営業メールで新規開拓！成功率を上げる4ステップ、文例、ツールをご紹介

営業メールには、画像や添付ファイル、URLリンクを使って詳細な説明ができるなど、さまざまなメリットがあります。一方で、電話と異なる一方通行の営業手法のため、読まれずに捨てられてしまう、迷惑メールに分類されてしまう恐れがあります。

「営業メールを読んでもらうためにはどうしたらいいんだろう」

「相手に失礼にならない営業メールの書き方はなんだろう」

このような悩みを抱え、部署内で割り当てられた大量の名刺やメールアドレスを前に困ってしまっていませんか？

そこで、今回は営業メールで新規開拓をするメリット、その準備や作成・送信方法、作業をより効果的に実現できる便利なツールなどをご紹介します。

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「新規開拓向け営業メール」といっても、受信者との関係性により、2つに分類されます。
 

新規コンタクトの場合

まず「この会社の誰にも会ったことがない」「この会社を今まで知らなかった」などのケースです。このような相手には、訴求したい事柄だけでなく会社概要やビジネス概要、送信先として選択した理由もできる限り簡潔に説明する必要があります。

以下のようなメール送信先が例として挙げられます。

• 企業のお問い合わせフォーム
• 企業の窓口・代表メールアドレス
• SNSの公式ページやDM
• 外部サービスから調達したメールアドレス

過去に1度でも会ったことがある人へのコンタクト

「会ったことはあるが、あまり話せなかった」「適切な担当者か分からない」といった場合です。

「いつどこでお会いしたか」を明記する必要がありますが、 多少でも関係性があるので、時候の挨拶を含めたり、具体的なアポイントの調整をしたりできます。

以下のようなメール送信先が例として挙げられます。

• イベント・展示会に出展社として参加した時に取得した名刺のメールアドレス
• イベント・展示会への参加時に受領した名刺のメールアドレス
• 名刺交換会への参加時に受領した名刺のメールアドレス
• SNSのつながりへのDM

ここでは営業メールの準備として必要なことをご紹介します。
 

Step1：営業リストを作成する

「営業リスト」とは営業相手となる担当者情報や企業情報をまとめたリストのことで、「アタックリスト」「アクションリスト」などとも呼びます。

過去に1度でも会ったことがあれば大抵の場合名刺交換をしているはずです。それを踏まえ、名刺の内容や交換した日、場所などリストに入力し整理しておきます。名刺管理サービスを活用するのも有効です。

メールアドレスは、企業情報収集サービスから購入もできます。その場合、企業のサイトから取得した情報のみをデータ化しているなど適切な方法で取得されたものであることを常に確認しましょう。
 

Step2：KPIを設定する

営業メールを送信する最終的な目標は「売上の向上」です。しかし、営業メールで設定されるKPI（重要業績評価指標）は「商品・サービスの購入・導入」だけではなく、以下のような目的や指標があります。

• 商品・サービス・企業の紹介、認知促進
• アポイントの設定
• 資料の請求・ダウンロード
• 体験版、試供品・サンプルの申込み
• イベント・展示会、WEBセミナー（ウェビナー）への参加申込み

営業メールで何を訴求したいのか、じっくり考えましょう。
 

Step3： 送信元を設定する

営業メールの送信元を決定します。すでに会ったことがある相手の場合は個人のメールアドレスでも問題ありませんが、送信元やCCに追加するメールアドレスとしてメーリングリストを作成し、返信があったときの転送先を部門の各メンバーに設定しておくと、受信者からのレスポンスを見逃さずに済みます。

SOHOや個人事業主など中小規模の場合は、ドメイン名を取得して新たにメールアドレスを作成した方が見栄えが良いでしょう。

SNSのDMを利用する場合は、会社の公式アカウントを立ち上げるか、LinkedInなどビジネス向けSNSを利用すると、管理者を複数設定できて便利です。
 

Step４：送信先を分類する

商品・サービスによりマッチする送信先を選択し、分類します。分類してできた集団を「セグメント」といいます。

メール送信先の分類方法としては、 役職や性別、出身大学などの「担当者情報」、業種や所在地、売上高、資本金などの「企業情報」があります。適切に分類した後、その分類に従ってメール本文の内容を決定する必要があります。
 

準備が完了したら、メールの作成に着手しましょう。
 

まずは件名を考え抜く

営業メールの件名は、受信者が最初に目にする情報です。受信者はここで本文を読む・読まないを判断します。 少ない文字数の中で「何の情報か」「誰が送っているのか」を盛り込んだ必要最小限の情報を記しましょう。

営業メールの件名については以下の記事でも詳しく解説しています。ご興味のある方はぜひご覧ください。

本文はシンプルに

営業メールの目的は、受信者に商品・サービス、そして企業を認知し、興味を持ってもらうことにあります。したがって、 本文はシンプルにしましょう。
 

訴求する事柄を徹底的に絞り込む

あれこれ細かく説明したくなる気持ちををぐっと抑え、訴求したい事柄を徹底的に絞り込みましょう。原稿を何本も作り、同僚や上司、場合によっては他部門に相談してどれがもっともふさわしいかの検討も必要です。
 

HTMLメールか、テキストメールか

アイキャッチはテキストよりも画像の方が適しています。そのためHTMLメールの方が多彩な表現ができ、読んでもらえる可能性が高まります。

しかし、HTMLメールがうまく表示できない環境もありますし、たとえテキストメールでも、目立たせたい事柄については罫線で囲ったり記号をうまく使ったりと工夫ができます。

営業メールの作成時には、どちらを使った方がより効果的かを検討しましょう。
 

訴求したい事柄はメール本文の上部に配置

訴求したい事柄はなるべく本文の上部、メールを開いたときにすぐに目につく場所に書きましょう。一般的に、メール本文の上部にある情報ほど読まれやすく、URLリンクのクリック率も高くなります。
 

署名は分かりやすく

署名は以下の項目を記載するのが一般的です。受信者に「どこの誰から届いたのか」「興味がある場合の連絡先は」といった必要最低限の事柄が分かることが重要です。

• 会社名、部署名
• 氏名、（必要であればふりがな）
• 会社住所
• 会社電話番号、FAX番号（リモートワークの場合は公開可能な携帯電話）
• メールアドレス
• 会社URL

営業メールの署名については以下の記事でも詳しく解説しています。ご興味のある方はぜひご覧ください。

営業メールのマナー

営業メールは企業の顔と同様のため、正しい言葉づかいは良い印象を持たれます。

まず、敬語の使い方に注意しましょう。誤字脱字もないよう十分に配慮します。特に会社名（前株、後株含む）や担当者名を間違えるのは、ビジネスマナーとして大変失礼で悪い印象を与えてしまいます。大文字・小文字の打ち間違いにも気をつけてください。

最近では外出中にスマートフォンでメールを閲覧する機会も増えています。スマートフォンの画面は1行あたり20字前後で改行されますので、それを1単位として適宜改行すると、パソコンでもスマートフォンでも読みやすいメール文面になります。

ここでは、「株式会社エグザンプルの大谷さん」が、先日開催されたIT展示会で初めてお会いし名刺交換した「例示株式会社営業部の鈴木様」に、自社ソリューションを説明するためのアポイントを調整するメールを送るケースで考えてみましょう。
 

良い営業メールの例

以下のような文面は、よい営業メールと言えるでしょう。その理由は、以下の通りです。

件名：

• 誰がどんなトピックについてメールを送っているかが明確になっています。

本文：

• 適切な敬語を使っています。
• どこでお会いしたかを明確にしています。
• 受信者が興味関心を持ちそうな事柄を簡潔に説明しています。
• 長い文には適度に改行を入れて読みやすくしています。

署名：

• 必要事項がすべて含まれています（会社から携帯電話が支給されている場合は、追加しても良いでしょう）。

参考にならない営業メールの例

以下のような文面は、よくない、むしろ悪い営業メールと言えるでしょう。

件名：

• 具体性が一切なく、一見するといかにもスパムのような表現になっています。

本文：

• 前株が後株になっていて、社名を間違えています。
• 1度会って名刺交換しただけなのに、どこで会ったのかが書かれていません。
• 別のメールを再利用しているのか、文末表現がまちまちです。また、敬語の使い方に誤りがあります。
• 1行が長すぎます。
• アポイントの目的や内容が不明確です。また、オンラインミーティングの可能性を考慮していません。

署名：

• 必要事項（郵便番号、メールアドレス）が含まれていません。また、過度な装飾がついています。

メールの作成が完了したら、いよいよ送信作業です。ここでは、3点気をつけるようにしましょう。
 

1. 読んでもらえそうな日・時間帯に送信する

ビジネスパーソン向けであれば、ちょっとした空き時間に読んでもらえそうな通勤時間帯や正午あたりの時間に送るのがおすすめです。

逆に、会社休日だけでなく、週末の残務がたまっていそうな休み明け、休日を前にした週末は避けた方がよいでしょう。
 

2. 受信者側が設定したルールを守って（オプトアウト）

お問い合わせフォームにアクセスしたら、そこに「営業メールおことわり」などと書かれていたとしましょう。そういった企業には、営業メールを送らないでください。

また、「今後このようなメールは不要」と返信してきた受信者にも営業メールを送ってはいけません。いずれの場合も、無理に送信すればクレームの対象となってしまいます。
 

3. さまざまな工夫を施しつつ、結果を焦らない

売り込みたいという意気込みは大事ですが、頻繁に営業メールを送るのは逆効果です。ひとたび「面倒だな」と思われてしまったら、今後はメールを読んでもらえなくなってしまいます。

特に高額な商品、大規模なサービスは、検討から購入・導入までにさまざまな社内調整・環境整備が必要です。今は必要がなかったとしても将来必要になることもありえます。そういったチャンスを逃さないよう、営業メールを受信し続けてもらえる関係づくりが大事です。

さまざまな切り口や本文の内容、配信の頻度やタイミングを工夫しましょう。
 

ここでは、新規開拓に欠かせない「社内の連携」の重要性について解説します。
 

営業・マーケティング部門との相互連携

営業部門とマーケティング部門が分かれている企業では、営業メール配信にあたって相互に連携が必要です。

例えばメール配信作業を営業部門ではなくマーケティング部門が担当している場合、受信者側から具体的な質問やKPIに設定したアクションがあればビジネスの大きなチャンスですので、迅速に営業部門に情報共有できるようにすべきです。

また、どんな反応があったかを効果測定や営業部門からのフィードバックで把握・共有することで、マーケティング部門はそれらの情報を元にWEBサイトの更新やSNSの投稿をしたり、メールマガジンやニュースリリースを配信するなどコンテンツ制作のヒントにもできます。
 

効率的に営業メールを送るにはツールの活用も検討しましょう。
 

アクセス解析ツールの利用

営業メールでもアクセス解析ツールが利用できます。設定したKPIにどれだけ到達したかを、本文に記述したURLリンクのクリック数から測定します。

メールが開封されたかどうかが知りたい場合は、HTMLメールの配信が必要です。開封されたかどうかは、HTMLメールに含まれる画像とソースに設定されたタグを取得したかどうかで判断できます。
 

MA、SFAとの連携

上述した「営業リスト」を管理するのは非常に手間がかかります。情報はたびたび更新されますし、新たなデータの追加も必要です。担当者や担当部門がそれぞれ個別に情報を管理していたのでは、 作業の手戻りや重複、連携不足によるミスは避けられません。

それらを解消し、情報を共有できる手段として、MA（Marketing Automation）やSFA（Sales Force Automation）と呼ばれるツールです。

MAは、設定したシナリオ、カスタマージャーニーに基づき、営業メールをはじめWEBサイトやSNSなどでの情報配信と反応を収集・蓄積します。そして、その分析結果を自動的にマーケティング活動に反映させ、興味関心を持っていなかったオーディエンスを見込み客ヘ効率よく導いていきます。

SFAはMAの次に位置するツールで、より深く興味を持った見込み客に対してその興味に対応するさまざまなマーケティング活動を実行するとともに、その進捗が管理できます。

MAもSFAも、PDCAサイクルを回してより配信する情報をブラッシュアップさせることで、受信者とのコミュニケーションを密にすることができ、設定したKPIを実現するための大きな手助けとなります。
 

営業メールの本文を作成する際に役立つサイトを2つご紹介します。

• メール例文.com
• ビジネスメールの教科書

メール例文.com

「メール例文.com」では、ビジネスシーンで使えるメール例文や、メールの書き方・定型フレーズ・メールテンプレート・文例を無料で紹介しています。

新規開拓の文例は「新規取引のお願い」や「新規アポイント」「商品提案営業メール」「日程調整に対するお伺いメール」など、キーワードや用途に応じて細かく分類されています。訴求したい事柄に応じて書き換えたり、要素を追加して使うと便利でしょう。
 

ビジネスメールの教科書

「ビジネスメールの教科書」では、ビジネスメールのマナー・書き方・送り方から活用術までを網羅しています。

新規開拓の文例としては「アポイントを依頼するメールの文例」や「提案を依頼するメールの文例」など多くはありませんが、それぞれのページに作成の「ポイント」が書かれていて、営業メールを作成する際にどんな点に気をつければ良いのかが分かりやすく説明されています。
 

営業メールで新規開拓する際に役立つツールを5つご紹介します。

• HubSpot（ハブスポット）
• Musubu（ムスブ）
• ブラストメール
• 配配メール（はいはいメール）
• ListFinder（リストファインダー）

HubSpot（ハブスポット）

HubSpotでは、マーケティング関連のすべてのツールとデータを優れた1つのプラットフォームに集約した「Marketing Hub™」というMAソリューションを提供しています。

データの収集・蓄積量が格段に増加している昨今、マーケティング業務は複雑さを増すばかりです。複数のシステムを同時並行で使いこなすには相応のスキルや長時間の社員教育が必要ですし、たとえ使いこなしたとしても、PDCAサイクルを適切に回してビジネスの方針を適切に決定できる充実したデータが得られるとは限りません。

Marketing Hub™を活用すると、ツールとデータを優れたプラットフォームに集約できます。一元化による時間の短縮に加え、1人ひとりに寄り添った体験を提供するために必要な情報を把握できます。そして、自社の商品やサービスを必要としているオーディエンスを惹きつけて顧客になってもらうことも可能です。

料金プラン

MA機能はプロフェッショナルプランから利用できます。

※プロフェッショナルプランは、1年分を一括支払いすると10％の割引が適用になります。
 

Musubu（ムスブ）

営業リストの作成は、やっかいで非常に手間がかかるものです。情報収集やデータの入力・整理に時間を取られてしまい、他の業務に支障が出ることもあります。

Musubuは、140万件を超える企業情報データを網羅し、本社・事業所データから必要な情報を活用することで法人営業を支援するクラウド型企業情報データベースです。条件を設定するだけで、事業内容や代表者名など35項目以上をまとめた 信頼性の高い営業リストをすぐに入手できます。

料金プラン

※「情報取得可能上限数」とは、連絡先や代表者名などの伏せられた情報を閲覧するために「情報取得」もしくは「CSVファイルにダウンロード」できる件数です。
 

ブラストメール

ブラストメールは、約20年にわたって初めての人でも簡単にメール配信できることを追求して開発したメール配信サービスです。マニュアルを読まなくても直感的に理解できる分かりやすいサービスづくりに取り組み続けています。

HTMLメールを作成するオンラインエディタは、専門知識がなくても簡単に使えるシンプル設計です。豊富なテンプレートの中から、優れたデザイン・レイアウトのメールをすぐに作成できます。
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50,001件以上は要相談（初期費50,000円）

初回のみ別途初期費用として10,000円が必要になります。（一年契約で初期費用半額）
 

配配メール（はいはいメール）

営業やマーケティング担当者の方で、「メールアドレスのデータを活用できていない」「見込み客の掘り起こしができていない」「HTMLメール作成に時間がかかり、非効率」といった課題を抱えるケースがあります。

配配メールは、メールアドレスをインポートするだけで簡単な操作で高度なメールマーケティングが行えます。また、豊富な配信パターンと集計レポート機能により、さまざまな集客・販促活動を支援します。

料金プラン

料金形態は基本料金＋従量課金で、価格は問い合わせが必要です。

配信先メールアドレスの登録件数に応じて変動します。

初回のみ別途初期費用が必要になります。月額費用と合わせてお問い合わせください。
 

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初回のみ別途初期費用として100,000円がかかります。
 

インターネットのさらなる普及とワークスタイルの変革に伴い、リモートワークを導入する企業が増え、営業メールは企業にとって必須の営業活動といえます。

営業メールは受信者側の都合の良い時間に閲覧してもらえるメリットがありますが、対面営業や電話営業と違い受信者の顔が見えにくい営業手段です。

営業メールでは、「誰が送っているのか」「何の話題か」をタイトルや本文に明示し、受信者に少しでも興味を持ってもらえるよう努めましょう。文章はくどすぎず簡潔に、丁寧であることが必須です。

現在はアクセス解析ツールを用いたりMAやSFAを導入したりすることで、受信者の反応を分析し「見える化」できます。積極的に活用してPDCAサイクルを回し、適切な情報を提供できるよう、常にブラッシュアップし続けましょう。