業務工数の削減に！おすすめのマニュアル作成ソフト8選

属人化の解消や生産性の向上など、業務改善における課題解決策のひとつとして、マニュアルを活用する企業は多いことでしょう。マニュアルによって業務品質が安定すれば、組織の質も向上し、結果的に顧客体験を高められるといったメリットがあります。

質の高いマニュアルを作成し、効果的な運用を行うには、さまざまなコストがかかります。こうしたマニュアル作成と管理を効率化してくれるのが、「マニュアル作成ソフト」です。マニュアル作成ソフトにはそれぞれ特徴があり、自社に合ったものを選ぶことが肝心です。今回は、マニュアル作成ソフトを活用するメリットともに、おすすめのソフト8つの特徴を紹介します。

マニュアル作成ソフトは、できるだけシンプルな作業で質の高いマニュアルを作成し、管理運営のサポートにも役立つツールです。単にマニュアル本体を作成するだけでなく、作成後の運営までをスムーズにしてくれるソフトも多く、効果的に活用すれば業務プロセスの効率化が進みます。テンプレートや簡易動画編集機能などを活用することで、より価値の高いマニュアルが作成でき、作成スキルを問わず、同様の品質を保てるといったメリットがあります。
 

マニュアル作成ソフトの主な種類

マニュアル作成ソフトは、大きく以下の2種類に分けられます。

1. オンプレミス（インストール）型

ソフト購入後、特定のパソコンにソフトをダウンロードして使用するのが、オンプレミス型です。ネット環境に依存せずに使用でき、セキュリティ保全に役立ちます。ソフト購入費用が必要となりますが、後述するクラウド型のように月額費用がかからないため、長期的に見るとコストを抑えられる可能性があります。一方で、パソコンが故障したときには、データが保全されない可能性がある点や、パソコンのリース契約終了時などには、毎回、ソフトを再インストールしなければならないというデメリットがあります。また、web上で公開する際に手間がかかりやすいことや、マニュアル作成に使用するパソコンが限定されてしまうといった面もあります。

2. クラウド型

クラウド型は、ソフトを直接インストールするのではなく、インターネット上のシステムにアクセスしながら利用する仕組みです。ソフトのクラウド化が進んでいる近年では、選択肢が豊富にあるのが魅力でしょう。月々の料金設定になるため、長期的に見るとオンプレミス型と比べてコストがかかります。また、万が一、サービス会社が提供を終了すると、継続して使用することができません。加えて、ネット環境が不安定な場合には使用しづらいといった面があります。

しかし、ネット環境が整っていれば、どのパソコンからでもアクセスできるため、複数人での共有もスムーズです。Webを活用したマニュアル運用が可能で、デバイスを問わないことに加えて、見る側も気軽にアクセスでき、更新時にも手軽に共有できるでしょう。

クラウド型は、Web活用により周知が早く、組織に浸透させやすいという大きなメリットがあります。
 

マニュアル作成ソフトを活用することで、さまざまなメリットを得られます。具体的に見てみましょう。
 

1. マニュアルの質が安定する

マニュアル作成時に多くの企業で採用されているのが、Microsoft社のOfficeソフトではないでしょうか。業務で使用することも多いOfficeソフトを使えば追加コストがかからない一方で、作成者のスキルによって品質が左右されるというデメリットがあります。Officeソフトは、誰もが使えるツールではありますが、デザインや仕様を統一するには一定のスキルが必要です。複数人でマニュアルを作成する場合、品質に偏りが出る可能性があります。

その点、マニュアル作成ソフトを利用すれば、機能に従って作成するだけで、誰でも一貫性のあるマニュアルが作成でき、一定の品質を保てます。
 

2. マニュアル作成の効率化

マニュアル作成ソフトにあるテンプレートを使用すれば、作成者のスキルを問わずフォーマットが統一化され、デザインに悩むこともありません。また、作成工程についても丁寧なフォローが行われるため、初めてマニュアル作成を担当する人でも無理なく作業が進められます。作成者がつくりやすいだけでなく、作成を指導する側の負担も軽減され、業務効率化が進みます。
 

3. マニュアル作成の属人化を防ぐ

先にもお伝えしたように、Officeソフトなどでマニュアルを作成するためには、一定のスキルが必要です。そのため、マニュアルの作成や更新、管理が属人化してしまう可能性があります。マニュアル作成ソフトを使えば、誰もが同じ品質で、効率的にマニュアル作成できるため、作成業務の属人化解消・防止につながります。
 

4. 組織内での共有がスムーズになる

クラウド型のマニュアル作成ソフトは、インターネットを通じた共有機能が優れています。組織内はもちろん、複数拠点にも迅速に共有でき、マニュアル周知におけるタイムラグが軽減されます。マニュアル更新時にも役立ち、最新の情報をすばやく共有できます。また、フィードバック機能があれば、現場からの意見を取り入れやすく、改善作業もスムーズです。
 

5. マニュアル管理・運用を効果的に行える

マニュアルは作成したら終わりではなく、効果を高めるためには、その後の運営・管理が問われます。すべてのマニュアルをソフト上で一元管理することで、ファイルの保管場所を探すといった手間が省けます。また、マニュアル作成ソフトには、効果的な運用につながる機能を持ち、作成後のサポートが充実しているものも多いです。活用支援としてのトレーニングメニューを備えたものもあり、教育コストの削減にもつながります。
 

マニュアル作成ソフトといっても、それぞれに特徴があり、個別の機能を備えています。特徴を踏まえたうえで、自社に合ったものを選択する必要があるでしょう。ただし、マニュアル作成機能など、基本的な機能は共通しています。まずは、マニュアル作成ソフトで何ができるのか、基本機能を見てみましょう。
 

1. マニュアル作成機能

マニュアル作成ソフトのメインともいえるのが、マニュアル本体を作成する機能です。目的や業態に合わせたテンプレートやレイアウトから選択し、項目に合わせて入力するだけでマニュアルが完成します。文章の入力だけでなく、動画や写真の埋め込み、文字や背景の装飾なども可能です。
 

2. 画像・動画編集機能

動画や画像を取り入れたマニュアルを作成する場合、撮影は簡単でも、編集に時間がかかってしまうことがあります。マニュアル作成ソフトの画像・動画編集機能を使えば、マニュアル用の画像・動画編集も簡単です。また、取り込んだ動画の一部をキャプチャし、マニュアルの画像として組み込める機能もあり、1つのソフトで関連した編集業務が完結します。
 

3. 出力機能

作成したマニュアルを出力するのも基本機能に含まれます。ソフトによって対応するファイル形式の種類が異なるものの、WordやPowerPointといったOfficeソフト、画像（JPEG）、PDF、Webサイトなどへの出力が可能です。紙面印刷だけでなく、サーバーやローカルへのバックアップも基本機能に含まれます。
 

4. 公開・共有機能

作成したマニュアルを公開する機能として、ファイル共有やweb共有が可能です。上述したように、特にクラウド型は共有機能が優れています。更新後、登録者にはワンクリックで共有できるソフトもあり、効果的な周知が可能でしょう。また、一括共有か、個別共有が選べるなど、状況に合わせて使い分ける機能もあります。
 

5. 管理機能

マニュアルの保管場所が一元化され、ファイルごとに関連付けながら管理できます。対応範囲はソフトによって異なりますが、バージョン管理やデータ保全、ライフサイクル管理など、設定による保守が可能です。
 

「マニュアル作成ソフトを導入したいけれど、できるだけコストをかけたくない」と考える企業もあるでしょう。その際、無料で使えるフリーソフトの活用を考えるかもしれません。しかし、現時点でマニュアル作成に特化したフリーソフトはないようです（2021年4月現在）。

追加コストをかけない手段としては、「Office」ソフトを使用したり、「Googleドキュメント」や「Dropbox Paper」などを活用したりする方法があります。また、マニュアル作成の手間をできるだけ減らしたい場合には、ビジネステンプレートを提供するWebサイトなどから、マニュアルの無料テンプレートをダウンロードして活用すると良いでしょう。
 

マニュアル作成ソフトには多くの種類があり、どれを選べばよいのか悩んでしまうかもしれません。さまざまな機能を持つソフトのなかから、おすすめの8つを紹介します。
 

1. Teachme Biz（株式会社スタディスト）

クラウド型マニュアル作成ソフトである「Teachme Biz」は、株式会社アイディエーションが行った「マニュアル手順書ツールユーザー満足度調査（6ソフト比較、2021年3月実施）」において、サービス認知度、ソフト利用率、ユーザー満足度ともに1位を獲得しています。

マニュアル作成の工数削減につながるのはもちろん、端末に応じて最適な表示環境を整えたり、マニュアルの配信や閲覧などがタスク管理できたりするといった機能が充実しています。ソフトの機能には、5つの特許が使用されているのも特徴的です。

ソフト内で、トレーニングコースを設計すれば、運用前の人材教育も効率化できるでしょう。トレーニングを履修しているか、不明点がないか、どの程度理解しているかなどまで把握できる管理機能もあります。

• 費用：初期費用　500,000円/月額費用　50,000円〜　（30日間無料トライアル可能）
• 参照：手順が見える、伝わる、広がる　TeachmeBiz
   

2. iTutor（株式会社ブルーポート）

クラウド型マニュアル作成ソフトの「iTutor」には、パソコン上の業務動作を自動的にキャプチャし、スライド化・文書化するという機能があります。個別に画像を取り込んだり、操作説明を入れたりする手間が省けるため、大きな工数削減が期待できます。同様に、動画マニュアルへの出力も可能で、マニュアル化したい作業をトレーニングできるコンテンツの作成や、eラーニング教材を簡単に作れる機能などもあります。

• 費用：初期費用なし/月額利用275,000円～（Mac版は165,000円～）
  （21日間の無料トライアル可能）
• 参照：カンタン操作のマニュアル作成自動化ソフト　iTutor
   

3. COCOMITE（KONICA MINOLTA株式会社）

「COCOMITE」は、基本レイアウトに沿って入力するだけでマニュアルが作成できるクラウド型ソフトです。出力形式は、画像、動画、PDF、Officeソフトなどに対応しています。フォルダごとにアクセス管理ができ、最大5階層までのフォルダ管理が可能で、ユーザー権限などを細かく設定できます。

ただし、トレーニングコンテンツといった研修機能はありません。

• 費用：初期登録料　65,000円/月額　22,000円～（30日間無料トライアル可能）
• 参照：オンラインでつくる、配る、管理する　マニュアルならココミテ！　COCOMITE
   

4. tebiki（Tebiki株式会社）

動画マニュアルによる研修を進めたい場合におすすめなのが、クラウド動画教育システム「tebiki」です。現場スタッフがOJTを動画撮影し、ソフトに落とし込むことで簡単にマニュアル化できます。100ヵ国以上の言語に対応する自動字幕生成機能により、外国人スタッフの育成もスムーズになるでしょう。すべてのマニュアルをクラウド管理し、どの動画マニュアルを誰が見たかというアクセス分析機能によって、活用度合いをチェックできます。

• 費用：要問合せ（無料トライアルあり、要問合せ）
• 参照：現場の教育を、動画でもっと簡単に　tebiki
   

5. はたらきかたマニュアル（YAMAGATA INTECH株式会社）

紙ベースで使用している既存のマニュアルを電子化、クラウド化したい場合におすすめなのが、クラウド型ソフト 「はたらきかたマニュアル」です。はたらきかたマニュアルは、はたらきかた調査、はたらきかた制作、はたらきかたエディター、はたらきかたクラウドの4つのサービスからなり、それぞれの目的に合わせて活用できます。ワークフロー分析に基づいた新規マニュアルの作成をはじめ、100ヵ国以上の言語に翻訳可能です。専門のテクニカルライターへの依頼や、デジタルファイルの一斉送信などもできます。

• 費用：初期費用　80,000円/月額　50,000円～（14日間無料トライアル可能）
• 参照：はたらきかたを、もっとみんなに、わかりやすく　はたらきかたマニュアル
   

6. Dojo/TEんDo（株式会社　テンダ）

動作マニュアルや操作手順書を中心に作成したい場合には「Dojo」がおすすめです。「Dojo」はオンプレミス型ですが、同じ機能を備えながらクラウド型として利用できる「TEんDo」もあります。マニュアルを作成したいアプリケーションを操作すると、自動的にキャプチャが保存され、文書化してくれます。キャプチャの範囲は、アプリケーションウィンドウ、アクティブウィンドウ、フルスクリーン、指定範囲と細かく設定できるため、補足の工程も取りこぼしません。また、取り込んだ動作に対して、その操作の種類と内容を自動的にテキスト化し、説明文として保存する機能もあり、マニュアルを作成すればするほど工数削減につながります。「DojoCamera」と連携すれば、スマートフォンからの動画や画像の取り込みも容易です。

• 費用：Dojo…要問合せ　TEんDo…月額　68,000円～（日本語ライセンス）
• 参照：
  自動マニュアル作成ソフト Dojo
  マニュアル自動作成ソフトDojoをクラウドで利用できるサービス　TEんDo
   

7. toasterteam(noco株式会社)

toasterteam（トースターチーム）は、マニュアル作成から日報、議事録など、あらゆる情報を一括管理するクラウド型ソフトです。ステップごとにタイトルとテキストを入力するだけで、文書マニュアルが作成できます。また、今後はスマホのカメラで撮影した動画に字幕やスタンプなどを装飾しながら作成する動画マニュアル作成機能が追加される予定です。社外へのアセット活用もでき、外部との情報共有もしやすい仕様になっています。

• 費用：初期費用　100,000円/月額　35,000円～（1,001名以上での利用は要問合せ）（14日間の無料トライアル可能）
• 参照：toasterteam
   

8. wikipy（株式会社リーピー）

wikipyは、オンライン上で公開するFAQサイトや、操作マニュアルを簡単に作れるクラウド型ソフトです。基本的にはブログのような形で公開され、コメント機能やSNSへのシェア機能などが利用できます。印刷時には、印刷用レイアウトに変換されるため、紙ベースでの配布も可能です。ページ作成が容易で、一元管理もしやすくなりますが、研修プログラムなどはありません。シンプルな仕様であり、他と比べて費用が安く抑えられます。

• 費用：月額3,000円～（30日間の無料トライアル可能）
• 参照：FAQサイトや操作マニュアルを低価格でかんたん作成　wikipy
   

マニュアル作成ソフトには、いずれも便利な機能があり、どれも捨てがたいものです。とはいえ、自社が求める機能がなければ、意味がありません。また、費用や特殊プログラムだけに着目すると、肝心のマニュアル作成機能を見落とすかもしれません。マニュアル作成ソフトを選ぶ際には、以下のポイントを踏まえて検討してみましょう。
 

1. 目的に合った機能があるか

マニュアル作成の目的は状況や用途によって異なり、新卒社員への研修用として作成する場合もあれば、業務改善のため、新システム導入のためなどさまざまです。まずは、自社の目的に合わせて活用したい基本機能を確認しましょう。

例えば、研修用として動画マニュアルを作成したい場合には、動画編集機能が充実したソフトが便利です。複数拠点で使用するオンラインマニュアルを作成し、迅速に共有したい場合には、配信管理システムの有無や充実度が検討材料となります。このように、目的を明確にしたうえで、どのような機能が必要なのかを考えてみましょう。
 

2. 自社の環境に対応しているか

求める機能が充実していても、自社の環境に合わなければ使用できません。自社PCで使用できるのか、現状のOSに対応しているのか、また、マニュアルを閲覧したいデバイスに対応しているか、共有先で対応できるかなど、事前にしっかりと確認しましょう。

特に、オンプレミス型を採用する場合は注意が必要です。MacやWindowsが入り混じるなど、社内で使用するPC環境が異なる場合、マニュアル作成用のPCを指定する必要があるかもしれません。

また、クラウド型の場合、ネット環境に左右されるため、無線LANをメインで使用している場合には、どの位置でも快適に稼働するかを確認しなければいけません。
 

3. 操作が簡単であるか

複雑な機能で使いこなせないようでは、ソフトの活用は難しくなります。あらかじめテンプレートがあり、項目ごとに入力するだけといったシンプルなものから、スマホ等で撮影した動画や手順が必要なものなど、ソフトによって操作性や準備の度合いが異なります。無料トライアルを利用し、操作性を確かめましょう。トライアル時には、幹部のみで検討するのではなく、実際に操作を担当する予定の社員にもフィードバックをもらうことが大切です。
 

4. 管理・運用にも対応しているか

マニュアル作成ソフトには、マニュアル作成のみに特化しているものと、管理・運用までサポートするものがあります。マニュアルを作成しても一元管理できない、更新頻度が遅いといった状況が続けば、情報の価値が下がります。

組織内で、マニュアルの管理体制が整っていない場合には、管理・運用までサポートするソフトを選ぶと良いでしょう。
 

5. 予算に合っているか

近年、マニュアル作成ソフトの多くはクラウド型で、サブスクリプション契約となります。導入に初期費用が必要なソフトもあれば、月額料金のみのソフトもあり、その額も大きく異なります。オンプレミス型のように買い切りの場合は予算を立てやすいものの、クラウド型は追加オプションも幅広いため、条件を満たすと予算を超えてしまう可能性があります。細かい条件を加味したうえで、見積もりを取り、比較検討することが大切です。
 

6. サポートがあるか

高機能なマニュアル作成機能があっても、使いこなせなければ意味がありません。細やかなフォローが受けられる、サポート体制があるソフトを選ぶことで、導入がスムーズになるでしょう。ただし、サポートが有料になるケースもあるため、予算を加味して考える必要があります。
 

ソフトの利用によってマニュアル作成の効率化が図れますが、マニュアル作成ソフトの導入自体がゴールになってしまうようでは本末転倒です。以下の点に注意して、ソフトの活用を進めましょう。
 

マニュアル作成の目的を明確にする

マニュアルはあくまで社内ツールのひとつであり、マニュアルができたからといって業務改善につながるとは限りません。適切な管理と運用によって、目的達成を目指す必要があります。そもそも、マニュアル作成の目的があいまいなままだと、コストだけがかかり、成果が見えなくなる可能性があります。目的を明確にしたうえでマニュアル化を進めるものであり、そのプロセスを効率化するためにソフトがあることを覚えておきましょう。
 

現場担当者にヒアリングする

マニュアルを作成するためには、使用者となる現場担当者へのヒアリングが欠かせません。実際の使用者の意見をしっかり取り入れることで、マニュアルが定着しやすくなります。同様に、マニュアル作成ソフトを導入する際には、マニュアル作成チームへのヒアリングが必要です。現場で有効活用できるソフトを選択できるよう、無料トライアルを活用して最終決定を行いましょう。
 

効果測定を行う

マニュアル作成ソフト導入後には、どの程度、作成業務が効率化されたのか、また、現場でのマニュアルの活用度が向上したのかなど、きちんと評価する必要があります。ROIを考えるうえでも、導入後の評価は不可欠です。複雑な機能を使いこなせず、かえってマニュアル作成に時間がかかっているようでは意味がありません。ソフト内に運用分析ができるものがあれば活用しましょう。
 

マニュアル作成ソフトにはそれぞれに特徴があり、目的や用途を考慮して選ぶことが大切です。自社に合ったソフトを探す際には、マニュアル作成機能だけでなく、管理・運用まで対応しているかも判断材料として検討すると良いでしょう。

ただし、マニュアル作成ソフトはあくまでもツールのひとつであり、目的を達成するために使用するものです。マニュアルの効果的な活用により、社内の標準化が進み、結果的には顧客に提供できる価値の向上が期待できます。組織の目標達成につながるマニュアル化を進められるよう、効果的に活用できるソフトを選びましょう。