Google フォームの回答をメール通知するには？複数設定も紹介

Google フォームでは、回答が送信された際にメール通知を受け取ることが可能です。メール通知を設定しておけば、回答内容の確認漏れを防ぎ、問い合わせに迅速に対応できるなど、顧客対応を効果的に行えます。

ただし、初期設定ではダッシュボードでのみ回答を確認できる仕様のため、メール通知を受け取るためには設定が必要です。

本記事では、Google フォームの回答をメール通知で受け取る4つの方法を解説します。複数のアドレスでメール通知を受け取る方法や、通知メールが届かない場合の原因と対処法もご紹介しますので、Google フォームを活用する際の参考にしてください。

Google フォームの回答をメール通知で受け取る方法は、次の4つです。

1. Google フォーム上で通知設定を行う
2. スプレッドシートから通知設定を行う
3. GAS（Google Apps Script）を使う
4. Google フォーム用のアドオンを利用する
    

1. Google フォーム上で通知設定を行う

Google フォーム上での通知設定は、手間がかからず容易に行える方法です。しかし、カスタマイズ性に乏しく、複雑な設定はできません。また、Google フォームのオーナー以外には通知を送れず、宛先もGmailに限定される点に留意が必要です。

細かくカスタマイズしたい方は、続いてご紹介するGAS（Google Apps Script）やGoogle フォーム用のアドオンを利用しましょう。
 

2. スプレッドシートから通知設定を行う

Google フォームの通知設定は、スプレッドシートと連携させて行えます。フォームで得られた回答の集計や編集がしやすく、データ分析を行いやすい点がメリットです。

一方で、Google フォーム上での通知設定と同様にカスタマイズ性が乏しく、フォームのオーナー以外は通知を受け取れません。

複数のメールアドレスへの通知やカスタマイズを行うには、GAS（Google Apps Script）やアドオンを活用してください。

3. GAS（Google Apps Script）を使う

GAS（Google Apps Script）とは、Google が提供するプログラミング言語で、Gmailやスプレッドシートなどの各種ツールの自動化やカスタマイズを行えます。Google アカウントとインターネット環境があれば、複雑な環境設定はなくともGASを利用可能です。

GASを使った方法では、フォームオーナー以外へもメール通知を送信できます。

ただし、GASの利用にはプログラミングの知識が必要になり、他の方法に比べて手間がかかります。本記事後半にある「GAS（Google Apps Script）を使う手順」や「複数のアドレスに通知が届くようにする設定」の各章では、複数のメールアドレスに通知を届けるためのコードをご紹介していますので、ぜひご活用ください。
 

4. Google フォーム用のアドオンを利用する

Google 社の開発したアドオン「Form Notifications」からもGoogle フォームのメール通知を設定できます。Gmail以外のアドレスにも通知を送れるだけでなく、タブレットやスマートフォンなどのデバイスに直接通知を送信することも可能です。

また、このアドオンを利用すれば、Google フォームの回答者に自動返信メールを送れます。設定方法などの詳細は、こちらの記事を参考にしてください。

ここからは、Google フォーム上で通知設定を行う手順を画像付きでご紹介します。
 

1. ［回答］をクリック

［回答］をクリックし、回答画面を開きます。

2. 画面右上の［︙］をクリック

回答画面に移ったら、画面右上の［︙］をクリックします。

3. ［新しい回答についてのメール通知を受け取る］をクリック

ポップアップが表示されるので、一番上の［新しい回答についてのメール通知を受け取る］をクリックします。

以上で、メール通知の設定は完了です。
 

スプレッドシートから通知設定を行う手順を、画像付きでご紹介します。
 

1. Google フォームをスプレッドシートと連携させる

まずは、Google フォームをスプレッドシートと連携させましょう。連携させる手順は次の通りです。
 

1. フォーム上部の［回答］をクリックする

2. スプレッドシートのアイコンをクリックする

3. ［新しいスプレッドシートを作成］を選択し、ファイル名を付ける

以上で、Google フォームとスプレッドシートの連携が完了しました。
 

2. 通知ルールを設定する

Google フォームとスプレッドシートの連携が完了したら、次は通知ルールを設定します。設定方法は次の通りです。

1. メニューバーの［ツール］から、［通知ルール］をクリックする

2. 通知ルールの設定ボックスが開くので、［ユーザーがフォームを送信したとき］と［その都度］を選択し、［保存］をクリックする

3. ［完了］をクリックする

以上で、スプレッドシートを用いたメール通知の設定が完了しました。
 

GAS（Google Apps Script）を使った通知設定の手順を画像付きでご紹介します。回答通知をフォームのオーナー以外にも送りたい方は、読みながら設定してください。
 

1. Google フォームの回答通知をオンにする

まずは、Google フォーム上で通知設定を行う手順にしたがって、Google フォーム上での回答通知をオンにしてください。
 

2. GAS（Google Apps Script）を開く

次に、Google フォームからGASを開きましょう。GASの開き方は次の通りです。
 

1. 画面右上の［︙］をクリックする

2. ［スクリプトエディタ］をクリックする

3. コードを入力する（コピペOK）

上記の手順でGAS（Google Apps Script）を開くことができたら、コードを入力しましょう。コピペできるコードをご紹介しますので、知識がない方も容易に設定できます。
 

1. ファイル名を付ける

初期設定ではファイル名が［無題のプロジェクト］となっているので、クリックしてファイル名を変更します。ファイルの内容がわかるものであれば、どんな名前を付けても問題ありません。
 

2. 既存のコードを削除し、指定のコードを入力する

もともと入力されているコードを削除し、次のコードをコピペして入力してください。

4. トリガーを設定する

コードの入力が完了したら、トリガーを設定しましょう。設定方法は次の通りです。
 

1. ［トリガー］をクリックする

2. ［トリガーを追加］をクリックする

3. 必要項目を選択する

トリガーの設定項目を、次の通り選択します。

選択できたら、［保存］を押して完了です。
 

Google フォーム用のアドオンを使う手順は次の通りです。画像を参考にしながら進めてください。

1. Google フォームを開いて［︙］をクリックし、［アドオンを取得］を選択
2. ［Form Notification］をクリック
3.  Form Notificationの右側に表示される［インストール］をクリック
4. パズルピースのアイコンから［Email Notifications for Forms］を選択
   
5. ［Enable Notifications］を選択
6. ［Email Address(es) to Notify］の欄に通知メールを送りたいメールアドレスを入力
7. ［SAVE RULE］を選択
8. 動作の確認 プレビューから試しにアンケートを送信します。設定したメールアドレス宛にメッセージが届いていれば設定は完了です。
    

複数のメールアドレスへの通知は、Google フォームやスプレッドシートからは設定できず、GASもしくはアドオンを利用する必要があります。各方法の設定方法を解説します。
 

GAS（Google Apps Script）を使う方法

回答通知を複数のアドレスに送りたい場合は、GASに送信先のメールアドレスを複数入力します。この際、入力するメールアドレスはカンマで区切ってください。

＜例＞

アドオンを使う方法

アドオンを使う場合は、パズルピースのアイコンから［Form Nortifications］を選択し、［Notify on form responses］をオンにします。［Enter recipient emails］の欄にメール通知を設定したいメールアドレスを入力してください。

下にスクロールし、［Save configuration］をクリックして設定を保存します。

この項目では、通知条件のしきい値も設定可能です。回答がいくつ集まればメールで通知するかを数字で設定できます。問い合わせに迅速に対応する観点から、1通ごとに通知するのがおすすめです。
 

Google フォームからメール通知が来ない主な原因は、次の通りです。

• 通知先に設定したメールアドレスの入力ミス
• 受信設定が整っていない
• GASの記述や設定にミスがある

メール通知が来ないと、問い合わせを見逃したり対応が遅くなったりする可能性があります。早急に原因を突き止めて、対処しましょう。

通知先に設定したメールアドレスの入力ミス

メール通知が来ない場合、そもそも通知先に設定したメールアドレスが間違っている可能性があります。

メールアドレスを直接入力すると打ち間違える可能性があるので、コピペで対応すると良いでしょう。GASを使う際は、無駄なスペースが入っていないかも確認してください。
 

受信設定が整っていない

正しくメールアドレスを設定していても、受信設定に不備があるとメール通知は届きません。

通知先がGmail以外の場合は、迷惑メールフォルダに格納されたり受信拒否になったりするケースがあるので注意が必要です。メールサービス側の受信設定を確認し、Google フォームからのメール通知を受信できる状態にしてください。
 

GASの記述や設定にミスがある

GASの記述や設定にミスがあると、正しくメールが通知されません。

詳しいコードの内容を理解してコードを記載するには、プログラミングの知識が必要になります。知識に不安がある場合は、本記事でご紹介したコードをコピペして対応すると良いでしょう。
 

Google フォームのメール通知を設定すれば、送信された回答に迅速に対応でき、確認漏れも防げます。問い合わせフォームやアンケート収集といったビジネス目的で活用する場合にメール通知を活用すれば、顧客からの信頼獲得や業務の精度向上に役立てられます。

本記事を参考に、Google フォームのメール通知を設定してみましょう。Google フォームの使い方をより詳しく知りたい方は、こちらの記事を参考にしてください。