【テレワーク基礎ガイド】導入するメリットや方法を徹底解説

2020年4月の緊急事態宣言にともない、一時的にテレワークを導入する企業が増えました。緊急事態宣言解除後でも、生産性の面や従業員の働き方の面でのメリットは大きく、多くの企業が何らかの形でテレワークを継続しようとしています。

テレワークを活用し、生産性の向上や、柔軟な働き方のメリットを受ける企業が増えるにつれ、テレワークに対応していない企業は、競争力低下のリスクが予想されます。

本記事ではテレワークの定義や導入するために知っておくべきことを解説します。テレワークにまつわる疑問や不安を取り除き、導入に向けた1歩を踏み出したい方は、ぜひご一読ください。

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テレワークとは、「仕事」や「働く」という意味を持つ work という言葉に「遠い」を意味する接頭語 tele- をつけた言葉で、「オフィスから遠くで働く」という意味です。テレワークとはその言葉通り、自宅や出先など、オフィスから離れた場所での働き方を指しています。
 

テレワークは時代が要請する働き方

「会社へ行く」という言葉が「仕事に行く」「会社で仕事をする」という言葉と同義であるように、従来は「仕事」というのは会社でするものと決まっていました。長時間の通勤も、営業先と会社の往復も「当たり前」であり、「時間のロス」と意識されることすらありませんでした。

しかし、今やクラウドと高速モバイル通信の普及によって、どこでも必要なデータにアクセスできるようになっています。オフィスに行かなくても、自宅で企画書や提案書の作成や、データの分析が可能です。営業先に自宅から直接出向き、カフェやサテライトオフィスで報告書を作成してクラウドにアップすれば、他のメンバーと情報を共有することもできます。

ICT（情報通信技術）の活用により、会社で仕事をするために費やしていたコストを別のことに振り向けて生産性を高めることが可能になりました。テレワークは時代に適した働き方といえるでしょう。

テレワークの導入は、ビジネス環境が大きく変化する中で、競争力を高める重要な施策です。適切な範囲での導入の検討は、避けて通れない課題だといえます。
 

テレワークは「働き方改革」の一環として、政府が積極的に推進しています。日本政府はテレワークによる働き方改革を普及させて「一億総活躍」「女性活躍」を実現しようとしています。

その背景にあるのは、少子高齢化による生産年齢人口の低下です。経済を維持するには生産性を向上し、労働人口を確保しなければなりません。そのためにデジタル化とペーパーレス化を推進することでテレワークを普及させ、女性や高齢者の就業機会を増やす必要があります。

テレワークは現在、総務省、経済産業省、厚生労働省、国土交通省の4省が中心になって推し進めています。テレワークの啓発活動や、専門家の派遣、導入ノウハウの提供と助成・補助など、さまざまな推進策・支援策が導入されています。
 

助成金を受けられるケースも

スモールビジネスの場合、テレワークを導入するだけのリソースがない、と二の足を踏むかもしれません。政府はそのような企業のために、いくつかの助成金を用意しています。日本テレワーク協会は、各助成金について「テレワークに関する助成、補助」のページでまとめていますので、参考にしてください。

またHubSpotでは、「働き方」だけでなく、現行の業務とテレワークをいかに結びつけるかの点に焦点を当てて説明した「営業とマーケティングのオンライン化を成功させるためのリモートワーク導入ガイド」を用意しています。ぜひダウンロードしてお役立てください。
 

テレワークを導入する上でのメリットを会社側、従業員側に分けて見ていきましょう。
 

テレワークを導入する会社側のメリット

テレワークを導入して会社が得られるメリットは、業種によっても異なりますが、共通するメリットとして、以下の4点が考えられます。
 

1. 生産性・効率性の向上

モバイルワークを含めて、モバイル端末からクラウドにアクセスするなど、どこでもオフィスと同様に働ける体制を構築すれば、業務効率の向上が期待できます。

テレワークが可能となるような、フリーアドレス制やWeb会議の導入、ペーパーレス化を適切に行えば、業務の再構築や間接部門の生産性向上につなげることが可能です。

上記のグラフは2008年日本テレワーク協会が行った統計によるものです。テレワークを導入することで、半数以上の企業が生産性や効率が向上したと回答しています。
 

2. 離職率低下

出産や育児を機に退職する女性ばかりでなく、メンタルの不調や病気、介護などを理由とした従業員の離職が問題になっています。テレワークにより、従業員は育児や介護と仕事の両立が可能です。テレワークを通じた柔軟な働き方は、人手不足に悩む会社にとって大きなメリットとなるでしょう。
 

3. コスト（固定費）削減

テレワークを導入した場合、フルタイムの在宅勤務者の通勤費は不要になります。業務の一部をテレワークとする場合でも、通勤費が低減します。

フリーアドレス（※従業員の席が固定されておらず、従業員は空いている場所で自由に働ける状態）制を採用してオフィスコストを低減させることも可能です。
 

4. 災害時・パンデミック時の対応力

事業継続計画（Business Continuity Planning:BCP）の面から見ると、テレワークの導入で、いつでもどこでも仕事ができる態勢が構築できます。今回の緊急事態宣言の際に、多くの企業がテレワークの対応力を実際に経験しました。
 

テレワークを導入する従業員側のメリット

従業員が得られるメリットは、以下の2点にまとめられます。
 

1. 通勤時間削減

通勤時間の削減により、長時間に及ぶ満員電車での通勤が緩和されます。テレワークを導入したある企業の統計では「通勤に関する肉体的・精神的負担が少ない」と回答した従業員は35%にも上りました。
 

2. 育児・家事・介護などを行いながら柔軟に働ける

日本では、既婚女性が出産・育児を機に退職する、いわゆるM字カーブが長らく問題になっていました。近年では既婚女性の就業率が高くなり、M字カーブも解消しつつあるといわれています。

出典：内閣府　男女共同参画白書（概要版） 平成27年版

しかし、その実情は、正規雇用の職に就いていた女性の多くが出産を機に退職し、その後、正規雇用の職に復職することなく、非正規として働き始めるケースが未だ多いと言われています。

テレワークにより柔軟な働き方が可能になれば、仕事を辞める必要がありません。働く女性にとって、自分が形成してきたキャリアを出産後も引き続くことができ、大きなメリットがあるといえます。
 

上記のように数々のメリットが見込まれるテレワークですが、テレワークを導入しても、制度を適切に構築しないと、デメリットが生じてしまいます。ここでは適切に活用しなかった場合に生じるデメリットを、会社側、従業員側に分けて見ていきましょう。
 

会社側のデメリット

・導入のためのコストが増大する

テレワークを導入するためにかかるコストには以下のものがあります。

1. 従業員の勤怠管理コスト
   従業員が働いているところを視認できないことがネックとなり、テレワークの導入をためらう企業があります。勤怠管理ツールを利用すると、離れていても勤怠管理が可能ですが、導入にはコストがかかります。
2. プロジェクト管理コスト
   プロジェクト管理を通じて、遠隔地で働く従業員の業務進行状況が「見える化」されます。また、他のメンバーと共同で業務を遂行するために、プロジェクト管理が必要です。そのためにプロジェクト管理ツールや業務管理ツールを導入する必要があります。
3. ツール導入・教育コスト
   リモートアクセスツールやセキュリティツール、コミュニケーションツール、勤怠管理や業務管理ツールなどのツールは導入するだけでは役に立ちません。従業員がツールを使いこなせるようになるだけでなく、マネジメント部門が勤怠管理や業務管理を遂行できるように、研修を受ける必要があり、そのためのコストが必要になります。
    

従業員側のデメリット

テレワークを通して従業員が感じるデメリットとして無視できないものに、以下の2点があります。

1. コミュニケーション不足
   2014年アメリカで行われたテレワークに関する実験では、テレワークを行ったグループはオフィスで働いたグループにくらべ、13%高い生産性を上げました。その反面、テレワークを行った従業員の約半数が孤独感を抱き、オフィス勤務に戻ることを希望しました。緊急事態宣言下でも、同様に孤独を感じる人は多く現れました。
2. 上司からの指導機会減少
   業務上の報告、連絡、相談については、チャットやWeb会議など、適切なアプリを導入して対処できますが、日常的に先輩社員の働きぶりなどを通して仕事を覚えることができません。オフィスであれば気軽に尋ねられることも、わざわざ質問を考え、チャットで質問することに、心理的な障壁を感じる従業員も登場します。

テレワークのメリットとデメリットを比較してみると、デメリットを回避しつつ、メリットだけを得ることが十分可能です。

一例を挙げると、テレワーク導入によるICT費用のコスト増大に対処するためには、無料ツールの導入やサブスクリプションサービスの利用を行うことで、費用を抑えることが可能になります。また、まず必要な部署だけに導入する方法も可能です。本記事の中でも低コストで導入する方法を紹介していますので、参考にしてください。

従業員側のデメリットに対しては、定期的なコミュニケーションの場を設けたり、研修や支援活動を用意したりすることで、デメリットを押さえながら、メリットだけを得ることが可能です。

テレワークの目的を見極め、その目的に見合ったテレワークをどのように導入するのかを検討する必要があります。
 

テレワークは労働形態に応じて分類することができます。

各種テレワークをさらにくわしく見ていきましょう。
 

在宅勤務

緊急事態宣言下で、多くの企業が導入した「テレワーク」は、在宅勤務型のテレワークを指します。週に何度かオフィス勤務の日を設けるパターンや、基本的にほぼ在宅勤務のみ、というパターンなど、業務内容によってさまざまなパターンがあります。
 

モバイルワーク 

医療機関を回るMR（医薬情報担当者）など、日本では比較的早くから導入されてきたテレワークがモバイルワークです。営業先に移動途中、カフェや車内、空港のラウンジなどを就業場所とする働き方です。

営業先への直行・直帰によって移動時間のロスをカットし、より顧客満足度を上げることをおもな目的にしています。テレワークの中で最も導入しやすい働き方です。

モバイルワークについて詳しく知りたい方は 「モバイルワークとは？ 導入のメリットやポイントを分かりやすく解説」をご覧ください。
 

サテライトオフィス勤務

会社のオフィス以外に拠点を設けたり、社外のワーキングスペースで業務を行うのがサテライトオフィスです。サテライトオフィスの導入は、オフィス設置に費用がかかることなどから、緊急事態宣言以前はほぼ大企業に限られていました。

しかし緊急事態宣言以降は中小企業でも導入するところが増えています。従業員の自宅近くのシェアオフィスなどを活用することで、自宅での仕事がやりにくい従業員にとっても大きなメリットがあったからです。今後も増えていくことが予想されるテレワークの一形態です。

サテライトオフィスについて詳しく知りたい方は  「サテライトオフィスとは？ 設置するメリットや導入事例」をご覧ください。
 

リモートワーク

テレワークとは別に「リモートワーク」という言葉もあります。

リモートワークは、テレワークのように明確に定義されている言葉ではなく、「会社から離れた場所で働くこと」全般を指す言葉です。ほぼテレワークと同様の意味で使われることが多いのですが、「テレワーク」は政府関連の文書で使用されることが多いのに対し、リモートワークは民間の文書で使われる傾向が高いという違いがあります。

リモートワークについて詳しく知りたい方は「リモートワークとは？テレワークとの違いや導入メリットを徹底解説」をご覧ください。
 

緊急事態宣言を経て、企業のテレワーク導入は大きく進みました。ここでは、2019年以前と緊急事態宣言解除後のテレワーク導入率の推移を見ていきましょう。
 

2012年～2017年までのテレワーク導入率の推移

最初のグラフは2018年総務省情報通信白書による、2012年～2017年のテレワーク導入率の推移です。

出典：総務省｜平成30年版 情報通信白書｜広がるテレワーク利用

2011年、東日本大震災時には、BCP（事業継続計画）が多くの人の意識に上りました。早い段階でテレワークの導入に踏み切った企業の中には、東日本大震災がきっかけとなったところも多くありました。

しかし、その後はテレワークの導入はなかなか進んでいなかったことがわかります。以下は総務省「平成29年通信利用動向調査」をもとに雇用型テレワークをグラフ化したものです。

上記のグラフは「2017年にテレワークを導入している企業がどのような形態で導入しているか」を表したものです。テレワーク形態の中ではモバイルワークが最も導入しやすい形態だったことがわかります。
 

ここからは、テレワークの体制を構築するために欠かせない業務遂行のためのツールと労務管理ツールを紹介します。
 

業務遂行のためのツール

業務を円滑に回すためにコミュニケーションツールは欠かせません。対面や音声での対話が可能になるだけでなく、文書のやりとりも可能なツールです。
 

Zoom

Web会議ツールはさまざまなものがありますが、Zoomが使いやすいと感じる人が多いようです。会議に参加してもらうには、URLを送るだけでOK、PCでもモバイル端末でもシームレスに使えます。

《料金プラン》

Slack

ビジネス用チャットツールです。案件ごとにグループチャットを作成することができるチャンネルという機能があり、途中からプロジェクトに加わった人でも簡単に流れを追うことができます。Google DriveやZoomなどと連携させることもできます。

《料金プラン》

Beat Shuffle 

Beat Shuffleは社内限定のコミュニケーションツールです。社内限定のFacebookを想像するとイメージしやすいでしょう。Facebookとよく似た仕様のトップページから、社内全体の動きも、個人宛のメッセージも知ることができます。

《料金プラン》

※上記はクラウドの価格　オンプレミスは個別対応
 

労務管理ツール

労務管理ツールは、従業員がどのような状態にあるかを把握し、勤怠管理を行うものです。テレワークは従業員が遠隔地にいるために、労務管理ツールの導入は不可欠です。
 

人事労務freee

クラウド型の労務管理ソフトなので、社外の従業員の勤怠管理から給与計算まで、通常のオフィス同様に利用することができます。

《料金プラン》

※基本料金は従業員3名が含まれたもの。そこから1人増やすごとに追加料金が必要になる
 

SmartHR

SmartHRは、従業員が必要事項を入力する「入社手続きをテレワークで」というCMが話題になったクラウド型人事労務ソフトです。給与管理ほかさまざまな労務手続きが対応可能です。

《料金プラン》
スモールプラン、スタンダードプラン、プロフェッショナルプランのほか、30名以下の永代無料プランもあります。（くわしくは要問合せ）
 

しごとコンパス

会議機能やチャット機能、管理機能など、テレワークに必要な機能がオールインワンでそろったクラウドソフトです。PCの操作ログから勤務エビデンスを残すことができるため、個人やチームの生産性を視覚化することができます。

《料金プラン》
プランの詳細は未公開のために、サービスファーストコンタクトセンターへ連絡してプラン内容を確認してください。
 

テレワーク導入に向けては、以下のプロセスで進めていく必要があります。

1. テレワークを導入する目的の明確化
2. テレワークを推進するプロジェクトチームの結成
3. 業務の分析と洗い出し
4. 導入に向けた業務体制の整備
5. トライアル
6. KPIの設定と計測
7. 本格導入

7つのステップに沿って、具体的な導入を説明します。
 

ステップ1：テレワークを導入する目的の明確化

自社がテレワークを導入する目的を明確にします。
例えばこのような例が考えられます。

【A社の場合】
営業部門の生産性を向上させるためにモバイルワークを導入したい

【B社の場合】
オフィスコスト、通勤コストなど、コスト削減のために在宅勤務を導入したい

【C社の場合】
事業の中心的担い手が女性で、出産や介護を理由に離職する社員が多いため、社員の離職を防止するために在宅勤務を導入したい
 

ステップ2：テレワークを推進するプロジェクトチームの結成

テレワークを推進するチームを結成します。メンバーは担当部署のメンバーのほか、経営部署、人事、ICT関連部署で構成します。
 

ステップ3：業務の洗い出しと分析

テレワークが導入対象となっている部署の業務の現状を洗い出し、問題点を分析します。

• 時間：業務にどれくらいの時間をかけているか
• 文書の電子化：文書の電子化はどれくらい進んでいるか
• コミュニケーション：Web会議やチャットツールなどの導入が可能か
   

ステップ4：導入に向けた業務体制の整備

基本的に必要なものとして、テレワーク導入対象部署に対して以下のことを行う必要があります。

• 情報通信システムの構築
• セキュリティ対策
• 対象メンバーに対する基本知識の研修
   

ステップ5：トライアル

試験的に導入する部門と対象メンバー、期間を定めて、小規模でトライアルを行います。
 

ステップ6：KPIの設定と計測

自社が導入する目的に一致するKPIを設定し、計測します。

• 営業部門の生産性向上が目的の場合…顧客対応回数、顧客対応時間、顧客訪問回数、顧客訪問時間、新規契約件数など
• コスト削減を目的とした場合…移動コスト、移動時間、オフィス賃貸料、情報通信コストなど
• 離職防止を目的とした場合…従業員の満足度、家族と過ごせる時間、趣味・自己啓発などに費やした時間など
   

ステップ7：本格導入

計測結果を分析し、効果があると判断できれば、本格的な導入に入ります。
 

実際にテレワークを導入している事例を、企業の取り組みを中心に紹介します。
 

《事例1》パナソニック

パナソニックでは、在宅勤務制度「e-Work@Home」を2007年から本格導入し、初年度だけで約5,000名が利用しています。また、営業などを対象に「モバイル勤務制度」や、サテライトオフィスである「スポットオフィス」もあわせて活用しています。

テレワーク導入した当初の目的は、日本中に点在する拠点間の移動の削減や、災害時のBCPにありました。今日では「場所にされない働き方改革」という点に焦点を当て、運用されています。

テレワークを支えるツールとして、自社のノートPCである「レッツノート」やタブレット端末の「タフブック」、またi-Phoneなどが貸与されているほか、Microsoft TeamsがWeb会議用に活用されています。
 

《事例2》日本IBM

テレワークの導入は日本でもっとも早かったのが日本IBM社です。1987年にはBCPの観点から、休日や夜間でもリーダーが連絡が取り合えるよう、自宅に専用端末を設置したことから始まりました。また、1999年には育児や介護に携わる従業員を支援するための、在宅勤務制度が開始しています。2000年代に入ると、サテライトオフィスや在宅勤務にあたるe-ワーク制度やオンデマンド・ワークスタイルにも取り組んでいます。

導入当初は生産性向上を目的とし、成果を上げてきました。その後、社員同士のコミュニケーションが希薄化しないように、チャットを活用しながら部門ごとに工夫が続いています。

コミュニケーションを支えるツールとしておもに活用されているのは、チャットツールとしてSlack、Web会議としてはWebEx、文書共有ツールとして主にBoxが利用されています。
 

《事例3》日本マイクロソフト

日本マイクロソフトは2010年から「フレキシブルワーク」として、働き方の多様性を促進してきました。テレワーク・モバイルワークの大きな転換点となったのは、2011年の東日本大震災にさかのぼります。大震災時にBCP対策として、全社一斉テレワークに取り組みました。その体験は、翌年から「テレワークの日／週間」として継続し、2014年からは多くの賛同団体を巻き込んでの幅広い展開となっています。

マイクロソフト社の特徴は、「ワークライフバランス度」や「女性離職率」など、フレキシブルワークの7つの指標を設定し、効果測定を行っていることです。その計測を続けた結果、マイクロソフト社ではワークライフバランスの向上が見られています。
 

《事例4》HubSpot

HubSpotでも従来からテレワークを導入していましたが、今後、従業員がより柔軟に働き方を選べるように制度が変更されました。
 

・HubSpotの従業員が選べる3つの働き方

• @office（オフィスでの勤務）
  週3日以上、オフィスへ出社する働き方です。ただし、自宅でのテレワーク環境整備の支援を受けることはできません。
• @flex（フレックスでの勤務）
  オフィスの勤務が週に2日以内の働き方です。フリーアドレス制を取り、会社は自宅等でのテレワーク環境整備を支援します。
• @home（自宅での勤務）
  自宅やシェアオフィスでの働き方が基本の勤務形態です。会社からの自宅のテレワーク環境整備の支援を受けることができます。
   

総務省が2018年に発表した「テレワークの最新動向と今後の政策展開」には、企業がテレワークを導入しない理由として、以下の理由が挙げられています。

出典：総務省｜テレワークの最新動向と今後の政策展開

現場や接客が業務の中心となる企業では、一般に「テレワークに適した仕事がない」と考えられています。しかし、実際には現場や接客業でもテレワークを導入することで効果が挙がっています。ここでは「テレワークに適した仕事がない」と考える業務でも、テレワークを活用して生産性を上げる方法を紹介します。
 

在宅勤務のニーズがある社員に在宅勤務を導入する方式

従業員の中には、出産や育児、介護、メンタルの不調や病気・ケガなどで、在宅勤務を希望する従業員が含まれている可能性があります。ニーズのある従業員を対象に、在宅勤務可能な業務を担当してもらいます。
 

現場と間接部門を分けて導入する方式

営業や現場では、タブレット端末を導入することで、移動時間の短縮やペーパーレス化などのモバイルワークのメリットを経験してもらいます。

間接部門はペーパーレス化を行うことが前提になります。クラウドの活用やハンコの電子化を通じてテレワークが可能な体制を構築します。
 

経営陣のマインドセットを変えることが重要

働き方の改革は、ボトムアップでは進みません。経営陣の変革への決断が必要です。「出社する＝仕事をする」という意識を経営陣が変革し、生産性を高めるために本気で働き方を根本的に変えていくという意識がなければ進みません。

HubSpotでは、テレワークと現行の営業業務を結びつけ、より生産性を高める働き方を紹介した「営業とマーケティングのオンライン化を成功させるためのリモートワーク導入ガイド」を用意しています。ぜひダウンロードしてお役立てください。
 

テレワークはICTを活用することで、生産性を向上させ、働き方を柔軟にしてワークライフバランスを向上させることを目的としたものです。

離れた場所にいても仕事をスムーズに進行させるツールや、適切に従業員を評価し、労務管理を進めるためのツールなど、新しい技術を取り入れることで、テレワークはそれぞれの企業に合った形へと独自に進化していくでしょう。

もはや「働くこと＝オフィスにいること」ではありません。その意識は変えていく必要があります。それと同時に、テレワークを実際に導入することによって、従来の固定観念にとらわれた人の意識も変わっていくでしょう。

今、世界は大きく変わろうとしています。新しい時代に即した働き方を確立するために、テレワークの導入を検討してください。