働き方の多様化や人材の流動化など、会社全体を取り巻く環境は変動しつつあります。その変動に対応するためには、個人の有するノウハウや情報を社内で効果的に共有するナレッジマネジメントが重要です。

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時短実現のためのヒント!業務効率化チェックシートとツール選定のコツ

その際に役立つのが、「共同化(Socialization)」、「表出化(Externalization)」、「結合化(Combination)」、「内面化(Internalization)」と呼ばれる4つのプロセスの頭文字を取ったSECIモデルと呼ばれる理論です。

本記事では、SECIモデルの概要と4つのプロセス、構築のポイントを解説します。活用事例もご紹介するので、ナレッジマネジメントの実施にあたってSECIモデルを導入しようと考えている方はぜひ参考にしてください。

時短実現のためのヒント!業務効率化チェックシートとツール選定のコツ

SECIモデルとは?

SECIモデルとは?

SECI(セキ)モデルとは、個人が持つ情報やノウハウなどの暗黙知を、社内全体で共有できるように形式知に変換するためのフレームワークです。一橋大学大学院教授の野中郁次郎氏によって提唱されました。

暗黙知とは、言語化できないために共有が難しい知識のことです。例えば、個人の経験や勘に基づいたWebマーケティングの施策などがあげられます。

一方、形式知とは、誰もが理解できるよう言語化、図表化ができる知識のことです。マニュアルや説明書などが形式知に該当します。

経験豊富な社員やスキルの高い社員が有する暗黙知を社内で共有できれば、他の社員のスキルアップや知識増強につながるでしょう。

働き方の多様化や労働人口の減少などから、効果的にノウハウや知識を伝承する必要性が求められるなかで、SECIモデルは重要とされています。
 

SECIモデルにおける4つのプロセス

SECIモデルにおける4つのプロセス

SECIモデルには、次の4つのプロセスがあります。

  • 共同化
  • 表出化
  • 結合化
  • 内面化

SECIモデルにおける各プロセスの概要や具体例をご紹介します。
 

共同化

共同化とは、共通の経験や体験などの暗黙知を移転させるフェーズで、暗黙知を形式知へと変換する前の段階における重要なプロセスです。

この時点での知識やスキルは、まだ言語化が難しく共有しづらいので「ベテラン社員と共に営業回りに行く」「先輩社員の技術を直に確認する」などのように実際に体験するのがポイントです。
 

表出化

表出化は、暗黙知を形式知へと変換させるフェーズです。暗黙知を形式知へと変換するために、対話を経て言語化し、図表やフローチャート、文章などを作成します。

業務マニュアルや上司と部下間での詳細な日報の作成が表出化の一例です。共同化の後に表出化を実施することで、暗黙知をより多くの社員に共有できる体制が整います。
 

結合化

結合化は、表出化のプロセスで形式知となったものを組み合わせて新たな知識を創出するフェーズです。結合化の例として、得られた知識を組み合わせたオリジナルの業務マニュアルの作成や業務効率化に役立つアイディアの試行があげられます。

結合化において知識やデータを統合することで、新たな発見や課題解消につながる可能性があります。
 

内面化

内面化は、結合化プロセスで得た形式知を自己学習や反復試行により暗黙知として習得するフェーズです。「上司からの指導や業務マニュアルなしで業務を遂行できる」「新しいアイディアを実施して業務効率化を実現する」状態が内面化に該当します。

ここでご紹介した共同化から内面化までの4つのプロセスを繰り返すことで、個人の知識やスキルが向上し、社内に情報資産が蓄積されます
 

SECIモデル構築に必要な4つの場と身近な例

SECIモデル構築に必要な4つの場と身近な例

SECIモデルの構築には、先述した4つのプロセスが重要です。各プロセスを実行するにあたっては4つの適切な「場」があるとされています。

  • 創発場
  • 対話場
  • システム場
  • 実践場

それぞれの概要と身近な例をご紹介します。
 

創発場

共同化プロセスで必要となる創発場は、他者とコミュニケーションを取り、知識を交換し合う場です。創発場でのポイントは、他者とフラットな関係を築き、情報を交換しやすい雰囲気を作ることです。

■身近な例

  • 共同作業会
  • ランチや飲み会
  • 社内での立ち話や休憩中の会話
  • チャットでの交流
  • 会社トップの見回り

 

対話場

表在化プロセスで重要になる対話場では、暗黙知を形式知に変換するために、ディスカッションや対話が求められます。対話場は創発場ほどフランクではなく、あくまで通常の業務の範囲内で行われるのが特徴です。対話から実りある内容が得られるように、最初に目的を設定しましょう。

■身近な例

  • 定例会議
  • 部署間ミーテイング
  • 業務マニュアルの作成
  • 研修や合宿

 

システム場

結合化で重要となるシステム場は、複数の形式知を組み合わせて新たな知識を創出する場です。共有事項をそれぞれが把握できるように、資料やテキスト、図をあらかじめ用意し、話し合いを進めます。

システム場は対面、オンラインのどちらでも構築できます。ただし、オンラインの方が資料共有を効率的に行えるでしょう。

■身近な例

  • オンラインミーティング
  • チャット上のディスカッション
  • ナレッジマネジメントツールの活用

 

実践場

実践場は内面化で重要とされ、実践を繰り返して個人の暗黙知へと変換する場です。ここまで紹介した3つの場と異なり、特定の場が設けられるわけではありません。強いて言うなら、次の例があげられます。

■身近な例

  • 個人の仕事環境
  • デスク
  • 作業スペース

 

SECIモデルを構築する際のポイント

SECIモデルを構築する際のポイント

SECIモデルの構築をスムーズに行い、かつ効果のあるものにするためには、次のポイントが重要です。

  • 4つのプロセスのサイクルを回す
  • ツールを導入する
  • スモールスタートで成功体験を積む
     

4つのプロセスのサイクルを回す

SECIモデルで重要なのは、4つのプロセスの実行を1回きりで終わらせるのではなく、サイクルを回すことです。継続的に行うことで、多くの暗黙知を形式知へと変換でき、個人の知識と社内の情報資産が最大化されます。

4つのプロセスのサイクルを回すうえで、途中経過を評価し、施策がうまくいっているか振り返る行為は欠かせません。成果を可視化できるシステムの導入や、評価基準の構築を行いましょう。
 

ツールを導入する

ITの浸透により企業におけるDX化が進められる昨今、より効果的にSECIモデルを構築するには、ナレッジベースツールを導入するのもおすすめです。ツールの導入は、円滑な情報共有やノウハウ・マニュアルの検索性の向上、新たなアイディアの創出に役立ちます。例えば、次のナレッジベースツールを活用すると良いでしょう。

  • チャットボット
  • 社内FAQ
  • 社内SNS
  • 社内Wiki

ナレッジベースツールの導入のポイントや具体的なツールを知りたい方は、こちらの記事をご参考ください。

 

スモールスタートで成功体験を積む

SECIモデルの構築は、大きなプロジェクトとして始動するのではなく、スモールスタートで始めるのもポイントです。初めから大きく動くと後から修正しづらく、会社全体の理解を得られずに頓挫する可能性が高まります。

まずは部署内で実験的に取り組み、効果が得られた施策から徐々に社内全体に拡大させましょう。効果が出やすい施策だとわかれば、会社全体の理解も得やすくなります。
 

SECIモデルの課題点と解決策

SECIモデルは、ベテラン社員の知識や経験を引き出すところから始まります。しかし、通常業務の傍ら自身の持つ知識を共有するための時間を捻出するのが難しい場合や、独自のノウハウを共有することに消極的な人がいる可能性もあるでしょう。

こういった課題を解決するためには、インセンティブ制度を設けたり通常業務として時間を捻出したりするなど、暗黙知が共有されやすい体制を作る必要があります

また、SECIモデルは継続的に実施されるプロセスであり、明確なゴールを設定するのが難しい点も課題です。結果や過程を適切に評価するためには段階的に評価するポイントを設け、どの程度の効果が得られているかを定期的に確認するのが重要です。
 

SECIモデルの活用事例

SECIモデルの活用事例

SECIモデルは、多くの企業で導入されています。ここでは、NTT東日本とエーザイ株式の活用事例をご紹介します。
 

NTT東日本

NTT東日本(東日本電信電話株式会社)は、SECIモデルを実装したナレッジマネジメントを導入した企業として有名です。NTT東日本では次の場が構築されています。

  • 創発場:フリーアドレス制の導入・交流可能なリフレッシュゾーンの設置
  • 対話場:アイディア創造の打ち合わせに利用できるクリエイティブ・ゾーンの設置
  • システム場:個人ホームページを介した日報などの情報共有・各課や部におけるホームページでの知識ベースの構築
  • 実践場:集中して作業可能なコンセントレーション・ゾーンの設置

同社のモデルでは、独創的なオフィスレイアウトであるリアルな場と、従業員全員の個人ホームページというバーチャルな場を組み合わせている点が特徴です。
 

エーザイ株式会社

医薬品メーカーのエーザイ株式会社は、hhc(ヒューマンヘルスケア)理念を実現するため、SECIモデルを導入しています。同社のモデルで特徴的なのは、患者と生活者への理解力を高めるために、特に共同化に力を入れている点です。

  • 創発場:高齢者疑似体験や介護実習などのプログラムによる患者理解
  • 対話場:現場で得た気づきを報告や議論によって共有
  • システム場:各部門代表者が集いベストプラクティスを発表する「hhc Initiative」の開催
  • 実践場:仕事の振り返りによる意識変革を行い、患者や生活者に役立つ施策を実行

「憂慮のモデル」と呼ばれるこのモデルでは就業時間の1%を患者や生活者と過ごす時間に充て、社内で共有する取り組みを行っています。
 

SECIモデルを構築し、ナレッジマネジメントに役立てよう

本記事で紹介したSECIモデルは、ナレッジマネジメントを効果的に行える理論です。共同化・表出化・結合化・内面化の4つのプロセスのサイクルを回し続けることで、個人の知識レベルが向上し、会社全体に情報資産が蓄積されます

最適なツールを導入しスモールスタートで始めることを意識しながら、ナレッジマネジメントの一環として実際に社内でSECIモデルを構築してみましょう。

HubSpotではこの他にもマーケティングやセールスに役立つ資料を無料で公開していますので、ぜひこちらからご覧ください。

 

時短実現のためのヒント!業務効率化チェックシートとツール選定のコツ

 時短実現のためのヒント!業務効率化チェックシートとツール選定のコツ

元記事発行日: 2024年2月14日、最終更新日: 2024年2月14日

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