【目的別】ワークフローシステムおすすめ10選｜タイプ・選び方を解説

📋 この記事の要点

• ワークフローシステムとは、申請・承認などの業務プロセスを電子化し、処理の流れを効率化する仕組みである
• 製品は「汎用型」「バックオフィス一体型」「グループウェア一体型」「Excelフォーム型」「営業・マーケティング型」の5タイプに大別できる
• システム選定で重要なのは機能の多さではなく、既存システムとの連携や現場での定着しやすさなど
• ワークフローシステムの導入は、申請業務の効率化にとどまらず、顧客への価値提供スピードの向上にもつながる
• 導入後の定着には、既存システムとの連携や承認フローの柔軟性など、運用面の確認が欠かせない

この記事は18分で読めます

紙やExcelでの申請・承認に時間がかかり、業務のボトルネックになっていませんか。ワークフローシステムを導入すれば、稟議や経費精算といった社内手続きを電子化し、申請から承認までをスムーズに進められます。

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ただし、ワークフローシステムの種類は数多く、機能の比較だけでは「自社に合うかどうか」を判断しにくいものです。本記事では、ワークフローシステムの種類や選び方のポイント、おすすめ製品10選を、公式情報をもとに整理して解説します。

ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認・決裁の一連の流れや部門全体の業務プロセスを電子化し、一元的に管理できるツールのことです。業務の流れを可視化できるため、進捗や課題点の把握が容易になり、業務の効率化だけでなくプロセス改善、内部統制の強化にもつながります。

ワークフローは、申請業務だけでなく、営業やマーケティングにおける顧客対応の流れなど、定型的な業務プロセスなどの管理も含みます。

主な機能

ワークフローシステムには、主に次の機能が搭載されています。

• 申請書のテンプレート・フォーム作成：業務にあわせた申請フォームを作成
• 申請・承認・決裁：システム上で申請から承認、決裁までの業務を実現
• ワークフロー設計：承認プロセスや決裁ルールを自社にあわせてカスタマイズ
• 他システムとの連携：SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理システム）などのシステムとの連携
• 運用管理：ユーザー権限の管理や業務履歴の記録

製品によっては、CSVなどを利用した外部データの取り込みや分析機能を備えたものもあります。製品ごとに搭載機能は異なるため、ワークフローシステムの選定時は自社の業務に必要な機能が揃っているかを確認することが大切です。

期待できる効果

紙やExcelでの運用と比べると、ワークフローシステムは次のような効果が期待できます。

ワークフローシステムは、何を重視するかによって適した製品が変わります。ここでは代表的な5つのタイプを、製品を選ぶ際の切り口として整理しました。業務範囲の広さ、連携したい業務領域、既存資産の活用、顧客接点までの広がりなど、重視する観点を起点に、それぞれの特徴と向いている企業を紹介します。

汎用型

社内のあらゆる申請・稟議に対応できるタイプです。申請フォームや承認ルートを自由に作成でき、用途を限定せず幅広く使えます。まずは稟議や各種届出の電子化から始めたい企業に向いています。

バックオフィス一体型

経費精算や会計、人事労務といったバックオフィス業務と一体になったタイプです。申請から精算・会計処理までをワンストップでつなげられます。経理や総務の業務をまとめて効率化したい企業に適しています。

グループウェア一体型

スケジュールや掲示板、メッセージなどの情報共有機能と統合されたタイプです。日々使うグループウェアの中で自然に申請・承認を行えます。社内業務全体を一つの基盤に集約したい企業に向いています。

Excelフォーム型

これまで使ってきたExcelやWordの帳票を、見た目そのままに取り込んで電子化できるタイプです。運用方法を大きく変えずに移行できるため、パソコン操作に不慣れな従業員が多い職場でも導入しやすいのが特徴です。

営業・マーケティング型

顧客対応に関わる業務プロセスを自動化する、CRM一体型のタイプです。問い合わせ対応やフォローなどの流れを自動化し、顧客情報と連動させて管理できます。社内の手続きだけでなく、顧客接点まで含めて業務の流れを整えたい企業に向いています。

ワークフローシステムは機能が似て見えても、自社に合うかどうかは導入後の使い勝手で大きく変わります。自社に最適なワークフローシステムを選ぶための4つのポイントをご紹介します。

• 操作性や管理画面の見やすさ
• コスト比較
• 承認フローの柔軟性
• セキュリティ・内部統制への対応
  
  

操作性や管理画面の見やすさ

操作が難しいシステムでは、導入後の定着が難しい場合があります。直感的な操作が可能か、管理画面が見やすいかなど、操作性も考慮しておくと良いでしょう。トライアルが可能な製品であれば、実際に操作性を試してみるのもおすすめです。

コスト比較

導入コストや運用コストを比較し、自社の予算内に収まるかどうかも確認しましょう。製品によっては、初期費用・月額（年額）費用・オプション費用・メンテナンス費用・サポート費用が発生し、それぞれ異なります。一般的に、クラウド型は初期費用を抑えられるものの、ランニングコストが高額になる製品もあるため注意が必要です。

承認フローの柔軟性

自社の承認ルールを再現できる柔軟性があるかを確認しましょう。申請金額や役職に応じた条件分岐、代理承認、差し戻しなどに対応していれば、現行業務に合わせやすくなります。一方で、不要な承認や重複した経路はこの機会に見直すことで、より効率的な運用につながります。

セキュリティ・内部統制への対応

重要な決裁情報を扱うため、セキュリティや内部統制の機能も確認しておきたいポイントです。アクセス権限の管理や操作ログの記録、電子帳簿保存法への対応があると、安心して運用できます。導入時の設定支援や運用後の問い合わせ対応など、サポート体制もあわせて確認しておきましょう。

ここからは、先ほどの5タイプに沿って、代表的なワークフローシステムを10製品紹介します。各製品の概要・特徴・基本スペックを、公式サイトの情報をもとに整理しました。自社の課題に合った最適なシステムを選択するための参考にしてください。

料金やサービス内容は2026年6月時点の公開情報です。最新情報は各公式サイトをご参照ください。

汎用型

社内のあらゆる申請・稟議に幅広く対応できる、定番のタイプです。

ジョブカンワークフロー

参照：ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、株式会社DONUTSが提供するクラウド型のワークフローシステムです。稟議や捺印依頼、各種届出など、社内のあらゆる申請書を自由に作成でき、条件分岐や多段階承認にも対応します。スマートフォンからも申請・承認ができるため、外出が多い決裁者でも処理を止めません。勤怠管理や経費精算などジョブカンシリーズと連携すれば、バックオフィス業務全体を効率化できます。

主な特徴

• 社内のあらゆる申請書を自由に作成でき、条件分岐や多段階承認にも対応する
• スマホアプリで申請・承認が完結し、外出先でも決裁が滞らない
• 初期費用0円、月額1ユーザーあたり300円からの低コストで利用できる

ジョブカンワークフロー

コラボフロー

参照：コラボフロー

コラボフローは、株式会社コラボスタイルが提供する汎用型のワークフローシステムです。稟議や各種申請など社内のあらゆる手続きに対応し、申請フォームや承認経路を自由に設計することが可能です。承認ルートは人とパーツを配置する感覚で直感的に組み立てられ、条件分岐を含む複雑なフローにも対応します。kintoneやMicrosoft 365など外部システムとの連携機能も備えており、社内の申請業務を幅広く電子化したい企業に向いています。

主な特徴

• 稟議や各種申請など、社内のあらゆる手続きを自由なフォームで電子化できる
• 承認経路をパズル感覚で直感的に設計でき、複雑な条件分岐にも対応する
• kintoneやMicrosoft 365など外部システムと連携できる

コラボフロー

バックオフィス一体型

経費精算や会計処理まで一体で効率化したい場合に適したタイプです。

バクラク申請

参照：バクラク申請

バクラク申請は、株式会社LayerXが提供するクラウド型のワークフローシステムです。AI-OCRによる請求書や領収書の自動読み取りに強みがあり、申請金額や役職に応じて承認経路を自動で振り分けます。チャットツールと連携すれば、承認者はシステムにログインせずにチャット上で承認でき、稟議の停滞を防ぐことが可能です。経費精算や請求書受取などバクラクシリーズと組み合わせることで、支出に関わる業務を一気通貫で効率化できます。

主な特徴

• AI-OCRで請求書や領収書を自動読み取りし、入力の手間を減らせる
• 申請内容に応じて承認経路を自動で振り分けられる
• チャットツール連携で、ログイン不要のスピーディーな承認ができる

バクラク申請

マネーフォワード クラウド経費

参照：マネーフォワード クラウド経費

マネーフォワード クラウド経費は、株式会社マネーフォワードが提供する経費精算システムです。レシートをスマートフォンで撮影するとAI-OCRが日付や金額を自動で読み取り、クレジットカードや交通系ICカードの履歴も自動で取り込めます。申請から承認までをオンラインで完結でき、電子帳簿保存法にも対応しています。マネーフォワード クラウドの会計や給与と連携すれば、バックオフィス業務全体の効率化が可能です。

主な特徴

• レシート撮影とAI-OCRで、経費入力の手間を大幅に減らせる
• クレジットカードや交通系ICカードの履歴を自動で取り込める
• 会計・給与などマネーフォワード クラウドの各サービスと連携できる

マネーフォワード クラウド経費

グループウェア一体型

情報共有と申請・承認をまとめて、社内業務全体を集約したい場合に向くタイプです。

kintone

参照：kintone

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供する業務アプリ作成プラットフォームです。プログラミングの知識がなくても、申請・承認のワークフローや顧客管理などの業務アプリをノーコードで作成できます。標準のプロセス管理機能で承認フローを設定でき、スタンダードコース以上ではAPIやプラグインによる拡張・外部連携も可能です。社内の幅広い業務を一つの基盤に集約したい企業に向いています。

主な特徴

• ノーコードで申請・承認や顧客管理などの業務アプリを作成できる
• プロセス管理機能で承認フローを柔軟に設定できる
• プラグインやAPIで機能を拡張し、外部システムと連携できる

kintone

Garoon

参照：Garoon

Garoonは、サイボウズ株式会社が提供する中堅・大企業向けのグループウェアです。スケジュールや掲示板、メッセージなどの情報共有機能に加えて、ワークフロー機能を標準で備えています。ポータル画面から申請・承認を行えるため、日々の業務の中で自然に稟議を処理することが可能です。細かな権限設定や大規模利用への対応に強みがあり、同社が提供するkintoneとの連携にも対応しています。

主な特徴

• 情報共有とワークフローを一つの画面でまとめて扱える
• 細かな権限設定や大規模利用に対応している
• kintoneなどサイボウズ製品との連携ができる

Garoon

Excelフォーム型

既存の帳票を活かし、運用を大きく変えずに電子化したい場合に適したタイプです。

Create!Webフロー

参照：Create!Webフロー

Create!Webフローは、インフォテック株式会社が提供するワークフローシステムです。ExcelやWord、PDFで作成した申請書を取り込み、紙とほぼ同じ見た目のまま電子化できます。承認ルートは組織階層と権限に応じて自動で判定され、複雑な合議や条件分岐にも対応します。クラウド版とパッケージ版が用意されており、セキュリティ要件や運用方針に合わせて選べる点も特徴です。

主な特徴

• Excel・Word・PDFの申請書を紙のイメージのまま電子化できる
• 組織階層と権限に応じて承認ルートを自動で判定する
• クラウド版とオンプレミス版から要件に合わせて選べる

Create!Webフロー

Styleflow

参照：Styleflow

Styleflowは、TDCソフト株式会社が提供するクラウド型のワークフローシステムです。ExcelやWordで作成した申請書を取り込み、見た目そのままにWeb申請フォームへ変換できます。権限による料金差がなく、全ユーザー一律の分かりやすい料金体系が特徴です。スマートフォンからの申請・承認に対応し、ChatworkやSlackへの通知連携も可能なため、テレワークの多い職場でも使いやすい設計になっています。

主な特徴

• Excel・Wordの申請書を見た目そのままWebフォームに変換できる
• 全ユーザー一律のわかりやすい料金体系である
• ChatworkやSlackへの通知連携でテレワークにも対応しやすい

Styleflow

営業・マーケティング型

顧客対応の業務プロセスまで含めて、流れを整えたい場合に向くタイプです。

HubSpot

参照：HubSpot

HubSpotは、CRMを基盤としたカスタマープラットフォームです。マーケティング・営業・カスタマーサービスの活動が一つの顧客データベース上でつながっているため、問い合わせ履歴や行動データを踏まえた、一人ひとりに合わせたコミュニケーションを実現できます。さらにAIエージェント機能により、見込み客の調査からパーソナライズしたアプローチまで、一連のワークフローを自動化することが可能です。文脈を踏まえた営業・マーケティング活動を進めたい企業に適しています。

主な特徴

• 顧客データを一元管理するCRMを基盤に、マーケティング・営業・サービスの活動をつなげられる
• 問い合わせ履歴や行動データを踏まえ、文脈に沿ったパーソナライズしたコミュニケーションができる
• ワークフロー機能で定型業務を自動化でき、多くの機能を無料から段階的に拡張できる

Salesforce Sales Cloud

参照：Salesforce Sales Cloud

Salesforce Sales Cloudは、株式会社セールスフォース・ジャパンが提供するCRM/SFAプラットフォームです。商談や案件の管理から営業プロセスの自動化までを一元的に行えます。申請・承認やデータ更新といった定型業務を自動化でき、レポートやダッシュボードで進捗を可視化できるフロー機能を搭載。AppExchangeを通じて多くの外部サービスと連携でき、大規模で複雑な営業組織のプロセス管理に強みを持ちます。

主な特徴

• 商談・案件管理から営業プロセスの自動化までを一元的に行える
• フロー機能で申請・承認やデータ更新などの定型業務を自動化できる
• AppExchangeにより多くの外部サービスと連携し、柔軟に拡張できる

Salesforce Sales Cloud

ワークフローシステムを選ぶうえで重要なのは、既存のシステムと無理なくつながり、現場の従業員が迷わず使い続けられるかどうかです。自社の承認フローや業種、連携したいシステムを整理したうえで、候補を絞り込み、実際の使い勝手を試してから判断することをおすすめします。

今回紹介したように、ワークフローシステムには汎用型からバックオフィス一体型、営業・マーケティング型まで、さまざまなタイプがあります。どれが最適かは、解決したい課題によって変わります。まずは自社で最も負担になっている業務から進め、運用しながら対象を広げていくと良いでしょう。

稟議や経費精算といった社内手続きだけでなく、営業やマーケティングのワークフローまで自動化したい場合は、HubSpotが選択肢の一つです。CRMを基盤に顧客データと各活動が一つにつながっているため、問い合わせ対応から商談フォローまでを一貫して効率化できます。無料プランから始められるため、まずは営業・マーケティング領域のワークフロー自動化から試してみてください。

中小企業でもワークフローシステムは必要ですか？

規模に関わらず、申請・承認の業務がある企業には効果があります。従業員が少なくても、紙やExcelでの申請には作成・回付・保管の手間がかかり、担当者の負担になりがちです。無料プランやスモールスタートに対応した製品も多いため、まずは一部の申請から試し、成長に合わせて広げていく進め方がおすすめです。

ワークフローシステムとグループウェアの違いは何ですか？

ワークフローシステムは申請・承認の電子化に特化しているのに対し、グループウェアはスケジュールや掲示板、メールなど情報共有全般を担うツールです。両者は目的が異なりますが、Garoonのようにグループウェアにワークフロー機能を備えた製品もあります。情報共有も含めて社内業務全体を整えたい場合は一体型を、申請・承認に絞って改善したい場合は専用のワークフローシステムを選ぶと良いでしょう。

導入にはどのくらいの期間がかかりますか？

クラウド型であれば、シンプルな申請なら数日から数週間で運用を始められます。一方で、承認ルートが複雑な場合や、会計・人事などの基幹システムと連携する場合は、設計や調整に数週間から数か月かかることもあります。期間を短く抑えるコツは、最初から全社展開を目指さず、利用頻度の高い申請から段階的に広げることです。小さく始めて運用を固めるほど、現場への定着もスムーズになります。