見込み客)との関係を築いておくと、信頼を得ながら価値を提供し、それから本人に直接メールアドレスをたずねることができるため、返信の確率が急上昇します。

このブログでは、コールドメールを完全にお払い箱にする理由と、誰にも迷惑をかけずにほぼあらゆる人のメールアドレスを見つける方法をまとめました。

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コールドメールを避けるべき理由

手に入れたいメールアドレスを探し出すためのツールは無数に存在します。皆さんも、連絡をとりたい人物と同じ会社に勤める別の人のメールアドレスを入手し、そのフォーマットを参考にメールアドレスを推測し、Eメールを送ってみたことがあるかもしれません。

しかし、これが本当にプロスペクトに接触を図るための最善な方法でしょうか? 第一印象を与えるチャンスは一度きりしかなく、やり直しはききません。「開封する→無表情に見つめる→削除」のサイクルを避けるには、どうすればプロスペクトの注意を引くことができるかを考えてみましょう。プロスペクトのニーズ合うコンテンツや役に立つ資料、動画を制作しましょう。

代わりにどうするべきか

例えば、あなたが取引をしたいと考えている企業に勤めている田中さん(同社の採用部長だとします)がターゲットの場合、まずはあなたのブランドの製品が、人材採用にかける時間を最大45%削減できることを示すコンテンツを探すか自社で制作するようにしましょう。このコンテンツを、LinkedInやあなたと田中さんの両方が所属している業界団体、またはTwitterで共有します。

こうして田中さんに価値を提供し、カジュアルなやり取りをすることができたら、状況を判断して、メールアドレスを聞くのにベストなタイミングを見極めてください。例えば、下のようなLinkedInメッセージを送ってもよいでしょう。

「田中様

リクルーティングの効率化について取り上げた記事について何度か意見交換をさせていただいた者です。当社の製品は貴社でも成果を達成することができるのではないかと考えており、ぜひ詳細をご紹介させていただきたいのですがいかがでしょうか? メールにて直接ご案内差し上げたいと思いますので、よろしければ田中様のメールアドレスをお教えいただけましたら幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。山田」

それまでに田中さんに十分な価値を提供しており、相手企業が自社製品に興味を持っていれば、きっとメールアドレスを教えてくれるはずです。成功しなかった場合は、おそらく田中さんはあなたやこの製品について知る時間がもう少し必要で、まだ少し距離を置いた方がよいタイミングかもしれません。あるいは、田中さんは接触するのにベストな立場の人物ではないのかもしれません。

もちろん、メールアドレスさえあれば、ほかには何も必要ないこともあります。プロスペクトの連絡先情報を紛失してしまったり、すでに何かしらの初回接触を済ませたプロスペクトにメールで初めて連絡しようとしている場合もあるでしょう。

状況はどうであれ、相手に不気味な印象を与えずにターゲットのメールアドレスを見つける適切な方法があります。

1.会社のウェブサイトにある「お問い合わせ」ページを見る。

どの企業にも「お問い合わせ」のページがあります。ここに記載されている連絡先情報を使って直接電話をかけたり、メインのメールアドレスに相手の関心度を調査するメールを送ってみましょう。どちらのアプローチでも、下のようなメッセージをおすすめします。

「ご担当者様

ABC採用ソリューションの山田と申します。1つお尋ねしたいことがありご連絡させていただきました。貴社における採用候補者管理の方法と効率化についてお話させていただきたいのですが、どなたかご担当者様をご紹介いただくことはできませんでしょうか?

どうぞよろしくお願いいたします。山田」

人は、他者を助けたいと思うものです。このメールアドレスや電話番号を担当している管理コーディネーターは、きっとあなたを適切なステークホルダーにつなげてくれるでしょう。また、問い合わせの内容を曖昧にし営業っぽさを消したことで、相手は興味をかき立てられ返信してくれるはずです。

 

2.執筆者のページを見る。

アプローチしようとしている人物は、その企業が運用するサイトなどでブログ記事を書いたことがあるでしょうか? 執筆者略歴を見て、「問い合わせ」情報があるかどうかチェックしてみましょう。少なくともこの人物について理解を深めることができ、LinkedInやTwitterのアカウントにアクセスして、ここから関係を構築できるかもしれません。運が良ければ略歴にメールアドレスなどの連絡先情報があり、ここから簡単にメッセージを送って、その記事がどれだけ気に入ったかを伝えることができます。

 

3.LinkedInを使って関係を築く。

HubSpotのライターである私自身もLinkedInでたくさんのスパムを受け取っており、開封と同時に削除しています。私が返信するメッセージは、あからさまなコピー&ペーストや宣伝文句が入っていない、私個人に宛てられた内容のものです。

LinkedInでプロスペクトとつながりたいと考えているなら、その人物の事業やプロジェクトを尊敬している理由を伝え、価値のある情報を共有し、その人物とつながりたい理由を伝えましょう。例えばこのようなメッセージです。

「田中様

突然のメールで失礼いたします。以前よりメディアやセミナーにて田中様のお考えを拝見し、フォローさせていただいている者です。最近田中様が投稿された採用プロセスの効率化に関する記事をを拝見させていただき、深く共感いたしました(私自身も以前リクルーターとして、何度も候補者・企業側双方にとって非効率な採用プロセスが内定辞退に繋がってしまうという体験をしてきました)。

ぜひ一言ご挨拶させていただきたいと思い、また、こちらでつながることができればと思いご連絡差し上げました。何卒よろしくお願いいたします。

どうぞよろしくお願いいたします。山田」

プロスペクトに敬意を表し、シンプルなお願い(「つながってくれますか?)をする、友好的でバランスのとれた文面です。つながりが承認されたら、プロスペクトが関心をもちそうな記事を共有し、相手が共有してきたコンテンツについてもやり取りを続けます。関係が十分に構築されたら、田中さんのメールアドレスをたずねてミッション完了です。

 

4.Twitterで接触を図る。

このコンタクトはTwitterハンドル名をもっていますか? Google検索:「田中太郎 Twitter」で探してみましょう。田中さんのTwitterアカウントの説明文を見て、交流が可能なほかのウェブサイトを利用していないかチェックします。ほかの交流手段が見つからない場合は、田中さんをフォローして直接ツイートしてみましょう。

「@TanakaTaroさん 最近投稿された採用プロセスの効率化に関する記事を大変興味深く読ませていただきました。記事内で触れられていた◯◯については、どこかに詳細な情報などありますでしょうか?」のような簡単なメッセージで構いません。

(不気味な印象は与えずに)プロスペクトを褒め、情報の共有をお願いすることで、カジュアルな会話に相手を引き込むことができます。田中さんから別の記事へのリンクを記載した返信があれば、ダイレクトメッセージで主なポイントについて意見を交換してみましょう。

会話が順調に進んだら、問題の質問をしてみましょうー「田中様、よろしければこれ以降、メールで詳しくやり取りさせていただけないでしょうか?」

 

5.プロスペクトのメーリングリストに登録する。

現在、ほとんどの企業が日に1回、または週に1回の頻度でニュースレターを発行しています。ニュースレターに登録し、記事を読み、メールやTwitter、LinkedInから、褒め言葉や感想、質問などを執筆者に送ってみましょう。

この人物は接触をしたいプロスペクトではないかもしれませんが、ターゲット企業の社員と関係を築くことができれば、最初の一歩になります。執筆者との関係が構築されれば、重要なステークホルダーへのメール紹介をお願いしやすくなります。

 

6.HubSpot CRMやLinkedIn Sales Navigatorを使う。

HubSpot CRMLinkedIn Sales Navigator統合を利用すると、CRMから一歩も外に出ることなく、LinkedIn上のインサイトを元につながりたい人物の関連リードや共通のつながり、共通の関心、そして一番の狙いであるメールアドレスを調べることができます。データ入力を最小限に抑え、誰にも迷惑をかけずに質の高いプロスペクトを効率的に獲得することができます。

連携セットアップが完了すると、CRMで任意のコンタクトレコードや会社レコードを開けば、その人物の役職、会社、在職期間、場所、業界を見ることができます。また、[Icebreakers]、[紹介される]、[関連リード]の3つの追加タブにもアクセスできます。

[Icebreakers]タブは共通のつながり、体験、および関心のほか、リードの最近のアクティビティーへのリンクを表示します。[紹介される]は、共通の知り合いにコンタクトを紹介してもらうのに便利なタブです。[関連リード]タブからは、同じ会社の他のリードを見つけてリードリストに追加することができます。

 

7.電話をかける。

この戦略を試すのは、必ず上述したオンラインから接触する方法をすべて試してからにしてください。オンラインを介したやり方で反応が得られず、この人物にメッセージが届いていないという確信がある場合は、電話を試してみてもよいでしょう。ですが、相手が興味がないことを表明していたり、あなたのメールやソーシャルメディアでのメッセージを見たにも関わらず返信していなかったりする場合は、おそらくコンタクトを続けない方がよいでしょう。

もしそうでなければ、その企業の代表番号に電話をかけ、接触したい人物に電話をつないでもらえるか、またはその人物に自分のメールアドレスを伝えて連絡をもらえるようにお願いしてみましょう。

 

特定の企業を惹きつけるためのヒント

特定の企業から注目を集めたいなら、アカウントベースマーケティング(ABM)を検討してみてください。このアプローチでは、マーケティング部門と協力しながら、接触したい特定の企業に合わせてパーソナライズされたコミュニケーション戦略を策定します。ターゲット市場が小さく、ある分野に特化した製品や大企業・官公庁向け製品の場合は特に有効な方法です。ABMは次のようなステップで実行します。

  1. 特定:営業とマーケティングが協力し、対象となるアカウントを特定し、選出します。企業の規模や社員数、場所、年間収益などの条件を使うとターゲットを絞りやすくなります。バイヤーペルソナも、どのようなコンテンツやチャネルを使って接触を試みるかを決める際に役に立ちます。
  2. 拡大:アカウントベースの営業活動では、購入に関する決定に相手企業内の複数のステークホルダーが関わっていることがよくあります。「拡大」のステージでは、営業活動の対象となるステークホルダーそれぞれの心に響く、その企業に特化した独自性のあるコンテンツを制作します。財務部門が価格決定を担当し、事業部門がユーザーアクセスを担当している場合は、それぞれの担当者の関心や目標に焦点を合わせたコンテンツを用意します。
  3. エンゲージメント:Eメールを好むステークホルダーがいれば、この人物の役に立つ、関連性のあるメッセージを送るのに必要なツールをマーケティング部門が営業担当者のために用意します。エンゲージメントステージの目的は、それぞれのプロスペクトについて知り、全員と価値のある関係を築くことです。
  4. 推奨:現代のバイヤーは、製品について長々とした説明を聞かされることは求めていません。そんな情報はインターネットで調べれば済むことです。その代わり、推奨ステージではプロスペクトに価値を提供し、必要な時にだけ製品やサービスについて言及することが重要です。例えば、もし私がABC採用ソリューションの営業担当者だとすると、メールでは自社が提供するサービスを列挙するのではなく、採用プロセスを効率化することでどれだけの時間とコストを削減できるかに内容を集中させます。
  5. 評価:何が無駄で何が効果を発揮しているのかを把握するにはレポーティングが欠かせません。会社成長や収益、役職、エンゲージメントをアカウントレベルでレポートにすることで、ABMが結果に結びついているのかどうかを判断する重要な情報を集めることができます。

単純にパイプラインをいっぱいにしたい時のヒント

パイプラインをいっぱいにしたいのなら、いつも頼りになる「インバウンドプロスペクティング」を使いましょう。このアプローチのステップは以下の通りです。

  1. 調査:見極め指標(プロスペクトが顧客になる可能性を評価するのに使用する判定基準)を確認してリードの質を判断し、CRMに情報を入力します。
  2. プロスペクト:プロスペクトである企業のキーパーソンや意思決定者を特定して連絡を取り、関係を築きましょう。キーパーソンは、外部とのコミュニケーションを担当している人物や、意思決定者に到達する情報を決める立場にある人物であることが一般的です。
  3. 接触:次のミーティングを獲得しましょう。プロスペクトがセールスサイクルの次のステップ(通常はデモ)に進る可能性があるかどうかを見極めるために、営業チームが行う最初の接触となるコールの日時を調整してください。
  4. 評価と価値提供:プロスペクトが抱える悩みと事業目標を特定し、ニーズの評価と見極めを行います。ここで得られた情報を活用して営業アプローチとコミュニケーションをカスタマイズし、プロスペクトに価値を提供します。また、懸念を表す発言が見られるのもこのステージです。例えば、予算がない」、「導入する時間がない」、「今は優先事項ではない」といった表現が良く使われます。ここでの皆さんの役割は、こういった懸念に答え、反論し、それぞれの分野でプロスペクトに価値を提供することです。
  5. クローズ(顧客化):プロスペクトに取引を提案して、顧客化を目指しましょう。このステージでは2通りの結果が考えられます。バイヤーが皆さんの製品やサービスを購入する受注商談と、バイヤーが製品やサービスを購入しない失注商談です。プロスペクトを顧客化できない場合は一旦この商談から離れ、この企業が購入を検討しやすい状況になった時にもう一度商談をもちかけるとよいでしょう。

 

一見、メールアドレスは営業担当者の問題をすべて解決してくれそうに思えますが、プロにあるまじき方法で入手したり使用したりすれば、逆に問題が増えることになります。

リサーチを行い、関係を築き、それからメールアドレスを聞きましょう。このアプローチの効果は結果を見れば一目瞭然です。皆さんのキャリアも、誠実さ、信用、努力という確固とした基礎の上に築かれることになります。

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営業活動に今すぐ使えるEメールテンプレート27選

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元記事発行日: 2021年10月11日、最終更新日: 2021年10月12日

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