エクセルでタスク管理を行う方法｜メリット・デメリットや効率的な使い方を解説

エクセルは表計算のためのソフトですが、テンプレートや関数を活用することで、個人やチームでのタスク管理に活用できます。

【初心者向け】Excelでの表作成や関数が学べる基礎ガイド

基本的な操作方法から、表やグラフ、利用頻度の高い関数の活用方法を初心者でもわかりやすいよう解説。

• シートの操作方法
• 関数の使い方
• ピボットテーブルの活用方法
• 実践用Excelテンプレート

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本記事では、エクセルでのタスク管理の方法やメリット・デメリット、さらには注意すべきポイントまで詳しく解説します。シンプルなリスト形式からガントチャートまで、さまざまな方法があるので、目的に合わせて活用しましょう。

さまざまな機能を持つエクセルは、タスク管理にも活用可能です。

表計算機能でタスクを一覧化し、期限や進捗状況を管理します。エクセルはカスタマイズ性が高いためユーザーのニーズに応じてレイアウトや項目を変更可能で、個人やチームを問わず活用できます。

基本的な使用方法としては、タスクのリストを作成し、それに関連する期限や優先度、担当者などをカラムとして追加していく方法です。

シンプルなリスト形式から、ガントチャートのように視覚的なタスク管理表まで幅広く対応できるのがエクセルのメリットといえます。

エクセルでタスク管理を行うメリットは主に次の3つです。

• 柔軟性が高い
• 導入コストを抑えられる
• テンプレートが豊富
   

柔軟性が高い

エクセルはカスタマイズ性に優れており、目的やチームの規模に合わせて自由に表を設計できるのが大きな魅力です。

カラムの追加や削除、条件付き書式、関数といった機能を活用することで、目的に合ったフォーマットの作成が可能です。
 

導入コストを抑えられる

Microsoftの「Office」やMicrosoft 365を利用している企業であれば、導入コストがかかりません。

さらに、エクセルを使い慣れている人が多いという点もメリットです。管理表の使用方法を詳しくレクチャーする必要がないため、教育コストを削減できます。
 

テンプレートが豊富

エクセルには、Microsoft社が提供するテンプレートやインターネット上で入手可能な無料のテンプレートが豊富に揃っています。そのため、誰でも簡単にタスク管理を開始できるでしょう。

テンプレートの種類は、ガントチャートからToDoリストまでさまざまで、色の変更や行の追加といったカスタマイズも可能です。
 

エクセルを使ったタスク管理の方法には、主にリスト形式とガントチャート形式の2種類があります。それぞれ詳しく解説します。
 

リスト形式

リスト形式は、タスクごとに行を割り当て、期限や優先度をカラムとして追加したうえで管理する形式です。タスクを一覧で管理できるので、シンプルかつわかりやすいのが特徴です。

個人のタスク管理に適した形式で、日々の業務や短期的なタスクの管理におすすめです。
 

ガントチャート

ガントチャートは、タスクのスケジュールを視覚化し、担当者を記載することで各メンバーの役割や進捗状況を確認するための表です。

ガントチャートはチームでのタスク管理に向いており、特に中長期にわたるプロジェクトのタスク管理に便利です。

条件付き書式やバー形式を利用してガントチャートを作成することもできますが、テンプレートを活用すると、見やすいガントチャートを簡単に作成できます。必要に応じて部分的にカスタマイズしましょう。
 

ここでは、エクセルでタスク管理を行う際の5つのポイントを紹介します。

• 管理したい項目を明確にする
• エクセルの機能を活用する
• 関数を使う
• こまめに更新を行う
• タスクの情報を細分化する
   

管理したい項目を明確にする

エクセルでタスク管理を行う際には、まずタスク名・期限・担当者・ステータス・重要度など、管理したい項目を明確にしておきましょう。それらの項目に基づいて表を設計していきます。

項目を決めてフォーマットを統一することで、見やすく、管理しやすい管理表を作成できます。
 

エクセルの機能を活用する

エクセルには、タスク管理に役立つ便利な機能が多く搭載されています。例えば、次のような機能が活用できるでしょう。

• コメント機能：各セルにメモを追加して、タスクに関する詳細情報を記録
• データ入力規則：選択肢をドロップダウンリストで表示
• フィルター：条件ごとにタスクを絞り込んで表示
• ウィンドウ枠の固定：大きなデータセットでも、ヘッダー部分を常に表示
• テーブル：行や列の追加が容易になり、データの視認性が向上
• グループ化：関連する行や列をグループとして選択し、折りたたんだり移動したりといった操作が可能
• 条件付き書式：特定の条件に基づいてセルを色分けし、視覚的に状況を把握
• スパークライン：セル内に小さなグラフを作成し、データの傾向を視覚的に表示
• ピボットテーブル：大量のデータを要約し、重要な情報を簡潔に整理
• マクロ：エクセルで行った作業を記録して自動化

ピボットテーブルは、タスクの完了状況などを集計する際に役立ちます。また、マクロを取り入れると、タスクの登録や削除といった作業をボタン1つで行うことが可能です。ただし、いずれも中～上級者向けの機能になっているため、まずはそれ以外の機能を使ってみましょう。

関数を使う

次のような関数を覚えておくと、タスク管理を行う際に便利です。

• IF関数：特定の条件に応じたアクションを設定
• COUNTIF関数：指定条件に一致するセルの数をカウント
• VLOOKUP関数：指定範囲内から関連データを引き出す
• SUMIF関数：特定条件のタスクの工数を集計
• NETWORKDAYS関数：営業日単位での期限計算が可能
• TEXT関数：日付や時刻のフォーマットを調整
• TODAY関数：今日の日付を出力

関数を複雑にし過ぎるとメンテナンスの手間が増えてしまうため、なるべくシンプルに設計することを心がけましょう。

こまめに更新を行う

エクセルでのタスク管理の効果を高めるには、こまめな更新が大切です。

特にチームでエクセルを共有する場合、情報が古いままになっていると混乱を招く可能性があります。最新の情報を維持するためには、更新を習慣化することがポイントです。定例ミーティングや日報で進捗状況を共有し、期限の変更やタスクの追加・削除などを随時反映して、最新の情報を維持しましょう。
 

タスクの情報を細分化する

タスク管理を始める前にタスクを細分化することも重要なポイントです。

例えば、1つのプロジェクトを複数のステップに分割し、それぞれに期限や担当者を設定します。大きなタスクを小さな単位に分けて具体化することで、やるべきことが明確になるうえ、進捗を正確に把握しやすくなります。
 

エクセルでタスク管理を行うデメリット・注意点は次の3つです。

• 共同作業に向いていない
• プロジェクトごとにエクセルシートが必要
• 視覚的に限界がある
   

共同編集に向いていない

共同編集の機能はデスクトップ版のエクセルに標準搭載されておらず、基本的には共同編集には向いていません。

エクセルで同じファイルを複数人が同時に編集するためには、「共有ブック機能」を設定するか、編集のタイミングをずらすなどの工夫が必要となります。

リアルタイムでの共同編集を行いたい場合には、クラウドベースのMicrosoft365を利用するか、Google スプレッドシートなど別のツールを検討することをおすすめします。
 

プロジェクトごとにエクセルシートが必要

エクセルでタスク管理を行う場合には、セキュリティリスクの面からもプロジェクトごとに別のエクセルシートを使うことが多いでしょう。そのため、プロジェクトを掛け持ちしている場合には複数のエクセルシートを管理しなければなりません。

プロジェクトごとに保存場所が異なる場合には、さらに手間がかかってしまいます。

このように、担当しているプロジェクトが多い人にとっては管理しなければならないファイルが増えてしまい、デメリットとなることがあります。
 

視覚的に限界がある

エクセルはタスク管理に特化したツールではないため、できることが限られています。

タスクのグラフ化やカレンダー形式での表示、高度なダッシュボードが必要な場合は、プロジェクト管理専用のツールを検討する必要があるでしょう。
 

エクセルはシンプルで柔軟なタスク管理ツールとして活用できますが、共同編集がしづらいことや大規模プロジェクトへの適応には限界があることなど、デメリットもあります。そのため、エクセルを活用しつつ、必要に応じて専用のプロジェクト管理ツールの導入も検討する必要があるでしょう。

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