kintoneでの在庫管理システムの作り方｜事例や注意点も解説

商品を販売する企業にとって、在庫管理は極めて重要な課題です。欠品や過剰在庫を回避するためには適切な在庫管理が不可欠であり、最適な在庫レベルを保つことは、コストの削減や機会損失の予防につながります。

ビジネスの成功においては、的確な在庫管理が欠かせず、そのためには効果的な在庫管理システムの採用が重要といえます。

サイボウズ社のkintone（キントーン）は、開発の知識や経験がなくても、独自の業務プラットフォームを構築できるクラウドサービスです。在庫管理システムの構築も、kintoneを利用すれば可能で、柔軟性があるため自社の業務プロセスに合わせてカスタマイズできるのが特長です。

本記事では、kintoneを活用して在庫管理システムを構築する手順を分かりやすく説明します。

kintoneで在庫管理をするために、まずは商品状況を管理するためのアプリを準備しましょう。準備が必要となるアプリは次のとおりです。

• 商品マスタアプリ：商品情報を格納・管理するデータベースの役割を果たす
• 入庫管理アプリ：商品が倉庫に入庫された際の情報を登録する
• 出庫管理アプリ：保管されている場所から商品を引き出す際の情報を登録する
• 在庫管理アプリ：商品の在庫状況を把握し、必要に応じて商品の棚卸と在庫管理を行う
   

ここからは、具体的にkintoneを利用した在庫管理システム（アプリ）の作り方の流れについて解説していきます。
 

手順1. 在庫管理で使用するアプリを準備する

kintoneを利用して在庫管理システムを構築するためには、先ほどご紹介した以下のアプリを作成します。

1. 商品マスタアプリ
2. 入庫管理アプリ
3. 出庫管理アプリ
4. 在庫管理アプリ

アプリを新規作成するには、kintoneのトップページから「アプリ」項目の右横の「＋（追加ボタン）」を押し、「あたらしくアプリをつくる」＞「はじめから作成」を選択しましょう。

1. 商品マスタアプリ

商品マスタアプリでは、商品情報を蓄積・管理するデータベースの役割を担います。 さっそくアプリの作成方法をみていきましょう。

まずは、左上のタイトルを「新しいアプリ」から「商品マスタアプリ」に修正しましょう。一覧にある「文字列（1行）」や「数値」の上にマウスを置き、フィールドをドラッグ＆ドロップしましょう。するとフォームが作成されるので、必要な分のフィールド（項目）を作成します。

商品に紐づいた情報が登録されるように、各フィールドに「商品名」「商品区分」といった関連する情報を登録していきましょう。今回は以下の項目を設定しています。

• 商品カテゴリ
• 商品名
• 販売単価
• 仕入単価
• 発注点

在庫管理は商品の在庫切れを防ぐことが目的の一つのため、在庫が特定の数に達した時点で自動的に発注する「発注点」の設定が不可欠です。下図を参考に項目を設定しましょう。

フィールドの名称は、各フィールドの右上の歯車マーク（設定）から変更できます。

商品名の登録時は、重複を禁止する設定が必要です。「商品名」の設定で、「値の重複を禁止する」にチェックを入れます。

同じ商品名を使用せざるを得ない場合、品番・型番などを連結させる項目を作り、他の商品と区別できるようにしましょう。

すべて完了したら、右上の「アプリを公開」を押しましょう。
 

2. 入庫管理アプリ

入庫管理アプリでは、商品の入庫に関する情報が登録されます。

倉庫に入庫された日付、入庫商品名、単価、数量などの情報が把握できる項目を作成しましょう。

まずは、商品マスタアプリと同様の流れで、商品の入庫登録を行うアプリを作成します。入庫商品一覧表では、複数の商品を一括して登録できるように、テーブル形式を使用しましょう。

フィールド一覧から「テーブル」を選択すると、テーブル形式になります。

今回の例では、以下の項目を設置しています。

• 入庫日
• 商品
• 単価
• 入庫数
• 金額
• 合計金額

テーブルの中にフィールドをドラッグ＆ドロップし、必要な項目を設定していきます。文字入力の場合は「文字列（1行）」、単価のように数値のみを入力する項目は「数値」のフィールドを使用しましょう。数値のフィールドでは、「設定」から単位を入力できます。

また、「計算」のフィールドを使えば、単価と入庫数を掛けて金額を算出することも可能です。

商品名などは、商品マスタアプリから「ルックアップ」機能を使用して呼び出しましょう。

ルックアップ機能とは、他のアプリに登録された情報を取得し、「一覧の中から該当する情報を選択する」ことができる機能です。今回は、商品マスタアプリに登録した「商品名」を入庫管理アプリの「商品」の項目で呼び出します。

ルックアップ機能の詳細については、こちらの記事をご参考ください。

3. 出庫管理アプリ

次に、入庫アプリと同様に商品を倉庫から出庫する情報を登録するアプリを作成しましょう。

出庫管理は、入庫管理と項目名が異なるだけなので、入庫アプリを複製して出庫アプリを作成できます。

複製方法は以下の手順です。

kintoneアプリストア＞ほかのアプリを再利用＞入庫管理アプリの再利用をクリック

複製したら、入庫日・入庫数の項目を、出庫日・出庫数に変更しましょう。

4. 在庫管理アプリ

最後に、商品の在庫状況を把握し、必要に応じて商品の棚卸と在庫管理を行うアプリを作成します。

在庫管理アプリの作成で必要な項目は、以下です。

• 棚卸日
• 商品（ルックアップ）
• 棚卸時の数量
• 棚卸時の単価
  
• 商品マスタアプリの関連レコード表示設定

商品に対して入出庫の履歴を関連付けさせるために、関連レコード表示を設定しましょう。

商品マスタアプリで「関連サブテーブル一覧表示プラグイン」を入れます。

プラグインは、以下の手順で行います。

1. ホーム画面の設定より「kintoneシステム管理」を選択
2. 「その他」より「プラグイン」を選択
3. 左上の「読み込む」より、「関連サブテーブル一覧表示」のzipファイルを読み込み
4. 商品マスタアプリを開き、「設定」の「カスタマイズ／サービス」より「プラグイン」を選択
5. 「＋追加する」より「関連サブテーブル一覧表示」を選択して「追加」

プラグインの設定方法は、次のように行います。

1. プラグイン設定画面を開き、指示に従って各フィールドを設定
2. 集計パターンを指定。結果をアプリ内フィールドに反映させたい場合は、該当フィールドを設定
3. 表示レコードやサブテーブルの集計を行う場合、集計パターンを設定。セルの色変更が必要な場合は条件書式を設定
4. 一覧画面上で集計値やサブテーブルへのコピーを一括実行する場合、ボタンのラベルテキストと押下時の確認メッセージを設定

これにより、商品マスタ内で入出庫の詳細な履歴と金額を簡単に確認できます。

• 在庫管理アプリにプラグイン（在庫管理プラグイン　TIS社）を追加

在庫管理アプリにプラグインを登録し、各アプリの情報を自動的に集約できるようにします。

プラグインのインストール方法は以下の手順で行います。

1. ホーム画面の設定より「kintoneシステム管理」を選択
2. 「その他」より「プラグイン」を選択
3. 左上の「読み込む」より、「kintone 在庫管理プラグイン」のzipファイルを読み込み
4. 商品マスタアプリを開き、「設定」の「カスタマイズ／サービス」より「プラグイン」を選択
5. 「＋追加する」より「kintone 在庫管理プラグイン」を選択して「追加」

「在庫管理アプリ」にプラグインを追加する方法は、以下の手順となります。

1. 在庫管理アプリの設定より、「カスタマイズ／サービス連携」の一覧から「プラグイン」を選択
2. 画面左の「＋追加する」をクリックし、インストールした「kintone 在庫管理プラグイン」項目にチェックを入れ追加

プラグインの概要については、後ほど詳しく解説します。

• 入庫先マスタアプリの作成

入庫先を管理したい場合は、専用の入庫先マスタアプリを新たに作成しましょう。

入庫管理、出庫管理、在庫管理の各アプリ（2、3、4）で、入庫先マスタアプリから情報を参照できるように設定します。
 

手順2. アプリに必要なフィールドの設定

上記の準備が完了したら、「在庫管理アプリ」に必要となる以下のフィールドを設定します。

1. 棚卸日の日付フィールド
2. 商品アプリのルックアップフィールド
3. 棚卸実地数量の数値フィールド

出典：kintone公式サイト

在庫を店舗や倉庫ごとに管理する場合、入庫先を示すルックアップフィールドを追加します。
 

手順3. プラグインの各フィールドの指定

必要なフィールドを設置したら、最後に以下の手順を踏むことで設定が完了します。

1. 在庫管理アプリの設定より、「カスタマイズ／サービス連携」の一覧から「プラグイン」を選択
2. インストールしたプラグイン一覧が表示されるため、「kintone 在庫管理プラグイン」の設定をクリック出典：kintone公式サイト
3. 「商品アプリ」を指定し、各フィールド（NO、部門、分類、商品名など）をそれぞれ指定する
4. 設定完了

kintoneでは、簡単に機能を拡張できるプラグインが提供されています。必要なプラグインを選んでアプリに追加するだけで、kintoneの在庫管理機能を一層使いやすく、効率的に活用することができます。

ここでは、在庫管理に使えるプラグインを一部ご紹介します。
 

在庫管理プラグイン（TIS）

出典：在庫管理プラグイン

TISの在庫管理プラグインは、商品・入出庫アプリをベースにして、在庫数の計算を手軽に行えます。なお、このプラグインは無料でダウンロードできます。

商品アプリに必要な数値フィールドを追加するだけで、発注点や適正在庫数割れのアラートをカンタンに表示できます。

さらに、仕入れ単価を示す数値や計算フィールドを導入することで、在庫の評価もスムーズに行えます。
 

入出庫管理プラグイン（CapDo.JAPAN）

出典：19.入出庫管理プラグイン

入出庫管理プラグインでは、入出庫情報をもとにして現在の在庫を表示し、在庫の調整を行うことができます。店舗や倉庫ごとの在庫管理が可能で、適正在庫の表示や棚卸、在庫の評価も行えます。

なお入出庫管理プラグインを利用する場合は、「商品アプリ」「入出庫・棚卸・倉庫アプリ」「仕入伝票アプリ」「売上伝票アプリ」の4つのアプリを事前に用意する必要があります。
 

在庫管理ができるツールは他にもありますが、kintoneを利用して在庫管理システムを作るメリットは、主に以下の3つがあります。

• 必要な機能だけを低コストで導入できる
• 部分的な業務の改善ができる
• リマインダー機能で発注漏れによる機会損失を防げる
   

必要な機能だけを低コストで導入できる

一般的なパッケージ販売の在庫管理システムの場合、多くの機能を含むため、高額な導入費用がかかることも少なくありません。しかし、これらの機能の一部は特定の企業には必要ない場合もあるでしょう。

一方で、kintoneは必要な機能だけを選択的に導入できます。自社のニーズに合わせたカスタマイズが可能なため、余分な機能を削いだシンプルな設計ができ、かつ費用も削減できます。

小規模な企業でも、手軽に在庫管理システムを導入できるのは大きなメリットです。
 

部分的な業務の改善ができる

kintoneは、業務プロセスをコストや既存の制約にとらわれずに改善できるプラットフォームです。これまで手書きや表計算ソフトで行われていた業務を簡単にシステム化でき、作業の効率向上やヒューマンエラーの軽減を実現できます。

これにより、企業では迅速で正確な業務遂行が可能となり、よりスマートな業務プロセスを構築できるでしょう。
 

リマインダー機能で発注漏れによる機会損失を防げる

在庫管理アプリでは、「リマインダーの条件通知」を設定することで、在庫が適正数未満の場合に通知が即座に届きます。この早期の通知によって商品の発注にすばやく気付けるため、欠品リスクの軽減に役立ちます。
 

kintoneを活用して在庫管理システムを作る場合は、いくつか押さえておきたいポイントがあります。
 

在庫管理の課題を洗い出しておく

在庫管理システムの導入にあたっては、まず解決すべき課題を明確に把握することが肝要です。これらの課題には在庫把握の不確かさや受発注の共有の不具合などが含まれ、その範囲は広範囲に及ぶ可能性があります。

課題が十分に明確でないままシステムを導入すると、システム設定や導入に費やされる労力が無駄になってしまうかもしれません。

導入前にどの課題を解決したいかを具体的に洗い出し、それに基づいた計画を立てることが重要です。
 

社内の導入体制を整備する

在庫管理システムを有効に活用するためには、社内の導入体制を整える必要があります。初期設定やマスタ登録だけでなく、運用ルールの策定やマニュアルの作成、スタッフの指導・トレーニングなどが欠かせません。

また、業務中断や休止によるロスを最小限に抑えるためには、導入に伴う体制を整備する必要があります。
 

導入前に現場の意見を収集する

kintoneを導入する際、現場の意見を積極的に取り入れることも大切です。経営陣と現場の課題解決に関する意見の違いが、導入後の成功に影響する可能性があります。

例えば、現場からは、入力項目の多さや入力の複雑さなどが課題とされることがよくあります。在庫管理の複雑性に対処するためには、はじめは必要最低限の項目を導入し、必要に応じて後から項目を追加するのがおすすめです。

現場の声を大切にし、効率的で使いやすいシステムを構築していきましょう。
 

kintoneを使用して在庫管理システムを構築する際には、以下のケースにとくに注意が必要です。

【データ量や更新頻度が多くなる場合】

まず、データ量や更新頻度が多い場合は、データベースの最適化が不可欠です。適切なインデックスやパフォーマンスの向上を検討しましょう。

【複数人同時に1つのレコードを編集する必要がある場合】

kintoneでは、データを入力しても、実際にデータが確定するのは「保存」ボタンをクリックした瞬間です。そのため、同じレコードを同時に編集すると、前に作業した入力内容は反映されません。複数のユーザーが更新する場合、特別な設計が必要となるため注意しておきましょう。

【在庫引当機能や在庫評価機能を実装する場合】

在庫引当機能（※1）や在庫評価機能（※2）を実装する場合は、ビジネスプロセスに合わせたカスタマイズが欠かせません。引当ロジックや評価方法を明確に設計し組み込む必要があるでしょう。

（※1）在庫引当機能：顧客からの注文に基づいて倉庫在庫を予約または一時的に確保するプロセスを管理する機能

（※2）在庫評価機能：在庫として存在する商品を金額にして算出する機能
 

kintoneを導入して在庫管理を実施した企業の事例を2社ご紹介します。
 

神戸製鋼所の事例

神戸製鋼所の溶接事業部門では、kintoneを利用して効率的な業務管理を実現しています。とくに、茨木工場が被覆アーク溶接棒の生産拠点として機能しており、kintoneを活用して材料の在庫管理や出庫指示、棚卸業務の効率化を図っています。

【課題】

kintoneを導入した背景には、以下のいくつかの課題がありました。

まず、材料管理が手書き台帳で行われていたことです。手書きでの管理は限界に達していました。

加えて、転記ミスや指示遅れ、属人的な運用が課題となっており、複雑な材料情報を効果的に管理する必要がありました。

【効果】

kintoneの導入により、紙台帳からデジタル化へ移行。Excelやマクロを活用して業務が効率化されました。

紙台帳からの脱却によって返却表の作成や入庫作業における転記作業がなくなり、週で3.7時間、棚卸業務では7時間以上の工数削減に成功。こうした業務の効率化によって作業者の心理的負担も減少し、作業品質が向上しました。
 

小川峰株式会社の事例

小川峰株式会社は、アパレルおよびテキスタイルに特化した企画・製造企業で、自社ブランド「TELVIAN」の婦人服を製造・販売しています。

【課題】

これまで、小川峰株式会社では、在庫管理において基幹システムとExcelを使用してきました。

しかし、複数の色展開がある商品の在庫情報は正確なリアルタイム情報が必要であり、自社でのシステム構築にも限界を感じていました。

【効果】

kintoneの導入により、在庫情報がリアルタイムで把握可能になり、業務効率が大幅に向上しました。

営業スタッフによる倉庫スタッフへの在庫確認の電話連絡が減少し、倉庫スタッフの負担が軽減。これによって商品の欠品が減少し、取引先からの信頼も高まりました。

出荷依頼のミスも減り、正確性の向上にもつながっています。
 

商品を取り扱う事業者にとって、正確な在庫管理は重要な課題です。従来の手法である紙台帳やExcelを用いた在庫管理は、リアルタイムでの在庫数の把握や柔軟な管理に限界がありました。

kintoneを活用して在庫管理システムを導入することで、クラウドを通じて正確な在庫情報をリアルタイムで把握できます。これにより、過去の方法では難しかった即座の情報共有や素早い対応が可能になり、在庫の正確性が向上します。

また、kintoneの大きな強みは、自社の業務プロセスに適した形で柔軟にカスタマイズでき、必要な機能のみをコストを抑えながら導入できる点です。最小限のカスタマイズでシンプルに導入でき、管理の柔軟性が向上します。

効率的で効果的な在庫管理を実現したい方は、この機会にkintoneを活用してみてはいかがでしょうか。