業務マニュアルは、新人教育や引き継ぎの効率化に役立つだけでなく、業務の属人化防止にもつながります。

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業務マニュアルを作成する際は、テンプレートを使用しましょう。記載すべき項目やデザイン、フォーマットなどがあらかじめ設定されているため、短期間で効率的に作成が可能になるのはもちろん、記載漏れを防げるなど、さまざまなメリットがあります。

本記事では、業務マニュアルのテンプレートのダウンロードサイトや有料ツール12選と、テンプレートを使う際の注意点を紹介します。業務マニュアルの作成に、ぜひお役立てください。

時短実現のためのヒント!業務効率化チェックシートとツール選定のコツ

業務マニュアルの作成でテンプレートを使用するメリット

まずは、業務マニュアルのテンプレートを使用するメリットを解説します。
 

わかりやすい業務マニュアルを効率的に作成できる

テンプレートには、業務マニュアルに記載する基本的な項目やデザインなどがあらかじめ組み込まれているため、わかりやすいマニュアルを効率的に作成できます。

業務マニュアルをいちから考えて制作する場合、制作に使用するソフトや業務マニュアルのデザイン、記載する順序などを考えなければなりません。業務マニュアルの制作に時間がかかり、そのほかの業務に支障をきたすこともあるでしょう。

テンプレートを使用することで、すでに設定されている雛形に必要な文章や画像などを挿入するだけで作成が可能になり、時間を短縮することができます。
 

デザインやフォーマットに統一感が出る

テンプレートを使用すると、あらかじめ決まったデザインやフォーマットを使えるため、制作者によるバラつきを防ぐことができます。

業務マニュアルのデザインやフォーマットに統一性がないと、利用者が扱いづらくなります。テンプレートによって企業内の業務マニュアルのデザインやフォーマットが統一されるため、一定のクオリティを維持することが可能です。
 

内容の抜け漏れ防止になる

業務マニュアルのテンプレートには、記載すべき重要な項目が網羅されているため、内容の抜け漏れを防止できます

業務マニュアルをいちから作成する場合は、記載する項目も検討しなければなりません。完成後に必要な項目が漏れていたことが発覚した場合は、マニュアルの構成自体を変更しなければならないこともあるでしょう。

構成の修正には時間と手間がかかり、あとから情報をバラバラと追加することにもなりかねません。テンプレートに沿って作成すれば、そのような心配がなくなります。
 

マニュアルの品質が安定する

わかりやすい業務マニュアルを完成させるためには、項目を記載する順序や全体のページ数などが重要なポイントになります。

テンプレートの流れに沿って必要な項目を埋めていくことで、制作者によってマニュアル作成のスキルに差があったとしても品質を安定させることが可能です。
 

テンプレートを使って業務マニュアルを作成する際の注意点

テンプレートを使用する際には、見出しや目次の変更が可能なものを選びましょう。

業務マニュアルのテンプレートには、一般的な業務内容の項目が設定されています。しかし、自社のマニュアルに記載したい項目が用意されていないこともあります。

特に、自社独自のフローを組み込んだ業務の場合、すべての項目を満たしたテンプレートがない可能性が高いため、項目の追加や修正ができることは重要です。
 

業務マニュアル作成に活用できるテンプレートサイト・サービス12選

ここでは、業務マニュアル作成に活用できるテンプレートサイトやサービス12選をご紹介します。

  1. Microsoft
  2. SILAND.JP
  3. bizocean
  4. テンプレートBANK
  5. プレゼンデザイン
  6. bizroute
  7. Excelフリーソフト館
  8. [文書]テンプレートの無料ダウンロード
  9. 経費削減実行委員会
  10. NotePM
  11. COCOMITE
  12. Dojo

 

1. Microsoft

Microsoft

出典:Microsoftの公式サイト

Microsoftの公式サイトでは、Word・Excel・PowerPointなどの形式でダウンロードできる無料のテンプレートが公開されています。

テンプレートの種類が豊富で、Word形式のシンプルなフォーマットのマニュアルからExcel形式のフローチャートまで、目的に合わせて使用できます
 

2. SILAND.JP

SILAND.JP

出典:Excelで作る「シフト表・勤務表」無料テンプレート | SILAND.JP

SILAND.JPは、累計ダウンロード数30万以上の無料テンプレートサイトです。操作マニュアルや運用マニュアルなどのテンプレートをWord形式でダウンロードできます。

画面のキャプチャ方法や文字列の折り返しなどを習得すれば、あとは必要な文字を入力するだけで、マニュアルを作成することが可能です。
 

3. bizocean

bizocean

出典:ビジネス文書・書式のテンプレート/フォーマット/文例の無料ダウンロード|bizocean(ビズオーシャン)

bizocean(ビズオーシャン)では、2.8万点以上の企画書やビジネス書式を無料でダウンロードできます。業務マニュアルに関しては、次の4種類が用意されています。

  • 労務・庶務
  • 事務用品等
  • 出張手続き
  • 社内預金

サイト内検索で「マニュアル」と検索すると、マニュアルの一覧が表示されます。
 

4. テンプレートBANK

テンプレートBANK

出典:テンプレートBANK-はじめての方へ(旧テンプレートBANK) (templatebank.com)

テンプレートBANKは、無料会員登録をすることで業務マニュアルのテンプレートをダウンロードできるサイトです。業務マニュアルをはじめ、ビジネスに使用できるテンプレートが約5,400点用意されています

一部有料のテンプレートもあるので、ダウンロードする際には確認しましょう。
 

5. プレゼンデザイン

プレゼンデザイン

出典:プレゼンデザイン |プレゼン資料のデザインノウハウを学ぶ情報サイト (design4u.jp)

プレゼンデザインは、PowerPointのテンプレートがダウンロードできるサイトです。

効率的にわかりやすいマニュアルを作成するために、スライドサイズやテーマカラー、スライド背景など、各種デザインのルールが決まっています。自由にカスタマイズすることも可能で、使い勝手の良いテンプレートです。
 

6. bizroute

bizroute

出典:業務マニュアルテンプレート | ワード無料ダウンロード | ビズルート (bizroute.net)

bizrouteでは、Word形式の業務マニュアルのテンプレートがダウンロードできます。モノクロタイプとブルータイプの2種類が用意されており、シンプルなデザインに仕上がっています。

見出しや目次の変更方法などが公式サイトで丁寧に解説されているため、Wordの操作に苦手意識がある方にもおすすめです。
 

7. Excelフリーソフト館

Excelフリーソフト館

出典:Excelフリーソフト館 - テンプレートを無料ダウンロード (templateexcel.com)

Excelフリーソフト館は、Excelで使用できるテンプレートがダウンロードできるサイトです。シンプルなフォーマットで扱いやすく、カスタマイズもしやすいのが特徴です。

無料版のテンプレートには、表紙や目次、本文などがすでに設定されており、簡単に業務マニュアルを作成できます。
 

8. [文書]テンプレートの無料ダウンロード

 [文書]テンプレートの無料ダウンロード

出典:[文書]テンプレートの無料ダウンロード (k-solution.info)

[文書]テンプレートは、無料で使用できるダウンロードサイトです。Excelで作成された業務マニュアルのテンプレートを、ユーザー登録不要でダウンロードできます。サイト内の「作業手順書」が業務マニュアルに相当します。

ほかにも、システム構築のマニュアルに使用できるテンプレートや、手順書の書き方・作り方の例も用意されているため便利です。
 

9. 経費削減実行委員会

経費削減実行委員会

出典:書式、テンプレートの無料ダウンロード | ビジネス書式テンプレート【経費削減実行委員会】 (owners.ne.jp)

経費削減実行委員会は、無料で使用できるテンプレートのダウンロードサイトです。

業務マニュアルにも活用できる業務引継書のテンプレートのほか、チェック表や報告書など、多種多様なテンプレートが用意されています。業種や部署、業務、カテゴリ別にテンプレートが分類されているため、目的に合ったものが見つけやすいのもメリットです。

ただし、コンテンツの複製、改変、送信、譲渡が不可のものがあるので、利用規約を確認したうえで使用しましょう。
 

10. NotePM

NotePM

出典:NotePM - 社内wikiでナレッジ共有・マニュアル作成

NotePMは、Web上で簡単に業務マニュアルが作成できる有料のツールです。「高機能エディタ」とテンプレートにより、フォーマットを標準化することで、誰でも簡単に作成・更新を行うことができます。

さらに、検索機能や変更履歴の自動記録など、業務マニュアルを社内の複数人で共有する際に便利な機能が豊富です。料金は月々4,800円~となっており、利用人数やストレージ量によって金額が異なります。

まずは、30日間の無料お試しから始めましょう。
 

11. COCOMITE

COCOMITE

出典:cocomite.konicaminolta.jp

COCOMITEは、オンライン上でわかりやすい業務マニュアルを作成できる有料のツールです。ファイルやフォルダの共有時にはQRコードの生成が可能で、情報共有がスムーズにできます。フォルダごとにアクセス権限も設定でき、事業や部署ごとにマニュアルを管理する際に便利です。

パッケージプランや、比較的安い料金で始められる従量課金プランなど複数のプランが用意されているため、会社の規模や目的に合わせて利用できます。
 

12. Dojo

Dojo

出典:業務マニュアル作成ツール『Dojo』 | マニュアル作成・簡単自動作成 (tepss.com)

Dojoは、業務マニュアルが作成できる有料のツールです。簡単な操作でマニュアルの自動作成や共有・更新が可能で、ユーザーサポートが充実しているのが特長です。業務マニュアルツールを初めて使用する人でも安心して利用できるでしょう。

パソコンにDojoをインストールして使用するプランのほか、サブスクリプション方式で使用できるプランも用意されているため、目的に応じて選びましょう。
 

業務マニュアルはテンプレートを使用して効率化

業務マニュアルは、テンプレートを使用することで効率的に作成できます。業務内容に合わせてカスタマイズできるよう、見出しや目次の変更が可能なものを選ぶと良いでしょう。社内で共通のテンプレートを使用すると、デザインに統一感が生まれ、いちから作成する手間も省けます。

今回紹介したテンプレートのダウンロードサイトや、業務マニュアルの作成に役立つ有料ツールを、ぜひ活用してみてください。

HubSpotではこの他にもマーケティングやセールスに役立つ資料を無料で公開していますので、ぜひこちらからご覧ください。

 

時短実現のためのヒント!業務効率化チェックシートとツール選定のコツ

 時短実現のためのヒント!業務効率化チェックシートとツール選定のコツ

元記事発行日: 2023年11月30日、最終更新日: 2023年11月30日

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