問い合わせの受付窓口として無料で利用できる「Google フォーム」。メール通知を受け取ることで、問い合わせに対する回答の抜け漏れを防ぎやすくなります。ただ、メール通知はデフォルトで設定されていません。

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本記事では、Google フォームのメール通知の受け取り方を画像付きで解説します。複数のアドレスに届く方法も紹介しているので、記事を読みながら設定し、メール通知を受け取れるようになりましょう。

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Google フォームの回答をメール通知で受け取る3つの方法

Google フォームの回答をメール通知で受け取る方法は3つあります。

  • Google フォーム上で通知設定を行う方法
  • スプレッドシートから通知設定を行う方法
  • GAS(Google Apps Script)を使う方法

各方法の特徴やメリット・デメリットを紹介します。
 

1.Google フォーム上で通知設定を行う

回答のメール通知は、Google フォーム上で簡単に設定できます。今回紹介する中で最も簡単な方法です。

メリット

・Google フォーム上で簡単に設定できる

デメリット

・フォーム作成者以外に通知が来ない

>>Google フォーム上で通知設定を行う手順
 

2.スプレッドシートから通知設定を行う

Google フォームの回答通知は、スプレッドシートと連携して設定することも可能です。

メリット

・スプレッドシートと連携して通知を受け取れる
・フォームの回答を数値でまとめられる

デメリット

・フォーム作成者以外に通知が来ない

>>スプレッドシートから通知設定を行う手順
 

3.GAS(Google Apps Script)を使う

GAS(Google Apps Script)を使った方法では、フォーム作成者以外にも通知を届けることができます。

メリット

・フォーム作成者以外の人も通知を受け取れる

デメリット

・他の方法に比べると少し手間がかかる

>>GAS(Google Apps Script)を使う手順
 

Google フォーム上で通知設定を行う手順

Google フォーム上で通知設定を行う手順を紹介しますので、画像を見ながら設定してみてください。
 

1.【回答】をクリック

【回答】をクリックし、回答画面を開きます。1.【回答】をクリック
 

2.画面右上の【︙】をクリック

回答画面に移ったら、画面右上の【︙】をクリックします。2.画面右上の【︙】をクリック
 

3.【新しい回答についてのメール通知を受け取る】をクリック

ポップアップが表示されるので、一番上の【新しい回答についてのメール通知を受け取る】をクリックします。【新しい回答についてのメール通知を受け取る】をクリック

以上で、メール通知の設定は完了です。
 

スプレッドシートから通知設定を行う手順

スプレッドシートから通知設定を行う手順を、画像付きで紹介します。記事を読みながら、実際に設定してみてください。
 

1.Google フォームをスプレッドシートと連携させる

まずは、Google フォームをスプレッドシートと連携させましょう。連携させる手順は以下の通りです。
 

1.フォーム上部の「回答」をクリックする

1フォーム上部の「回答」をクリックする
 

2.スプレッドシートのアイコンをクリックする

2スプレッドシートのアイコンをクリックする
 

3.「新しいスプレッドシートを作成」を選択し、ファイル名を付ける

3「新しいスプレッドシートを作成」を選択し、ファイル名を付ける

以上で、Google フォームとスプレッドシートの連携が完了しました。
 

2.通知ルールを設定する

Google フォームとスプレッドシートの連携が完了したら、次は通知ルールを設定します。設定方法は下記の通りです。
 

1.メニューバーの【ツール】から、通知ルールをクリックする

1メニューバーの【ツール】から、通知ルールをクリックする
 

2.【ユーザーがフォームを送信したとき】と【その都度】を選択し、【保存】をクリックする

2【ユーザーがフォームを送信したとき】と【その都度】を選択し、【保存】をクリックする
 

3.【完了】をクリックする

3【完了】をクリックする

以上で、スプレッドシートを用いたメール通知の設定が完了しました。
 

GAS(Google Apps Script)を使う手順

GAS(Google Apps Script)を使った通知設定の手順を紹介します。回答通知をフォーム作成者以外にも送りたい方は、読みながら設定してみてください。
 

1.Google フォームの回答通知をオンにする

まずは、「Google フォーム上で通知設定を行う手順」にしたがって、Google フォーム上での回答通知をオンにしてください。
 

2.GAS(Google Apps Script)を開く

次に、Google フォームからGASを開きましょう。GASの開き方は次の通りです。
 

1.画面右上の【︙】をクリックする

1画面右上の【︙】をクリックする
 

2.【スクリプトエディタ】をクリックする

2【スクリプトエディタ】をクリックする
 

3.コードを入力する【コピペOK】

上記の手順でGAS(Google Apps Script)を開くことができたら、コードを入力しましょう。コピペできるコードを紹介しますので、知識がない方も簡単に設定できます。
 

1.ファイル名を付ける

1ファイル名を付ける

ファイル名が【無題のプロジェクト】となっているので、クリックしファイル名を変更します。ファイルの内容が分かるものであれば、どんな名前を付けても問題ありません。
 

2.既存のコードを削除し、指定のコードを入力する

もともと入力されているコードを削除し、以下のコードをコピペして入力してください。

function sendform(e){
   var items = e.response.getItemResponses();
   var msg = '';
   for (var i = 0; i < items.length; i++) {
     var item = items[i];
     var q = item.getItem().getTitle();
     var a = item.getResponse();
     msg += q + ': ' + a + '\n\n';
   }
   GmailApp.sendEmail('送信先のメールアドレス', 'メールの件名', msg);                
 }

 

4.トリガーを設定する

コードの入力が完了したら、トリガーを設定しましょう。設定方法は次の通りです。
 

1.【トリガー】をクリックする1.【トリガー】をクリックする
 

2.【トリガーを追加】をクリックする2.【トリガーを追加】をクリックする
 

3.必要項目を選択する

トリガーの設定項目を、以下の通り選択します。3.必要項目を選択する

選択できたら、【保存】を押して完了です。

 

複数のアドレスに通知が届くよう設定する方法

回答通知を複数のアドレスに送りたい場合は、GASに送信先のメールアドレスを複数入力します。この際、入力するメールアドレスはカンマで区切ってください。

<例>

function sendform(e){
   var items = e.response.getItemResponses();
   var msg = '';
   for (var i = 0; i < items.length; i++) {
     var item = items[i];
     var q = item.getItem().getTitle();
     var a = item.getResponse();
     msg += q + ': ' + a + '\n\n';
   }
   GmailApp.sendEmail('送信先のメールアドレス①', '送信先のメールアドレス②','送信先のメールアドレス③',  'メールの件名', msg);
 }

 

Google フォームのメール通知を設定して迅速な対応を心がけよう

今回は、Google フォームのメール通知の受け取り方を解説しました。メール通知を設定することで、問い合わせのチェック漏れや回答漏れを防ぐことができ、迅速な対応ができるようになります。信頼度向上のためにも、ぜひメール通知を設定してみましょう。

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元記事発行日: 2021年12月14日、最終更新日: 2022年3月17日

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