RFP（提案依頼書）作成支援とは？ 依頼するメリットと選定のポイント

RFP（提案依頼書）とは、システムを開発・調達するにあたり、開発会社に提案書の作成を依頼するための文書のことです。発注企業の要望を正確に伝え、「言った・言わない」のトラブルを未然に防ぐ上で重要な文書ですが、抜けや漏れのないRFPを作成するには知識や経験が求められます。RFPを内製するのが難しい場合は、RFP作成支援サービスを活用するのがおすすめです。

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今回は、RFP作成支援サービスの概要や依頼できる業務の範囲、利用するメリットについてわかりやすく解説します。RFP作成支援サービスを選定する際のポイントもまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

そもそもRFP作成支援サービスとは、どのようなサービスなのでしょうか。依頼可能な業務の範囲とあわせて確認しておきましょう。
 

RFPの作成を外部委託できるサービス

RFP作成支援サービスとは、RFPの作成を外部委託できるサービスのことです。発注企業の要望を取りまとめた上で、提案依頼書の作成を代行してもらえます。

RFP作成サービスはシステム開発会社が提供しているケースが多く見られるほか、RFP作成に関する知見を豊富に備えた専門家が在籍している企業が、文書作成サービスの一環として提供している場合もあります。

システム開発のゴールはあくまでも自社の課題を解決することであるため、RFPの作成に膨大な時間を費やすのはあまり得策ではありません。自社の作成ノウハウが不足しているようなら、RFP作成代行サービスを活用するのも1つの選択肢といえます。
 

RFP作成支援サービスに依頼できる範囲

RFP作成サービスにおいて対応可能な業務の範囲は、サービス提供企業ごとに異なります。一般的に提供されている主なサービスは次のとおりです。
 

要望事項のヒアリング

発注企業が想定しているシステムの要件や、解決したい課題についてヒアリングを実施します。プロジェクトの目的や背景、必要としている機能などへの理解を深めることが主な目的です。
 

RFP作成

ヒアリングした情報を元に、提案依頼書をまとめ上げます。各社が独自のフォーマットを用意しているため、依頼事項の抜けや漏れを回避しやすくなる点が長所です。
 

開発会社選定サポート

RFPにもとづいて各システム開発会社が提案書を作成します。提出された提案書を比較検討し、発注先を絞り込んでいくのが通常の流れです。RFP作成支援サービスによっては、開発会社を選定するプロセスについてもサポートしてもらえる場合があります。

RFP作成支援サービスを活用することで得られる主なメリットは下記の3点です。

• 内製に要する時間や工数を削減できる
• 専門的な知見やノウハウを活用できる
• 開発会社の選定支援を受けられる場合もある

それぞれ詳しく見ていきましょう。
 

内製に要する時間や工数を削減できる

1つ目のメリットは、RFPを社内で作成する際に要する時間や工数を削減できる点です。RFPを作成するにあたって、複数部門にヒアリングを実施したり、作成したRFPに漏れがないか何重にもチェックを行ったりしなくてはなりません。RFPに記載する必要がある項目は、下記のとおり多岐にわたるからです。

【RFPの基本構成】

これらの項目を社内で漏れなく記述するのは容易なことではありません。RFP作成支援サービスを活用することで、的確な内容のRFPを速く正確に作成できます。

専門的な知見やノウハウを活用できる

RFP作成支援サービスの専門的な知見やノウハウを活用できる点も大きなメリットです。RFPに不備があると、発注後に追加機能を実装する必要に迫られ、開発費用や開発期間が想定以上にかさむことにもなりかねません。こうした事態を回避するには、トラブルになりやすいポイントへの対策をあらかじめ講じておくことが求められます。

過去に数多くのRFPを作成してきた実績のあるサービスであれば、注意が必要なポイントを的確に見極められるため、トラブルを未然に防ぎやすくなるでしょう。
 

開発会社の選定支援を受けられる場合もある

RFP作成支援サービスのサポート範囲によっては、開発会社の選定についても支援してもらえる場合があります。RFPは、あくまでも適切な発注先を見極めるために作成する文書です。仮に抜けや漏れのないRFPを作成できたとしても、発注先を選定する段階で判断を誤ってしまうようでは本末転倒といわざるを得ません。

実績豊富なRFP作成支援サービスであれば、発注企業にとって最適な技術力・提案力・コストを提案した開発会社を過去のサポート経験にもとづいて判断できます。結果として自社にとって適した発注先を見極められる可能性が高まるでしょう。
 

RFP作成支援サービスを選定するにあたって、注意しておきたいポイントをまとめました。
 

作成支援のサポート範囲をチェックする

RFP作成支援サービスと一口に言っても、サポートが可能な範囲は事業者によって異なります。たとえば、RFP作成のみ代行している事業者もあれば、事前のヒアリングや開発会社の選定までカバーしている事業者もあるからです。

作成支援のサポート範囲を必ずチェックした上で、提供される予定のサービス内容と費用のバランスを慎重に検討しましょう。費用が高すぎる場合だけでなく、安すぎる場合も注意が必要です。具体的なサポート内容を問い合わせ、自社が必要としている支援を受けられるか確認しておくことをおすすめします。
 

過去の支援実績をチェックする

RFP作成支援サービスを提供している事業者が、過去にどのようなプロジェクトに携わってきたのかについても必ずチェックしておくことをおすすめします。実績が豊富であるかどうかはもちろんのこと、自社のプロジェクトと分野や規模、内容などの面で共通点が見られるかどうかも確認しておくことが大切です。

自社と同業種の企業をサポートした事例が豊富にある事業者や、開発する予定のシステムと同等の規模・内容のシステムについてRFPを作成した経験が十分にある事業者であれば、安心して依頼できるでしょう。
 

複数の支援サービスを比較検討する

RFP作成支援サービスははじめから一社に絞って依頼するのではなく、複数のサービスを比較検討しておくことが大切です。比較対象があることで対応範囲や費用の妥当性、対応の良し悪しなどを判断しやすくなります。

RFP作成支援サービスを提供している複数の事業者に問い合わせ、相見積を実施するのが望ましいでしょう。その際、費用面のほか、前に挙げたサポート範囲や過去の実績なども加味して依頼先を総合的に判断するのがポイントです。
 

不備のないRFPを効率よく作成することは、システム開発を円滑に進めていく上で非常に重要なポイントです。RFPを抜け・漏れなく作成するための時間や人的リソースを確保するのが難しいようなら、RFP作成支援サービスを活用してみてはいかがでしょうか。今回紹介した選定のポイントを参考に、ぜひ自社に適したRFP作成支援サービスを見つけてください。