オンラインミーティングツールのZoomには、ウェビナー開催に特化したオプション機能があります。
Zoomの使い方ガイド
Web会議ツールの基礎とウェビナーの実施方法を徹底解説！
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全てのフィールドが必須です。
通常のミーティング機能とは設定方法や機能が異なるため、事前に確認しておきましょう。
本記事では、Zoomウェビナーの設定から開催までの手順、基本的な設定から便利な機能の活用方法など、ウェビナーの主催者に必要な情報を網羅的に解説します。Zoomウェビナーを使いこなして、参加者の満足度を高めてください。
Zoomウェビナーを利用するために必要な設定
Zoomウェビナーを利用するには、まず有料プランへの登録が必要です。
Zoomの公式サイトにアクセスし、ウェビナーアドオンを含む適切なプランを選択します。
プランは参加者数や機能によって異なるため、ニーズに合わせて選びましょう。
アカウントの作成後は、Zoomウェビナーのライセンスを購入します。ライセンスによって、同時に開催できるウェビナーの数や最大参加者数が異なります。
購入したら、Zoomアカウントの設定からウェビナー機能を有効にします。
最後に、ウェビナー用のZoomクライアントをダウンロード・インストールすると、事前の準備は完了です。これで、Zoomウェビナーを利用する準備が整いました。
Zoomウェビナーに必須の設定
Zoomウェビナーを利用するには、いくつかの設定が必要です。ここでは、基本的な設定方法から便利なオプションの設定方法まで、詳しく解説します。
基本設定
Zoomウェビナーの基本設定では、ウェビナーのタイトル、説明、日時、参加者数の上限などを設定します。
- Zoomウェブポータルにログインし、［ウェビナー］タブから［ウェビナーをスケジュール］をクリック。
- ウェビナーのタイトルは参加者にとってわかりやすいものを設定し、説明欄には内容や対象者を明記する。
出典：Zoom 公式サポート
- 事前登録の有無、認証の要不要、パスワードの要不要を設定する。
- ホストやパネリストのビデオの有無、オーディオ設定を行う。
事前登録を必須にすると、参加者の情報を事前に把握できて準備に役立ちます。認証は自動で承認するか手動で承認するかを選択可能です。ウェビナーの性質に応じて設定しましょう。
スケジュール設定
ウェビナーの開催日時や所要時間は、［ウェビナーをスケジュール］の画面で設定します。
海外からの参加者がいる場合は、タイムゾーンにも注意が必要です。各地域の時差を考慮して、全員が参加しやすい時間帯を選択しましょう。
定期的なウェビナーの場合は、繰り返し設定も可能です。これにより、一度の設定で複数回のウェビナーを開催できます。
具体的な手順は、次の通りです。
- 開催日時を入力する。
- タイムゾーンを選択する。
- 定期開催する場合は、［定期的なウェビナー］にチェックを入れる。
出典：Zoom 公式サポート
オプション設定
ここでは、Q＆Aや練習セッション、録画などのオプションの設定方法を解説します。
出典：Zoom 公式サポート
- Q＆A機能を有効にすると、質問の投稿と回答ができるようになります。
- 練習セッションを有効にすると、本番前にホストやパネリストが音声や映像のテストを行えます。
- 録画機能を有効にすると、あとでウェビナー内容の視聴をしたり、欠席者に共有したりできます。
共同ホスト・パネリスト・参加者の招待
ウェビナーの規模や内容に応じて、共同ホストやパネリストを招待します。
共同ホストは、ホストと同様の権限を持ち、ウェビナーの運営をサポートできます。パネリストとは、発表者や討論者として参加する人のことです。
共同ホストやパネリストの招待は、ウェビナーの設定画面から行います。
- メールアドレスを入力。
- 役割を指定して招待状を送信する。
出典：Zoom 公式サポート
一般参加者を招待するには、登録リンクや招待URLを共有します。事前登録が必要になる場合は、登録フォームのリンクを送ります。
- Zoomウェブポータルにサインインし、スケジュールを設定したウェビナーをクリック。
- ページ下部の［招待状］タブをクリック。
- ［出席者を招待］の項目に表示されている登録リンクをコピーし、メールなどで参加者に招待状を送付する。
Zoomウェビナー開催の手順
ここでは、ウェビナー開催の具体的な手順を、開催前・開催時・開催後の3ステップに分けて解説します。チェックしておくべきポイントや注意点もまとめましたので、ぜひ参考にしてください。
開催前
ウェビナーの開催前には、参加者へリマインドを行いましょう。リマインドを行うのにおすすめのタイミングは、「1日前・1時間前・15分前」です。出席率の向上が期待できるだけでなく、申し込みを行った人にとっても、日時や参加方法を再確認する機会になります。当日に使用する資料やアンケート、Q＆Aの準備も忘れずに行います。
技術面では、音声や映像の最終チェック、インターネット接続の安定性を確認します。初めての会場で行う場合や参加者が多い場合などは、リハーサルを実施し、問題なく進行できるかどうかを確認しておきましょう。
開催時
ウェビナー開始時は、Zoomウェブポータルにログインし、スケジュールされたウェビナーの［開始］ボタンをクリックします。
出典：Zoom 公式サポート
ウェビナー中は、参加者の管理、画面共有、チャットの監視などを行います。
出典：Zoom 公式サポート
- 参加者の管理
- 画面共有
- チャットの監視
- アンケートの案内
- Q&A
- 投票の実施
- 共同ホストの設定
ウェビナーの開催中は、Q＆A機能や投票機能を活用することで、参加者の理解度を確認したり、意見を収集したりできます。また、開催後にアンケートを行う旨をこのタイミングで告知しておくと、回収率を高める効果が期待できます。
共同ホストを設定しておくと、進行やツールの設定といった作業を分担することが可能です。スムーズな進行のために、共同ホストは事前に設定しておき、役割分担を明確にすることをおすすめします。
開催後
ウェビナー終了後は、参加者へのフォローアップを行います。アンケートを実施し、感想や改善点を収集するのが基本的な流れです。
開催内容によっては、録画した動画の編集や共有、Q＆Aの回答集の作成なども実施しましょう。
Zoomの管理画面からは、参加者数や滞在時間、Q＆Aの内容などの詳細なレポートを取得可能です。
例えば、参加者の滞在時間の分析によって、最も参加者の興味を引いたパートがわかりやすくなるなど、その後のコンテンツ作りに活用できます。これらのデータを分析し、次回のウェビナーの改善に活かしましょう。
Zoomウェビナーで便利なおすすめ機能の設定
Zoomウェビナーには、参加者との交流を促進し、ウェビナーの効果を高めるためのさまざまな機能があります。
ここでは、特に便利な機能と設定方法を紹介します。
- 投票機能
- アンケート機能
- Q＆A機能
- 録画
- メール設定
- イメージバーチャル背景
投票機能
投票機能は、参加者の意見を即座に集計し、結果を共有できる便利なツールです。参加者の理解度チェックや意見の収集に活用しましょう。設定方法は次の通りです。
- ウェビナーの設定画面から［投票］タブを選択し、質問と回答選択肢を設定する。
- 単一回答や複数回答、匿名回答の設定をする。
- ウェビナー中は、［投票を開始］ボタンをクリックして実施。結果は参加者と共有できる。
アンケート機能
アンケート機能は、ウェビナー終了時に参加者からのフィードバックを収集する機能です。設定方法は次の通りです。
- ウェビナーの設定画面から［アンケート］タブを選択し、質問を作成する。
- 単一選択、複数選択、評価スケール、自由回答などの形式を選ぶ。
- ウェビナー終了時に自動でアンケートを表示させるか、フォローアップメールにリンクを含めるかを選択する。
- 回答結果はあとでダウンロードして分析する。
Q＆A機能
Q＆Aは、参加者からの質問を効率的に管理できる機能です。通常のチャット機能の場合、コメントが時系列で表示されますが、Q＆A機能を活用すると、回答と質問がスレッドで表示されます。設定方法は次の通りです。
- ウェビナーの設定で［Q＆A］を有効にし、匿名質問の許可や回答の公開範囲などを設定。
- ウェビナー中は、質問に対してライブで回答したり、テキストで返信したりする。
- 回答済みの質問を参加者全員に公開可能。
Q&A機能を活用して、参加者の疑問をリアルタイムで解消しましょう。
録画
ウェビナーの録画機能は、欠席者向けのアーカイブ配信や、内容の復習に活用できます。設定方法は次の通りです。
- ウェビナーの設定で［自動録画］を有効にするか、開催中に手動で録画を開始する。
- 録画したウェビナーは、クラウドまたはローカルに保存でき、あとで編集や共有が可能。
録画の公開範囲や視聴期限も設定できるので、セキュリティにも配慮して活用しましょう。
メール設定
メール設定を活用すると、参加者への通知やコミュニケーションを効率化できます。設定方法は次の通りです。
- ウェビナーの設定画面から［メール設定］タブを選択。
- 招待メール、リマインダー、フォローアップメールの内容をカスタマイズする。
- メールテンプレートに会社のロゴ追加や、メッセージの編集を行う。
- 自動送信のスケジュールを調整する。
適切な内容とタイミングで参加者にメールを送りましょう。
イメージバーチャル背景
バーチャル背景機能を使うと、プロフェッショナルな印象を与えたり、ブランディングを強化したりできます。
ウェビナーの設定で［バーチャル背景］を有効にし、画像やビデオを背景として設定します。
会社のロゴや製品イメージを背景に使用すると、視覚的な印象を高められます。ホストだけでなく、パネリストにも適用できるので、統一感のある演出が可能です。
Zoomウェビナーの画面・マイク設定を確認する方法
ウェビナーの開催前に、画面とマイクの設定を事前に確認しておくと安心です。Zoomクライアントの設定メニューから、カメラ・マイク・スピーカーのテストを行いましょう。
- 右上のプロフィール画像をクリックし、［設定］を選ぶ。
- ［オーディオ］を選択し、スピーカー、マイクのテストを行う。
- ［ビデオ］を選択し、カメラをチェックする。
特に便利なのは「練習セッション」機能です。ウェビナー開始前に練習セッション機能が有効になっていると、参加者が入室する前にホストとパネリストだけで音声や映像、画面共有の最終確認ができます。最初の設定時に有効にしておくと良いでしょう。
練習セッション中は、実際のウェビナーと同じ環境でリハーサルができるので、進行の確認や時間配分の調整にも役立ちます。トラブルシューティングも事前に行うことが可能で、本番でのスムーズな進行につながります。
事前の設定でZoomウェビナーを成功させよう
Zoomウェビナーを成功させるには、適切な準備と設定が不可欠です。基本設定からスケジュール管理、参加者の招待まで、各ステップで必要な操作方法を事前に確認しておきましょう。
開催前の技術チェックや練習セッションの活用、開催後のフォローアップのほか、投票やQ＆A、アンケートなどの機能を活用し、参加者とのコミュニケーションを促進することも大切です。
Zoomウェビナーの機能を最大限に活用し、主催者と参加者の双方にとって価値のあるオンラインイベントを開催してください。
